Maker Fest is een meetup van de makers, workshoppers en organisatie van vorige en aankomende Maker Faire 050. Er is eten, drinken en de organisatie kijkt graag samen met jou wat ze van de volgende editie gemaakt kan worden, welke samenwerkingen er ontstaan en welke promotie er voor het evenement gemaakt kan worden om MF050 in oktober 2012 alvast op de kaart te zetten.

Wat is een Maker Faire? Een bijeenkomst van ‘makers’. Een ‘maker’ is iemand die dingen maakt; zinnig, onzinnig, in elk geval vindingrijk. De term komt uit Amerika, waar Maker Faires sinds 2006 een begrip zijn. Op MF050 2011 kon iedereen zijn of haar makership verkennen met onder andere een kuub LEGO, twintig gehackte Roomba huishoudrobots en de bouw van de langste camerakabelbaan van Europa.
Een impressie van vorig jaar:

Wil je tijdens een ontspannen dag andere makers ontmoeten of wil je een vinger in de pap van Maker Faire 050.2 hebben? Kom naar Maker Fest! Inschrijven kan via www.mf050.nl.

Vorig jaar hier verschenen artikelen over Maker Faire 2011:
- Maker Faire 050 een groot succes!
- Een kort gesprek met organisatoren Ritzo ten Cate en David Rudolf Bakker
- Een aankondiging van Maker Faire 2011
- Tweetende Arduino brandmelder (Op Maker Faire 050 2011 werd in opdracht van Brandweer Nederland een begin gemaakt met het ontwikkelen van een opensource DIY brandmelder)

Drie Lifehacking-auteurs, Patrick Mackaaij, Frank Meeuwsen en Oskar van Rijswijk, zullen in de komende weken, maanden dit boek gaan samenstellen. Maar dat doen we natuurlijk niet alleen. Met de groeiende Evernote community in Nederland willen we specifieke tips en handigheidjes op een rij zetten. Op de website Lifehacking met Evernote kun je alle  informatie vinden over de inhoud van het boek en de manier waarop we het ebook samenstellen.

Updates in een ebook

De eerste versie van het ebook zal voor zowel beginners als gevorderde gebruikers van Evernote interessante informatie, inzichten en tips bevatten. Maar het blijft niet bij één versie. Gedurende de komende maanden zullen we updates van het ebook schrijven en publiceren. Kopers van eerdere versies van het ebook krijgen gratis de updates. Meer informatie vind je op de site. Met dit model verwachten we zowel de vroege beslissers als de latere instappers een goed product te leveren. De fans van het eerste uur kunnen meedenken en -beslissen wat we gaan doen, de latere instappers krijgen daar het eindresultaat van.

Early Elephants

Gelijktijdig starten we een ambassadeursnetwerk genaamd The Early Elephants. Als je je inschrijft voor updates rondom het boek Lifehacking met Evernote ben je automatisch lid van The Early Elephants. Met je inschrijving krijg je een unieke URL. Die kun je verspreiden en credits verdienen in het netwerk. Die credits staan weer voor toegang tot speciale events, extra content en specials die we in petto hebben. Disclaimer: We werken nog aan het creditsysteem, maar we houden al wel de kliks op je unieke URL bij!

Meer informatie

Je kunt alle informatie over Lifehacking met Evernote op de speciale website vinden. Laat je vragen en ideeën gerust achter in de comments, via Twitter of onze Facebook pagina. Wij gaan ondertussen schrijven aan het boek!

Op Facebook vroegen we je wat volgens jou de beste iPad-apps voor productiviteit zijn. We kregen 15 reacties met ongeveer veertig(!) apps! Waarvoor dank. Op basis van het aantal keren dat een app is genoemd, waardering in de iTunes store en -om diversiteit te bieden- het doel van de app, stelden we deze top 10 samen met productiviteitsapps voor je iPad:

1. Evernote
De nummer één is geen verrassing voor de trouwe lifehacking-lezers. “Informatie opslaan op elk device, in elke omgeving, online of offline, met volledige zoekfunctionaliteit. Dat is Evernote”. Zo schreef Mischa Koster al in 2008 in deze post. Dit is nog steeds de kern (en daarmee de kracht) van Evernote. In de afgelopen jaren is er veel over Evernote geschreven, in dit artikel van februari 2012 zijn alle posts samengevat.
Evernote is gratis te downloaden in de App Store.

Eenmaal gedownload, is Evernote tot premium te upgraden via je Evernote-account.

