De Engelse term is attentional surfaces. Dat zijn plaatsen waar je aandacht minstens een kwartier per dag naar uit gaat. Voor sommigen is dat de desktop, voor anderen de spiegel, je persoonlijke website, het dashboard van je auto, de deur van de koelkast, het memobord in de keuken. Die plaats moet natuurlijk niet al vol met zaken liggen die ook aandacht nodig hebben.

Ik ken mensen die bij de voordeur een kastje hebben waar ze alle zaken neerleggen die ze niet moeten vergeten mee te nemen naar hun werk. Sommige artiesten schrijven op de spiegel van hun kleedkamer de naam van de stad waar ze optreden. Voorkomt vervelende situaties.

Wie heeft een verrassende plaats? En vooral, hoe en wanneer gebruik je die?

Deze route werkt met ervaringen, deelwaarnemingen, veronderstellingen en vooroordelen. Vaak geen slecht besluit. Beter een keer te veel vluchten dan helemaal nooit meer kunnen vluchten.

De verkregen informatie wordt tegelijkertijd via de langzame, intelligente route naar de neocortex gezonden. De neocortex is het deel van de hersenen dat ons in staat tot zelfreflectie en ons het vermogen geeft om intelligent te leren. De neocortex wikt en weegt, vergelijkt de situatie met eerdere ervaringen en concludeert of we terecht waren gevlucht.

Wat heb je hieraan in je dagelijkse werk en leven? Eenvoudig: alle informatie die je ontvangt, kun je vaak beter via de langzame route laten verwerken. Die route heet niet voor niets de intelligente route. De neocortex maakt heel slim gebruik van hersencapaciteit en je levenslange ervaring.

Dus geen ongecontroleerde, snelle reactie op mailverkeer. Stel een besluit in een vergadering eens een dag uit. Laat je niet verleiden tot uitspraken die je neocortex later met veel moeite moet corrigeren. Slaap er letterlijk een nacht over. Of lummel een tijdje.

Je kunt niet goed voor een ander bepalen of hij of zij het druk heeft. Het komt vaak voor dat iemand zegt het op dat moment razenddruk te hebben, maar een paar weken later heel anders tegen die situatie kijkt. Sommige mensen hebben het altijd druk en anderen hebben altijd de tijd voor je. Druk doen of zijn is een persoonlijke kwestie.

Drukte heeft weinig te maken met iemands intelligentie of met een gebrek aan goede informatie. Mensen weten precies wat ze moeten doen, weten waarom ze zaken uitstellen of snel afgeleid zijn. Ze weten waarom ze het gevoel krijgen het druk te hebben

In drukke tijden vergeten we vaak dat deze tijd ons ook heel veel goede dingen brengt. Nog nooit was er zoveel interessant te zien en beleven, soms inderdaad met maar één muisklik.

Maar het allerbelangrijkste zijn toch onze hersenen. Die zijn toch net als onze computers: ze wachten de hele dag (en nacht) op interessante input. De verwerkingscapaciteit van je brein is vele malen groter dan je gebruikt. Zelfs midden op Times Square, tijdens een concert of een druk feest komt er nog steeds minder informatie op je af dan je zou kunnen verwerken.

Ik ken geen onderzoeken waarbij de onderbelasting van het brein aan de orde is. Wel veel rapporten dat we omkomen in informatie. En dat we technologie ontwikkelen die ons boven het hoofd groeit. Maar wees eens eerlijk: niemand wil toch terug naar de BG (Before Google) periode?

Misschien verandert ons brein wel in een iBrain. Misschien passen onze hersenen zich aan als we externe breintools krijgen. Uiteindelijk zullen de sterksten en slimsten overleven en mogelijk past het brein zich daarbij aan.

Natuurlijk is het een gemiddelde. Feit blijft dat je van je relaties veel gegevens moet bijhouden in je eigen digitale geheugen. Hoe je dat moet doen, verschilt per persoon. Toch wil je, juist voor digitale netwerken, weten hoe die persoon het liefst met jou communiceert. Met andere woorden, hoe is zijn of haar informatiegedrag. Dat is opgebouwd uit aanleg, opleiding en ervaring en de praktijk van alledag.

