Maar dat is ook niet zo’n handige strategie. Als je domweg je goede ideeën achterna loopt en verder nooit nadenkt over je langere termijndoelen, loop je het levensgrote risico dat je nooit eens iets echt uitwerkt. Je bent net begonnen om het goede idee van gisteren vorm te geven, maar laat alles weer uit je handen vallen omdat er vandaag een nieuw übercool plan in je hoofd opkomt. Je vrienden en collega’s hebben dat vaak snel door: je bent een dromer die honderden luchtballonnetjes laat vliegen, maar uiteindelijk komt er eigenlijk nooit wat van terecht.

Voor mij bood Getting Things Done de ideale oplossing voor dit dilemma. Vanaf het moment dat ik dit systeem van David Allen ging gebruiken, kon ik elk goed idee gewoon op een papiertje schrijven, of in een digitale notitie. Die notitie ging in een stuffbakje, om pas een dag later verwerkt te worden. Daarmee was de eerste enthousiaste emotie meestal ook al iets gezakt. Dat zorgt ervoor dat ik met net iets meer afstand, soms skepscis en vaak meer verstand naar het idee kon kijken. Door het simpele verwerkingschema van Getting Things Done kwam zo’n idee dan vervolgens terecht in m’n agenda, takenlijst, of op m’n Later/Misschien lijst.

En daar ontstond het volgende probleem. Als je elke dag drie of vier goede ideeën te binnen schieten, en je daar maar een paar ideeën van kunt uitvoeren, heb je er in de loop van een jaar toch een duizendtal items op je Later/Misschien lijst bij. En wat doe je dan met die lijst?

Het doorlezen en reviewen van honderden items is niet echt een pretje. Creatieve mensen, of mensen die veel goede ideeën van elders verzamelen, kunnen er dus baat bij hebben om hun Later/Misschien lijst net iets anders in te richten.

Ik noem drie voorbeelden.

1. Allereerst zou je een extra lijst kunnen maken voor dingen die sowieso op de langere termijn spelen. Ik heb bijvoorbeeld zo’n lange termijn Later/Misschien lijst die ik eens in het kwartaal probeer door te kijken. Op dit moment staan er 2.664 items (de oogst van zes jaar) op die lijst. Ik ben blij dat ik al die items niet elke week tegenkom tijdens mijn Wekelijks Onderhoud!
2. Je kunt ook een verschil maken tussen Later/Misschien items waar je iemand al een toezegging over hebt gedaan en items die jij alleen weet. Dat heb ik ook gedaan. Ik heb dus een aparte lijst met items waarvan ik weet dat ik die extra goed in de gaten wil houden, om mijn beloftes na te komen of te heronderhandelen. Op dit moment heb ik daar 85 items op staan. Die kijk ik zeker elke week door.
   Mijn gewone Later/Misschien lijst heeft op dit moment 515 items. Die heb ik grotendeels naar project of onderwerp gegroepeerd, wat het iets makkelijker maakt om die lijst door te kijken. Toch moet ‘m binnenkort weer eens flink opschonen om het weer echt leuk te maken.
3. Tenslotte hoorde ik van Martijn Aslander dat hij overweegt om een aparte lijst ‘research’ te beginnen. Dat leek me wel een slim plan, dus dat ga ik ook uitproberen. Die researchlijst komt dan tussen je stuffbakje en je Later/Misschien lijst in te staan. Zie het als een extra filter, een extra triage. In feite geef je jezelf nog net iets meer tijd en een extra beslissing, om definitief te besluiten dat een bepaald idee echt waardevol genoeg is om op je Later/Misschien lijst terecht te komen.

Daar waar sommige mensen moeite hebben om überhaupt ideeën te verzinnen, worstelen andere mensen met de ellenlange lijsten die niet meer leuk zijn om te lezen. Dat kan niet de bedoeling zijn en dus hoop ik dat deze tips je een stapje op weg helpen naar een net wat vloeiender lopend ideeën-verwerkingssysteem.

