Voor de Gmail-gebruikers die graag met labels werken en hun muis bijvoorkeur links willen laten liggen is er sinds gisteren goed nieuws. Google gaat Gmail voorzien van een update waarmee het werken met de ‘labels’ een stuk eenvoudiger is geworden.

Binnen Gmail zijn labels een soort mappen waarin je belangrijke mail kan plaatsen en kan terug vinden. Toch heeft het labelsysteem een aantal grote voordelen op de traditionele mappen structuur die vaak in e-mailprogramma’s terug is te vinden. Zo kan je een bericht meerdere labels geven zoals bijvoorbeeld “wachten op” en “kantoor” waardoor dit bericht via beide labels toegankelijk is.
Tot voorkort was berichten voorzien van een label en uit de inbox verplaatsen naar het archief echter niet echt een efficiënte opgave.

Zo moet je eerst het bericht voorzien van een label door te klikken op ‘Meer acties’ en daarna het gewenste label te selecteren onder ‘label selecteren’. Nu het bericht voorzien is van het gewenste label kan via de ‘Archiveren’ knop de mail uit je inbox worden verplaatst naar het archief. Veel nieuwe Gmail-gebruikers lieten daarom vaak het labelen en archiveren van de e-mail een beetje links liggen. Dit heeft uiteraard een overvolle inbox tot gevolg.

Gisteren is Google echter begonnen met het doorvoeren van een update die het werken met labels een heel stuk prettiger en intuïtieve zal maken.

In deze update zal de balk direct boven de e-mail worden aangepast:

Met de nieuwe functies ‘Verplaats naar’ en ‘labels’ wordt het werken met de labels en het archiveren van berichten een stuk makkelijker.

 ’Verplaats naar’-functie

In plaats van eerst een label aan een bericht toe te wijzen waarna een bericht gearchiveerd dient te worden kan dit nu in een keer met de ‘Verplaats naar’-knop. “Verplaats naar’ geeft het bericht het gewenste label en archiveert het automatisch. Dit lijkt natuurlijk erg veel op het werken met traditionele mappen zoals veel nieuwe Gmail-gebruikers wellicht zijn gewend.

‘Labels’-knop

Ook alleen het toewijzen of verwijderen van een label is eenvoudiger geworden, dit kan allemaal met de ‘Labels’-knop. Automatisch aanvullen werkt bij deze nieuwe functies. Je kan dus gewoon beginnen met het typen van de eerste letters van een label en Gmail zal automatisch de overeenkomstige labels tonen. Handig als je veel labels hebt!

Sneltoetsen

Gelukkig is er ook aan de sneltoetsgebruikers gedacht. Met de v wordt het “Verplaats naar” en de l (kleine letter: L) het “Labels” menu geopend. Uiteraard moet je hiervoor wel de sneltoetsen in je instellingen van Gmail hebben geactiveerd. Deze zijn te vinden door in de rechterbovenhoek van Gmail op ‘instellingen’ te klikken en dan bij ‘Sneltoetsen’ voor ‘Sneltoetsen inschakelen’ te kiezen.

De update wordt gefaseerd uitgerold dus het kan zijn dat de nieuwe functies nog voor iedereen beschikbaar zijn.

Zijn de nieuwe functies? al beschikbaar? Wij zijn erg benieuwd naar je ervaringen, je kan ze delen in de reacties.

Via: [Official Gmail Blog]

In tegenstelling tot Windows kan je bij Mac alle vensters van een programma sluiten waarna het programma gewoon actief blijft. Dit is een zeer handige functie waardoor veel gebruikte programma’s snel toegankelijk zijn vanuit je Dock (het programma blijft gewoon actief).

Echter kan je met ‘command+tab’ (lees: ‘appletje+tab’) alleen wisselen tussen actieve vensters (de zogeheten application switcher). Heeft een programma geen vensters meer of is het volledig geminimaliseerd naar de Dock? Dan zal handmatig een nieuw venster of het oude venster moeten worden gestart voordat je met het programma aan de slag kan.

