Nu mijn nieuwe bedrijf erg lekker begint te lopen heb ik dat een beetje laten varen, want ‘alles is leuk’ en ‘alles moet nu’. Het welbekende gevoel dat je iets mist als je niet binnen enkele dagen afspreekt. Ik dacht: “Ach, die ene afspraak kan ook nog wel.” en nu zit ik deze week met één dag zonder afspraken (vandaag) en volgende week met maar twee. Oftewel: een overvolle week (voor mijn gevoel) waardoor ik afgelopen zondag al ziekig werd, koorts had, misselijk was. Ik wist meteen weer wat het was om te veel in mijn agenda en hoofd te hebben, te veel te willen en te weinig rustmomenten ingebouwd te hebben.Daarom in deze blogpost enkele gouden tips voor rust en ruimte in je agenda en dus in je hoofd en in je lijf. Werkt wonderen.

Maak het onderwerp van een afspraak concreet voordat je afspreekt

Als iemand je mailt met een vage omschrijving (over wat jij kan betekenen voor hun – de vraag andersom stellen wordt nogal eens vergeten) inclusief de opmerking ‘Lijkt me leuk om eens af te spreken’ moeten er al een paar oranje lichtjes gaan branden als teken van waarschuwing. Begrijp me goed, ik ben niet tegen gezellige afspraakjes, maar te vaak gebeurt het dat het daar ook bij blijft. Of dat je al in de eerste minuut beseft dat jullie niet bij elkaar passen en dat later blijkt dat de relevantie ook ver te zoeken is. Vraag dus door. Wat wil diegene van je? Wat weet hij over je? Wat is de bedoeling? Dat heeft mij deze week alweer heel wat afspraken – en dus RUST! – gescheeld (en niet te vergeten reistijd, voorbeiding, wachttijd, achterafgebeuren…), omdat van tevoren al bleek dat de ander iets van me wilde waar ik helemaal niet mee bezig ben of wil zijn.

Als iemand een afspraak over de schutting gooit, gooi ‘m dan terug

Ik krijg nogal eens mailtjes met daarin: “Hoi, ik ben die en die en ik doet dit en dit. Ik zag dat jij dat en dat doet. Leuk! We moeten een keer afspreken! Groet, X.”  Wat ik anderen vaak zie doen is meteen in hun agenda kijken of bellen en een paar data voorstellen. Maar wil je die afspraak eigenlijk wel? En hoe graag wil die ander ‘m eigenlijk? Lekker makkelijk om op die manier iets over de schutting te gooien, maar ik gooi ‘m dan terug. “Leuk, moeten we zeker een keer doen!” 9 van de 10 keer hoor je er niets meer van. Oftewel: nog meer RUST in je agenda!

Verplaats gemaakte afspraken of zeg ze af

We hebben ze allemaal, van die momenten dat je lekker in je vel zit en best met jan en alleman ‘gezellig’ een kop koffie wilt drinken. Twee weken later heb je geen tijd meer voor je vrienden, stapelt de berg was, afwas en schoonmaak zich op, is je bureau een chaos (en dan hebben we het nog niet over de rommel in je hoofd), omdat je te veel afspraken hebt gemaakt en nu helemaal niet meer zo lekker in je vel zit (de vraag is dan wat oorzaak en wat gevolg is). Kijk dan nog eens kritisch naar je agenda. Zitten er afspraken tussen die niet relevant of niet nodig zijn? Zeg ze af.  Zitten er afspraken tussen die niet concreet of niet urgent zijn? Maak ze concreter en verplaats ze. En nee, dat hoef je niet te bestempelen als ‘uitstellen’ (“Maar ik MOET productief zijn!”), zie het als jezelf rust en ruimte geven waarna je over twee weken veel beter voorbereid en helderder op die afspraak kunt verschijnen.

Plan een telefonische afspraak in of gebruik Skype

Is een afspraak net iets te ver weg, heeft het haast of verwacht je dat maar 10 minuten nodig zijn? Dan is Skype of je telefoon een prima alternatief. (En wat een reistijd scheelt dat!)

Stel een maximum aantal dagen per week in met afspraken

Een week heeft zeven dagen. Moet je echt elke dag afspreken? Lijkt me niet. Drie dagen is voldoende, liefst zelfs twee. In een werkweek van vijf dagen hou je dan twee/drie dagen over zonder afspraken, zonder reisonderbreking, mét rust en tijd om overzicht te creëren en om dingen te DOEN (vergeten we nog weleens!). En gewoon, om tot rust te komen.

Combineer meerdere afspraken geografisch op één dag

Ik reis nogal eens wat af. Ik woon in Dordrecht, maar heb mijn afspraken in Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Amsterdam en soms wat zuidelijker. Ik combineer ze daarom vaak. Ben ik over twee weken in Amsterdam? Nieuwe afspraken in die stad plan ik dan graag op die dag in. Afspraak in Rotterdam? Over drie weken heb ik vrij laat een afspraak in Amsterdam, dus een afspraak kan dan in Rotterdam daarvoor, vlakbij het station (ik reis vrijwel alleen met OV naar grote steden). Of een afspraak in Amsterdam plan ik in de middag, als ik ‘s ochtends eentje heb in Den Haag (ik kom er toch ‘langs’). Dit heeft mij al veel gereis gescheeld.

Plan één ‘reorganisatiedag’ in per week

Voor mij is dat nu zondag. Ja, ik werk in het weekend, en ik vind het HEERLIJK! Op deze dag pak ik op wat doordeweeks is blijven liggen, ruim ik mijn bureau op, verwerk ik mijn papieren notebook in mijn andere digitale overzichten daar waar ze horen, knoop ik losse eindjes dicht, reorganiseer ik mijn takenlijst (verplaatsen, afvinken, verwijderen, updaten) en bereid ik me voor op de week die komen gaat.

Plan één dag VRIJ in per week

Zaterdag is mijn ‘vrije’ dag en staat groot met groen gekleurd in mijn agenda. Ik plan dan geen zakelijke afspraken, wel soms persoonlijke, en ik laat mijn mailbox, social media en andere afleiders zoveel mogelijk met rust. Iets helemaal niet doen lukt niet altijd, het moeten en dwingende daarvan heb ik losgelaten, waardoor ik me er gek genoeg (of logischerwijs?) juist makkelijker aan kan houden. En oh, wat voel ik me aan het einde van zo’n dag dan altijd weer heerlijk uitgerust om er de volgende dag weer met volle energie en zin tegenaan te gaan!

Hoeveel rust in je hoofd en lijf kun jij gebruiken?

Deze blogpost is geschreven door Patty Golsteijn. Op haar blog Minimal Switch blogt zij over hoe je met minimaliseren meer plezier, ruimte, energie, tijd, rust en vrijheid op kan leveren. Oftewel keuzes maken: wat vind ik belangrijk en nodig en wat niet? Daarnaast is zij firestarter van het netwerk Regelhelden dat voor zelfstandig professionals, zelfstandig ondernemers en kleine bedrijven en organisaties in de breedste zin van het woord regelt en zaken uit handen neemt, zodat zij kunnen werken aan wat zíj belangrijk en nodig vinden.

Foto artikel: DnLov/photocase.com

Relaties

In principe kunnen allerlei data tot de personal graph behoren. De enige en vanzelfsprekende voorwaarde is dat de data een relatie hebben met jou als persoon. Dit kunnen verschillende relaties zijn. Een paar voorbeelden: van een tekst op een internetpagina kun je bijvoorbeeld de auteur zijn of je kunt het als lezer hebben gevonden via Google. Tot een persoon kun je een familierelatie hebben of het is je collega, of je werkgever etc. Deze relaties tussen jou en data bepalen de context. Dit zijn slechts een paar eenvoudige voorbeelden. Onderstaande infographic (bron: Personal Data Ecosystem) laat zien dat een individuele personal graph nog veel meer gegevens digitaal kan ontsluiten.

