Top 3 Flierefluitkillers en hun remedies

1. Met stip!: schuldgevoel. Ik kan me schuldig voelen als ik een dag geen todo’tjes heb afgevinkt, als het mooi weer is en ik “doe er niets mee”, als ik bij een of ander leuk of interessant event niet aanwezig ben. Als ik niet die ene lezing heb zitten voorbereiden terwijl ik weet dat ik dat pas de dag van tevoren goed kan. Onverklaarbaar en irrationeel schuldgevoel. Ik denk dat ik het een beetje te danken heb aan mijn oma: “Ledigheid is des duivels oorkussen” en “ga eens iets nuttigs doen” zei zij. En soms lijkt de hele maatschappij wel een beetje op mijn oma. We “moeten” allemaal maar de hele tijd van alles, stilzitten en genieten lijkt not done.
   De remedie: het onderscheid tussen Chronos en Kairos:  er zijn volgens de oude Grieken twee soorten tijd! Chronos (kloktijd) en Kairos (de tijd van het hart, binnentijd). Joke Hermsen stelt in “Stil de Tijd” dat deze in balans moeten zijn. Chronos houdt ons soms in een wurggreep en we maken te weinig ruimte voor Kairos. Terwijl juist in Kairos creativiteit en het vermogen tot een kritische blik ontstaan. Sinds ik me dit realiseer, probeert mijn oma het nog wel eens, heel af en toe, maar ik heb nu een weerwoord.
2. gedwongen niets doen. Ik kwam op Curacao aan tijdens Carnaval. Vrijwel alles was dicht, ik had geen eten of drinken, geen huurauto en kon er ook geen krijgen want ze waren allemaal verhuurd, ik wist de weg niet en wist dus ook niet of ik veilig kon gaan lopen. Ik wist niet of ik wel wilde zijn waar ik was, en omdat ik niet weg kon, had ik de neiging om juist weg te willen. Ik voelde me rot, zoals het “ouderwetse” vervelen rottig kan voelen. Omdat het “moest” vond ik het niet leuk meer.
   De remedie: vrij naar Berthold Gunster (en zijn voorgangers): veranderen, wegwezen of accepteren. Ik ging dus eerst even goed zitten nadenken wat ik zou kunnen veranderen. Niets in huis? Ik vond een chinees winkeltje waar ik wat lekkere dingen kon kopen. Met een glas sap en een bak olijven naast me veranderde het vlondertje in een paradijselijke schaduwrijke veranda. Vervelen veranderde in een soort wachten (tot er weer meer zaken open zouden zijn en ik een auto kon regelen) en wachten kan ik heel goed. Het idee van “gevangen” zijn verdween met de wetenschap dat ik altijd nog een taxi zou kunnen bellen. Wegwezen had dus ook nog gekund.
3. malen, piekeren. Dat je je gedachten soms niet kan stoppen is niet zo erg, zo lang het maar een beetje leuke gedachten zijn. Je doet de voordeur voor ze open, en zwaait ze langs de achterdeur weer uit: “doei! Leuk dat je er was!”. En dan ga je weer naar de voordeur, benieuwd wat er verder nog langs komt. Maar je kan ook gaan malen, over je werk, over gebrek aan geld of klussen, over pijn en verdriet en over als… dan…, over spijt of dingen die niet fijn zijn maar buiten je macht liggen.
   De remedie: misschien wat afgezaagd maar ik ben gek op The Serenity Prayer. Eigenlijk is dat de uitgebreide versie van “veranderen, wegwezen of accepteren”. Ik heb hem wel een beetje gehackt zodat hij bij mijn levensvisie past. Want ik vind: de enige die jou rust, moed en wijsheid kan geven, ben je zelf.
   “Sanne, find the serenity to accept the things I cannot change, courage to change the things I can, and wisdom to know the difference.”
   Als ik mezelf dus echt vastdraai in gepieker ga ik zitten om alles op te schrijven waar ik nou over maal. Dan probeer ik per gedachte uit te vinden of ik er iets aan kan doen. En dan ga ik dat doen. En in het zeldzame geval dat ik dingen ontdek die buiten mijn macht liggen om te veranderen, zijn ze ineens ook veel makkelijker te accepteren.

Heb jij nog Flierefluitkillers en remedies daarvoor? Deel ze met mij en anderen in de reacties!

Dit is een bewerking van “De kunst van het flierefluiten” op mijn eigen blog.

Gina Trapani is webontwikkelaar, schrijft technische artikelen en geeft workshops en lezingen. Gina heeft twee boeken geschreven gebaseerd op de artikelen van lifehacker.com:
‘Lifehacker: 88 Tech Tricks to Turbocharge Your Day’ en haar nieuwe boek: ‘Upgrade Your Life: The Lifehacker Guide to Working Smarter, Faster, Better’ Gina bouwt websites en Firefox extensions (add-on programma’s boven op Firefox voor meer functionaliteit). Haar artikelen zijn gepubliceerd in bladen als Popular Science, Wired, Women’s Health en Macworld magazines.
The Wall Street Journal Online heeft recent een artikel aan haar gewijd en haar werk is ook genoemd in Time Magazine, Newsweek, The New York Times, Wired en PC Magazine.