2. Dropbox
Ook Dropbox is gelanceerd in 2008. Ondanks een veiligheidslek enkele maanden geleden, is Dropbox nog steeds een erg populaire toepassing. Dropbox stelt je in staat om bestanden te delen met al je computers en vrienden. Dropbox is een folder die je op je computer plaatst, en zodra je iets in de folder plaatst, wordt deze direct geüpload. Bestanden en mappen in de Dropbox-map zijn makkelijk te delen met anderen die ook een Dropbox-account hebben.
Dropbox is gratis te downloaden die de App Store.
.

3. Pomodoro
Over de Pomodoro-techniek is al veel geschreven op lifehacking. Het is simpelweg het zetten van een kookwekker om jezelf op schema te houden. Lifehacking-artikelen over Pomodoro vind je hier. Met de Pomodoro-app heb je geen kookwekker meer nodig.
Voor € 5,99 te koop in de App Store.
.

4.PenUltimate
PenUltimate is een digitaal notitieboek, die de kracht van snel een notitie maken op papier combineert met de voordelen die electronica biedt.  Enkele van de mogelijkheden: gummen, inktkleuren en paginastijlen kiezen en documenten opslaan of in PDF versturen.
Slechts € 0,99 in de App Store.

Een gedeelde plek:
5. PDF Expert + iAnnotate
PDF Expert stelt je in staat op PDF-documenten te lezen en er aantekeningen bij te maken, tekst te markeren, notities te maken, en met je vinger tekeningen te maken.
Voor € 7,99 te koop in de App Store.

Met iAnnotate kan je hetzelfde. Wellicht zijn er iPad-gebruikers die beide apps hebben gebruikt en uit ervaring het verschil uit kunnen leggen?
Voor € 7,99 te koop in de App Store.

6. Urenregistratie
Uren bijhouden voor de belastingdienst? Voor je opdrachtgever? Voor de baas? Of gewoon voor jezelf? Het kan met de app ‘urenregistratie’. Met de app is het mogelijk om uren bij te houden met check in en check out, een berekening te maken van het aantal gewerkte uren, om een rapport te maken en meer.
Gratis verkrijgbaar in de App Store.

7. Reeder
Om je Google Reader te lezen, moet je eerst inloggen met Google. Heb je meerdere Google-accounts? Dan is het toch handiger om een apart programma te hebben voor je RSS-feed. Met Google Reader kan je makkelijk je feed van Google reader bekijken.
Voor € 3,99 te koop in de App Store.

8. Touchdraw
Met TouchDraw heb je de mogelijkheid om  2D vector graphics zoals flow charts, grafieken, diagrammen, illustraties, logo’s en plattegronden te maken. Deze zijn ook weer makkelijk aan te passen.
Voor € 6,99 te koop in de App Store.

9. Adope Photoshop Touch
Met deze app kan je afbeeldingen samenvoegen, professionele effecten toepassen en resultaten delen met vrienden en familie en via media als Facebook. De app biedt populaire Photoshop-mogelijkheden zoals layers, selectie-tools, aanpassingen en filters. En meer!
Voor € 7,99 te koop in de App Store.

10. Yammer
Met Yammer blijf je in contact met je collega’s om samen te werken, ideeen te delen en meer, voor als je werk niet stopt als je de deur uit gaat. In de app kan je berichten bekijken, updates posten en notificaties ontvangen. Ook verkrijgbaar voor iPhone en iPod Touch.
Yammer is gratis te downloaden in de App Store.

Welke is jouw favoriet? Of juist absoluut niet? Een waarom?

“Hacken” is meer dan het testen en breken van beveiliging van computers en netwerken. Maar dat ligt niet voor iedereen voor de hand. Met deze open dag willen de hackerspaces van Nederland laten zien dat de hackergemeenschap in het land een veel omvangrijker spectrum aan interesses kent, en ook een rijke historie heeft; zo komt bijvoorbeeld internetprovider XS4ALL voort uit de hackerswereld.

Ook leggen hackers op deze open dag graag uit wat ‘ethisch hacken’ nu precies is. En waarom de gemiddelde hacker geen bedreiging vormt, maar juist graag kennis deelt over bedreigingen op bijvoorbeeld het internet en beveiligingsproblemen bij grote ICT-projecten van bedrijven en overheden.