Data ‘vrij’?

Ik (Sebastian Hagens) ben een voorstander van het concept ‘data wants to be free’ binnen systemen en grote netwerken. Wanneer data vrij zijn, levert dat een aantal voordelen op. Nagenoeg exact dezelfde gegevens zijn vindbaar op verschillende locaties en zijn zo dus min of meer locatie onafhankelijk. Ook al nemen deze data enorme proporties aan in systemen –dat is een nadeel- past locatie onafhankelijkheid wel bij het idee dat data vrij willen zijn. Dit botst tegelijk wel met het gegeven dat data ook een financiële waarde vertegenwoordigen.

Veel van onze data die we vandaag de dag achterlaten op internet zijn namelijk niet vrij. Ze zitten opgesloten in systemen en het kost veel moeite om ze eruit te halen als we dat zouden willen. Binnen de systemen vertegenwoordigen data veel waarde voor de beheerders, maar nauwelijks voor de eindgebruikers die de bron zijn van al die data. Ik voorspel dat dit gegeven steeds meer spanning gaat opleveren. Eindgebruikers zullen gefrustreerd raken, omdat het bijna onmogelijk wordt (zeker voor de niet-specialist) om al die gegevens te overzien en te beheren. Het feit dat we elke keer opnieuw moeten inloggen om onszelf te registreren voor internetsessies neemt kostbare tijd in beslag en levert nogal wat ergernis op. Met een personal graph zou je dit probleem kunnen oplossen. In die personal graph hoef je in principe maar eenmalig bepaalde data toe te voegen, waarna je eenvoudig selecteert wat je ermee wilt doen. Bijvoorbeeld een set foto’s delen op Facebook en Twitter. Of je adresgegevens aanpassen in drie webshops wanneer je bent verhuist.

Opbouwen van een personal graph als centrale bron

Data in de personal graph moeten eenvoudig herbruikbaar zijn (zie ook ’The DataPortability Project’). Het aantal nieuwe internet services groeit razendsnel en elke keer moet je weer dezelfde gegevens invullen voor je aan de slag kunt. Wanneer zo’n nieuwe service vraagt om bepaalde informatie kun je ervoor kiezen om deze uit jouw personal graph te laten halen zonder dat je alles opnieuw hoeft in te voeren. Dit is bijvoorbeeld wat 1Password en LastPass doen met alle persoonlijke inloggegevens op websites.

Om een personal graph op te bouwen is het handig om te starten bij de verschillende social media services. Deze hebben vaak een API (application programmable interface) waarmee vrij eenvoudig ruwe data kunnen worden opgehaald. Onderstaande applicaties maken hier slim gebruik van om alle persoonlijke data op te halen en te bewaren als back-up.

Backupify Backupify maakt back-ups van al jouw social data in de cloud. Dit kun je doen met je Twitter, LinkedIn, Gmail, Facebook, Google contacts, Flickr en meer.	SocialSafe Met SocialSafe haal je al jouw Facebook en Twitter gegevens op. Deze worden lokaal opgeslagen waarna er digitaal dagboek van wordt gemaakt.	HVSbackup HVSbackup is een eenvoudig te gebruiken applicatie die al jouw Hyves gegevens download en opslaat op je computer. (HVSbackup is een applicatie van de auteur van dit artikel)	Greplin Met Greplin kun je jouw digitaal leven doorzoeken. Dit doe je door verschillende profielen van bijvoorbeeld je email, Dropbox of Facebook aan Greplin te koppelen.

Klik hier voor meer tools die inzicht geven in de data die je hebt achtergelaten op internet en hoe je deze veilig kunt stellen.

Opslag van eigen data in de ‘cloud’

Wanneer je begint met het ophalen van data uit verschillende services, zul je moeten bepalen waar je deze gaat bewaren. Het ligt het meest voor de hand om te kiezen voor de harde schijf van je computer, DVD of externe harde schijf want:

• Deze objecten zijn ook daadwerkelijk jouw eigendom
• Ze zijn alleen toegankelijk voor jezelf
• Ze bevinden zich maar op één locatie en zijn daarom lastig te benaderen voor derden
•  Je hebt volledige controle wat je met deze objecten doet
• Data zijn niet opgesloten omdat je alle rechten hebt om er iets mee te doen

Wel moet hier gezegd worden dat apparaten voor fysieke opslag enigszins op de achtergrond raken en steeds meer data in de ‘cloud’ worden geplaatst. Dit bevat het risico dat we steeds meer controle en privacy opgeven in ruil voor die opslag. Het roept tegelijk de vraag op waarom er nog geen opslag in de ‘cloud’ bestaat die dezelfde garanties levert als wanneer je die data zou opslaan op eerder genoemde fysieke opslagapparaten. Zo’n decentrale locatie in de ‘cloud’ zou op individueel niveau alle gegevens, de personal graph, moeten huisvesten en tegelijk de eigen beheersbaarheid en privacy moeten waarborgen.

Digitale kluis

Het Personal Data Ecosystem Consortium heeft bijzondere belangstelling voor deze materie. Zij maken de kwestie inzichtelijk en stellen hierbij de eindgebruiker centraal samen met zijn persoonlijke data. Maar de ontwikkeling staat vanwege complexiteit nog in de kinderschoenen. Hieronder staat een aantal initiatieven die pionieren binnen dit data ecosystem. Ze bieden ieder verschillende oplossingen, maar de eindgebruiker staat hierin altijd centraal en heeft de mogelijkheid om zijn persoonlijke gegevens te gebruiken volgens de principes die passen bij het Personal Data Ecosystem. Je kunt het een personal data store, een digitale kluis of een digital vault noemen. Alle zijn in staat om de personal graph te ontsluiten.

The Locker Project Dit project bevindt zich nog in een experimentele fase waaraan velen meewerken. Een Locker is een soort digitale kluis waarin jij als eindgebruiker volledig in controle bent over je persoonlijke data. Je kunt je eigen datacollecties beheren, kiezen welke verbindingen je opzet met services en applicaties installeren die gebruik maken van je data. Jouw Locker heeft ook een eigen API.	Qiy Al enkele jaren bouwt dit onafhankelijk Nederlands initiatief in Boxtel aan een robuuste, veilige oplossing om elke gebruiker een eigen Qiy te geven. Qiy is een digitale bewaarplaats waarin je data worden opgeslagen en elke organisatie met een applicatie verbinding kan maken met jouw Qiy om informatie naar je toe sturen of te gebruiken.
Azigo Azigo is je digitale data portemonnee. In plaats van betalen met geld, betaal je met eigen data in ruil voor gepersonaliseerde informatie, diensten of aanbiedingen.	Personal Personal biedt een omgeving waarin je alle digitale gegevens kunt bewaren en categoriseren. Wat je hier vervolgens allemaal mee kunt doen, is vooralsnog niet duidelijk.
Unhosted Dit project positioneert zichzelf als een meta-dienst. Dat wil zeggen dat Unhosted een service/protocol is, net zoals e-mail. Unhosted heeft als doel om de applicatie en de data van elkaar gescheiden te houden. Applicaties kunnen met behulp van de Unhosted service praten met locaties waar de data staan van eindgebruikers.	OwnCloud OwnCloud is je eigen cloud die je installeert op een server (net zoals je een WordPress blog installeert). Dit lijkt heel erg op wat The Locker Project ook voor ogen heeft.