Gelukkig kan dit makkelijker.

De doorgewinterde Mac gebruiker is waarschijnlijk wel gewend dat je een nieuw venster moet openen nadat je een programma zonder actieve vensters start vanuit je Dock of via ‘command+tab’. Je opent het programma via de Dock of via ‘command+tab’ waarna je door ‘command+n’ een nieuw venster op je scherm kan toveren.

Toch kan dit net even slimmer doormiddel van het volgende trucje.

Wissel met ‘command+tab’ tot dat het programma waar je mee wil gaan werken is geselecteerd. Blijf nu de ‘commandtoets’ indrukken, laat de ‘tabtoets’ los en druk de ‘optiontoets’ in. Laat nu eerst de ‘commandtoets’ en pas daarna de ‘optiontoets’ los.

Het programma zal openen met een nieuw venster (als het programma geen openstaande vensters heeft) en met het laatst gebruikte venster mocht je het programma hebben geminimaliseerd naar de Dock met nog vensters actief.

Voor mij persoonlijk echt een productiviteitsbooster op de Mac. Heb je zelf nog slimme sneltoetsen? Laat het weten in de reacties! 

De Nederlandse vertaling van Zen to Done. Het boek van Leo Babauta (Zenhabits.net) dat wereldwijd gezien wordt als de ultieme mashup van David Allen’s ‘Getting Things Done’ en Stephen Covey’s ’7 habits of successful people’.

Het is een feit dat we de komende 10 jaar een groot tekort krijgen op de arbeidsmarkt doordat de babyboom-generatie massaal met pensioen gaat. Een tekort dat we niet kunnen oplossen met harder werken, maar wel met slimmer werken.

Dit boek gaat over een manier om nieuwe gedragspatronen aan te leren die je meer bewust maken van de mogelijkheden om je heen. Het beschrijft vervolgens de beste manier om richting te geven aan die mogelijkheden. Het boek gaat ook over manieren om te leren hoe je voldoende aandacht aan de juiste zaken kunt geven om verder te komen in de zaken die voor jou belangrijk zijn.
Heb je Steven Covey’s ’7 habits of highly effective people’ en David Allen’s ‘Getting Things Done’ al gelezen? Dan zal je in Zen To Done veel herkennen en er een praktisch handzaam boekje bij hebben. Voor mensen die onbekend zijn met beide boeken zal Zen to Done ongetwijfeld een startpunt gaan vormen van een prachtige zoektocht naar hogere vormen van effectiviteit!
Wij zijn er trots op dat wij de kennis, inzichten, tips en trucs van Zen To Done weer kostenloos als download aan onze lezers kunnen aanbieden.
Via deze weg wensen wij dan ook iedereen alvast veel plezier met Zen to Done.

Het boek is te koop, maar de PDF van het boek is ook weer gratis te downloaden! We vragen je wel om je eenmalig gratis te registreren. Hiermee kunnen we je periodiek op de hoogte houden van alle nieuwe activiteiten rondom Lifehacking.nl en kunnen we je in de toekomst interessante aanbiedingen doen als lid van de Lifehacking-community.

Ga snel naar de online winkel om het boek te kopen of klik hier om het boek als PDF te downloaden. We zijn benieuwd wat jullie van het  boek vinden. Laat het ons weten in de comments of schrijf een review op je eigen weblog of website!

Het is al een tijdje mogelijk om je taken te beheren vanaf je iPhone en iPod Touch. Via een aardig ogende pagina in de webbrowser van beide glimmende gadgets was het werken met de online takenmanager al erg prettig.
Eén groot nadeel was alleen dat je wel online moest zijn.. helaas, wifi is niet overal beschikbaar en ook de 3g dekking laat soms wat te wensen over.