En schrijf vooral ook je eigen ideeën hieronder als commentaar. Ik ben razend benieuwd om te horen hoe jullie dit probleem hebben opgelost. Dat is dan weer het handige van al die creativiteit!

Je mijlpalen vieren

Oudejaarsavond wordt nog leuker als je het oude jaar tevreden afsluit en het nieuwe jaar met een schone lei begint. Herinner je je nog de middelbare school? Vier, vijf of zes jaar lang hard werken met als afsluiting het eindexamen. De weken daarna wacht je in spanning op het verlossende telefoontje van de conrector. ‘Je bent geslaagd.’ Yes!! Diploma gehaald! Wat een mijlpaal. Daar kon je blij mee zijn. Als je dat soort voldoening nu nog steeds zou kunnen voelen, zou je meer plezier hebben van je werk.

Het huisvrouwensyndroom

De meeste mensen doen in een jaar zoveel verschillende dingen dat ze het niet meer bijhouden. Wij noemen dat ‘het huisvrouwensyndroom’: de hele dag druk bezig zijn met kinderen naar school brengen, boodschappen doen, was draaien, kinderen weer ophalen, en weer naar sport brengen, koken, opruimen, kinderen naar bed brengen, totdat je ’s avonds uitgeput op de bank valt. Heb je dan veel gedaan? Ja! En voelt het ook zo? Uhmmmmm? Je hebt zoveel dingen in zo’n korte tijd gedaan, dat je het gevoel hebt dat er eigenlijk niets uit je handen is gekomen. Datzelfde kun je ook hebben met kantoorwerk. Als je in een jaar twintig projecten doet en daarnaast nog vijftienhonderzesenzestig losse taken, drieëntwintigduizend e-mails en twaalfhonderddertig telefoontjes, onthoud je niet meer waar dat nou precies allemaal over ging. En dan is het lastig om aan het eind van het jaar tevreden te zijn over je werk.

Alle successen op een rij

Hoe kun je jezelf helpen om toch met voldoening het jaar af te sluiten? De laatste tien jaar heb ik aan het eind van ieder jaar een ‘TADAA-lijst‘ gemaakt. (Bijna iedereen heeft wel een ‘TO DO-lijst’, maar geen ‘TADAA-lijst’.) Op een ‘TADAA-lijst’ zet ik alle projecten, mijlpalen en leuke happenings die ik de laatste twaalf maanden gedaan heb. Als ik dat allemaal in een lijst onder elkaar zie staan, valt het kwartje langzamerhand wel.

Een ‘TADAA-lijst’ kun je op verschillende manieren maken:

• Blader je agenda van het afgelopen jaar door. Je agenda kan een hoop informatie geven over wat je het afgelopen jaar gedaan hebt. Begin bij januari en schrijf alle belangrijke dingen op die je tegenkomt. Voor mij is dat nog steeds de ideale manier om terug te kijken op het oude jaar.

• Je kunt ook samen met je collega’s of met je partner brainstormen. Twee weten meer dan één. Toen meereffect afgelopen zomer vijf jaar bestond zijn we met het team en aanhang gaan barbecueën. Ik heb toen drie witte platen en een aantal dikke stiften op tafel gelegd. Daar kon iedereen opschrijven wat we de afgelopen vijf jaar gedaan hadden. Toen aan het eind van de avond de platen vol stonden met kreten als ‘eerste meereffect training bij het SBI’, ‘naambordjes vouwen’, ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’, ‘eerste stagiair’, ‘kratten sjouwen’ en ‘Fingertips’, hadden we een mooi overzicht.

Een paar andere ideeën zijn:

• Schrijf de lijst in de loop van een paar dagen. Zorg dat je een klein notitieblokje en een pen op zak hebt en schrijf dan steeds alles op wat je je bedenkt over het afgelopen jaar.

• Schrijf in één keer alles op wat je je bedenkt. Pak een flip-over of een whiteboard en neem een uur de tijd om te brainstormen.