Kennis dient gedeeld te worden. Dat is een binnen de Nederlandse (en internationale) hackergemeenschap breed gedragen waarde, die stamt uit de begintijd van de hackercultuur in Boston (VS) aan het eind van de jaren 60.
Een willekeurige greep uit de activiteiten die in de hackerspaces te vinden zijn op deze open dag:

• Fabricage in eigen handen; veel hackerspaces beschikken over allerlei machines om materialen mee te bewerken. Diverse hackerspaces zullen hun 3D-printer demonstreren, hiermee is het mogelijk om aan de hand van een ontwerp een drie-dimensionaal object uit plastic te printen. Ook zal er mogelijkheid zijn hout, acryl en andere materialen computergestuurd te snijden met een laser-snijder.
• Microcontrollers voor beginners; het Arduino-platform is een laag-drempelige instap om te beginnen met microcontrollers en vormt de basis voor vele elektronische en mechanische projecten. Ook mensen die nog nooit met elektronica of microcontrollers hebben gewerkt kunnen zelf aan de slag; diverse hackerspaces zullen de bezoekers kennis laten maken met de Arduino en hen op weg helpen.
• Lockpicking; de kunst van het openmaken van sloten waarvan je geen sleutel hebt. Lockpickers komen regelmatig bij elkaar om dit, voor de sport, samen te oefenen. In diverse spaces zullen demonstraties te zien zijn, met de gelegenheid om het zelf ook eens te proberen. Wie wil inbreken kan het beter bij het breekijzer houden, deze sport laat vooral zien hoe relatief makkelijk gangbare hedendaagse sloten te openen zijn zonder sleutel.
• Veilig surfen op internet: welke gevaren schuilen er op het internet? Wie wel eens online gaat bij de koffie-corner in het station of deelneemt aan sociale netwerken loopt ongemerkt het risico in vele vallen te lopen; leer van de hackers zelf hoe men zich hier tegen kan wapenen.

Dit is slechts een kleine greep uit de activiteiten die worden ontplooid. Iedere hackerspace geeft een eigen invulling aan de open dag. Een overzicht van de deelnemende spaces:

• Arnhem: Hack42
• Den Haag: Revelation Space
• Amsterdam: TechInc
• Enschede: TkkrLab
• Heerlen: ACKspace
• Leeuwarden: Frack

Iedereen is welkom om bij een van de deelnemende hackerspaces een kijkje te komen nemen. Om 10:00 uur ‘s ochtends openen de deuren, om 17:00 is het programma afgelopen. Sommige spaces zijn ook ‘s avonds geopend.

Aanmelden is niet nodig, hoewel het op prijs wordt gesteld wanneer pers zich vooraf meldt.

(Foto: Towo via Flickr under Creative Commons)

Wat is het?

Bijzondere functies
Delegeren van taken/samenwerken heel makkelijk
Comments bij taken en projecten op 1 plek

Waar het heel goed in is
In een team projecten en taken bijhouden
Snelle interface
Gratis
Sync met iOS App
Overzichtelijk en makkelijk te leren
Samenwerking met Google Apps, Salesforce and Dropbox

Wat (nog) niet goed is
Alleen webbased + iOS App (geen programma voor op Mac, Win of Andriod)
Nog geen sneltoetsen

Alternatieven
Wunderlist (waar projecten niet makkelijk in bij te houden zijn), Wunderkit (wel projecten delen, maar ingewikkeld), Remember The Milk (kost voor goed gebruik geld, beperkte functies), DOIT.im (gratis, geweldig, Apps voor alle platforms, maar beetje trage interface), en een trits aan lokaal te installeren takenlijsten.

Conclusie
Doen als je een gratis sociaal takenlijst programma wil en je met webbased + iOS App takenlijst tevreden bent (dus geen sneltoets op de computer om een taak toe te voegen).

PS : Ik heb do.com alleen getest, zelf gebruik ik The Hit List op de Mac + The Hit List App op iPhone. Waarom? Omdat ik niet zonder sneltoets kan op de Mac. Ben aan het werk en denk ineens, oja dat wil ik ook nog doen. Even Ctrl+A en ik kan het intikken. En dat lukt niet (goed) met een webbased takenlijst.

Interactie is het geheim van je succes
Voor een presentatie ga ik een stapje verder en zet ik meestal een mindmap klaar (zie hierboven) om door het hele verhaal als ‘5WplusH – mindmap’ te lopen (Wat, Waarom, Wie, Wanneer, Waar en Hoe). Presentaties (hier staan wat presentatietips op basis van Slideology en Presentation Zen) worden echter veel beter als je direct ook de interactie met je publiek, klant of cursist kan vastleggen. In een zaal kan je dat doen met ‘Livemindmapping’ maar hoe doe je dat virtueel? Een powerpoint laten zien via GoToWebinar of Skype werkt prima maar je kunt niet makkelijk, direct zichtbaar, de vragen en opmerkingen binnen de structuur van je verhaal vastleggen. Dat lukt wel als je bijvoorbeeld bovenstaande een mindmap deelt, maar daar kan je vaak niet ‘freehand’ in tekenen.