Matthijs Roumen wees ons van de week al op een interview met Gina door Tim Ferris. Ik heb haar per e-mail een aantal vragen gesteld in verband met haar komst naar Nederland:

Hoe ben je op het idee gekomen voor een weblog over Lifehacking? Hoe heb je de link gelegd tussen lifehacking en technische tips die tijd besparen?

Gina: Danny O’Brien, een technische journalist, verzon de term ‘Life hack’ als beschrijving van een productiviteitstruc voor programmeurs, en lifehacker.com heeft het idee verder opgepikt. Een geschiedenis van de term vind je op wikipedia.

Hoeveel auteurs schrijven er op Lifehacker.com en waar halen zij hun inspiratie vandaan?

Gina: Er zitten vier mensen in de redactie van Lifehacker.com: Adam Pash, Kevin Purdy, Tamar Weinberg en ik. Wij halen onze ideeën uit tips van lezers, rss feeds en ons dagelijks leven waarin we allemaal met technologie te maken hebben.

Is het publiek van jullie website na verloop van tijd veranderd? Zijn veel van jullie lezers ‘geeks’, kenniswerkers, ondernemers of mensen met een baas?

Gina: We hebben een geweldige mix van lezers, van hardcore Linux-geeks tot freelancers en ‘cubicle warriors‘. Ik denk dat met het volwassen worden van de website hij ook wat meer ‘geeky’ en technisch geworden is. We proberen de balans te vinden met meer artikelen over lifestyle en minder technische berichten in de weekenden.

Kan je me iets vertellen over hoe het werk aan de website is georganiseerd? Hebben jullie afspraken over aantallen berichten per auteur? Hoe beheren jullie de reacties?

Gina: Elke redacteur probeert 6 berichten per dag te schrijven, afhankelijk van hoeveel materiaal er is. We publiceren één langer hoofdartikel per dag, een artikel dat meer is dan een link met beschrijving. Originele content die je alleen op lifehacker.com vindt. Het vraagt veel coördinatie om er voor te zorgen dat we niet dezelfde tips geven, dus wij overleggen achter de schermen veel met elkaar. Mijn uitgever, Gawker, heeft iemand die de reacties modereert van een aantal websites en ook van lifehacker.com. Op die manier kunnen wij focussen op het schrijven. Toen de website startte was ik in mijn eentje en schreef ik ongeveer 12 artikelen per dag. We hadden toen niet de mogelijkheid om te reageren, dus er was minder coördinatie maar veel meer werk!

Hebben jullie wel eens te maken met comment-trolls?

Gina: Ons reactie systeem is niet open, je moet een reactie indienen en die moet goedgekeurd worden voordat hij geplaatst wordt. Maar zelfs met die poortwachter krijgen we wel eens trollen. We blokkeren hun account en de mogelijkheid om te reageren.

Hoe gebruik je lifehacks in je eigen leven en werk?

Gina: Ach, ik gebruik waarschijnlijk bijna alle hacks die op de website staan in mijn dagelijks leven. Vooral de hacks over het beheren van je e-mail, het organiseren van je werkplek en het opslaan van documenten. Na drie jaar en duizenden berichten is het grootste deel van mijn workflow wel beschreven op de website.

Zie jij dat er iets veranderd in het bedrijfsleven wat betreft de software die gebruikt wordt? Een verschuiving naar webbased producten of web 2.0 toepassingen?

Gina: Dat vind ik moeilijk te zeggen want ik heb al jaren niet meer in een bedrijf gewerkt, maar ik hoor zeker wel van lezers dat zij de door de IT afdeling geleverde pakketten vaker de rug toekeren en op eigen initiatief webbased software zoals Google Apps gebruiken om hun informatie te beheren en delen.

“I’m so looking forward to it!! ”, twitterde Gina Trapani ons over haar reis naar Nederland. Wij zijn heel erg blij dat ze komt.

Op 12 februari zag ik de BBC – Horizon documentaire “how to make better decisions“. Hierin was te zien dat onderzoek heeft aangetoond dat het deel van de hersenen waar emoties worden verwerkt (amygdala), grote invloed heeft op het maken van keuzes. Het is je ‘frontale kwab’ die deze ‘amygdala’ van rationeel tegenwicht moet voorzien, en die frontale kwab doet bij de een zijn werk beter dan bij de ander.

Bij de ‘Prospect Theorie‘ laat je mensen kiezen tussen wel of niet gokken. De keuze is telkens vergelijkbaar maar op een andere manier vormgegeven. De ene geeft je eerst een gevoel van ‘rijkdom’ en je moet gokken om die niet te verliezen, en de tweede gaat uit van je huidige situatie en je kan gokken om rijkdom te verkrijgen. Het blijkt dat mensen eerder gokken om verlies te beperken dan om winst te vergroten!