• Maak de lijst in de vorm van een mindmap. Pak een groot vel papier of maak de mindmap digitaal. Zet in het midden ‘2010’ en brainstorm daar omheen.

En mocht je nog meer willen reflecteren: David Allen heeft deze lijst met interessante vragen gemaakt om je te helpen na te denken over het afgelopen jaar:

• Wat was je grootste succes in 2010?
• Wat was de slimste beslissing die je hebt genomen in 2010?
• Welk woord omschrijft het beste hoe je 2010 ervaren hebt?
• Wat was de belangrijkste les die je hebt geleerd in 2010?
• Wat was het meest liefdevolle wat je hebt gedaan in 2010?
• Wat is je grootste onvoltooide project van 2010?
• Over welk ding wat je hebt afgerond ben je het meest tevreden?
• Welke drie mensen hadden de grootste impact op je leven in 2010?
• Wat was het grootste risico dat je in 2010 hebt genomen?
• Wat was de grootste verrassing in 2010?
• Welke belangrijke relatie is het meest verbeterd in 2010?
• Welk compliment had je willen ontvangen in 2010?
• Welk compliment had je willen geven in 2010?
• Wat heb je nog meer nodig of wat wil je nog meer zeggen om 2010 af te kunnen sluiten?

Het is wel even wat werk om een ‘TADAA-lijst’ te maken. Maar het is ook leuk om te doen. Tussen de kerstballen, sneeuwpoppen en oliebollen door, komt het hele afgelopen jaar nog even langs. Als je de lijst klaar hebt, dringt het hopelijk echt tot je door wat allemaal bereikt hebt in 2010. En als je het oude jaar met voldoening afrondt, kun je 2011 weer met frisse moed beginnen.

Wil je meer voldoening over het afgelopen jaar? Pak dan pen en papier of maak een document op je computer voor je ‘TADAA-lijst’.

(Dit artikel is eerder gepubliceerd als één van de gratis Meereffect artikelen)

Als je bent ingelogd in Google en Google Instant aan hebt staan (je kunt dat rechtsboven ook uitzetten), zie je een klein driekhoekje staan links naast het eerste zoekresultaat:

Dat driehoekje kun je vervolgens met de pijltjestoetsen naar beneden en weer naar boven bewegen, todat hij naast het zoekresultaat staat wat je wilt openen. Druk dan op de Enter-toets om die pagina te openen. Of druk op Ctrl+Enter om dat zoekresultaat in een nieuwe pagina te openen. Meestal kun je dan met één of meerdere keren Ctrl+Tab weer terug naar het zoekscherm.

Is het toch niet helemaal wat je zocht, dan kun je met de ‘Backspace’ toets weer terug naar het zoekvak om je zoekwoord aan te passen.

Plak dus een klein driehoekig stikkertje op je pijltjestoetsen, hang een reminder op je monitor, of iets rigoureuzer: trek gewoon je muis uit de computer. Zo leer je binnen no-time googlen met je toetsenbord.

Afgelopen week haalde ik m’n nieuwe rijbewijs op en was ik blij verrast met de uitgiftedatum: 20-10-2010. Onbedoeld was ik op die prachtige datum midden in de herfstvakantie naar de fotograaf en daarna het gemeentehuis gefietst om zo’n nieuw roze pasje aan te vragen. En die datum wordt blijkbaar gebruikt als uitgiftedatum, niet de datum waarop je ‘m dan ophaalt en kunt gaan gebruiken.

En toen bedacht ik dat je dat natuurlijk ook kunt doen als je een nieuw paspoort nodig hebt. De uitgifte- en vervaldatum van je paspoort moet ik in elk geval regelmatig invullen, met name bij internationale reizen. En dan is het net zo handig om daar een datum te hebben staan die je heel eenvoudig kunt onthouden.

Ik heb dus maar vast een afspraak in m’n agenda gezet op een mooie datum over drie jaar om die dag weer naar het gemeentehuis te gaan.