‘Express your mind through images’
IDroo For Skype is een zogenaamde ‘add-in’ die het mogelijk maakt om een ‘whiteboard’ te gebruiken tijdens Skype sessies met tot wel 10 deelnemers tegelijkertijd. Zowel om ‘freehand’ in te tekenen alsook om plaatjes in te slepen. Ik ben zelf een groot voorstander van interactief ‘free hand visualiseren’. Zeg maar een soort ‘teken-dialoog’. iDroo is voor mij dan ook de ontbrekende schakel in samenwerken en lesgeven op afstand. Afgelopen vrijdag heb ik de formule van een workshop doorgenomen door de opbouw in de mindmap via Skype te delen en de interactie direct in de mindmap vast te leggen. Toen de vraag opkwam hoe de tafelopstelling eruit komt te zien en waar de tafels in de zaal komen te staan, kon ik simpelweg iDroo opstarten en even snel een tekeningentje maken. Vervolgens kon mijn gesprekspartner ook in hetzelfde ‘whiteboard’ tekenen. Alle tekeningen zijn ‘vector graphics’ en makkelijk te ‘editen’ en iDroo werkt prima met digitale tablets zoals die van Wacom. Hieronder zie je links het iDroo scherm en rechts de foto van de ‘Skyper’ aan de ‘andere kant’ met op de achtergrond de mindmap presentatie die ik ‘virtueel’ heb doorgelopen van de formule van het event.

iDroo is gratis voor ‘non-commercial use’
iDroo’s businessmodel is erop gericht de dienst gratis aan te kunnen bieden aan particulieren en licenties tegen betaling te leveren voor commercieel gebruik. De gratis versie heeft geen beperkingen en biedt volledige toegang tot alle functies. Als bedrijven of organisaties het commercieel willen gebruiken, dan is ofwel een ‘business’ ofwel een ‘educational license’ nodig. Let op voordat je het koopt; je moet aan beide kanten van de verbinding iDroo installeren en bij grotere organisaties kan dat problemen geven, is mijn ervaring.

Stuur je inzending als png of jpg naar redactie@lifehacking.nl, de sluitingsdatum is 23 maart!

Het onderzoek start met een pakkende beschrijving van het kinderverhaal Momo en de tijdspaarders. De tijdspaarders zijn grijze, onopvallende mannen die de tijd van mensen roven, waardoor ze niet in het nu leven. De kleine Momo is de enige die ze ziet. Deze metafoor blijft je het hele boek bij.

Waar is de tijd?
In 200 pagina’s schetst Haegens een beeld van de ontwikkelingen van de afgelopen eeuw. Van koetsen die in de loop der tijd drie keer zo snel zijn gaan rijden, tot de ontwikkeling van de fiets en het nieuwe werken. Een erg interessant beeld: we kunnen het ons niet meer voorstellen, maar nog maar enkele tientallen jaren geleden werd een fiets door pessimisten gezien als veroorzaker van een ‘bicycle face’ en deed een huisvrouw nog twee volle dagen over de was. Nu zijn de fiets en de wasmachine de normaalste zaken van de wereld, maar waar is de tijd gebleven die vrij is gekomen met de intrede van deze pruducten?

Op zoek naar het antwoord komen onderwerpen als neoliberalisme, Ford, werkgerelateerde zelfmoorden bij France Telecom, de opkomst van de wasmachine, flexwerken en de fiets aan bod. Alle informatie loopt vloeiend in elkaar over en de tekst leest lekker, hoewel de duik in de geschiedenis soms zo diep gaat dat de rode draad naar de achtergrond verdwijnt. De afwisseling tussen zware informatie, luchtige anekdotes en vragen om over na te denken maken dit echter meer dan goed. De ontwikkeling van het gebruik van tijd door de jaren heen wordt duidelijk geschetst, wat leidt tot een duidelijk verschil tussen vroeger en nu, met een heldere beschrijving van de opkomst van stress zoals wij die nu kennen.

Stress
De belangrijkste oorzaken van stress die naar voren komen zijn het vervagen van grenzen tussen werk en vrije tijd, de grotere hoeveelheid aan taken die we op ons nemen, de afwezigheid van een lange-termijn doel, multitasken en de tijd en productiviteitscompressie: meer doen in minder tijd. Haegens benadrukt dat het een maatschappelijk probleem is en niet zozeer een individueel probleem. Iedereen is van elkaar afhankelijk: ga je bijvoorbeeld op vakantie, dan stroomt je inbox vol met mails van mensen die dat niet zijn. Alles moet snel in onze to-go-maatschappij, zoals Haegens het heel treffend noemt. Zonder overigens de indruk te wekken dat vroeger alles beter was. Men maakte zich vroeger namelijk ook zorgen om nieuwe tijdsgebonden ontwikkelingen, zoals de fiets waarmee je je vier keer zo snel kon verplaatsen.