Een van de beste manieren om je informatiegedrag te doorgronden is het opstellen van een informatieprofiel. Net zoals je een persoon kunt beschrijven als vriendelijk, extravert, of resultaatgericht, zo kun je ook iemands informatieprofiel weergeven. Zo’n profiel bestaat ook uit gewoontes die iemand gebruikt bij het omgaan met informatie. Ken jezelf is een eerste stap. Pas als je weet hoe jouw eigen informatieprofiel is, kun je dat van anderen goed herkennen.

Het gaat hier te ver om een gedetailleerd informatieprofiel te beschrijven. Dat verdient een apart boek. Dat heb ik toevallig geschreven: Informatiegedrag van mensen – Hoe mensen informatie zoeken, vinden en delen.

In een uitgebreid informatieprofiel krijgt een persoon onder andere antwoord op de volgende vragen:

• Besluitvaardigheid. Ben je in staat snel en accuraat besluiten te nemen over nieuwe informatie? Neem je bijvoorbeeld alle informatiedocumenten slechts eenmaal door of herhaal je nieuwe informatie een paar keer?
• Houding. Ben je geestelijk bestand tegen het gevaar van te veel informatie? Ben je zelfverzekerd en beheers je de situatie?
• Invloed. Ben je in staat anderen te beïnvloeden wat hun informatiegedrag betreft? Geef je zelf altijd het goede voorbeeld door alleen op het juiste moment noodzakelijke informatie te geven?
• Organisatie. Kun je informatie goed ordenen, gooi je informatie weg als dat nodig is? Reorganiseer je regelmatig je archief?
• Selectie. Ben je kritisch genoeg om te besluiten welke informatie je gebruikt en welke je negeert? Kun je de juiste prioriteiten stellen?
• Vaardigheid. Kun je goed met alle ICT-middelen omgaan? Ken je bijvoorbeeld de technische instructies om te filteren en te selecteren?

Zo’n informatieprofiel stel je natuurlijk niet voor al die 150 mensen op. Uit mijn praktijk weet ik dat 10 mensen al genoeg is. Doordat deze 10 mensen hun informatiegedrag veranderen, volgt de rest als vanzelf. Een informatieprofiel is daarmee een echt middel om je productiviteit te verhogen.

In een land waar het licht commercieel is uitgevonden, hoef ik het belang van licht op de gemoedstoestand en daarmee het plezier van de – verlichte – informatiewerker niet meer uit te leggen.

Nu kun je hiervoor een apparaat kopen, maar we hebben natuurlijk de zon zelf. Hoe werkt het? Zonlicht remt de productie van melatonine. Melatonine is een slaapverwekkend hormoon dat het lichaam aanmaakt wanneer het ’s avonds donker wordt. Op kantoor en thuis zitten we meestal achter onze computer in schaars verlichte en slecht geventileerde ruimtes. Kunstlicht helpt echter maar voor een deel; daglicht is en blijft het beste. Vergeet daarom zeker niet die wandeling buiten, tussen de middag!

Niet voor niets zie je ook dat kantoren steeds meer glas en letterlijk (en figuurlijk) daardoor naar buiten kijken. Daar komt ook het zonlicht vandaan. Dat geldt natuurlijk ook voor je thuiswerkplek. Een goede stoel is belangrijk, maar onderschat de kracht van goed licht niet. Vraag anders aan de ergonoom van je Nieuwe Werken-plek of de facilitair deskundige waar je overal rekening mee moet houden.

Vliegen is echt de veiligste manier van vervoer. De factor voor een fataal ongeluk is 0,04 per 100 miljoen vluchtmijlen tegenover 0,86 voor de auto. Daar hebben twee maatregelen aan bijgedragen.

Ten eerste de invoering van de vluchtsimulator. Een piloot kan ervaring opdoen zonder dat het mensenlevens en vliegtuigen kost. Door het trainen van allerlei unieke, levensechte situaties worden de beslissingcentra in de hersenen goed gevoed met informatie en daarmee kennis en wijsheid.

Ten tweede is in navolging van een NASA-studie een systeem ingevoerd waarbij de macht van de gezagvoerder werd doorbroken. Voorheen kwamen veel ongelukken voor omdat de gezagvoerder veel besluiten nam zonder zijn collega’s goed te raadplegen. Dit systeem voorziet in een omgeving waarin ieders mening, ook tegengestelde, wordt gehoord en gewogen.