Ook voor mij blijft dat een vreemd en vervelend probleempje. Niet belangrijk genoeg om heel veel tijd aan te besteden, maar af en toe toch even te kijken of er niets op de te vinden is.

En zo zag ik zojuist dat Windows 7 dat eindelijk heeft opgelost met Ctrl+Shift+N.

Sinds een half jaar gebruik ik daar het computerprogramma ‘pzizz’ bij (Windows en Mac). Met pzizz kun je geluidsbestanden maken die kunnen helpen om meer te ontspannen, sneller in slaap te vallen en vooral ook op het juiste moment weer wakker te worden. Als je ‘s middags te lang en te diep slaapt, kun je behoorlijk chagrijnig wakker worden (en dat was juist niet het idee!).

Ik ben zelf op het volgende systeem uitgekomen:

1. Ik heb zelf met pzizz een geluidsbestanden van verschillende lengtes gemaakt (20’, 40’, 90’ en oneindig met een loop).
2. Van elk bestand heb ik zowel een versie mét stem, als een acapella versie gemaakt.
3. Die bestanden heb ik in iTunes geïmporteerd en elk in een aparte playlist gehangen. Die worden netjes gesynchroniseerd met m’n iPod en zo kan ik ze overal beluisteren.

Zelf doe ik dat met kleine Sennheiser oordopjes die vrijwel geheel in je oor verdwijnen, zodat je ook gewoon op een kussen kunt liggen. Dan nog een bank in je kantoor en je productiviteit schiet omhoog!

Het oneindige bestand gebruik ik soms als ik onderweg écht wil slapen en het te onrustig is om me heen (waarom stewardessen midden in de nacht de intercom gebruiken om door te geven dat ze nu langs komen met de tax free spullen zal wel altijd een raadsel blijven).

Pzizz is tegenwoordig ook te downloaden in de iTunes store voor de iPhone net geen tien dollar per editie.

Iemand van jullie ervaringen met pzizz of vergelijkbare software?

Maar de steeds terugkerende jetlag is een groot nadeel. Zo’n jetlag is nou eenmaal niet goed voor je humeur, je slaap en je familie en vrienden.

Een Amerikaanse vriend met veel reiservaring was enthousiast over http://www.jetlagpassport.com/, maar mijn eigen experiment met EFT liep op niets uit.

Toen kwam ik een bijzondere lamp tegen. De ‘Litebook’ is een LED-lamp die daglicht nabootst. Hij is klein genoeg om mee te nemen en met de ingebouwde accu kun je ‘m praktisch overal gebruiken.

Wanneer ik bijvoorbeeld naar Amerika reis, kan ik die lamp gebruiken om een dag of twee van tevoren al wat later naar bed te gaan (en eerlijk gezegd doe ik dat meestal niet eens). Daar aangekomen stimuleert de lamp me om langer wakker te zijn en eerder in het ritme te komen. Binnen een dag draai ik mee in de juiste tijdzone, 7 tot 11 uur verderop.

Terug thuis gun ik mezelf meestal een paar dagen speling om wat langer uit te slapen dan normaal. Maar ook dan helpt de lamp me om ‘s ochtends na de wekker zo snel mogelijk écht wakker te zijn.

Ik vermoed dat het blauwe licht van deze lamp je hersenen stimuleert om minder melatonine aan te maken (‘de zon schijnt nog’) en daarmee je slaapritme te beïnvloeden. Op de website van de lamp staat een calculator waarmee je precies kunt berekenen wanneer je zonlicht moet ontlopen en wanneer je een kwartiertje voor de lamp gaat zitten.

Ik merk nog steeds wel iets van het effect van de jetlag, maar heb er een stuk minder last van dan een jaar geleden. Deze lamp is niet goedkoop, maar vier dagen chagrijnig zijn is ook niet echt goed voor je productiviteit… (Full disclosure: ik heb geen aandelen in deze lamp ofzo.) Voor mij is dit een prachtige lifehack.