Vragen
Na het lezen van het boek blijven twee vragen hangen die je je als lifehacker zou moeten stellen, als je dat nog niet deed:
– Wat is mijn lange-termijn-doel?
Haegens concludeerde uit diverse gesprekken dat een lange-termijn-doel veel stress wegneemt. Dan weet je waarvoor je het allemaal doet, in plaats van als een kip zonder kop rond te rennen. Jobhoppen is van dit laatste een goed voorbeeld.
– Wil ik wel drie keer zo snel leven?
We zijn ons bewust van onze eigen eindigheid, waardoor we alles uit het leven willen halen. Kan dat door drie keer zo snel te leven, of zakken we dan als een vleeskuiken door onze poten?
Over vogels en tijd gesproken: bioloog Thijs van Vuure  was nieuwsgierig hoe het zou zijn zo snel te leven als een vogel en weidde er een project aan. Hier vind je de video’s.

Laat je bij verdere vragen leiden door de kleine Momo die je in je hebt en die helemaal niets snapt van onze maatschappij: altijd maar haast hebben, aan het werk zijn en geen tijd hebben om te spelen en te luisteren. Stel af en toe een kinderlijke vraag, die je weer terug brengt naar het hier en nu.

‘Neem de tijd‘ komt vandaag uit bij Ambo | Anthos. Op de site kun je een test doen om te zien wat tijdstype jij bent

Vorige week heeft Lifehacker.com  haar lezers gevraagd te stemmen welk van de tijdmanagement technieken het best werkt. Op nummer één geëindigd, nipt voor Getting Things Done (GTD), de Pomodoro techniek. Tijd dus om deze populaire techniek onder de loep  te nemen. Geen tijdmanagement maar slim tijd benutten. Tijd laat zich immers niet managen!

Wat belooft de Pomodoro techniek?

Nogal wat! Francesco Cirillo, de bedenker van de Pomodoro techniek, belooft ons o.a.:

Hoe werkt de Pomodoro techniek?

Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je gebruikt een eierwekker (Francisco gebruikte er tijdens zijn studie een in de vorm van een tomaat vandaar; the Pomodoro Technique) om je tijd te verdelen in blokken van een half uur. Voordat je aan een taak begint schat je het aantal blokken die je nodig denkt  te hebben. Dan start je en zet je de eierwekker op 25 minuten. Essentieel is dat je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Ook niet door jezelf! Als na 25 minuten de wekker gaat neem je 5 minuten pauze om iets te doen wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt (bijvoorbeeld een rondje lopen, koffie of thee pakken etc.). Na 3 à 4 Pomodoro’s neem je een langere pauze van 20-30 minuten.

Waarom werkt de Pomodoro techniek?

Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Voor sommige taken wel tot 15 minuten. Iedere keer als je wordt gestoord begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. De snelheid van ons denken ligt immers veel hoger dan de snelheid waarmee we lezen of luisteren. Bovendien zitten veel mensen in een ‘open kantoortuin’. De Pomodoro techniek werkt met dermate korte ‘tijdsblokken’ dat je door het zetten van de wekker (en het tikkende geluid ) je (onbewust) veel beter concentreert om je doel te halen. Enerzijds omdat je gemotiveerd bent je niet af te laten leiden en anderzijds omdat je denkt; “wat is nu een half uurtje”. Juist het ervaren van tijd als ‘een opeenvolging van gebeurtenissen’ in plaats van ‘het hebben van een voorraad die op kan raken’ geeft minder stress volgens Francisco. Wie kent niet het gevoel van; “Hè, er is alweer 2 uur voorbij en ik heb nog niets gedaan….”. Meer over het besef van tijd zie je hier.

Wat doe je met de Pomodoro ‘hulpformulieren’?

Er zijn er twee. De ‘Pomodoro Activity Inventory Sheet’, een soort ‘master todo-list’. Hier schrijf je alles op wat in je hoofd rondspookt; wat je nog moet doen. Al je activiteiten en taken. Dus al je ToDo lijstjes hierop ‘dumpen’, ook die van je telefoon, agenda of e-mailprogramma en ja, ook de post-its op je scherm. Dat geeft al rust. Het 2^e ‘hulpformulier’; de ‘Pomodoro ToDo Today work sheet’ is net even iets anders dan een gewone ToDo lijst. Je kijkt op je Activity Sheet en schrijft dan op de ‘ToDo Today’ alle taken die je ‘vandaag’ wilt afmaken. Per taak schat je het aantal Pomodoro’s en vervolgens zet je de kookwekker en houd je bij hoeveel Pomodo’s je nodig hebt gehad.  Aan de onderkant van het formulier houd je bij welke interrupties er waren tijdens je Pomodoro en als je taak klaar is tel je het aantal Pomodoro’s dat je nodig hebt gehad en kijk je naar het verschil. Hierdoor leer je beter schatten en jezelf beter kennen op het gebied van afleidingen en interrupties.