Niet voor niets is deze oplossing ook in bijvoorbeeld operatiekamers ingevoerd. Sommige managementteams laten zich trainen met vluchtsimulators om als groep sneller en betere besluiten te kunnen nemen. Of gamers in het voordeel zijn is nog te vroeg om echt te bepalen. Ik weet dat sommige gamende chirurgen zelf verklaren handiger met de scalpel te zijn. Wat wel duidelijk is dat gamers een veel betere oog-handcoördinatie hebben, sneller op signalen kunnen reageren en beter gewend zijn aan multimediale omgevingen.

Spelenderwijs

Spelletjes zijn veel meer dan een aardig tijdverdrijf. Ze trainen je hersenen. Beschouw ze als fitnessoefeningen voor de geest, als mentale push-ups. Veel spelletjes kennen verschillende moeilijkheidsgraden en sluiten aan op onze behoefte aan bereikbare uitdagingen. Videospellen zijn door hun multimediale karakter nog beter om ons brein actief te trainen. Als je veel informatie moet verwerken, is het goed regelmatig pauzes te nemen. Je kunt dan heel goed een spelletje doen. Je brein blijft hierdoor actief en doet toch iets totaal anders. Bij spelletjes komt namelijk het hormoon dopamine vrij, dat ons een prettig gevoel geeft.

Spelen is ook een natuurlijke activiteit om tactiek en strategie te leren, vaardigheden die we ook nodig hebben in onze omgang met informatie. Bij de meeste spelletjes moeten we continue een afweging maken tussen de risico’s en mogelijkheden. Spelen we op safe of gaan we de uitdaging aan? Met het gebruik van informatie is het net zo. We moeten beslissen of we over voldoende informatie beschikken om een besluit te nemen en zo niet, wanneer we stoppen met het verzamelen van gegevens. Nemen we het risico om met de beschikbare informatie een besluit te nemen of spelen we op veilig en verzamelen we eerst nog meer informatie? Speel gerust eens met je antwoorden.

Probeer eens spelgedrag bij de volgende groepstraining in te passen. Wel professioneel laten begeleiden, want alleen een middag Holland Casino leidt echt niet tot betere besluiten.

Gordon Bell, werkzaam bij Microsoft, verzamelt al sinds 2002 al zijn digitale informatie – onder andere boeken, artikelen, films, muziek, foto’s, presentaties, zoekopdrachten, radio-uitzendingen, telefoongesprekken, chatlogs – op één plaats. Dat project heet MyLifeBits. Zijn motto: ‘Capture everything, discard nothing’.

Iedere dag wordt al zijn persoonlijke informatie automatisch opgeslagen en geïndexeerd. Het lijkt haast wel of het systeem wat hij gebruikt zijn eigen, echte geheugen vervangt. Het grote voordeel van dit externe geheugen is dat hij een zoekmachine kan laten zoeken naar bepaalde informatie, iets wat bij een echt geheugen niet kan. Daar schreef ik al eerder over.

Bell ziet deze digitale opslag met softwaretoepassing als een mogelijkheid om verhalen te vertellen over wat hij heeft meegemaakt. Niet de individuele objecten, maar de verhalen vormen volgens hem het hart van zijn digitaal leven. Deze worden associatief opgebouwd aan de hand van een reis die hij met de nodige links door zijn digitale leven maakt. Zijn nauwkeurig bijgehouden externe geheugen maakt hem als het ware onsterfelijk.

Zo heeft hij een interessante mogelijkheid ontdenkt om beter te herinneren. Hij heeft continue een camera (SenseCam) om zijn hals die heel veel foto’s maakt. Op het eind van de dag speelt hij in enkele minuten versneld de vele duizenden foto’s af. Zo beleeft hij die dag opnieuw. Hij blijkt zich zo mensen en allerhande details vele malen beter te herinneren. Video is voor hem de volgende optie om alles vast te leggen (zoals bijvoorbeeld in de film The Final Cut).

Bell noemt zich lifelogger. Hij logt alle informatie over zijn leven in zijn e-memory. Volgens hem krijgen we de binnen tien jaar alle mogelijkheden hiertoe. Geheugen wordt spotgoedkoop, tools komen beschikbaar voor dit automatisch registreren en software om alle bits slim te doorzoeken.

Een rudimentaire versie van alles vastleggen zien we bij sommige personen die Evernote gebruiken. Ook de maatschappij legt al veel vast (beelden van camera’s, telefoongesprekken etc.). Maar een integrale benadering is er nog niet.

