We maken het elkaar vaak niet gemakkelijk. Hoe vaak krijg jij mailtjes waarvan je uit de onderwerpregel met geen mogelijkheid kunt uitmaken waar ze over gaan? Zou het niet fijn zijn om voordat je een mailtje opent al een beetje een idee te hebben waarover het gaat?
Kijk eerst eens naar de onderstaande voorbeelden van onderwerpregels:
-Workshop
-Lifehacking Academy?
-Borrel?
-Actiepunten
-Programmaboekje LA
-Hulpvraag
-Ter info
-Spoed
Kijk nu eens naar de volgende onderwerpregels:
-Verzoek voor workshop Slimmer Werken in november ‘09
-Lifehacking academy in het najaar ook in Breda?
-15 oktober ‘s avonds borrel in Café de Minnaar?
-Actiepunten ledenvergadering 12 november jl
-Programmaboekje LA: kijk jij het voor vrijdag even na op fouten?
-Hulpvraag: weet jij hoe ik het beste met directeur Janssen in contact kan komen?
-Ter info: workshop-overzicht congres december
-Spoed: heb voor voor 16.00 uur je copy nodig voor de NNF nieuwsbrief
Aan de informatie in het bovenste rijtje onderwerpregels heb je niet zoveel. Het mailtje kan over van alles gaan. Bovendien kun je vele mailtjes verwachten met dezelfde onderwerpregel (ter info, vraagje etc.) die een compleet verschillende inhoud kunnen hebben en van verschillende personen afkomstig kunnen zijn. Niet handig.
Als je een mailtje opent met het soort onderwerpregel als in het onderste rijtje weet je al voor je het mailtje opent wat je ongeveer kunt verwachten. Bovendien zie je in je inbox alle onderwerpregels, zodat als deze genoeg informatie bevatten je de meest urgente en belangrijke mails er snel uit kunt filteren als je weinig tijd hebt.
Als iedereen zich bewust zou worden van het belang van een goede onderwerpregel en even de tijd zou nemen om over een goede onderwerpregel na te denken zou dat tijdwinst opleveren en duidelijkheid en overzicht geven.
Zorg er dus voor dat de onderwerpregel duidelijk en concreet is.
Stel jezelf voordat je je email verstuurt de volgende vraag over je onderwerpregel: Snapt de ontvanger waar deze mail over gaat en wat er van hem verwacht wordt en binnen welke termijn?
Doe jezelf en anderen een plezier en begin daar vandaag mee.
Tip: Verbeter de onduidelijke onderwerpregel van ontvangen emails die jij beantwoordt met een duidelijke onderwerpregel zodat als jij daar weer een reply op krijgt jij wel meteen weet waar het over gaat.
Vervolgens sluit je je reply op zo’n email af met een linkje naar dit artikel : ) ‘het belang van een goede onderwerpregel’
P.S. Je kunt ook met je collega’s een aantal vaste termen/ afkortingen afspreken die je gebruikt in de onderwerpregel. Zie hiervoor het Artikel van Frank Meeuwsen http://lifehacking.nl/kantoor-tips/effic…
Anja Wassenaar
.
Wat betreft de tip: “Verbeter de onduidelijke onderwerpregel van ontvangen emails die jij beantwoordt met een duidelijke onderwerpregel zodat als jij daar weer een reply op krijgt jij wel meteen weet waar het over gaat.”
Dat doe ik ook altijd, helaas wel jammer dat GMail het originele mailtje niet meer in de conversatie laat zien…
Punt 2.
Ik heb wel eens gedacht. Is de interface van een mail app niet gewoon verkeerd om. Zo vaak dat ik eerst een onderwerp in typ, om deze vervolgens weer te wijzigen, omdat ik toch meer in mijn content heb genoemd aan onderwerpen. Of dat ik tijdens het typen van m’n mail bedenk dat een (aantal) andere personen deze mail ook moeten krijgen.
Misschien is dit een idee als vormgeving voor het compose venster. Van boven naar beneden:
Je wilt een document versturen. Dus (optie tot selecteren) attachments eerst.
Of je wilt een bericht sturen. Het belangrijkste, de content, zo ver mogelijk bovenaan.
Vervolgens de onderwerp regel. Je weet wat je hebt getypt, dus je kan het ‘perfecte’ onderwerp bepalen.
Vervolgens voeg je je contact personen toe.
Wat denken jullie ervan?