Lifehacking

Als koffiefan kan ik me mateloos ergeren aan horecapersoneel wat het presteert om ondanks een voorraad goed gebrande koffiebonen, dure glimmende espressomachines en een stevige prijs toch een ranzig drankje te serveren wat in de verste verte niet smaakt naar wat het had kunnen zijn. Al die moeite van irrigatie, verzorging, plukken, sorteren, transporteren en branden wordt in één minuut om zeep geholpen in de handen van iemand die zich wel laat betalen, maar vervolgens zijn of haar werk niet serieus neemt. En dus sleep ik de laatste jaren m’n espressoapparaat mee als ik op reis ben. In de auto is dat wat omslachtig maar best te doen, in het vliegtuig wordt het wat lastiger. En omdat ik steeds meer onderweg ben om ook internationaal mensen te leren hun inbox elke dag leeg te maken, moest ik iets beters vinden. Dat …

Sommige mensen denken dit ik e-mailen leuk vind, omdat ik er een boekje over schreef. Maar het tegendeel is natuurlijk waar: ik probeer e-mailen zoveel mogelijk te optimaliseren, juist om er zo min mogelijk tijd aan te besteden. En volgens mij zou dat voor meer mensen handig zijn.

Ja, ook ik vind mail vaak heel efficiënt en handig. De techniek heeft zoveel mogelijk gemaakt waar mijn grootouders zich niets bij hadden kunnen voorstellen. Maar als ik bij een training of seminar vraag wie er nou echt geniet van z’n mail, krijg ik niet zoveel respons. Daarom heb ik mijn top 23 tips voor slimmer en sneller mailen hier op een rijtje gezet. Voor de insiders zijn het allemaal open deuren, waar we het hier op Lifehacking.nl al veel vaker over hebben gehad. Maar bij elk seminar waar ik spreek ontmoet ik …

Veel mensen gebruiken hun muis om in Outlook een andere map te openen. Bijvoorbeeld als je van je inbox naar een takenlijst gaat, of naar je kalender. Nu vind ik muizen zelf veel te traag voor iets wat ik zo vaak doe op een dag, dus ik gebruik meestal Fingertips om een andere map te openen. Met vier toetsaanslagen sta ik in m’n inbox, of m’n takenlijst. Maar ook in plain vanilla Outlook kun je met je toetsenbord naar een andere map navigeren:

1. Open met Ctrl+Y het dialoog ‘Ga naar map…’
2. Toets vervolgens de eerste letter van de mapnaam in op je toetsenbord. Of type meteen meerdere letters van de mapnaam in, als je meer mappen hebt die beginnen met dezelfde letter.
3. Gebruik op je toetsenbord pijltje naar rechts en pijltje …
   Lees meer …

Ik zit achterin de zaal te kijken naar Jeroen Busscher, die mijn collega Marleen Kruyswijk ondervraagt over het Getting Things Done schema. Eén van punten in dat schema is het weggooien van dingen. Waarop Jeroen vraagt: “Waarom is dat zo moeilijk, dat weggooien?”. Ik weet er nu drie. Wie noemt er nog een paar als commentaar op deze post? Weggooien is zo definitief. Als je allemaal papieren op je bureau hebt liggen weet je heus wel dat je een bepaald percentage van die papieren nooit meer gaat zien. Laat staan dat je er wat mee gaat doen. Maar zodra je de beslissing neemt om het weg te gooien, kun je niet meer terug. Dat is nogal een hobbel. Vooral voor perfectionisten, twijfelkonten en angsthazen. (Een tussen-prullenbak is dan een idee. Zet gewoon een aparte doos neer voor twijfel-weggooien. Na drie …

Het is maar een simpel dingetje, maar ik kan er zo blij van worden als ook de simpelste dingen ‘smooth’ lopen.