Personal graph wordt heilige graal

Of een van bovenstaande toepassingen de oplossing voor de toekomst gaat zijn, kan nog niet worden vastgesteld. Wel ben ik ervan overtuigd dat ze bestaansrecht hebben binnen een volgende fase van internet ontwikkeling (web 4.0?). Komende jaren zal iedereen steeds meer gaan beseffen dat onze persoonlijke gegevens steeds waardevoller worden. Het is dus van belang dat we hier controle en inzicht over blijven behouden. Vanuit die positie zal de eindgebruiker veel beter in staat zijn om de juiste gegevens te gebruiken die passen bij zijn wensen en behoeftes. Voor marketeers en reclame makers betekent dat ook zij zich anders moeten opstellen. Ze zullen duidelijk moeten aangeven wat ze kunnen bieden en welke gegevens ze daarvoor nodig hebben. De personal graph wordt hiermee de heilige graal.

Deze ontwikkeling zal ook leiden tot een nieuwe generatie applicaties. Applicaties die vertrekken vanuit de eindgebruiker en zijn personal graph. Hieronder staat een voorbeeld van zo’n applicatie: RootApp (dit is een applicatie van de auteur van dit artikel).

Met deze applicatie maak je verbinding met elk profiel die je hebt op een service en haalt al jouw persoonlijke informatie op. Vanuit dit overzicht kun je eenvoudig al deze gegevens beheren.

De toepassingen die passen bij het web 3.0 krijgen hierdoor ook meer bestaansrecht en worden minder afhankelijk van de grote internet services zoals Google, Facebook, Twitter etc.

Het bestaan van het internet is in gevaar door de dominante centralisering van data en commerciële belangen van de grote internetgiganten. Als deze trend dominant blijft dan zitten we in de toekomst gevangen in de systemen van gigantische organisaties. Zij zullen zich meer en meer ontpoppen als Big Brother op het internet. Het is onrealistisch om te stellen dat zij onze wensen en behoeften automatisch gaan bevredigen, hoe prachtig hun producten ook zullen zijn. De belangen van hun businessmodel liggen gewoon ergens anders. Het is daarom aan ons om te waken over persoonlijke data en hier zoveel mogelijk de regie bij onszelf te houden. Het personal data ecosystem is een gedachte die ons helpt bij deze doelstellingen. Ondanks dat zal het nog wel even zal duren, maar een nieuw type web met gebruikers en hun personal graphs komt eraan.

Dit artikel is geschreven door Sebastian Hagens en is de derde bijdrage in een serie van drie. De drie artikelen zijn hier samen te raadplegen. Sebastian is eigenaar van- en ondernemer binnen Sebastix in Breda en is afgestudeerd interactie ontwerper aan de AKV|St.Joost. Hij ontwerpt en ontwikkelt applicaties die de gebruiker inzicht en controle geeft over zijn/haar persoonlijke gegevens met de focus op populaire social media. Kijk op sebastix.nl of volg @Sebastix op Twitter.

Geld verdienen door matchen
Google verdient al jaren miljarden met Adwords advertenties die zich op websites bevinden. Google is heer en meester in het indexeren van websites en pagina’s op het internet. Dankzij hun link graph (de index van al die pagina’s en onderlinge relaties) vinden we tegenwoordig vrijwel alle informatie die we nodig hebben. Google is de eigenaar van de relaties in deze graph en dit vormt de basis van hun verdienmodel: matchen van vraag en aanbod. De relaties classificeren de onderwerpen van webpagina’s, hoeveel bezoekers ze krijgen en welke websites naar elkaar verwijzen. De Adwords advertenties sluiten dus in principe altijd aan bij het onderwerp van de webpagina. Dit betekent overigens niet vanzelf dat een advertentie ook goed aansluit bij de behoeftes van de bezoeker van die pagina. Dat gaat niet altijd goed. Denk bijvoorbeeld aan advertenties over vakanties in Frankrijk, terwijl je net een vakantie hebt geboekt. Het is dus voor Google van belang om meer te weten te komen over de bezoeker als aanvulling op website informatie alleen.

Juist op dit sociale vlak heeft Facebook een voorsprong op Google met ongeveer 800 miljoen gebruikers. Het bestaat uit een gigantisch netwerk van personen die zowel passief als actief met elkaar in contact zijn. Facebook is dus op zijn beurt heer en meester in het indexeren van bepaald gedrag van personen. Dankzij de bekende ‘vind ik leuk’ knop die op veel websites staat, traceert Facebook ook daar persoonlijke, digitale sporen (ook als je geen Facebook profiel hebt!). Facebook beheert dus een enorm rijke social graph die een schat aan informatie ontsluit over persoonlijk gedrag en voorkeuren. En adverteerders weten wel hoe ze deze informatie te gelde kunnen maken. Toch lijken de winsten van Facebook relatief klein vergeleken met die van Google, zoals blijkt uit onderstaande tabel.

Naar de echte waarde van Facebook kun je alleen nog gissen, hoewel sommigen die taxeren op 80 miljard dollar. We zullen pas echt een beeld krijgen van de waarde van Facebook wanneer het bedrijf naar de beurs gaat.
Ook Twitter maakt winst, al zijn daar de meningen nog over verdeeld. Twitter vormt een derde voorbeeld hoe dankzij onze digitale sporen, een interest graph kan worden samengesteld, die de basis vormt voor een (toekomstig) krachtig verdienmodel.

Big (data) brother is watching you
De link graph van Google, de social graph van Facebook en de interest graph van Twitter hebben een ding met elkaar gemeen: onze persoonlijke data zitten erin. Dat zijn dus gegevens die we hebben geruild voor gratis diensten. Andere internetbedrijven zien hun kans en raken geïnspireerd door de verzamelwoede van de drie grote namen. Dus wordt ons gedrag massaal vastgelegd met behulp van (super)cookies, beacons, Facebook Connect, remarketing, spiders, bots en flash cookies. Des te meer data van een persoon zijn vastgelegd, des te beter kunnen adverteerders die persoon segmenteren. Een gevolg daarvan is dat de internet bezoeker steeds vaker dezelfde advertenties tegenkomt, gepersonaliseerde zoekresultaten ontvangt en steeds minder toevallige informatie aantreft. Voorbeelden van de achterliggende techniek zijn IQNOMY en PersuasionAPI. De Filter Bubble is al enige tijd werkelijkheid en hierdoor lijkt het internet ook steeds saaier te worden. De bezoeker ziet simpelweg steeds vaker dezelfde content langskomen.
Voorlopig lijkt aan deze ontwikkeling nog geen einde aan te komen. Voorspeld wordt dat er steeds meer filters gaan komen die gepersonaliseerde informatie en diensten zullen leveren. Het artikel ‘Big data is watching you’ uit Management Team, februari 2011 schetst hierover een duidelijk beeld. Steeds vaker kom je content tegen, geselecteerd door een systeem. In het zelfde artikel wordt ook gesteld dat het bedrijf Experian voor de grote uitdaging staat alle Nederlandse huishoudens te koppelen aan miljoenen online profielen van personen die zijn verzameld via het internet (ze kochten in juni nog de startup SafetyWeb die het online gedrag van kinderen analyseert). Waarom dit wordt gedaan door deze bedrijven is duidelijk: ze zien ‘serious money’ voor zich. Maar al die ambities van bedrijven roepen wel de volgende vragen op: waarom ben je zelf eigenlijk niet in staat om de informatie naar je toe te halen waar je werkelijk behoefte aan hebt? Zijn al deze koppelingen die voor mij gemaakt zijn wel in mijn belang of in het belang van consumenten? Waarom zou ik mijn data beschikbaar stellen zonder te weten wat er in welke context mee gebeurt? En hoeveel bedrijven beschikken al over zo’n database waarin verschillende profielen aan elkaar zijn gekoppeld? Het angstige gevoel komt op dat zij al veel meer denken te weten over mij dan ikzelf. Help! Big (data) brother is watching me!