RTM als iPhone en iPod Touch applicatie

Vanaf woensdag is daar verandering in gekomen want RTM heeft z’n eigen iPhone en iPod Touch applicatie.

En dat hebben de developers van RTM meteen goed aangepakt met een flinke lijst opties die de applicatie meer dan gebruiksvriendelijk en handig maken. Hieronder even een opsomming van de opties die de applicatie biedt:

Synchroniseer, synchroniseer    sychroniseer nog meer

Alles wat je aanmaakt binnen RTM, online via de webbrowser of via je iPhone of iPod, wordt automatisch gesynchroniseerd met elkaar. Dus je taken, notities, slimme takenlijsten (zoals ook in iTunes zit), labels (tags) en locaties… Je kan dus ook gewoon helemaal offline werken met de applicatie. Wanneer je weer een internet verbinding tot je beschikking hebt zorgt RTM automatisch voor het synchroniseren van alle aanpassingen.

Organiseer je taken

Organiseer je taken op lijst, slimme lijst, tag, of locatie en geef prioriteit. De applicatie levert ook handige overzichten om na te gaan welke taken je voor vandaag, morgen, en de rest van de week open hebt staan. Uiteraard kan je sorteren op prioriteit, deadline datum en de lijstnaam.
Ook kan je eenvoudig eerder voltooide taken inzien.

Beheer je taken

Alle velden zoals je die ook van de website van RTM gewend bent zijn in de applicatie verwerkt (naam van de taak, lijst, prioriteit, te voltooien voor, herhaal, geschatte tijd, labels, locatie en URL). Je kan in de instellingen opgeven welke velden je standaard bij het invoeren van een taak wil zien, gebruik je bijvoorbeeld de locatie niet? Dan is het veld ‘locatie’ gewoon weg te halen.

Voeg taken toe, maar dan slim!

Taken toevoegen werkt prettig door dat taken worden toegevoegd in het overzicht waar je op dat moment in de applicatie bent. Zit je in ‘vandaag’ en voeg je een taak toe, dan wordt deze ook direct als te voltooien voor ‘vandaag’ aangemaakt. Dit geld ook voor de slimme lijsten, dus een taak toevoegen aan een slimme lijst (waarbij je bijvoorbeeld alle taken hebt opgenomen met een hoge prioriteit die voor morgen  dienen te worden verwerkt) zorgt er ook voor dat deze taak de zelfde prioriteit mee krijgt en op voltooien voor ‘morgen’ komt te staat.

Notities die helpen makkelijker te werken

Aanvullende informatie kan soms erg handig zijn bij een taak. Binnen de RTM applicatie kan je eenvoudig notities aan een taak toevoegen. Een erg handige optie hierbij is dat URL’s en e-mail adressen automatisch naar Mail en Safari verwijzen. Voor iPhone bezitters gaat het nog een stapje verder.. nummers in notities zijn ook automatisch gekoppeld aan je telefoonfunctie waardoor je met een druk op de knop (lees: het scherm) makkelijk mensen belt uit je takenlijst. Klaar met bellen? RTM zal vanzelf weer opstarten en terug gaan naar de lijst waar je mee bezig was. Een ideale functie die mooi aansluit bij David Allen’s – Getting Things Done methode.

Taken op basis van je huidige locatie oproepen

De iPhone en (hetzij in iets mindere mate) de iPod Touch zijn in staat je locatie te achterhalen. De RTM applicatie kan van deze informatie gebruik maken en je taken ordenen op basis van je locatie, zo vergeet je dus nooit meer je melk in de supermarkt . Je kan overigens zelf deze locaties aanmaken waardoor je makkelijk taken aan voor jou herkenbare locatiebenamingen kan toewijzen.