Daarnaast zijn we ook nog eens keuzeblind. In een experiment van Lars Hall en Petter Johansson moesten proefpersonen kiezen tussen twee foto’s van mensen. Soms verwisselde de onderzoeker de gekozen foto zodat de proefpersoon de NIET-gekozen foto kreeg. De proefpersoon merkte dit vrijwel nooit op en kon vervolgens ook met de verkeerde foto in de hand de keuze voor die bewuste foto uitstekend beargumenteren. Wij zijn er dus heel erg goed in om onszelf voor het lapje te houden.

Maar er gloort licht aan de horizon: Garth Sundem schreef ‘Geek Logik‘ een boek vol wiskundige formules (met een knipoog) waarmee je door het invullen van een serie variabelen een rationele uitkomst krijgt op basis waarvan je beter kan kiezen. De ‘beste’ keuze rolt zo uit die formule. Garth zegt zelf dat het niet om de formule zelf gaat, maar het invullen van al die variabelen stimuleert het rationele deel van je hersenen om vanuit de feiten naar een beslissing te kijken. Je maakt zogezegd je frontale kwab alert en wakker, je versterkt hem.

De documentaire besluit met vijf tips die ik jullie niet wil onthouden:

1. Wees je bewust van de kracht van emoties en de kunst om jezelf voor de gek te houden.
2. Wees alert op keuzes die om ‘verlies of winst’ lijken te draaien; vraag je af of je gemotiveerd wordt door de angst om iets kwijt te raken en kijk dan nog een keer meer rationeel naar je keuze.
3. Maak een lijst met pro’s en een met contra’s, geef elk argument een cijfer naar de mate van belangrijkheid en tel de scores per kolom op. Dit is een versimpelde versie van de Multi attribute utility. Deze wordt gezien als een rationele optimale manier om complexe beslissingen te nemen.
4. We slagen er vaak niet in om voldoende hypotheses te formuleren. Stel jezelf de ‘waarom vraag’ 5 keer. Je vraagt dus dóór: “waarom wil ik liever die BMW?”, “omdat ik dat een stoere auto vind”, “waarom is een stoere auto belangrijk?” etc. Dan kom je makkelijker bij de basis van je keuze en je verbreedt je zoektocht naar perspectieven.
5. Je brein kan niet teveel opties tegelijk aan, dus verdeel ze onder in beheersbare groepen. Een beslisboom dus. Groepeer een overweldigende hoeveelheid informatie en mogelijkheden in categorieën, zo kan er telkens een cluster aan mogelijkheden afvallen.

Tot slot: rationeel beslissen kan je helpen om een betere of een optimale keuze te maken. Maar als jij de ervaring hebt dat je intuïtie of voorgevoel vaak raak is, train jezelf dan ook om daarnaar te luisteren en neem dat mee in je keuze.
Als ik deze documentaire had gezien voordat ik naar een nieuwe mobiele provider overstapte en een telefoon uitzocht, had ik waarschijnlijk heel anders gekozen. Maar dat wil ik niet weten, want ik begin er eindelijk in te slagen mijn keuze te rationaliseren

Lifehacking.nl is een platform/community waar handigheden, tools, wetenswaardigheden en zo worden uitgewisseld. Gericht op het makkelijker en handiger maken van je leven, zowel privé als professioneel. Dit kan je heel breed zien, maar ik zal een paar zaken die nadrukkelijk aan de orde kwamen kort toelichten. De nadruk ligt vooral op de nieuwe ontwikkelingen op het gebied van Web 2.0.

Tip: Als je nog niet zo op de hoogte bent van dit soort zaken en je afvraagt waar we allemaal mee bezig zijn, denk dan 2 minuten aan iets leuks en kijk dan eerst naar [kml_flashembed movie="http://www.youtube.com/v/pMcfrLYDm2U" width="425" height="350" wmode="transparent" /] voor je verder leest.

Lifehacking is een samenstel van handigheden op het gebied van persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en kennismanagement zodat je zo min mogelijk tijd kwijt bent aan rompslomp en meer tijd kan besteden aan de dingen die er toe doen. Dat Web2.0 daarbij zo’n grote rol speelt komt doordat je op het internet heel veel (vaak gratis) software en toepassingen vindt, die helpen bij het vinden, filteren en delen van informatie. Daarnaast is er veel aandacht voor het slimmer gebruiken van je computer. Vooral kenniswerkers hebben veel voordeel van het toepassen van lifehacks in hun praktijk.

Timemanagement: GTD – Getting Things Done

Simpel gezegd: De dingen die je moet doen, zo efficiënt en makkelijk mogelijk doen.

HET boek hierover: Getting things done van David Allen. Doordat je onderbewustzijn zich bezig houdt met alles wat je nog moet doen, lezen, mailen, regelen, organiseren etc. ontstaat er onrust en stress. Als je alles wat je nog moet doen in een waterdicht systeem hebt georganiseerd, hoef je niet meer te denken; O ja ik moet dat en dat nog doen. Dit soort dingen bedenk je meestal op het verkeerde moment (onderweg, in bed) wanneer het helemaal geen zin heeft
eraan te denken.