Vogelvrij
Onze persoonlijke data zijn dus vogelvrij. Zodra je deze op het internet weggeeft, verlies je de controle erover. Data gaan van hand tot hand en belanden in databases van organisaties waar je nooit contact mee hebt gehad en ook niet zult hebben. Het zogenaamd anonimiseren van al deze informatie biedt ook al geen garanties. Zodra deze data worden gekoppeld aan andere databases groeit namelijk weer het risico dat een profiel zó rijk gevuld wordt, dat deze relatief eenvoudig te herleiden is tot een persoon. Toen bijvoorbeeld zoekmachine AOL in 2006 per ongeluk 20 miljoen zoekwoorden van 650.000 mensen op straat verloor, gingen verschillende media aan de slag om met die data personen te identificeren. En met succes, er werden verschillende gebruikers geïdentificeerd aan de hand van door hen gebruikte zoekwoorden. Dat is meer dan vijf jaar geleden, toen de techniek nog niets was in vergelijking met de techniek van nu. Hoeveel eenvoudiger zou het vandaag de dag zijn om personen te identificeren met soortgelijke data?

Data honger
Gemiddeld bevindt elke Nederlander zich in 250 tot 500 databases. De Nederlandse overheid is koploper in de wereld als het gaat om verzamelen van zoveel mogelijk persoonlijke gegevens. Nederland vormt dus ook de meest uitdagende omgeving om deze situatie ter discussie te stellen. Burgers, gebruikers van internet, zouden het recht moeten hebben om persoonlijke gegevens te kunnen inzien, terug te halen en/of te kunnen wijzigen. Een sterk begin kan zijn dat elke organisatie een API zou inrichten, net zoals populaire social media services dat hebben gedaan. Via een API is het eenvoudiger om persoonlijke gegevens op te halen die bekend zijn bij een bepaalde organisatie. Het wordt tijd dat er aandacht komt voor de belangen van burgers en dat kwesties van ‘privacy’ serieus op de agenda worden geplaatst. Af en toe is een herbezinning op dit vlak in alle stormachtige technische ontwikkelingen wel noodzakelijk. Voordat het te laat is.
Voor bovengenoemde organisaties zal dit al een bijzonder grote stap zijn en aanvankelijk zal men vinden dat dit niet past binnen de filosofie en verdienmodellen. Er zal dus veel weerstand tegen zijn. Maar je kunt ook veel voordelen vaststellen voor zowel aanbieder als consumenten wanneer matching van vraag en aanbod en inzicht van persoonlijke gegevens op internet transparant en beheersbaar zijn. Een grotere inbreng van de consument/internetgebruiker zelf zal veel waarde kunnen toevoegen aan de frequentie en volume van transacties via internet.

Personal graph
Vanuit de link graph, social graph en interest graph kan iedere persoon een personal graph opbouwen. In principe heeft iedereen al zo’n personal graph, maar in de werkelijkheid is die nog behoorlijk chaotisch gestructureerd. Het is een groot splinterweb: al je digitale sporen staan op verschillende locaties op zowel het web als op de apparaten waarmee je surft. Jouw personal graph is de verzameling van je digitale sporen.

In een volgend artikel zal ik dieper ingaan op deze personal graph; vanuit welke belangen je die kunt gebruiken, welke gegevens daar bij horen, hoe je aan de slag kunt om jouw digitale sporen op te halen en hoe het landschap eruit ziet als jouw personal graph informatie kan uitwisselen met anderen.

Dit artikel is geschreven door Sebastian Hagens en is de tweede bijdrage in een serie van drie. Sebastian is eigenaar van- en ondernemer binnen Sebastix in Breda en is afgestudeerd interactie ontwerper aan de AKV|St.Joost. Hij ontwerpt en ontwikkelt applicaties die de gebruiker inzicht en controle geeft over zijn/haar persoonlijke gegevens met de focus op populaire social media. Kijk op sebastix.nl of volg @Sebastix op Twitter.

Zo ga je te werk:

1) Afhankelijk van jouw kantooromgeving behoud je een geringe hoeveelheid ruimte voor jouw spullen. Vaak is dit een plank in een kast en een kluisje voor persoonlijke spullen. Wellicht heb je het geluk een rolkoffer of iets dergelijks te krijgen voor je kantoorspullen. Mocht dat niet het geval zijn, stop dan een paar pennen in je tas en lever je overige kantoorartikelen in bij het secretariaat of magazijn. Je nietmachine, perforator, typex, plakband en paperclips gebruik je waarschijnlijk toch amper meer. Ook stapels kladblokken, insteekhoesjes en lege mappen kun je weer inleveren bij het magazijn.

2) Stop foto’s en andere persoonlijke zaken ook in je tas en neem ze mee naar huis. Daarvoor in de plaats kun je natuurlijk wel zorgen voor enkele digitale foto’s in je PC.

3) Heb jij een grote stapel postbakjes op je bureau staan die stof staat te vangen? In je postbakjes hoort zich je werkvoorraad te bevinden, dus de stukken waar je nu mee aan het werk bent/moet.

Maak de stapel helemaal leeg en maak bijvoorbeeld de volgende bakjes:
IN Voor nieuwe post. Vraag al je collega’s hier nieuwe documenten en dergelijke in te stoppen.
ACTIE Alle zaken waar je iets mee moet, dus ook notities, aantekeningen, lijstjes, enzovoort.
WACHTEN Papieren waar je nu niet mee verder kunt, omdat je wacht op een reactie of aanvulling van een ander. (Dus niet omdat je zit te wachten tot je er zelf zin in krijgt.)
ARCHIVEREN Afgehandelde post die je moet opbergen. Wacht tot je een klein stapeltje hebt en berg alles in één keer op.
UIT Bijvoorbeeld voor te versturen post.

Voorzie de bakjes van duidelijke labels (uit te printen via http://www.stopdestapels.nl/pdf/2_postbakjes.pdf) en vul ze met de bijbehorende papieren. Je stapel postbakjes kun je aan het einde van je werkdag op je boekenplank zetten.

4) Wellicht zit jouw beeldscherm onder de post-its of is jouw werkplek bezaaid met notities. Gebruik vanaf nu één duidelijk systeem voor al jouw taken en notities. Je kunt kiezen voor een digitale to-do lijst in bijvoorbeeld Outlook of voor een papieren to-do bloc. Het kiezen voor een digitaal systeem heeft in deze tijden wel de voorkeur aangezien je je takenlijst dan altijd overal paraat hebt.

Nu rest je nog het wegwerken van je papieren. Hier zijn enkele tips om snel door je stapels heen te komen:

5) Overleg met je collega’s of er op de afdeling een centrale plek kan komen voor naslagwerken zoals catalogi, (hand)boeken en gebruiksaanwijzingen. Zo hoeft niet ieder voor zich deze spullen te bewaren.

6) Maak afgeronde (klanten) dossiers compleet en stuur ze naar het centrale archief.

7) Gooi stapels oude tijdschriften weg. Steeds meer vaktijdschriften zijn digitaal te raadplegen. Je hoeft de papieren versie dus niet meer te bewaren.

Bewaar zoveel mogelijk documenten digitaal en print (bijna) niets meer uit. Stukken die je ooit uitprintte om te kunnen lezen, kun je nu weggooien. Denk aan notulen, rapporten, artikelen, enz.

Wat overblijft zijn de dossiers en stukken waar je nu mee werkt. Waarschijnlijk zijn ook deze grotendeels digitaal beschikbaar en hoef je nog maar weinig op papier te bewaren. Zo past de rest gemakkelijk op je plank!