Tip: heb je een functie waarbij mensen je makkelijk kunnen storen? Hang dan deze ‘Pomodoro waarschuwing’ goed zichtbaar op bij je werkplek (alleen als je een Pomodoro start). Dat gaat je veel tijd schelen!

Nadelen van de Pomodoro techniek

Het voordeel is ook een nadeel. De reden waarom deze techniek zelfs boven de GTD techniek eindigt, is omdat hij erg simpel is en voor heel veel mensen erg goed werkt. Echter de grote valkuil is dat je op je Activity Sheet niet goed ziet wat ‘clusters van taken zijn’ ofwel de (kleine) projecten. Daardoor kan je ‘te simpel’ naar je lijst gaan kijken. Je hebt bovendien de neiging om de activiteiten die niet snel en simpel te doen zijn, voor je uit te schuiven. Dan ga je te veel tijd besteden in het 1^e kwadrant van de Eisenhower  matrix en loop je het risico niet voldoende tijd aan ‘the Big Rocks van Stephen Covey’ te besteden. Succesvolle lifehackers zitten immers voor > 60% in ‘kwadrant 2′ ofwel zijn juist bezig met planningen, voorbereidingen en hergebruik van kennis.

Hoe nu verder met de Pomodoro en andere technieken?

Ik werk nu zelf een paar jaar met een combinatie van mindmapping voor het maken van ‘Work Break Downs’ en de Pomodoro techniek vanuit een Personal Dashboard. Een goed begin is om een jaarplanning te maken vanuit rollen en doelen. Hier kan je een jaarplanning voorbeeld sjabloon downloaden. Vervolgens kies je elke week de doelen die je minimaal moet halen en verdeel je die over je werkdagen. Zo voorkom je dat de doelen die je echt wilt halen, ondersneeuwen in ‘de dagelijkse dingen’. Je kunt mindmapping vervolgens ook gebruiken om elke ‘Big Rock’ verder in overzienbare taken op te breken. Dus voor je zogenaamde ‘Work Break Downs’. Helemaal handig is om dan het overzicht te houden vanuit je electronische Personal Dashboard en gebruik te maken van een ‘app’ als de Cherrytomato of Pomodairo (tip). Zelf zet ik vaak een koptelefoon op (met muziek om direct in de ‘alfa hersen frequentie’ te komen) als ik in een ‘lastige pomodoro’ ga doen. Ik raad mijn cursisten dan ook aan niet één systeem te gebruiken maar juist een combinatie te kiezen die ze persoonlijk goed past.

Succes met uitproberen en tweet me als je vragen hebt of gratis mee wilt doen met mijn  volgende webinar waar ik het e.e.a. verder uitleg (dan regel ik een inlogcode voor je) en ook in ga op gebruik in teams. Ik ben ook nog bezig met een uitgebreid mindmap uittreksel van GTD en ‘the Procrastination handbook’ dus binnenkort daarover meer op lifehacking.nl.

Wat is Keepass?

KeePass is een opensource, gratis wachtwoordmanager. Beschikbaar voor de meeste gangbare besturingsystemen en apparatuur. Met KeePass kun je veilige, unieke wachtwoorden maken voor elke website en applicatie en deze opslaan en opvragen. Simpel gezegd: KeePass is een veilige onafhankelijke kluis om wachtwoorden in op te slaan en weer op te vragen. Met alleen KeePass ben je er nog niet. Het gebruik van een wachtwoordmanager vereist een andere mentaliteit. Je zult al moeten stappen van het idee dat je wachtwoorden moet onthouden. Je moet er vrede mee hebben dat je niet altijd direct kunt inloggen maar even via Keepass je wachtwoord opvraagt.