Hoe om te gaan met informatie die binnenkomt:

• Verzamelen
• Beslissen
• Organiseren
• Doen
• Overdenken

Hiervoor zijn allerlei tools in te zetten, bijvoorbeeld Outlook. Iedereen kan dit op zijn eigen manier inrichten, allerlei tips en tools zijn te vinden op http://lifehacking.nl/tag/getting-things-done/
Taco Oosterkamp, gaf op de lifehacking academy een workshop Getting Things Done. Een interessante en boeiende spreker.

Kennismanagement: RSS

Kom jij wel eens op leuke/nuttige sites die je bij wil houden, maar je wil niet onthouden om er elke dag / week op te kijken? RSS is daarvoor de ideale oplossing. Je abonneert je eenvoudig (gratis) op een of meerdere sites en krijgt dan alle nieuwe berichten overzichtelijk in je RSS reader te zien. Zo kun je ook eenvoudig expert op een vakgebied worden door de relevante en nieuwe info goed bij te houden.

Ik gebruik Google Reader (www.reader.google.com), een alternatief is Netvibes. Dit zijn online RSS readers, zodat je op iedere willekeurige computer of je mobiele telefoon (als je daarop internet hebt) je RSS feeds kunt bekijken.

• Goed artikel op Marketingland over RSS.
• Filmpje met uitleg (engels) http://www.commoncraft.com/rss_plain_english
• http://lifehacking.nl/tag/rss/

Martijn Aslander gaf een lezing over ‘De Magie van RSS’. Sanne Roemen gaf een workshop over online samenwerken met ‘social software’: social bookmarking, wiki’s, weblogs en online gratis kantoorsoftware.

Kennismanagement: Social Bookmarking

Eenvoudig je eigen bookmarks/links op het web publiceren. Zo geef je je netwerk inzicht in waar je mee bezig bent en wat je leuk, boeiend, interessant etc. vindt. Je kunt ook “tags” aan de links koppelen. Dat zijn een soort ‘etiketten’ waarmee je aangeeft waar een link over gaat. Deze worden handig gepresenteerd zodat je met 1 klik alles te zien krijgt over dat onderwerp. Op een tag kan je met RSS een abonnement nemen, zodat je automatisch de websites of artikelen te zien krijgt die door anderen rond dat onderwerp gevonden worden. Online je favorieten opslaan is daarnaast handig omdat je op iedere willekeurige pc zelf je bookmarks bij de hand hebt.

• Een site: http://del.icio.us
• Mijn pagina: http://del.icio.us/jeroendoensen
• Video met simpele uitleg (engels): http://www.commoncraft.com/bookmarking-plain-english

Online samenwerken

Het wordt steeds eenvoudiger om met bijvoorbeeld projectgroepen gebruik te maken van software en tools die je via internet benadert. Groot voordeel is bijvoorbeeld dat je agenda’s kunt delen, samen aan documenten werkt zonder je af te vragen wat ook alweer de laatste versie was. Er zijn allerlei verschillende pakketten in omloop, een overzicht hier: http://lifehacking.nl/tag/software/
Vaak zijn ze ook nog gratis.

Ik overweeg zelf om met Zoho aan de slag te gaan en/of wellicht Google Apps.

Kennismanagement: Wiki.

In een wiki bouw je samen met anderen aan een document. De online encyclopedie Wikipedia is een voorbeeld. Voor het bouwen van een wiki zijn verschillende gratis mogelijkheden, bijvoorbeeld Wetpaint of PBWiki.
Video met simpele uitleg (engels): http://www.commoncraft.com/video-googledocs

Sociale netwerken

Uiteraard kwamen ook sites als LinkedIn aan de orde. LinkedIn is een mooie tool om je netwerk mee vast te leggen en inzicht te krijgen in de kracht van je netwerk. Je maakt connecties met mensen die je kent en kan bij je connecties bekijken wie zij allemaal kennen (die je eenvoudig kunt benaderen). Handig als je een business partner zoekt, een nieuwe baan, gelijkgestemden, informatie over personen/bedrijven etc.

• Video met simpele uitleg (engels): http://www.commoncraft.com/video-social-networking
• Mijn profiel op LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/jeroend
• Mijn profiel op Hyves: http://jeroend.hyves.nl/
• Mensen zoeken in meerdere netwerken: http://www.wieowie.nl/
• Zelf je eigen, desgewenst afgeschermd, sociale netwerk opzetten kan eenvoudig op bijvoorbeeld http://www.ning.com/

Arjan Radder van IBM gaf hierover een lezing. IBM heeft hiervoor een tool die bijvoorbeeld binnen bedrijven te gebruiken is, IBM Lotus Connections. Zag er mooi uit, maar ik vraag me af of je hiervoor geld uit zou moeten geven als je
met bijvoorbeeld ning ook een heel eind komt, en dat is wel gratis!