Verder kent de applicatie nog de volgende functies:

• Doorzoeken van taken.
• Doorzoeken van taken met locatedWithin (zoek taken op basis van bijvoorbeeld prioriteit in een bepaalde afstand van je huidige locatie).
• Werk zowel horizontaal als verticaal (scherm roteert mee).
• Beschikbaar in alle talen waarin ook de iPhone in beschikbaar is. (Waaronder Engels, Frans, Duits, Japans, Nederlands, Italiaans, Spaans, ezv ezv).

Versie 1.0.1

Het is een understatement om te zeggen dat Remember The Milk developers met deze eerste (1.0.1 versie) wel een heel erg mooi stukje software hebben afgeleverd.
Helaas, (maar ergens wel begrijpelijk) is de software alleen beschikbaar voor PRO leden van Remember The Milk, de software is dan wel volledig gratis (het PRO abonnement kost omgerekend €20 voor één jaar, wat het een zeer betaalbare oplossing maakt voor je taakmanagement).

Wel kan iedereen die de applicatie wil testen 15 dagen alle functies gebruiken, maar wees gewaarschuwd.. de kans is groot dat je dan al niet meer zonder kan.

Voor meer informatie en screenshots: RTM iPhone/iPod Touch App – Microsite

Je bankzaken regelen in een internetcafé, waarom niet?

Dat is eigenlijk heel erg simpel. Het is bijzonder eenvoudig om op een (semi-) openbare pc een stukje soft- of hardware te installeren. De soft- of hardware houdt keurig bij welke toetsen allemaal aangeslagen zijn (een zogeheten keylogger) en zo achterhalen fraudeurs eenvoudig belangrijke informatie. Daarnaast slaat zo’n applicatie vaak ook nog eens periodiek op wat er op je scherm staat. Je kan het natuurlijk al raden. het woord ‘bank’ is voor mensen die zich toeleggen op deze praktijken natuurlijk erg snel terug gevonden.

Maar ik heb m’n eigen laptop meegenomen en internet gewoon via het wireless van m’n hotel…

Ook daar hebben fraudeurs iets op gevonden. Ze gaan met hun laptop ergens in de lobby zitten en laten hun laptop zich voordoen als de draadloze internetverbinding van het hotel. De laptop van de fraudeur is dan in veel gevallen de sterkste verbinding die beschikbaar is in de lobby. Uiteraard maak je in zo’n geval vaak niets vermoedend verbinding met deze ‘nep’ hotelverbinding. Dit soort fraudeurs werken dan met twee methoden.

• Methode 1: Pagina (vaak met logo en kleuren van het hotel) verschijnt waarop gevraagd wordt om creditcard informatie. Of je met een fraudeur te maken hebt is vaak te herkennen aan het ontbreken van “https://” voor het webadres van de pagina die je ziet (https geeft aan dat je op een website met een beveiligde verbinding zit). Laat je overigens niet misleiden door plaatjes van bijvoorbeeld VeriSign. De meeste fraudeurs zijn bijzonder creatief en bouwen zorgvuldig de valse pagina’s, voorzien van alle logo’s die je normaal op een veilige pagina aantreft.
• Methode 2: Je kan via de laptop van de fraudeur gewoon ‘gratis’ internetten maar alles wat je doet wordt eerst onderschept en opgeslagen. Ook hierbij zijn e-mail inloggegevens of bankgegevens zo achterhaald (zie ook dit artikel).

Wat kan je er tegen doen?

Uiteraard bestaan er simpele maar zeer doeltreffende oplossingen voor dit probleem.

• Controleer de pc of er geen hardware keyloggers tussen de muis/keyboard en de pc bevestigd zijn (Zie afbeelding rechts). Let wel op, er kan ook altijd een software keylogger actief zijn.

• Maak geen verbinding met wireless internet als je niet 100% zeker weet dat het ook daadwerkelijk met het hotel zelf is. Bij voorkeur vooraf betalen of op rekening, via de wireless verbinding met de creditcard voor internetten betalen is geen goed idee.