Dit artikel is geschreven door Annemiek Tigchelaar. Ze geeft werkplektrainingen en persoonlijk advies over werkplekorganisatie, efficiënt e-mailen en werken. Zij is trainer bij Het Betere Werken en aangesloten bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers. Daarnaast is zij auteur van Stop de stapels – al je papier op orde thuis en op kantoor. www.toporde.nl

Veilig?
Ik kan nu kiezen om diverse ‘what if’ scenario’s te schetsen over allerlei problemen, maar dit geeft in mijn ogen de huidige problematiek niet concreet weer. De problemen nemen toe en zorgen voor een steeds actueler wordende discussie rondom online privacy. De heren van Bits of Freedom kunnen dat als geen ander bevestigen. Wie er met een kritische blik op gaat letten, zal zien dat er dagelijks nieuws te vinden is over deze problemen en de bijbehorende discussie. Georganiseerde hacks en datalekken waardoor gegevens van tienduizenden personen op straat komen te liggen, werknemers die spullen delen die los staan van hun werk maar toch ontslag krijgen van werkgevers, foto’s op Facebook die door bedrijven worden gebruikt in hun mediacampagnes, bedrijven die ‘geanonimiseerde data’ verkopen aan de overheid: allemaal voorbeelden van manieren waarop onze online data ongewild gebruikt wordt door anderen. Zie ook hoe in een versneld tempo het Zwartboek datalekken wordt bijgewerkt.

Doolhof
Heeft iemand van ons enig idee hoeveel persoonlijke data er rondzwerft, in welke databases van derden we allemaal staan of in wiens adresboek we voorkomen? Het is niet vanzelfsprekend dat wij recht hebben op deze inzagen, dat laten deze dossiers van Rejo Zenger duidelijk zien. Bovendien kun je je afvragen hoe moeilijk het zou zijn om jezelf te verwijderen uit een dergelijke database. Probeer hier maar eens na te gaan hoe complex dit geheel is. Of gebruik deze visualisatie tool van ‘The Wall Street Journal’ om te zien hoe de grootste websites jouw surfgedrag archiveren en op welke manier. Zou het echt zo zijn dat alle Nederlanders in een database zitten van een Engels marketingbureau? Vraag je jezelf ook wel eens af hoeveel profielen je hebt op het internet? Mijn Lastpass geeft op dit moment aan dat ik 243 inloggegevens heb voor diverse websites. Dat zou betekenen dat ik, Sebastian Hagens, misschien wel tientallen keer besta. Potentiële oplossingen zoals OpenID zijn afgeschreven, maar toch is er een social sign-in trend zichtbaar waarmee je jouw identiteit ontleent aan een populair social media profiel. Als je dit gebruikt, zul je zien dat je vervolgens vaak nog meer gegevens moet invullen en dan zijn we dus weer terug bij af.

Product you
Terug naar social media en het internet. De kracht van social media speelt in op onze sociaal behoeftes. We zijn van oudsher kuddedieren en zullen dit altijd blijven. Dat houdt in dat we behoefte hebben aan sociaal contact en welzijn (op de uitzonderingen daargelaten). We houden van aandacht en via social media is het eenvoudiger dan ooit om dit te krijgen. Via deze weg is het voor het eerst in de geschiedenis mogelijk om dit gedrag massaal vast te leggen! Daar waar onze overheden dit al tientallen jaren pogen te doen in de fysieke openbare ruimtes (Big Brother is watching us), wordt dit dankzij het internet onbewust al vanzelf vastgelegd. De grote internetbedrijven die dit principe snel doorhadden, zijn er in zeer korte tijd behoorlijk welvarend door geworden. Controle over en kennis van inzichten in dit gedrag zijn dus zeer waardevol als je de waarderingen van grote internetjongens bekijkt, zoals Facebook en LinkedIn.
We geven alles weg en zijn de regie kwijt over al onze digitale eigendommen. In ruil hiervoor kunnen we gratis gebruikmaken van diensten en producten van derden (laat het duidelijk zijn; ik ben fanatiek Google gebruiker omdat hun producten eenvoudig doen wat ze beloven). Wij zijn het product en de prijs die ervoor wordt betaald voelen we niet direct. Gezien de slimheid van alle bedrijven die op alle manieren zoveel mogelijk van je willen weten kan er op den duur een behoorlijke ‘privacybom’ ontploffen. Zodra we deze kater voelen, zullen zaken pas echt radicaal gaan veranderen.
Het is relatief eenvoudig om persoonlijke datasets te kopen van diverse partijen en ze daarna in een eigen systeem samen te voegen om op die manier zo rijk mogelijk gevulde profielen te genereren. Waar ligt de grens of je dit wel of niet kunt herleiden naar een persoon? Wie houdt hier (internationaal) toezicht op? Op de CBP hoeven we niet te rekenen. De wet- en regelgeving op dit gebied loopt zeker 15 jaar achter, dus bedrijven hebben vrij spel om te doen wat ze willen met onze persoonlijke data.
Persoonlijke data centraliseert zich steeds meer op diverse locaties, waarvan Facebook de grootste is. Een wereld waar persoonlijke data op individueel niveau worden gecentraliseerd is het tegenovergestelde. Echter hebben we nog niet de beschikking over eenvoudig te adopteren hulpmiddelen om hier een begin mee te maken. Als elk individu op die manier inzicht krijgt in en controle krijgt over zijn gegevens, betekent dat automatisch dat diverse online privacy problemen worden opgelost en er tevens een nieuwe generatie aan toepassingen kan ontstaan. De eindgebruiker controleert en heeft inzicht. Vanuit dat inzicht kan hij invloed uitoefenen die past bij de behoefte, wens of het belang die hij deelt.

In een volgend artikel wil ik jullie meenemen in de wereld waarin het normaal is om met een systeem met andermans informatie geld te verdienen. Vele bedrijven doen dit en verdienen hier veel geld mee. Maar het is wel van belang voor iedere gebruiker om dit systeem te doorbreken. Het belang dat je eigenaar blijft over jouw data en hiermee waarde voor jezelf kunt creëren. In het derde en laatste artikel zal ik dit nader toelichten aan de hand van een personal graph en in een nieuw digitaal landschap.

Dit artikel is geschreven door Sebastian Hagens. Sebastian is zelfstandig ondernemer namens Sebastix. Hij ontwerpt en ontwikkelt applicaties waarin de eindgebruiker samen met zijn persoonlijke data centraal staat namens Sebastix. Deze applicaties staan in een nieuw personal data landschap die als doel hebben iedereen controle te geven over zijn persoonlijke gegevens in de ‘cloud’ met de focus op alle populaire social media. Kijk op www.sebastix.nl of volg @Sebastix op Twitter

Een ware bibliofiel ben ik nooit geweest. Boeken worden geschreven om gelezen te worden, en daar horen ezelsoren, vouwen en andere beschadigingen helaas nu eenmaal bij.

Toch probeer ik m’n kinderen op te voeden met het idee dat ze zuinig moeten zijn op hun leesvoer, al was het maar omdat een groot deel van dat leesvoer afkomstig is van de bibliotheek. Aangezien ze gretige bed-lezers zijn viel dat niet mee: boeken belandden met open rug onder het kussen, of maakten een doodsmak van de bovenste verdieping van de hoogslaper.

Totdat ik bijgaande boekenplank tegenkwam ergens op ’t internet: een voorraadplankje en een boekenlegger in één. Een handige opa knutselde twee exemplaren in elkaar, en daarmee kwam een einde aan het molesteren van pockets en hardcovers. Laat het even weten als je hem nagebouwd hebt! Ben benieuwd naar het resultaat.

Dit artikel is geschreven door Bert Plat. Zijn doel is om professionals en leidinggevenden efficiënter en effectiever te maken, zodat je met aandacht bezig kunt zijn met de dingen die belangrijk voor je zijn. Voor Lifehacking.nl focust hij zich daarom op kleine praktische dingen die je leven makkelijker maken.