Dit is geen echte lifehack of mindhack, maar belangrijk genoeg om deze ontwikkeling te vertellen. Tenslotte komen nieuwe IT-middelen juist uit deze experimenten.

Eng? Tja, dat werd ook gezegd van het Orwell’s boek 1984, toen dat uitkwam in 1949.

We horen de verhalen (deze bijvoorbeeld) waarbij iemand werd ontslagen of geen functie aangeboden kreeg wegens compromitterende foto’s of uitlatingen op dat grote, eeuwigdurende digitale archief, het internet. Maar wie vraagt zich nu af wat die ene post, tweet of reactie ooit in de verre toekomst kan teweegbrengen? Jammer genoeg heeft het internet geen delete button. Overijverige digitale Sherlocks zien daar nu een markt in.

Je eigen geheugen heeft die knop ook niet. Terecht, want anders zou je angstige of levensbedreigende situaties kunnen wissen. Ervaringen die voor je voortbestaan echt noodzakelijk zijn.

Digitaal vergeten is altijd moeilijker, omdat alle informatie volledig intact blijft. In ons geheugen verandert je herinnering iedere keer een klein beetje. De herinnering wordt gekleurd met wat je nu weet. Dat is vaak beter voor je gemoedsrust. Bovendien ben je na verloop van tijd vergevingsgezind. Lees die email tirade van 10 jaar terug maar eens en vergelijk hem met wat je je nog kunt herinneren.

Bedenk dat vergeten vroeger de norm was en herinneren de uitzondering. Digitaal is dat nu echt andersom. De default is nu alles onthouden.

Toch kun je digitaal vergeten enigszins sturen. Enkele tips, maar ik weet zeker dat jullie er meer weten.

• Wat je niet interesseert, lees je niet, hoef je niet te onthouden en dus ook niet actief te vergeten.
• Lees deze post nog eens.
• Veel IT-middelen hebben een optie om informatie permanent te wissen. Als je foto’s deelt via Flickr of bestanden via drop.io, kun je een tijdstip in de toekomst aangeven waarop de gegevens permanent worden verwijderd.
• Mayer-Schönberger stelt in zijn zeer lezenswaardige boek Delete: The Virtue of Forgetting in the Digital Age voor op elke informatiebron een ‘expiry date’ in te stellen. Veel contentmanagementsystemen bieden die mogelijkheid, maar die wordt zelden gebruikt.
• Van de universiteit van Washington, Seattle, komt deze software, toepasselijk Vanish genoemd.

Jullie tips om juist digitaal te vergeten?

Onze hersenen moeten continu zingeving maken van de wereld om ons heen. Dat betekenis geven moet ook van de gedachten van andere mensen, juist omdat wij heel sociale wezens zijn. Dan is het handig om te weten wat de ander weet. Je figuurlijk verplaatsen in de gedachten en het mogelijk handelen van de ander, geeft een unieke manier om iemands gedrag te duiden. Stootte die ander jouw per ongeluk aan of niet? Was dat een echte of gemaakte glimlach? Denkt zij echt dat je die informatie nodig hebt?

Het blijkt dat we tot vier niveaus diep kunnen gaan (ik weet dat jij weet dat ik weet dat jij dat weet)!

Eerder schreef ik al over spiegelneuronen, die voor een belangrijk deel dit empathisch vermogen ondersteunen. Dit verplaatsen in de ander kun je ook heel praktisch maken. Of een hoop ergernis voorkomen. Ben je aan het wachten voor een parkeerplaats, glipt iemand anders net eerder op die vrijgekomen plaats. Dat is balen natuurlijk. Maar wat zou jij doen als je de ander was? En zeg nou eerlijk, heb je dat zelf ook niet eens gedaan?

Met andere woorden, bekijk sommige situaties eens van de andere kant. Je hebt net als iedereen het vermogen om het standpunt van de ander, zeker in gedachten, in te nemen. Echte slimme mensen kunnen meerdere perspectieven innemen, de bij elk standpunt horende argumenten beredeneren en vervolgens hun eigen visie duidelijk verwoorden.

Amerikanen verwerkten in 2008 volgens de auteurs zo’n 100.000 woorden per dag (dat zijn twee boeken!), oftwel 34GB.

Het rapport geeft ook de relatie met eerdere How Much Information? onderzoeken van Peter Lyman en Hal Varian uit 2000 en 2003 en IDC onderzoeken uit 2007 en 2008.