• Verwar de keylogger door heel erg veel extra letters en klikken met de muis als je belangrijke informatie moet invoeren. Stel dat je wachtwoord ‘lifehack’ is, klik dan eerst in de url- of zoekbalk van de brouwser en type +/-4 overbodige karakters bijvoorbeeld: ‘jlep’. Klik hierna in het wachtwoord veld op de webpagina en type de eerste letter van je wachtwoord, in dit geval de ‘l’. Type nu +/- 2 overbodige karakters in de url- of zoekbalk, klik nog een keer, type weer twee overbodige karakters en type dan de 2de letter van je wachtwoord in het wachtwoord veld op de webpagina in dit geval de ‘i’. (Probeer in het aantal muisklikken en overbodige karakters zo onvoorspelbaar mogelijk te maken… 3x klikken en elke keer 3 overbodig karakters invoeren om daarna 1 of 2 karakters van je echte wachtwoord in te voeren is prima). Uiteraard is het aan te raden deze techniek ook voor je gebruikersnaam toe te passen. Dit zorgt er voor dat het wel heel erg lastig wordt voor fraudeurs om iets bruikbaars te achterhalen.

• Gebruik het ‘On-Screen Keyboard’ dat standaard in zowel Windows, Linux als Mac OSx verwerkt zit. Doordat je enkel met de muis op de gewenste karakters klikt wordt het voor een hardware keylogger erg lastig om te achterhalen wat je ingevoerd hebt.
  Voor Windows systemen kan je het on-screen keyboard eenvoudig oproepen door naar ‘Start’ – ‘Uitvoeren’ te gaan en daar osk.exe in te typen (Voor Linux kijk je hier, voor Mac OSx hier). Mocht osk.exe niet gevonden kunnen worden of zie je niet het onderstaande venster verschijnen dan is dat een vrij duidelijk signaal dat iemand niet wil dat je dat gebruikt… opzoek naar een ander internet cafe dus. Let hierbij wel op dat het onscreen-keyboard enkel een hardware-keylogger kan omzeilen. De meeste software-keyloggers kunnen tekst ingegeven door een onscreen-keyboard (en vele spraak/handschift herkenningssoftware) wel achterhalen. Gebruikt het onscreen-keyboard dus enkel in combinatie (en als aanvulling) op het genereren van veel overbodige karakters (met dank aan Ruud Vermeij voor de opmerking).

Gelukkig heeft Jay Meattle een plugin voor Firefox gemaakt die het bijwerken van social media heel erg makkelijk maakt; Shareaholic.

Social media

‘Social media’ is naast ‘user generated content’ en ‘web 2.0′ al een hele tijd een modewoord op internet. Klinkt allemaal een stuk ingewikkelder dan het feitelijk is, want social media zijn niets anders dan webtechnieken die het eenvoudig delen van informatie met verschillende mensen mogelijk maken. Voorbeelden hiervan zijn Twitter (in 140 karakters delen wat je aan het doen bent), del.icio.us (het delen van je bookmarks met vrienden en bekenden, wordt ookwel ‘social bookmarking’ genoemd), digg (deel en waardeer websites en blogposts). Ook lifehacking.nl kan op social media websites worden opgeslagen en gedeeld. Gebruik hiervoor de iconen onder de post naast ‘stem of voeg toe:’.

Shareaholic

Shareaholic is een plugin voor Firefox die het eenvoudig maakt om een interessante website met een paar klikken op een groot aantal social media websites te plaatsen. De plugin ondersteunt op dit moment onder andere:

• Bzzster
• Digg
• Del.icio.us
• Facebook
• Foxiewire
• Friendfeed
• Google bookmarks
• Google reader notes
• Healthranker
• Magnolia
• Mixx
• Reddit
• Simpy
• Streakr
• Stumbleupon
• Truemors
• Tumblr
• Twitter

Zonder deze plugin zou je handmatig naar elk van deze websites moeten surfen om iets toe te voegen (of voor elke dienst apart plugins in je brouwser moeten installeren). Met Shareaholic kun je websites en blogposts direct vanuit de plugin bij één of meerdere diensten plaatsen.