Let op: puur blauw licht schijnt schadelijk te zijn voor je ogen. Daarom straalt deze lamp niet alleen blauw licht uit. Maar ik ben geen arts en raad je aan om zorgvuldig te zijn met wat je met je ogen doet.

Ik gebruik zelf een paar trucjes om toch lekker te kunnen werken:

• In Windows 7 kun je met de toetsencombinatie Windows+P instellen dat het scherm van je laptop ‘dubbel’ getoond moet worden (‘duplicate’ in de Engelse versie die ik hier voor me heb). Dubbel betekent dan dat het beeld zowel op je laptopscherm als op een beamer zichtbaar moet zijn, maar dat werkt ook als je helemaal geen beamer hebt aangesloten. Windows stelt je scherm in op 1024×768, wat vaak net iets grovere en grotere letters oplevert.

• In webbrowsers als Internet Explorer, Firefox en Safari kun je met de toetsencombinatie Ctrl+= en Ctrl+- (dus de Ctrl toets ingedrukt houden en dan op de min of de plus toets links naast Backspace drukken) complete webpagina’s vergroten of verkleinen. Dat is niet alleen handig bij letters, maar ook bij filmpjes of plaatjes die je snel even wat groter wilt maken.

• Ook in Word kun je vrij eenvoudig zoomen, tot de gewenste grootte. Op het tabje Beeld (Word 2007) vind je de optie “In-/uitzoomen”. Daar kun je vrij precies aangeven hoe groot je de tekst wilt hebben. En natuurlijk kun je een macro maken om ook in Word met Ctrl+= en Ctrl+- te werken.

Vergeet niet dat je tekst uit andere programma’s soms ook kunt kopiëren en dan weer plakken in Word, waar je soms meer zoom-mogelijkheden hebt.

En als ook dat niet werkt – toch maar weer een uurtje naar binnen…

En dus sleep ik de laatste jaren m’n espressoapparaat mee als ik op reis ben. In de auto is dat wat omslachtig maar best te doen, in het vliegtuig wordt het wat lastiger. En omdat ik steeds meer onderweg ben om ook internationaal mensen te leren hun inbox elke dag leeg te maken, moest ik iets beters vinden.

Dat is gelukt!

Lang leve de lifehack van het jaar: de handpresso machine. Met deze omgebouwde fietspomp bouw je eerst met gemak 16 bar druk op – 100% spierkracht.

Vevolgens vul je je kopje en het reservoirtje met heet water (theeketels of waterkokers kun je zo’n beetje overal vinden).

Dan leg je een E.S.E. pad (een theezakje voor koffie) op het apparaat. Afsluitdrop aandraaien, kopje water leeggieten, knopje indrukken en je eigen espresso loopt prachtig.

Laat je trouwens niet bedriegen door de prachtige foto hiernaast; de cremalaag uit wonderlijke machientje is toch net wat minder dan die uit een goed elektrisch systeem, maar dat mag de pret niet drukken.

Het enige probleem wat ik ben tegengekomen is de rubberen afsluitring. Check even of die op de goede plek zit voordat je de afsluitdrop aandraait, anders loopt de druk door alle gaten weg. Er wordt meteen een reserve-ring bijgeleverd, dus zelfs als die eenmaal versleten is kun je nog een tijd verder.

Er schijnt een versie te zijn die ook zonder pads kan werken met pure gemalen koffie, maar eerlijk gezegd lijkt dat me onderweg nogal veel gedoe opleveren. En om nou nog een maler en brander mee te slepen gaat zelfs mij te ver.

Ja, ook ik vind mail vaak heel efficiënt en handig. De techniek heeft zoveel mogelijk gemaakt waar mijn grootouders zich niets bij hadden kunnen voorstellen. Maar als ik bij een training of seminar vraag wie er nou echt geniet van z’n mail, krijg ik niet zoveel respons. Daarom heb ik mijn top 23 tips voor slimmer en sneller mailen hier op een rijtje gezet. Voor de insiders zijn het allemaal open deuren, waar we het hier op Lifehacking.nl al veel vaker over hebben gehad. Maar bij elk seminar waar ik spreek ontmoet ik weer handenvol mensen die geen idee hebben dat sommige dingen zoveel makkelijker kunnen. Vandaar.