Zo houd je je inbox leeg:

1) Voorkom zo veel mogelijk onnodige e-mail. Meld je af voor reclame e-mails van bedrijven en van nieuwsbrieven die je toch nooit leest. Laat ook je sociale media zoals Facebook, Linkedin en Hyves je geen e-mail sturen. Je kunt in je instellingen aangeven dat je geen e-mails wilt ontvangen.

2) Meld tijdig bij collega’s en klanten wanneer je afwezig zult zijn en probeer zo veel mogelijk werkzaamheden en vragen voor je vakantie weg te werken. Zorg ook voor een goede vervanging in de tijd dat je afwezig bent.

3) Zorg voor een goede boodschap in je afwezigheidsassistent. Bijvoorbeeld:Ik ben afwezig tot 3 augustus. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met: collega@voorbeeld.nl. Ik zal de door u verstuurde e-mail niet in behandeling nemen. Mocht u toch een reactie van mij wensen dan verzoek ik u opnieuw een bericht te sturen na 3 augustus. Met vriendelijk groet…..

(Wellicht ben je op 1 augustus al terug van vakantie, maar om eerst een paar dagen rustig te kunnen werken, meld je uiteraard dat je pas 3 augustus terug bent….).

4) Maak een map met de naam: ‘Ontvangen in vakantie’ en plaats hier, na je vakantie, alle ontvangen e-mail in. Je inbox is nu leeg! (mits deze leeg was toen je vertrok ten minste.) Zoals aangegeven in je afwezigheidsassistent wens je belangrijke berichten opnieuw te ontvangen. Nu maar afwachten wat er binnen komt! Fijne vakantie!

Dit artikel is geschreven door Annemiek Tigchelaar. Annemiek geeft werkplektrainingen en persoonlijk advies over werkplekorganisatie, efficiënt e-mailen en werken. Zij is trainer bij Het Betere Werken en aangesloten bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers. Daarnaast is zij auteur van Stop de stapels – al je papier op orde thuis en op kantoor. www.toporde.nl  

Het opstarten gaat super snel. De eerste keer opstarten kwam er gelijk een update van de laatste firmware gevolgd door een inlogscherm. Inloggen doe je met je google (apps) account. Het was nog even lastig om te ontdekken hoe de bijgeleverde simkaart van KPN geplaatst moest worden (1gb inclusief), maar na 4 pogingen werkte dit prima.

Als je bent aangemeld heb je een chromebrowser tot je beschikking en dat is eigenlijk alles. Het voelt wel vertrouwd aan, zeker doordat je extenties, webapps en bookmarks direct gesynchroniseerd worden. Maar meer is er eigenlijk niet.

Je wordt direct met je neus op de feiten gedrukt dat deze machine echt alles in ‘the cloud’ doet. Je hebt een verbinding nodig (overigens, het schakelen tussen wifi en 3g werkt goed) om ook maar iets te kunnen doen.

De hardware

Het scherm (12.1”) is helder, goede invalshoek en rustig aan je ogen. Het toetsenbord is uitstekend. Niet verlicht, maar prettige aanslag. Het ontbreken van een caps-lock wordt zeker niet als een gemis ervaren (geen idee waarom dit op een normaal toetsenbord zit overigens). Deze knop is vervangen door een functie die een nieuw tabblad opent. Heel prettig.

De functietoetsen zitten er ook niet op. Wel een aantal knoppen om te bladeren, fullscreen modus, verschillende vensters, helderheid en geluid. Meer knoppen heb ik eigenlijk ook nog niet nodig gehad. Misschien een delete ipv een backspace. De trackpad is crappy, je kunt met 2 vingers bladeren door een pagina via trackpad. Het reageren, slepen en rechtermuisklik is naar mijn mening onvoldoende. Het ontbreken van bluetooth zorgt er ook voor dat je bijna weer op zoek moet naar een muis met een draadje. Overigens werkt dat wel goed.

In het Chromebook zit een 16GB SSD disk, dat is niet veel, meer is ook niet echt nodig aangezien je niets lokaal op hoeft te slaan.

Er wordt standaard een kabeltje voor een externe monitor bijgeleverd. Erg handig. Daar kan Apple nog een voorbeeld aan nemen. Zo kun je je prezi ook gewoon tonen op bijvoorbeeld een beamer.

WebApps en extenties

De webstore van google is nog vrij beperkt. Veel apps die er zijn, zijn eigenlijk een linkje naar de website van de applicatie. Het toevoegen van verschillende extenties maakt het gebruik van de browser wel een stuk aangenamer.

● Evernote. Er is een evernote app, maar dat is een link naar de website. De extentie voor webclipping werkt prima.
● Twitter: Tweetdeck werkt prima en heeft volledige functionaliteit. Ook SilverBird werkt goed.
● Skype. Hiervoor moet je op de traditionele pc’s toch een stukje client software installeren. werkt dus niet als cloud oplossing. Via imo.im kun je gelukkig wel inloggen, maar praten en video chat gaat niet. De hardware (microfoon en webcam) wordt (nog) niet herkent.
● Google Chat. zoals verwacht werken webcam en geluid daar wel.
● Dropbox. De extentie van dropbox zorgt ervoor dat je bestanden kunt downloaden. Uploaden kan via de extentie van cloudsave.
● Spark View zorgt ervoor dat je een remote desktop sessie (RDP) kan openen. Inloggen via VPN is (nog) niet gelukt.

Officepakket

Hier ben je volledig afhankelijk van Google Docs. Mail werkt via gmail. Indien je met exchange werkt, kun je gebruik maken van de OWA client. Deze is echter beperkter dan dat je die in Internet Explorer gebruikt. In basis werkt dit, maar of het voldoende is… Naast Google Docs is er natuurlijk ook Office365. Ook hier, zoals verwacht, geen problemen ondervonden met online werken.

Het downloaden van bestanden gaat prima. Om er vervolgens iets mee te kunnen doen hangt natuurlijk af van het bestandstype. Een word document zal je Chromebook niet begrijpen. Wel is het mogelijk om deze weer als bijlage ergens toe te voegen. Via een aparte interface kun je de bestanden bekijken. Dit doet een beetje aan als een van de eerste verkenners in Windows.

Muziek

Een applicatie die ik veel gebruik om muziek te luisteren is Spotify. het is niet gelukt om dit via Chromebook aan de gang te krijgen. MP3 downloaden en dan afspelen gaat goed middels de ingebouwde mediaplayer. De beschikbare dropbox extentie zorgt ervoor dat je wel muziek kan streamen die bijvoorbeeld in je dropbox staat.

Printen

De printer herkent mijn draadloze printer en dit werkt gewoon. Geen drivers nodig, geen gedoe.

Verschillende Google-accounts

Het is lastig (zo niet bijna onmogelijk) om verschillende google apps accounts te combineren. Zeker met de komst van google+ en de daarbij behorende onmogelijkheid om een google apps account hier aan te knopen, is dit een gemiste kans. Hopelijk komt Google snel met een oplossing hiervoor.

Youtube

Youtube werkt prima. Valt wel op dat je Chromebook dan erg warm kan worden. Bij HD filmpjes wil het nog wel eens schokkerig gaan. In de HTML5 modus van Youtube zijn de filmpjes al een stuk soepeler te zien.

Het is mogelijk om een USB disk of SD card aan het Chromebook te koppelen. Vanuit je camera kun je dan direct foto’s uploaden naar Picasa. Dit werkt goed en de functionaliteit om nieuwe mappen aan te maken en rechten aan toe te kennen is aanwezig. Het koppelen van een android telefoon is nog niet gelukt. Telefoon (HTC desire HD) wordt herkend, maar daar houdt het ook mee op.