Ook Jan Mulder sprak over online netwerken, hij ging meer in op de kracht van de links die je in de tweede en derde graad in je netwerk hebt, en over het ‘hoe’ van online netwerken.

Weblogs

En tot slot is een bericht zoals dit iets dat je op een blog zou kunnen zetten. Op een blog plaats je eenvoudig artikelen waarmee je kennis kan delen en waar je bezoekers op kunnen reageren. Dit wordt ook vaak gebruikt door teams binnen bedrijven of zoals bij Lifehacking.nl door een groep mensen die graag over een bepaald thema schrijft. Daarnaast is een weblog ‘gewoon’ een website met een gebruiksvriendelijk content management systeem. Veel bedrijven en zelfstandigen gebruiken dan ook een weblog voor hun online marketing. Op de Lifehacking Academy in Groningen gaf Erno Hannink een workshop over dat onderwerp.

• Als je wil weten wat er over jezelf of je bedrijf op blogs wordt geschreven, zie: http://blogsearch.google.com/
• Video met simpele uitleg (engels): http://www.commoncraft.com/blogs

En nieuw en hip is twitteren, zeg maar mini bloggen: http://twitter.com/
En dan heb je ook alweer web 3.0…. http://en.wikipedia.org/wiki/Web_3

Overige thema’s

• Nils Roemen gaf een workshop over persoonlijke ontwikkeling met als thema ‘zelfvertrouwen’
• In Groningen was Justien Marseille (futuroloog) van de partij. Zij zet de huidige ontwikkelingen in een maatschappelijke en sociologische context en neemt ons mee in een vogelvlucht over de mogelijke toekomst.
• Ook in Groningen: Ronald Meinders over informatiestress. Hoe dat werkt in je hoofd en hoe je ermee om kan gaan.
• Natasha Cloutier over ‘podcast je verhaal’ en
• Wilma Vervoort over Group decision software: een platform dat bij vergaderingen gebruikt kan worden om beslissingen te ondersteunen en de groepsdynamiek goed te benutten.
• Marcel Kuhlman over Schitterend organiseren: doen waar je goed in bent en waar je je goed bij voelt.

Ben benieuwd wat jullie ervan vinden. Het inzetten van tools als RSS maakt het leven echt makkelijker, een aanrader!

Zwaaiii,
Jeroen

N.B. voor elke Lifehacking Academy proberen we een programma samen te stellen waarbij time management, kennismanagement en persoonlijke ontwikkeling aan de orde komen, met wisselende sprekers. De volgende is in het voorjaar van 2008.

Overigens heb ik als oplossing daarvoor bedacht dat ik stop met het erg vinden en met schuldgevoelens. Zodat ik kan genieten van het procrastrineren. Want de dingen die ik tijdens het procrastrineren doe, zijn vaak wel gewoon nuttig en moesten eigenlijk OOK gebeuren! Dan kan je er maar beter van genieten. Betrap je jezelf dus op procrastrinatie, dan is mijn advies: duik er vol in en geniet ervan!

[kml_flashembed movie="http://www.youtube.com/v/4P785j15Tzk" width="425" height="350" wmode="transparent" /]

De maker van dit filmpje heeft er trouwens nog veel meer… voor als je toch aan het…… bent.

Het komt erop neer dat mensen het recht moeten hebben om bewust om te gaan met de eindeloze stroom digitale (en andere) communicatie. We voelen ons allemaal wel eens overdonderd door de hoeveelheid communicatie die op ons afkomt. Je kan zelf veel doen om dit te kanaliseren en de macht over je inbox en je telefoon terug te nemen. Vanaf het moment dat jij er voor kiest om heel bewust om te gaan met je communicatie kies jij er dus voor om je tijd, aandacht en focus zo te gebruiken dat je zo min mogelijk tijd kwijt bent aan gedoe, en zoveel mogelijk aandacht kan schenken aan de dingen die er echt toe doen.

Vervolgens loop je tegen de sociale druk aan die een belangrijke factor is bij de dictatuur van de bereikbaarheid. De mensen om je heen, klanten, je baas, je familie, je vrienden, ze kunnen wel eens geprikkeld reageren als jij niet je telefoon opneemt, niet snel genoeg terugbelt of niet binnen een kwartier reageert op een mailtje. Dat is óók een onderdeel van de informatiestress. Misschien maak je je er zelf ook wel eens schuldig aan.

Ben ik ouderwets als ik met weemoed terugdenk aan de tijd dat niet iedereen die ik kende een telefoon had, laat staan een antwoordapparaat? Toen het hebben van een mobiele telefoon nog streberig en dikdoenerij was. Toen je voor e-mail nog moest inbellen en lang wachten. Niet omdat we toen zo lekker met rust gelaten werden, maar omdat we minder informatiedruk voelden.

We kunnen misschien niet de mentaliteit van de hele wereld veranderen, maar wel die van onszelf en ons netwerk. Door zelf bewust om te gaan met communicatie en door anderen te helpen om dat te doen. Door het zelf te doen, zet je anderen misschien aan het denken en stimuleer je ze om het ook te doen. Als je omgeving eenmaal gewend is aan jouw manier van communiceren, weten ze ook dat je hen de volle aandacht en focus geef op de momenten dát je belt of mailt.