Shareaholic was een van de drie “Grand Prize winners” van de door Mozilla georganiseerde Extend Firefox 2 competitie (maar werkt ook zonder problemen in Firefox 3).

Download: Shareaholic

Website: Shareaholic

Heb je zelf nog leuke tips om gemakkelijk en efficiënt met ‘social media’ te werken? Laat het ons weten in het reactiesysteem!

Het is echter wel nodig om twee regels in de terminal te werken voor deze hack, maar gelukkig is dit erg eenvoudig (en is terminal werken erg efficiënt).

Om de Stack met recente programma’s aan de Dock toe te voegen open je eerst een terminalvenster.
Hierna voer je in het terminalvenster de volgende code uit:

defaults write com.apple.Dock persistent-others -array-add '{ "tile-data" = { "list-type" = 1; }; "tile-type" = "recents-tile"; }'

Hierna type je de volgende code om je zojuist aangemaakte Stack met recent gebruikte programma’s actief te maken:

killall Dock

De Dock zal nu voorzien zijn van een extra Stack met daarin de iconen van de laatst gebruikte programma’s.

Mocht je de recente programma’s Stack liever aan de andere kant van je Dock hebben verander in de bovenste code persistent-others met persistent-apps zoals in dit voorbeeld:

defaults write com.apple.Dock persistent-apps -array-add '{ "tile-data" = { "list-type" = 1; }; "tile-type" = "recents-tile"; }' 

Uiteraard hierna wederom:

killall Dock

Waarschijnlijk zijn er meer Mac gebruikers die handige toepassingen voor de Dock en de Stacks van OSx kennen. Deel ze in de comments!

De GooglePreview Plugin is zoiets voor mij. Deze plugin voor Firefox (ook beta 3) laat links naast de zoekresultaten in Google (en Yahoo) miniatuurafbeeldingen van de betreffende websites zien. Op het eerste gezicht helemaal niet iets wat veel toevoegt, maar zoals met wel meer dingen ontdek je vaak pas hoe handig iets kan zijn als je het geprobeerd hebt.

Door de afbeeldingen wordt het allemaal net even overzichtelijker!

Download: addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/189

Via: addons.mozilla.org

Vandaag is de release van de nieuwste versie van Ubuntu Linux. Ubuntu heeft zich altijd proberen te onderscheiden als “linux for human beings”, Linux voor gewone gebruikers dus.

In versie 8.04 Hardy Heron (wat zoveel betekent als “Ruige Reiger”) is het gebruiksgemak dan ook nog verder verbeterd. In deze LTS (Long Term Support, wordt ondersteunt tot 2011) versie zijn onder andere de volgende punten aangepast.

• Xorg 7.3
• Linux kernel 2.6.24
• GNOME 2.22
• PolicyKit
• PulseAudio
• Firefox 3 Beta 5
• Transmission
• Vinagre
• Brasero
• World Clock Applet
• Inkscape
• Virtualization
• ActiveDirectory integration
• iSCSI support
• Firewall
• Memory Protection
• Wubi
• umenu
• Installation

Persoonlijk gebruik ik Hardy al sinds de beta versie. Toch ben ik blij verrast met deze release.
Naast dat de meeste bugs uit de beta’s keurig opgelost zijn wordt ook duidelijk dat Ubuntu een erg volwaardig besturingssysteem aan het worden is. Vooral de beveiligingsmogeljkheden (standaard erg goed beveiligd tegen virussen en hackers maar ook volledige versleuteling van de gegevens op de harddisk is mogelijk) en de makkelijk (via menu’s en wizards) bereikbare instellingen maken het tot een zeer compleet systeem.