• Gisteravond was ik aan het schrijven met m’n vulpen en raakte de vulling leeg.
• Ik pakte een nieuwe vulling uit m’n etui.
• Daarna plaatste ik een aantekening op m’n stufflijstje, dat ik nieuwe vullingen in m’n etui moest doen.
• Vandaag ben ik even op kantoor, zie ik die notitie en pak ik twee nieuwe vullingen uit de kast.
• De volgende keer dat m’n vulling op is doe ik precies hetzelfde, want zo doe ik het nu al een paar jaar sinds ik met Getting …
  Lees meer …

Kost alle rompslomp in je leven en werk jou ook teveel tijd en energie? Voor veel mensen bestaat een groot deel van hun werk uit dingen die je wél moet doen, maar waar je eigenlijk niet zelf voor had gekozen. Het nabellen van een e-mail, het verplaatsen van afspraken, het terugsturen van facturen of het achter de broek zitten van een aannemer… Allemaal rompslomp die je afhoudt van het werk waar je je eigenlijk op wilt concentreren. Een leven met minder rompslomp zou een stuk creatiever en effectiever zijn. Je zou meer gedaan krijgen, letterlijk en figuurlijk minder moe worden van al dat gedoe en veel meer tijd kunnen besteden aan interessante zaken. Met minder rompslomp zou je werkplezier waarschijnlijk aanzienlijk omhoog gaan. Toch zien …

Tijdens onze timemanagement training vandaag hoorde ik in verschillende woorden weer een paar keer de vraag hoe je het beste omgaat met onderbrekingen tijdens je werk. Je bent net lekker geconcentreerd bezig met het schrijven van een artikel als iemand je kamer binnenstapt en je aandacht vraagt. Of midden in een strategische denksessie met jezelf gaat de telefoon en vraagt een collega je hulp bij het oplossen van een probleem. Of nog erger: terwijl je druk aan het werk bent om het ene urgente probleem op te lossen, staat er alweer een rij met mensen klaar om de volgende calamiteiten op je bordje te leggen. Soms is het om wanhopig van te worden. En laat ik eerlijk zijn: er is geen pasklaar antwoord wat voor iedereen altijd overal werkt, maar ik heb wel een paar ideeën die je misschien kunnen helpen om er wat over na te denken. In de eerste plaats is je aandacht een vluchtig goedje. Voor je het weet ben je het kwijt. Je hebt concentratie nodig om goed na te denken, creatieve oplossingen te verzinnen en om in ‘flow’ te komen. Dat wil niet zeggen dat je altijd en overal geconcentreerd zou moeten zijn (lees Lucy Jo Palladino’s boek Find Your Focus Zone), maar wel dat het de moeite waard is om min of meer baas over eigen focus te zijn.

Van een eindeloos lange lijst met Eerstvolgende Acties word je niet blij (voor de helderheid: ik heb het niet over een ‘gewone’ todo-lijst). Zo’n lijst maakt je afgestompt, of gevoelloos. Een lijst met tientallen of honderden dingen die je moet doen werkt zo ontmoedigend, dat je ‘m liever ontloopt, negeert en uit de weg gaat. Daarom in dit artikel twee tips om die lijst wat overzichtelijk te houden.

Onderop mijn laptop zit een hele batterij stickers met barcodes, nummers en andere informatie. Zolang hij het doet en alles werkt is dat niet zo interessant, maar wanneer ik ‘m een keer wil herinstalleren of zelfs helemaal kwijt ben, is het handig om die gegevens bij de hand te hebben. Daarom heb ik m’n laptop maar op de scanner gezet. In één scan heb ik nu alles bij elkaar. Helemaal handig omdat na verloop van tijd de inkt op sommige stickers toch wat begint te vervagen. Voor deze hack heb je wel een flatbed scanner nodig, dit is één van de weinige situaties waarin een ScanSnap dan toch tekort schiet.

Met Getting Things Done heeft David Allen de wereld laten kennismaken met de 2 minuten regel. Dat is een heel handig principe, maar langzamerhand geniet ik ook steeds meer van de 12 minuten regel.

Die 12 minuten regel leerde ik van m’n Belgische vriend Johan D’Haeseleer. Hij vertelde dat hij continue een kookwekker op z’n bureau heeft staan en die op 12 minuten instelt. Elke keer dat die kookwekker afloopt, zet hij ‘m opnieuw. Met een digitale kookwekker is dat trouwens een fluitje van een cent. Johan gebruikt die wekker om te voorkomen dat hij afgeleid raakt. Elke twaalf minuten even een herinnering: ben ik nog bezig met wat ik wilde gaan doen?

Zelf gebruik ik de 12 minuten regel net iets anders: ik zet een digitale kookwekker op 12 minuten en gebruik die tijd om zoveel mogelijk e-emails te verwerken. Als de wekker …