Daarom hier, vrij vertaald, de 10 punten uit The E-Tool Bill of Rights:

• Artikel 1: E-mail die langer is dan twee paragrafen wordt niet verstuurd. In plaats daarvan besparen we tijd door de telefoon te pakken.
• Artikel 2: elke Blackberry moet een 12-stappen counseling programma bevatten.
• Artikel 3: mensen die overweldigd worden door hun inbox, halen hun berichten op vooraf vastgestelde tijdstippen binnen om aandachts-tekort te voorkomen.
• Artikel 4: men wordt geacht de urgentie van een bericht in te schatten alvorens erop te reageren.
• Artikel 5: het is niet toegestaan om e-mail ‘draadjes’ van een kilometer, hele boekwerken of flauwe kettingmail grappen te versturen.
• Artikel 6: bedrijven hanteren gedragscodes voor het uitsturen van E-mail alsof het om de uitstoot van CO2 gaat.
• Artikel 7: alle apparaten voor elektronische communicatie worden ingenomen of thuis achtergelaten alvorens op vakantie te gaan.
• Artikel 8: de vooronderstelling dat iemand altijd digitaal bereikbaar is simpelweg omdat de instrumenten beschikbaar zijn, wordt losgelaten. In plaats daarvan is uitgangspunt dat ieder zijn communicatie beheerst. Betere vertaling (met dank aan Luud de Brouwer): Je mag niet uitgaan van de vooronderstelling dan iemand onbeperkt digitaal bereikbaar is, simpelweg omdat de instrumenten beschikbaar zijn. Berichtenmanagement is verplicht.
• Artikel 9: het is toegestaan om auto-responders te gebruiken voor het blokkeren van ‘focus-zones’ voor optimale productiviteit.
• Artikel 10: E-contact vrije zones / dagen worden afgesproken om de prestaties te verhogen en innovaties te stimuleren.

Ervaar jij ook sociale druk en dictatuur van de bereikbaarheid? Betrap je jezelf er wel eens op dat je dit bij een ander doet? Hoe ga je met je binnenkomende en uitgaande communicatie om? Deel je ervaringen en adviezen hieronder in de reacties.
Artikel 8 vond ik een beetje lastig te vertalen, als iemand daar een betere vertaling voor weet hoor ik het ook graag.

Een mogelijke definitie hiervan is: “een web office pakket levert een combinatie van functionaliteten voor productiviteit, publiceren en samenwerken. Een web office levert de functionaliteit van desktop kantoor toepassingen (zoals Microsoft Office) uitgebreid met specifieke internet eigenschappen”.
[vrij vertaald naar Read/Write Web]

Het afgelopen jaar zijn deze pakketten uitgegroeid tot volwaardige, vaak gratis alternatieven voor lokaal (op je computer) draaiende kantoortoepassingen. En door de internet functionaliteit is het delen van documenten, samenwerken aan toepassingen en versie beheer extreem veel makkelijker geworden. Je gebruikt ze met je internet browser, dus je kan vanaf elke computer met internet toegang aan je documenten werken.

Waarom is dat zo handig? Dat leggen de heren van Common Craft je op geheel eigen wijze glashelder uit.

Een paar van de pakketten uitgelicht:

Google Apps

Google Apps biedt een gratis versie en een betaalde. Met de betaalde kan je Google apps onder je eigen domein draaien. Dat is handig voor het (klein-)bedrijf. Google Apps bestaat uit

• Tekstverwerking, spreadsheets en presentaties maken met Google docs & spreadsheets,
• E-mail: Gmail,
• Chat: Google Talk,
• Kalender: Google Calendar,
• Webpagina’s bouwen: Page Creator
• Persoonlijke startpagina: Start Page.

Je kan documenten met anderen delen en zij kunnen eraan bijdragen. Je kan de wijzigingen die zij hebben aangebracht duidelijk zien en eventueel terugdraaien.
Als je ‘Google Gears’ geïnstalleerd hebt, kan je ook offline aan een document werken. Handig voor als je even geen internet verbinding hebt.
Een presentatie kan je op het internet ‘afspelen’ en tegelijkertijd erover chatten, dat is handig wanneer je feedback van iemand wilt op je presentatie.
Google Calendar werkt met het iCal formaat. Je kan je dus op Google Calendars ‘abonneren’, zodat je de data automatisch in je eigen kalender ziet (ook Apple’s iCal en Outlook dus). Handig bijvoorbeeld als een poppodium een iCal kalender maakt van de optredens in de komende maanden, of om op de hoogte te blijven van feestdagen van een bepaald geloof.
Een Wiki zou een handige toevoeging kunnen zijn, en misschien een uitbreiding van de adresboekfuctie van Gmail met CRM functionaliteit.

