Het gereedschap dat we gebruiken bij ordenen, denken en schrijven heeft een grotere invloed op het resultaat dan we ons meestal bewust zijn. Een groter bureaublad leidt tot grotere ideeën en met twee monitors zie je meer. Zonder whiteboard, ontdekte ik deze week, stromen de ideeën bij mij minder makkelijk.
In mijn kantoor heb ik jaren geleden een flink formaat whiteboard opgehangen. In eerste instantie was dat vooral bedoeld om schrijfplannen op te ontwerpen en discussies met klanten te visualiseren. Die functie heeft het nog steeds, maar daarnaast is het ook een soort parkeerplaats geworden voor ideeën, acties en ‘los grut’. Het staat (nouja, hangt) altijd paraat en het neerkrabbelen van iets dat me te binnen schiet kost nooit meer dan een paar seconden. Minder dan een papiertje opzoeken en een pen pakken. Bovendien hangt het op een plek waar ik het vele malen per dag zie: naast de deur, op ooghoogte.
Kleine verschillen, grote gevolgen
Door omstandigheden moest ik mijn whiteboard een tijdje ergens anders inzetten. “Geen probleem,” zou je denken, “met een vel papier en een pen kom je een heel eind.” Maar dat valt tegen. Het papier dwingt ongewild een heel andere werkwijze af. Een paar verschillen:
- Het whiteboard was een soort flexibele opslag. Er komen in de loop van de dag ideeën bij, maar er gaan ook acties af die ik uitvoer. Aan het eind van de dag verzamel ik alles dat over is en sla dat op in mijn GTD-systeem. Meestal is dat nog geen kwart van wat er in de loop van de dag is gepasseerd. Op papier moet ik de afgewerkte items doorstrepen, waardoor na verloop van tijd een zoekplaatje ontstaat: waar staan de open eindjes tussen de krabbels?
- Het whiteboard beslaat ongeveer een vierkante meter, mijn papier is A4 of hoogstens A3. Dat scheelt een zee aan ruimte, en beperkt daarmee mijn verbeelding.
- Staand schrijven op ooghoogte of zittend aan een bureau: het blijkt een wereld van verschil te zijn.
De clou van dit verhaal is niet dat iedereen een whiteboard moet ophangen. Het gaat me er alleen om, te illustreren hoe belangrijk de keuze van het juiste gereedschap is. Als je alleen een hamer hebt, beperk je je vznzelf tot timmerwerk. Mijn aanbeveling: experimenteer. Gebruik eens andere software, probeer een whiteboard uit, noteer invallen op Post-It’s of spreek ze in op een voice recorder. Alleen het doorbreken van je routine levert ongetwijfeld nieuwe inspiratie op.
Met een raam zal dat alleen moeilijk gaan ben ik bang…
Voor degenen die een whiteboard extreem lelijk vinden, een raam werkt ook. Zo gebruik ik al enige tijd het grote raam in mijn woonkamer als whiteboard en dit werkt prima!