“Onder de motorkap” zijn er verbeteringen aangebracht in o.a. hardware-ondersteuning zodat veel randapparatuur, zoals printers, automatisch wordt herkend. Daarnaast is het werken met Ubuntu nog makkelijker geworden dankzij nieuwe programma’s en de erg eenvoudige methode van nieuwe software zoeken en installeren.

Zoals gezegd is Ubuntu 8.04 vooral gericht op stabiliteit en gebruiksgemak. Als je daarbij optelt dat je het zonder risico’s vanaf de installatie-cd kan opstarten of via Wubi als applicatie onder Windows kan installeren (zonder met partities aan de slag te moeten) kan ik aan iedereen die nieuwsgierig is aanraden om het en keer te testen.
Uiteraard kan je ook een kijkje nemen bij de release party op zaterdag 17 mei (gratis toegankelijk voor iedereen die zin heeft).

Kijk voor meer informatie over Ubuntu 8.04: www.ubuntu-nl.org of www.ubuntu.com
Informatie over de release party vind je hier: www.releaseparty.eu

Om wat houvast te geven aan mensen die wel eens voor publiek spreken, heb ik in deze post een aantal dingen uiteengezet die mij persoonlijk erg geholpen hebben tijdens het spreken voor publiek.

In deze korte serie posts bespreek ik achtereenvolgens het vooronderzoek, voorbereiding en spreek- en presentatietechnieken. In de posts gebruik ik het woord presentatie, maar uiteraard zijn veel van deze tips ook van toepassing op speeches, uiteenzettingen, betogen e.d.

Vooronderzoek

Het vooronderzoek is eigenlijk het belangrijkste deel van een presentatie. Het is de fundering waar je het verhaal op kan baseren. Vaak wordt het vooronderzoek (deels) overgeslagen. Natuurlijk kan je zonder vooronderzoek een succesvolle presentatie geven. Maar ik heb gemerkt dat het erg veel houvast en zekerheid geeft. Dit maakt de voorbereiding en het spreken zelf uiteraard veel makkelijker.

Het vooronderzoek bestaat uit antwoord vinden op enkele simpelever vragen:

• Wat is de bedoeling van het verhaal (amuseren, overtuigen, informeren, aanzetten tot nadenken)?
• Waar vindt het plaats (ruimte, faciliteiten, grote van de zaal, licht)?
• Wanneer houd ik mijn verhaal (welk dagdeel, voor/na maaltijd, voor/na andere spreker)?
• Wat zijn de gewoontes binnen het publiek (formeel/informeel, welke kleding is gepast)?
• Hoeveel publiek wordt er verwacht?
• Welk kennisniveau heeft het publiek?
• Wat wil het publiek weten van het onderwerp?
• Wat wil je dat het publiek weet van het onderwerp na de presentatie (wat is de boodschap/kern)?
• Wat weet het publiek al van je (wat is hun houding)?
• Eventueel: Welke taal spreekt het publiek (Moet je rekening houden met je spreektempo, taalgebruik of vertalingen van vaktermen opzoeken)?

Voorbereiding

Als we het vooronderzoek als fundering zien is de voorbereidingsfase het casco van het verhaal. Tijdens de voorbereiding verwerk je de antwoorden op de vooronderzoeksvragen en de informatie die je wil overdragen tot een lopend verhaal. Enkele belangrijke punten tijdens deze fase zijn:

• Breed inlezen op je onderwerp:
  Veel weten over een onderwerp zorgt voor veel rust tijdens een presentatie. Je hoeft niet bang te zijn even de weg kwijt te raken in het verhaal want je kan dit altijd opvangen met algemene kennis van het onderwerp. Door het refereren aan publicaties over het onderwerp straal je uit dat je grondig voorbereid je verhaal doet en veel kennis over het onderwerp hebt. Dit rechtvaardigt voor de luisteraar dat jij over het onderwerp spreekt. Daarbij zijn feitjes en andere publicaties handig voor het beantwoorden van vragen (die je misschien op het eerste gezicht niet had verwacht).