Mijn ervaring na 2 jaar gebruik van Keepass is dat het erg bevrijdend werkt. Ik hoef geen enkel wachtwoord meer te onthouden. Sterker nog, ik kan ze niet eens onthouden omdat ze te lang en te complex zijn. Wat vind je van een wachtwoord als 6″ew!<m<>7hnef:ucvoeab`%37\t8x#?’,7`7kt/4>(nhzj/\)7oh{qfb3j>knmks(!-x?z@!<5bs%;kk4;<>gjt*d@{?e&(b488b:”p’b.](b[{(##j3iafj.+vo$\` Dit is een wachtwoord wat ik kan gebruiken bij een online dienst. Ik hoef hier niets aan te onthouden, het enige  wat ik nodig heb ik mijn Keepass database en de juiste software. Keepass komt in voor mij alle mogelijke smaken:

• Windows – De Windowsversie is direct vanaf de site te downloaden als exe bestand of als portable zip bestand.
• Mac/Linux – Voor de Mac en Linux is er KeePassX. Deze ondersteunt alleen versie 1.x wachtwoorden van KeePass. Hierover later meer. De versie van KeePass met Mono (hier meer informatie) vind ik persoonlijk niet fijn in gebruik op de Mac. Er zijn verschillende ports voor o.a. Debian en Ubuntu.
• USB – KeePass komt eveneens als portable applicatie. Voor het U3 systeem kun je de nieuwste versie van KeePass downloaden en direct vanaf een USB stick gebruiken. Zo kun je op een gastcomputer gebruik maken van je eigen inloggegevens zonder dat je sporen achterlaat op de PC.
• iOS  - Voor iOS is er nog geen officiële applicatie. Mijn favoriet is MiniKeepass, vanwege de prettige interface en extra beveiliging via een pincode. Probeer de verschillende versies zelf via de downloadpagina.
• Android – KeePassDroid is een erg prettige versie voor het Android OS. De zoekfunctionaliteit is erg snel en de gekozen loginnaam en wachtwoord wordt automatisch in het clipboard van Android gezet. Na een vaste periode verwijderd het systeem automatisch de gegevens weer uit het clipboard. Erg handig en snel in gebruik.

Hoe maak je een veilig wachtwoord?

We hebben eerder een post gewijd aan het maken van veilige wachtwoorden. Of in elk geval het veilig opslaan. Bij dit artikel kwamen veel verschillende reacties.Mijn uitgangspunt is het volgende:

De enige wijze om veilig met wachtwoorden om te gaan is om voor elke site een ander wachtwoord te hebben en deze door een extern systeem willekeurig te laten samenstellen, op te slaan en veilig terug te geven.

In de discussie bij het vorige artikel geven velen de voorkeur aan het bedenken van een vaste zin, een vast woord in het begin of na een wachtwoord, een vaste volgorde van termen, letters. Maar in de praktijk merk ik dat dit niet altijd feilloos werkt. Er zijn nu eenmaal systemen waar je mee te maken kunt krijgen waar je eigen bedachte algoritme niet wordt geaccepteerd. Ik ben menigmaal tegen een dienst aangelopen met hele strikte eisen rondom wachtwoordgebruik. Als deze afwijken van je eigen vaste patroon dan loop je dus vast. Want het wachtwoord kun je niet in je eigen vaste systeem onthouden. Met een extern geheugen zoals KeePass kan dat wel. Je kunt uit voorgedefinieerde wachtwoordsets kiezen. Je kunt heel specifiek aangeven welke karakters wel en niet in je wachtwoord mogen, of karakters mogen herhalen in een wachtwoord, hoeveel karakters je wachtwoord mag zijn. Hierdoor is het niet meer noodzakelijk om met eigen algoritmes te werken die je moet onthouden. Laat dat over aan het programma. Zorg er zelf voor dat je database zo veilig mogelijk is opgeslagen en wordt gesynchroniseerd tussen je hardware. Dropbox is hier een mogelijkheid voor. Voor extra veiligheid kun je je bestanden nog met Truecrypt beveiligen. Zo maak je een extra encryptielaag over je Dropbox bestanden waar de KeePass wachtwoorden in zijn opgeslagen.

Hoe gebruik je KeePass?

Na installatie van KeePass is het handig om een aantal instellingen in orde te maken en om je eerste database te maken. Zo kun je maximaal gebruik maken van de mogelijkheden. Onderstaande opties werken in de Windows versie van KeePass. Anders versies kunnen niet altijd onderstaande mogelijkheden hebben.

Na opstarten van KeePass kies je Tools > Options.

Tabblad Security:

Lock workspace when locking Windows vink je aan. Zo is je database beveiligd als je even weg bent van je PC

Tabblad Interface:

Close button minimizes instead of terminating vink je aan. Zo blijft KeePass in je systeemvak actief

Drop to background after copying data to clipboard: Hiermee verdwijnt KeePass direct uit zicht na copieren van loginnaam/wachtwoord. Dat bespaart je weer een extra handeling

Focus entry list after a succesful quick search: Na een zoekopdracht gaat de cursor direct naar het eerste resultaat. Zo kun je snel de juiste logincombinatie copiëren

Focus quick search box when restoring from tray: 99 van de 100 keer heb ik KeePass nodig om een wachtwoord te zoeken. Hiermee staat de cursor direct in de zoekbalk en kan ik beginnen met typen.