1. Haal elke mail die je hebt gelezen meteen weg uit je inbox, anders loop je het risico dat je je sommige mails wel 10 keer leest. Dus géén ‘markeren als ongelezen’ gebruiken om aan te geven ‘dat je er nog iets mee moet’, daar zijn takenlijsten voor uitgevonden.

2. Maak een kopie van elke mail waar je nog wat mee moet en sla die op naar wat het voor jou op dit moment betekent. Alles waar je alleen maar op hoeft te wachten gaat bijvoorbeeld naar de Wachten Op lijst. En alles waar je ooit nog eens wat mee moet of wilt doen naar Later/Misschien. Afspraken kopiëer je naar je agenda en acties voor deze week naar je takenlijst. Zo weet je zeker dat je die informatie op het juiste moment weer tegenkomt (wel eens per week je lijsten doorlopen om ze op orde te houden).

3. Verplaats vervolgens elke mail waarover je hebt besloten naar je archief. Zo kun je (naast de beslissing wat je ermee gaat doen hierboven) elke mail weer snel en makkelijk terugvinden. Bovendien hou je je e-mail archief intact.

4. Sla zoveel mogelijk mail op in één archiefmap (“Kort Archief”). Zo voorkom je dat je voor elke mail een beslissing moet nemen in welk sub-sub-submapje je dit mailtje gaat opslaan. Gina Trapani noemde dit principe: “Pile, not file.” Dat werkt niet bij de papieren op je bureau, maar wel bij digitale informatie.

5. Laat je computer zoeken als je iets nodig hebt. Als je iets zoekt in je Kort Archief map, gaat dat vaak het snelst door ‘m te sorteren op de afzender. In Outlook kun je dan domweg de naam van de afzender intikken om de mail die je zoekt te lokaliseren. Met Ctrl+E kun je ook supersnel zoeken in een Outlook map. Maar ga je anders eens te buiten aan Google Desktop of Windows Desktop Search en zie dat je die 1000 Euro aan oud ijzer ook werkelijk voor jóu laat werken, in plaats van andersom.

6. Gebruik software om lange teksten af te korten. Outlook heeft dat al aan boord in de functies Autocorrectie en Snelonderdelen. Maar externe tools als TypePilot en Fingertips voor Windows en Typinator en TextExpander werken handiger. Waarom zou je die routebeschrijving elke keer opnieuw opzoeken en ‘m kopiëren naar je mail, als je ‘m ook met drie letters tevoorschijn kunt toveren? En hetzelfde geldt voor veelgebruikte zinnen als ‘Mocht je verder nog vragen hebben, dan hoor ik het graag.’ 

7. Stap over naar sneltoetsen. Als het gaat om het verwerken van e-mail, is muizen voor mietjes. Werken met sneltoetsen gaat volgens onderzoek zo’n 50% sneller. Bovendien houdt het je hoofd vrij voor creatieve ideeën, in plaats dat je steeds moet overschakelen tussen het verzinnen van een zin en de oog-handcoördinatie die je nodig hebt bij het werken met een muis.

8. Leer blind typen. In een tijd van e-mail en toetsenborden is er geen excuus meer. Blind typen gaat vele malen sneller.

9. Zet blauwe schermpjes, belletjes en het automatisch checken van e-mail uit. Als je af en toe ook wat geconcentreerd wilt werken, wil je je toch niet laten afleiden door het feit dat iemand anders besloten heeft om juist op dít moment een mail aan je te sturen? Datzelfde geldt trouwens op je Blackberry of Smartphone. Mail ophalen wanneer jij het wilt kan knap handig zijn. Maar elke tien minuten een piepje maakt van volwassen mensen kleuters die hun speeltje niet kunnen loslaten.