• Beperk de informatie tot de kern:
  Door het breed inlezen heb je al snel bergen informatie tot je beschikking. Dit is meteen de grootste valkuil voor mensen die presenteren. Door te veel informatie te geven verwatert de boodschap van het verhaal. Beperk de informatie tot de kern, denk hierbij aan de antwoorden uit het vooronderzoek: wat wil je dat je publiek weet/wat is noodzakelijk dat het publiek weet na de presentatie?

• Geef de presentatie structuur:
  Structuur in een presentatie is uiteraard erg belangrijk. Bepaal dan ook voor jezelf wat je wilt vertellen en bepaal in welke volgorde de onderwerpen het beste tot hun recht komen. Hou daarbij in gedachte dat luisteraars maar een beperkte tijd echt geconcentreerd kunnen luisteren variërend van enkele minuten (bijvoorbeeld kinderen) tot maximaal een half uur.
  Na een 20 minuten pas beginnen aan de feiten en cijfers om dan na 45 min pas op de daadwerkelijke boodschap aan te komen is dus geen goed idee. Plan voor presentaties die meer dan 30 minuten in beslag nemen liever een korte pauze.
  Uiteraard is het sterk aan te raden je verhaal rond deze pauze op te bouwen. Zorg er voor dat je op een logisch punt stopt (bijvoorbeeld na een opsomming over gebeurtenissen in het verleden) zodat je na de pauze makkelijk weer verder kan gaan met je verhaal (bijvoorbeeld hoe het heden er uit zal zien). Daarbij is het erg leuk als je stopt op een moment dat stof tot nadenken en ruimte voor discussie geeft aan de luisteraar. Zo blijven de luisteraars ook in hun gesprekken met elkaar, tijdens de pauze, betrokken bij het onderwerp van jouw verhaal.

• Presentatie voorbereiden:
  Het gebruik van PowerPoint binnen presentaties is tegelijk een kans en een risico. Aan de ene kant is het goed om belangrijke informatie leesbaar voor de luisteraars te maken. Aan de andere kant wil je vermijden dat iedereen alleen de sheets aan het lezen is. Overzichtelijke sheets is hierbij het motto. Vermeld alleen de kernpunten, beperk het gebruik van cijfers en verwerk ze bij voorkeur in grafieken die snel duidelijk maken wat je met de cijfers bedoelt. Maak de presentatie visueel interessant door kleuren te gebruiken. Beperk dit wel tot 2 of 3 kleuren zodat het niet te schreeuwerig wordt. PowerPoint moet een aanvulling op je verhaal zijn, geen invulling.

• Ochtend research:
  Doe ook de dag van de presentatie grondig research. Staat er iets in de media over het onderwerp? Haal dit dan even kort aan in de inleiding van het verhaal, hierdoor maak je het verhaal direct actueel en interessant. Je zou kunnen beginnen met: ‘Vanmorgen las ik een interessant artikel over …, ik denk dat veel van de aanwezige het met mij eens zullen zijn dat ….’ Vooral op Internet wordt veel over eigenlijk elk denkbaar onderwerp gepubliceerd. Technorati en Google News zijn goede uitgangspunten om snel nieuwsberichten te achterhalen.

• Denk na over een interessante opening:
  Oneliner, stelling , vraag aan het publiek – Laat deze opening terugkomen in het einde van de presentatie. Bijvoorbeeld: “Nu we de feiten behandeld hebben kan ik concluderen dat …”

In het volgende deel

Volgende week deel 2 van ‘Spreken voor publiek’ waarin ik in zal gaan op het geven van de presentatie, gebruik van hulpmiddelen en het omgaan met vragen uit het publiek.

Vragen, aanvullingen en/of opmerkingen? Laat het me weten in de comments!

_{In deel 3 van deze korte serie zal ik de vragen, aanvullingen en opmerkingen bespreken waarna de posts in een gratis e-book (freE-book!) op de site komen te staan!}