Men maakt zich wel eens zorgen over het informatie-monopolie van Google en over de privacy van documenten die bij Google op de server staan. Ik vind die materie nogal complex, dus je moet daarin je eigen keuzes maken. Het privacy beleid van Google staat hier.

Zoho

Zoho is gratis en zeer compleet met de volgende applicaties:

• tekstverwerking,
• spreadsheet,
• presentaties,
• een notitieblok,
• planner,
• chat
• mail.
• wiki
• een web-toepassingen bouwer,
• web conferencing,
• projectmanagement software (1 project managen is gratis)
• en een CRM toepassing (gratis tot 3 gebruikers).

Zoho is dus meer uitgebreid dan Google Apps. Zoho maakt ook gebruik van Google Gears om offline werken mogelijk te maken. Volgens mij is Zoho de meest complete en uitgebreide onder de web-based office pakketten. Ik heb Zoho niet getest, gebruikers die hun ervaringen met ons willen delen nodig ik van harte uit om dat in de reacties te doen!

ThinkFree

Met tekstverwerking, spreadsheets en een presentatie pakket is ThinkFree een vrij basale ‘vervanging’ van Microsoft office. Wel gaan ze er prat op de beste compatibiliteit met Microsoft office te bieden en kan je met ThinkFree Server de applicaties op je eigen server draaien. Een prima kandidaat in de categorie ‘niet veel, maar wel goed’.

Zimbra (Eigendom van Yahoo)

Zimbra biedt office programma’s zoals tekstverwerking en spreadsheets, e-mail en een kalender. Het is echter een pakket dat je aanschaft en zelf moet hosten. Je hebt dan geen last van privacy issues, maar daarmee is het niet geschikt voor eenpitters en thuisgebruikers. Voor bedrijven kan het wel een goed alternatief zijn. Kijk op Read/Write Web voor een uitgebreide recensie.

Microsoft Office Live.

Office Live is er in drie versies: Basics (Gratis), Essentials (19,95 usd / maand) en Premium (39,95 usd / maand). De Basics variant biedt geen kantoorsoftware, alleen e-mail, een website en een advertentieservice. Bij Essentials is de enige kantoor applicatie de Business Contact Manager. En bij Premium krijg je daar ‘online applicaties voor het managen van klanten, werknemers, projecten en kritieke business data’ bij.

In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden is het dus GEEN web-based variant van hun allesoverheersende kantoorpakket Microsoft Office maar eerder een aanvulling daarop. Terwijl juist voor Microsoft het aanbieden van centrale bestandsopslag, het delen en samenwerken aan documenten en versiebeheer een enorme markt zou kunnen zijn.

Conclusie:

Google is momenteel marktleider en erg uitgebreid en gebruiksvriendelijk. Door de extra functionaliteit gaat mijn voorkeur op dit moment uit naar Zoho. Beiden ontwikkelen voortdurend nieuwe toepassingen en functionaliteiten dus dit is slechts een moment opname. Ik denk wel dat deze twee de komende tijd de markt blijven bepalen tenzij Microsoft met een volwaardig Web-Based model komt. Daar zullen dan wel kosten aan verbonden zijn, maar door de huidige marktpositie van hun Office pakket zal dat waarschijnlijk weinig invloed hebben.

Wat denken jullie? Gebruik je web-based office toepassingen? Werk je samen met anderen aan online documenten? Deel je ervaringen hieronder in de reacties.

Meer lezen

Op Read Write Web staat nog een mooi artikel over 10 “Must Have” Online Office Apps.
Edit Grid focust op één toepassing: spreadsheets. Handig voor gebruikers van Apple’s iWork t/m versie 7. Daar zit geen spreadsheet programma bij.

Links uit dit artikel

Een terugblik op de ontwikkelingen van online office pakketten in 2007 op Read/Write Web.
Common Craft Video: Google Docs & Spreadsheets in Plain English
De Common Craft Video met Nederlandse ondertitels.
Google Apps.
Zoho.
Thinkfree.
Zimbra.
Microsoft Office Live.

Social bookmarking: je slaat je favoriete websites online op, dus je kan er overal bij, niet alleen vanaf je eigen computer. Je kan ‘tags’ toevoegen aan je favorieten, zodat je ze in verschillende categorieën kan opslaan. En het mooie is: je kan je abonneen op tags (bijvoorbeeld ‘socialweb‘ of ‘lifehacking.nl‘) en op gebruikers (een expert in je vakgebied) met RSS. Op die manier hoef je zelf niet meer op zoek naar de nieuwste content over de onderwerpen die je boeien. Het is ook heel handig voor het samenwerken in teams of met klanten.

Zoals je ziet, is het lastig uit te leggen in woorden. Vandaar dat de video’s van Common Craft zoveel waard zijn. Zie hier “Social bookmarking in plain English”

[kml_flashembed movie="http://www.youtube.com/v/x66lV7GOcNU" width="425" height="350" wmode="transparent" /]

Creative Commons

Op de site van Common Craft vind je meer video’s.
En op DotSub staat een aantal van deze video’s met ondertiteling.