10. Beantwoord een e-mail meteen, als het binnen twee minuten kan. Niet meteen wanneer hij binnenkomt natuurlijk (zie hierboven bij belletjes), maar wanneer jij je inbox gaat leegmaken. Elk mailtje wat je binnen twee minuten kunt beantwoorden (en met software om lange teksten af te korten kan dat al snel) is mooi meegenomen.

11. Neem 12 minuten om e-mail te beantwoorden en ga dan weer iets anders doen. Zo stimuleer je jezelf om zo productief mogelijk mails te beantwoorden. En hou je nog tijd over voor de rest van je werk.

12. Gebruik takenlijsten. Als je een mail naar een takenlijst kopiëert, zoals ik hierboven aanraad, geeft je dat de mogelijkheid om een eigen omschrijving in te tikken van wat jíj wilt gaan doen met de inhoud van die mail. Dat stimuleert je denken (“Wat moet ik nou eigenlijk precies gaan doen?”), maar helpt ook bij het nalezen van je takenlijst met alles wat je die week nog wilt gaan doen. Bovendien hoef je dan over elke e-mail maar één keer na te denken wat je exact wilt gaan doen. Dat scheelt een hoop nadenkwerk in de loop van een week.

13. Maak een Wachten Op lijst. Als je alles waar je alleen maar op hoeft te wachten op een aparte lijst bijhoudt, hoef je daar nooit meer over na te denken, terwijl je het toch niet vergeet. Dat scheelt een hoop rust in je hoofd. Die lijst moet je dan wel één keer per week (of als je directiesecretaresse bent: vier keer per dag) doorlezen, maar de rest van de tijd is het mooi geborgd.

14. Antwoord zoveel mogelijk de volgende werkdag. Zo voorkom je aan de ene kant dat mensen heel lang op je reactie moeten wachten, maar aan de andere kant dat je de indruk wekt dat je elk mailtje meteen binnen tien minuten beantwoord. Dat mañana principe is ook handig om elke dag te zien hoeveel mail je precies moet verwerken.

15. Antwoord in maximaal 5 regels. Als dat niet lukt kun je even nadenken of het niet handiger is om te bellen of even langs te lopen om te overleggen. Lange mails worden slecht gelezen en kosten veel tijd om in te tikken.

16. Geef elke e-mail die je stuurt een duidelijk onderwerp. Wat wil je nou precies dat de ander doet?

17. Wees zuinig met CC en BCC. Aandacht en tijd van de ander kost ook geld.

18. Zet het meteen-verzenden van e-mails uit. En wel omdat je dan net iets meer fouten kunt maken, zonder desastreuze gevolgen. Dat scheelt weer tijd.

19. Maak geen ruzie per e-mail. Als je dan toch ruzie maakt is het veel leuker om dat ouderwets face-to-face te doen, toch? Of maak juist wél ruzie per e-mail, zodat je rustig de tijd hebt om je gedachten op een rijtje te zetten en genuanceerd te blijven.

20. Maak regels om spam te verwijderen en nieuwsbrieven in aparte mapjes te parkeren.

21. Meld je af van nieuwsbrieven waar je toch niets van leert of iets mee doet. En als je de unsubscribe knop niet kunt vinden: maak een regel om die nieuwsbrief meteen te verwijderen bij binnenkomst.

Spreek je tekst in, in plaats dat je het typt. Met software als Dragon NaturallySpeaking kan dat voor sommige mensen erg veel tijd schelen.

22. Pak de telefoon als degene met wie je wilt communiceren geen e-mail, maar een belinterface heeft. Iedereen heeft z’n eigen voorkeur van communiceren. Het is handig om daar rekening mee te houden.

23. Hou je niet aan Taco’s regeltjes, maar wees alert op wat je doet en dokter lekker zelf uit wat voor jou het beste werkt.

En mocht je toevallig met Outlook werken, dan heb ik nog wat extra tips in m’n gratis minicursus.

(En ere wie ere toekomt: veel van deze tips komen natuurlijk voort uit, of bouwen door op Getting Things Done van David Allen)