Conclusie:

Dit Chromebook is een redelijk begin, zoals bij zoveel eerste releases nog zeker niet volledig. Ik verwacht dat het nog wel even zal duren voordat bedrijven volledig zullen/kunnen overstappen op een Chromebook. Ik ben ervan overtuigd dat met de komst van het Chromebook concept er een nieuwe fase in hardware/software gaat ontstaan. Er zal in ieder geval door bedrijven serieus moeten worden nagedacht over cloud computing en de (on)mogelijkheden. Google heeft aangegeven regelmatig met softwareupdates te komen, het is dus nog even afwachten wat hiermee gaat gebeuren. Als je kijkt naar prijs-kwaliteit, is naar mijn mening de prijs momenteel nog te hoog om als serieuze machine ingezet te worden. Het valt mij wel op dat ik regelmatig op het Chromebook aan het werk ben, misschien is het ook gewoon even wennen… Het compacte formaat is weer heel handig in de trein en op schoot.

Misschien ga je nu een paar stappen terug in functionaliteit, in beheersbaarheid voor IT afdelingen kan het in de toekomst gaan schelen. Zeker als de hardwareservice zoals Google die bedacht heeft ook daadwerkelijk gaat werken.

Tip. Mocht je even ‘droog’ willen oefenen, zonder direct een Chromebook aan te willen schaffen, kun je via parallels (mac software) een image maken met daarop chrome OS. Kost niets en daarmee heb je wel de volledige functionaliteiten van het OS.

Dit artikel is geschreven door Jan Huiser. Jan is zelfstandig ondernemer en adviseert bedrijven en instellingen hoe informatie en informatiesystemen efficient ingezet kunnen worden. Daarnaast begeleidt hij via Syntens bedrijven die willen innoveren en groeien. Hij vindt het een uitdaging om systemen voor de mensen te laten werken. Naast goodies en gadgets, kun je hem altijd wakker maken voor een goede espresso. Natuurlijk is Jan te vinden op twitter.

De tijd die je kwijt bent met het reizen met het openbaar vervoer kun je zeer nuttig besteden, terwijl je in de file veiligheidshalve gezien niet heel veel meer dan (handsfree) een telefoontje kan plannen. Een aantal tips voor effectief en prettig reizen met het openbaar vervoer:

Bepaal voor je reis, je doelen voor tijdens de reis
Door van te voren te bepalen wat je doelen tijdens de reis zijn, kun je jouw spullen effectief inpakken. Een artikel uit een tijdschrift wat je nog graag even tussendoor wilde lezen? De notulen van een vergadering waarheen je moet reizen nog even doornemen? Pak het in! Moet je ‘s morgens al op tijd de deur uit, zorg dan dat je spullen de avond ervoor al zijn ingepakt. Zorg er ook voor dat je ‘s morgens je digitale apparatuur, zoals bijvoorbeeld GSM, laptop en MP3-speler volledig hebt opgeladen.

Kosten besparen? Koop het juiste kaartje
Bij dagelijkse reizen, zoals woon-werk verkeer, zul je ongetwijfeld hebben uitgezocht wat voor jou de meest gunstigste manier van kaartjes kopen is, zoals bijvoorbeeld een maandabonnement. Vergeet echter niet dat voor losse treinreizen het aan te raden is van te voren uit te zoeken hoe je kosten op je reis kunt besparen. Een mooi voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld door een NS of OV-dagkaart te kopen. Enige tijd geleden reisde ik met een OV-dagkaart door Nederland, omdat ik zowel een afstand per bus als een afstand per trein moest afleggen. De OV-dagkaart was in deze de goedkoopste oplossing! De conducteur die mijn kaartje controleerde gaf aan deze kaartjes maar weinig te zien, dus kijk goed voordat je een incidentele reis plant, welk kaartje het gunstigst is.

Controleer voordat je vertrekt of er vertragingen en/of storingen zijn
Ga voorbereid op reis met het openbaar vervoer, zorg dat je op de hoogte bent van eventuele vertragingen en/of storingen. Zolang je nog niet onderweg bent kun je nog gemakkelijk je plannen omgooien, zoals bijvoorbeeld de vergadering verzetten of eerst een uur thuiswerken.

Ben je eenmaal onderweg dan geeft dit veel meer stress en gedoe met zich mee.

Reizen vanaf en naar het opstap- en uitstappunt
Hoe kom je vanaf jouw huis naar het punt waar je het OV instapt? En hoe kom je vanaf het eindpunt op de plaats van bestemming? Afhankelijk van de afstand kun je lekker gaan wandelen, of huur je bijvoorbeeld de OV-fiets. Dertig minuten bewegen per dag is al voldoende om de kwaliteit van je leven te verhogen en de kans op onder andere overgewicht en hart- en vaatziekten te verminderen!

Maak gebruik van de NS Hispeed Lounges
Reis je met een 1e klas Jaarabonnement, een NS-businesscard, een 1e klas Fyra treinkaartje of met een 1e klas internationaal treinkaartje, heb je gratis toegang tot de NS Hispeed Lounges op Amsterdam Centraal, Breda, Rotterdam Centraal en Schiphol. In deze lounges kun je plaatsnemen en rustig aan je doel werken.

Reis je met de trein? Gebruik een stiltecoupé
Reis je met de trein, dan is bij NS treinen een stiltecoupé de ideale plek om zonder overlast van anderen, rustig bezig te zijn met jouw prioriteiten. Diverse treinstellen, zowel 1e als 2e klas bevatten stiltecoupés. Hoewel de stilte in de coupé valt of staat met de personen die erin zitten, merk ik toch steeds vaker dat met name buiten de spits, de coupés buitengewoon stil zijn.

Slome starter: lees de krant / een tijdschrift
Ben jij ‘s morgens vergelijkbaar met een koude diesel, maar wil je wel in de tijd op weg naar je werk of afspraak nog iets nuttigs doen? Begin met een krant, bijvoorbeeld de gratis verkrijgbare kranten in trein en bus en schakel daarna naar je andere prioriteiten.

Zet je favoriete muziek op
Ben jij de persoon die het beste in zijn flow komt door muziek? Pak je MP3 speler, selecteer je favoriete muziek en begin je reis prettig. Let er natuurlijk wel op dat je anderen niet stoort met je muziek.

Blijf offline!
Dit is misschien wel de meest belangrijke tip om effectief bezig te kunnen zijn tijdens je reis. Voor vele lifehackers zal het routine zijn om als eerste, zodra je ingestapt bent, je smartphone uit je (broek)zak te halen en Twitter, Facebook en andere sociale media te gaan lezen. Wil je je reis effectief beginnen, blijf dan offline!

“Ja maar…” hoor ik je nu al zeggen. Maar let op: offline blijven betekent niet dat je geen digitale apparatuur mag gebruiken! Sterker nog, je zou blij zijn als je van al dat papier af kunt!

Zelf ben ik bijvoorbeeld fan van de Livescribe Smartpen, waarmee je aantekeningen, die je op (speciaal) papier maakt, meteen gedigitaliseerd hebt. Op deze manier ben je wel weg van je beeldscherm, maar heb je niet het grote nadeel dat je je uitgewerkte aantekeningen, zodra je weer achter je werkplek zit, helemaal over moet gaan typen.

Ook applicaties die ik op o.a. een tablet, zoals de iPad gebruik, zoals Evernote en Instapaper, hebben erg goede mogelijkheden tot synchroniseren. Synchroniseer de documenten die je digitaal wilt meenemen op je tablet, je Evernote Notebooks en de opgeslagen webpagina’s in Instapaper voordat je vertrekt (de avond voordat je gaat reizen, voordat je je spullen inpakt is een goed moment), zodat je tijdens je reis direct aan de slag kunt.