Shaun P. Aune maakte afgelopen zomer een overzicht van online beschikbare programma’s voor productiviteit. Zijn onderverdeling in categorieën is interessant te noemen:

• Plannings software, waaronder ook projectmanagement tools en agenda’s.
• Onderwijs software zoals roosters, opdrachten, notities
• To-do lijstjes software
• Ouderschaps software; klusjesmanaement, boodschappenlijstjes, vakantieplanners
• Team software die de samenwerking moet vergemakkelijken

Een andere lijst komt van James Mowery. Hij houdt het wat traditioneler:

• Tekstverwerkingsprogramma’s
• Web portals
• Kalenders en agenda’s
• Contactpersonenbeheer
• Nieuws lezers / RSS lezers
• Communicatie
• Software voor flowcharts en diagrammen
• Kaarten en routeplanners
• Online bestandsopslag en bestanden delen

Vergaap je en verdwaal in de mogelijkheden (als je daar tijd voor hebt . En laat ons weten wat je ervaringen zijn.

Even een paar soorten berichten die er in zo’n voicemail box staan:

1. Urgente berichten die snel een reactie van mij eisen: “kan jij in plaats van morgen vanmiddag al afspreken?”, “ik ben onderweg naar jou maar ben het adres kwijt” of “ze hebben geen Phad Tai meer hier, wat wil je in plaats daarvan eten?”
2. Niet urgente berichten die een reactie van mij eisen: “ik wil even iets tegen je aan houden”, “heb je binnenkort een keer tijd voor…”
3. Urgente en niet-urgente berichten waar geen reactie op nodig is: “ik ben 10 minuten later”, “beamer is geregeld”
4. Telefonische verkoop…

En dan nu de context die nodig is om adequaat op deze vragen te kunnen reageren:

1. Urgente vragen zou ik discreet moeten kunnen bekijken en beantwoorden. Voicemail afluisteren tijdens een cursus is niet discreet. SMS lezen en snel beantwoorden kan meestal wél.
2. De categorie dingen waar ik even de tijd voor wil nemen vraagt dat ik ergens op een stille plek ben en een kwartiertje heb om er in te duiken.
3. En de laatste categorie… daar wil ik helemaal geen ruimte voor maken.

Wat gebeurt er nu met deze vragen wanneer ik mijn voicemail UIT zet?

De praktijk wijst uit: de meeste mensen die mij bellen ken ik al, en zij staan in mijn adreslijst. Ik kan dus zien wie er belt. Ik kan redelijk inschatten of snel terugbellen nodig is. Wat bijna iedereen wel weet is dat ik sowieso ALTIJD terugbel ZODRA ik in de gelegenheid ben.

De dictatuur van de bereikbaarheid is hardnekkig. Mijn omgeving is er inmiddels aan gewend dat ik alleen opneem wanneer ik de gelegenheid heb. Mijn netwerk is dat zelfs prettig gaan vinden want ze weten dat ze mij nooit kunnen storen, dat ze altijd de volle aandacht krijgen. Dat geeft hen juist een rustig gevoel. Ik bel wel eens iemand die opneemt met ‘San, ik bel je zo terug, zit even aan de andere telefoon!’ of ‘ik sta net af te rekenen bij de supermarkt’. Ik snap niet zo goed waarom hij dan überhaupt de telefoon opneemt. Het geeft mij een soort drempel om te bellen, omdat ik altijd een soort van ‘bang’ ben dat ik iemand stoor.

Veel mensen hebben al door dat e-mail of sms nog handiger werkt. Vooral sms: tijdens een bijeenkomst kan ik sms discreet lezen en beantwoorden. Er moet dan wel iets zinnigs in het sms-je staan, dus niet ‘kan je even terugbellen’ maar een korte indicatie van onderwerp en urgentie.

Nummerweergave moet wel aanstaan. Ik hoor steeds vaker dat mensen hun telefoon niet meer opnemen als er ‘onbekend nummer’ in het display staat. Zelf neem ik die telefoontjes ook nooit op. Het zijn namelijk 9,9 van de 10 keer telemarketeers. Het kan wel gebeuren dat iemand bij een bedrijf werkt waar nummerweergave uit staat. Die mensen bellen mij dan met hun mobiele telefoon.

Mijn voicemail staat nu dus UIT, maar ik ben daar nog niet helemaal gelukkig mee.

Ik zou graag willen dat mensen die mij bellen, horen ‘ik ben nu niet in de gelegenheid om de telefoon op te nemen, als je een vraag hebt, stuur die dan alsjeblieft per sms of e-mail…’ Iets van die strekking. Mijn provider leverde die dienst niet dus stap ik in januari over. Nadeel daarvan is weer dat de beller altijd verbinding maakt en dus gesprekskosten heeft. Zou het een idee zijn als providers bij wijze van service (desnoods tegen extra abonnementskosten) de verbinding met mijn voicemail niet bij de beller, maar bij mij in rekening brengen? Daar zou ik geen bezwaar tegen hebben.

[dit is een bewerking van een eerder artikel op mijn eigen weblog]