Mocht je de GTD methodiek toepassen, is het zeker zinvol een mapje mee te nemen als stuff mapje, zodat je gemakkelijk stuff, dat je onderweg verzamelt, kan opslaan. Zie voor meer mobiele GTD tips ook het Lifehacking.nl artikel “De Mobiele INBOX”.

Heb je een (zoveel mogelijk) papierloos kantoor, zorg dan dat je alle documenten die je nodig hebt voor je doel tijdens de reis, hebt gesynchroniseerd, zodat je niet online hoeft.

Je zult zien dat als je offline blijft, je jezelf aanleert niet constant te bekijken wat er nieuw is in deze wereld, waar je Twitter contactpersonen zich bevinden, et cetera.
Probeer je dit alsnog, krijg je een mooie foutmelding, omdat je geen internet-toegang hebt. Zelf vind ik mijn Blackberry geweldig, ik mis (bijna) geen enkele e-mail meer, maar als je geconcentreerd bezig wilt zijn, wil je juist niet constant gestoord worden door de piepjes van je telefoon die je vertellen dat je nieuwe e-mail hebt.

Uitzetten dus dat datanetwerk op je smartphone, laptop en/of tablet!

Brainstormen / Mindmappen
Tijdens het reizen met het openbaar vervoer kun je prima brainstormen. Bijvoorbeeld over een artikel wat je wilt schrijven, over een project waar je mee wilt starten, et cetera. Neem papier en een pen mee op je reis en start met brainstormen. Wil je je gedachten helder op papier krijgen, maak dan een mindmap.

Pomodoro techniek
Gebruik op wat langere reizen de Pomodoro techniek om aan je doel te werken. Met deze techniek werk je 25 minuten geconcentreerd aan je doel, waarna je een pauze neemt van 5 minuten. Deze 5 minuten dien je te besteden aan werkzaamheden niet gerelateerd aan je doel. Tijdens deze pauze kun je dus, als je echt niet zonder kunt, even je sociale media doorkijken. Bij langere reizen kun je de Pomodoro techniek voortzetten tot maximaal 4 cycli (2 uur). Na 4 cycli gaat de Pomodoro techniek uit van een langere pauze.

Ontspannen
Soms is het juist ook goed om tijdens je reis te ontspannen en niet geconcentreerd bezig te zijn met je doel. De volgende tips gaan over ontspannen tijdens de reis:

Lees een boek
Elk kwartaal zie ik weer diverse nieuwe boeken verschijnen die ik wil lezen. Van romans tot non-fictie boeken, er staan in mijn boekenkast nog zat boeken welke ik nog niet heb gelezen.
Ben je bijvoorbeeld onderweg van je werk terug naar huis, dan is een boek lezen erg ontspannend. Door je werkdag af te sluiten met lezen, helpt je jezelf op deze manier ook om je werk niet mee naar huis te nemen.

Wees sociaal
Zit je in een stiltecoupé, verhuis dan gerust tijdens je reis naar een andere coupé en begin een gesprek met een reisgenoot. Dit kan zowel ontspannend als nuttig zijn, er gaat vaak een wereld voor je open als je de verhalen hoort van reisgenoten. Wellicht los je op deze manier net het probleem op waar je net, in volle concentratie, druk mee bezig bent geweest. Socializen helpt ook om even je werk te laten rusten!

Maak een sudoku of andere puzzel
In de diverse kranten welke je in het openbaar vervoer kunt vinden, staat altijd wel een puzzel. Je kunt ook altijd nog een ouderwets puzzelboekje kopen en deze meenemen tijdens je reis, of je favoriete (puzzel)game spelen op je smartphone, laptop en/of tablet.

Online kan wél nuttig zijn, mits je het goed gebruikt
Tijdens een reis online zijn kan, mits je het goed gebruikt, wel zeer nuttig zijn. Meer hierover binnenkort op Lifehacking.nl.

Dit artikel is geschreven door Geert Booster. Geert adviseert en beheert met Marketimedia een aantal unieke diensten in communicatie, marketing, social media en webcare. Daarnaast adviseert hij met Booster IT Consultancy klanten het totaalplaatje van hun IT infrastructuur: van projectmanagement in IT projecten, Het Nieuwe Werken, tot consolidatie en migratie van computer systemen. Is onder andere te vinden op Twitter: http://www.twitter.com/geertbooster

Iedereen die wel eens zo’n Live Meeting heeft gedaan weet ook dat zonder afspraken dit soort meetings vaak verzanden in een kakafonie van stemmen en mensen die continu op elkaar zitten te wachten. Allesbehalve een effectieve vergadering.

Op basis van ervaringen onderscheid ik een tweetal verschillende soorten Live Meetings:

(1) een vergadering

(2) een presentatie (of webinar)

Microfoons dempen

Bij een vergadering is het van belang dat de voorzitter van de vergadering heel goed oplet dat hij niet continu aan het woord is. Een nadeel van deze online hulptools zoals Webex en Live Meeting is dat als er iemand aan het woord is, alle andere microfoons automatisch worden gedempt. Het kan dus gebeuren dat iemand iets probeert te zeggen maar er niet doorheen komt. De meeste online meeting tools hebben daarom dan ook een functie die neerkomt op het opsteken van een vinger (zoals vroeger op school). De leider van de vergadering moet hier dus erg kien op zijn. Houd er ook rekening mee dat omgevingsgluid in de buurt van één van de aanwezigen er voor kan zorgen dat alle andere microfoons worden gedempt.

Een tweede tip is dat de leider van de vergadering regelmatig een rondje maakt langs alle deelnemers om te kijken of ze aangehaakt zijn en of ze nog vragen en opmerkingen hebben. Dit is natuurlijk alleen effectief als het aantal deelnemers aan de live vergadering niet te groot is.

Bij een online presentatie ligt het anders. Hier is het eigenlijk niet de bedoeling dat luisteraars iets zeggen gedurende de presentatie. Om dit te ondervangen heb ik de volgende twee regels:

(a) ik vraag iedere luisteraar om zijn of haar microfoon te dempen. Hierdoor wordt omgevingsruis van de luisteraars voorkomen en kan iedereen de presentator ook volgen.

Vragen via chat

De tweede regel (b) is dat ik iedereen vraag om als ze een vraag hebben deze via de chat functie van de online tool direct aan de presentator te stellen. Aan het einde van de presentatie neem ik deze dan door en zal er een aantal (voor zover er nog tijd over is) direct behandelen. De rest wordt na de presentatie natuurlijk verzameld, beantwoord en naar alle aanwezigen gestuurd.

Als je deze richtlijnen in acht neemt, is het gebruik van live meeting tools een echt waardevolle toevoeging aan je productiviteitsgamma. Ik gebruik deze tool gemiddeld vier tot vijf keer per week. Met mijn volgende (interne) webinar bestrijk ik per sessie twee werelddelen met gemiddeld 50 tot 100 luisteraars (om het gebruik van een bepaalde inkoop tool te propageren) in Europa en Azië (in de ochtend sessie) en Europa en de VS (in de middag sessie). Scheelt een hoop tijd en geld ten opzichte van het reizen naar deze locaties.

Deze blogpost is geschreven door Caspar Jans. Caspar is een internationaal project manager op het gebied van inkoop processen. Na zijn studie Technische Bedrijfskunde (TU/e) heeft hij gewerkt voor ABN AMRO bank en later DSM. Bij deze laatste firma heeft Caspar inmiddels een aantal posities achter rug, onder andere als programma manager, supply chain manager en audit manager. Caspar loopt warm voor basketball, goede boeken en films.