Tabblad Advanced

Remember and automatically open last used database on startup. Ik geef toe, een klein beveiligingsrisico, maar het zorgt dat KeePass direct de juiste database opent als ik het opstart

Remember key sources. Deze kun je uitzetten als je gebruik maakt van de combinatie wachtwoord-keyfile om een database te openen. Hiermee beveilig je je database weer beter, aangezien je naast het ingeven van een wachtwoord ook een keyfile moet selecteren.

Als je voor het eerst een database maakt in KeePass kun je opgeven of deze beveiligd is met enkel een wachtwoord of met de combinatie wachtwoord – keyfile. Ik adviseer om het laatste te doen. Hiermee heb je een betere beveiliging die tevens over meerdere devices is te gebruiken. Je database beveiligen met een Windows User Account is mogelijk, maar bij het verwijderen van dit account wordt je database onbruikbaar en je kunt de database niet op andere devices zoals een iPhone of Android telefoon gebruiken.

Een veilig wachtwoord maken en onthouden

Mijn routine voor het maken van een nieuw wachtwoord in KeePass zijn de volgende stappen

• Klik op Add Entry (waarom is hier nog geen keyboard shortcut voor?)
• Vul username en title in
• Het wachtwoord is al vooraf ingesteld op een vast profiel (256 bit Hex Key)
• Ik copieer het wachtwoord naar de dienst waar ik me inschrijf
• Als het wachtwoord wordt geaccepteerd, sla ik in KeePass de entry op
• Klaar.

Dagelijks gebruik van KeePass

Ik heb de volgende shortcuts om mijn gebruik van KeePass zo makkelijk mogelijk te maken:

Ctrl-E: Hiermee zet je de cursor in het zoekveld als KeePass is gemaximaliseerd

Ctrl-B: Copieer de geselecteerde username naar het clipboard

Ctrl-C: Copieer het geselecteerde wachtwoord naar het clipboard

Ctrl-V: Plak username of password in het invoerveld.

Ctrl-ALT-A: Autotype een loginnaam en wachtwoord automatisch in de invoervelden. Zie dit artikel voor een precieze uitleg.

Ctrl-ALT-K: Maximaliseer KeePass uit het systeemvak

Plugins en extensies

KeePass is uit te breiden met allerlei plugins en extensies voor browsers. Dit maakt dat je KeePass verder naar je eigen hand kunt zetten

Firefox gebruikers kunnen de KeeFox plugin installeren. Deze maakt een directe koppeling tussen je database en de formulieren die je in de browser laadt. Let goed op met het updaten van Firefox omdat de plugin ineens onbruikbaar kan worden. Tevens kan ik je aanraden om na installatie even de tutorial door te lopen zodat je de slimste manier leert om de extensie te gebruiken.

Maak je gebruik van Chrome, dan is ChromeIPass een extensie voor de koppeling tussen KeePass en je browser. Let op, je hebt nog een extra plugin KeePassHTTP nodig om de koppeling goed te laten werken!

KeeForm is een plugin voor Internet Explorer en Firefox. Deze heeft wel wat extra configuratie nodig om goed te werken.

Op de plugin-pagina van KeePass vind je meer uitbreidingen voor backups en import/export van bestaande wachtwoordlijsten

Vlekkeloos tussen Windows en Mac werken

KeePass is een tijd terug op een nieuwe opslagstructuur overgestapt waarmee er een verschil kwam in de versies van KeePass. Waar de Windows versie doorgaat op de 2.x manier van opslaan (nieuwer) blijven de onofficiële versies soms achter op de oudere manier. Dat kan vervelend zijn, want als ik op mijn Windowsmachine nieuwe wachtwoorden toevoeg, dan kan ik die niet zomaar via Dropbox synchroniseren voor de Mac. Want deze maakt nog gebruik van de oude manier van opslag. Gelukkig biedt KeePass hier een ingebouwde oplossing voor door middel van Triggers.  Op hun voorbeeld-pagina kun je zien hoe je een trigger aanmaakt die je actieve database automatisch exporteert naar het oudere bestandsformaat.

Door de verdere digitalisering van de samenleving hebben databases, bestanden en persoonlijke informatie steeds betere beveiliging nodig. Mijn advies is om dit niet van je eigen geheugen en systemen af te laten hangen, maar er een consistente en duurzame oplossing voor te maken. Dat kost tijd en zoals ik al eerder zei, een andere mentaliteit. KeePass is één van de vele wachtwoordsystemen, in mijn ogen de beste. Dit artikel van Chris Raynes legt alle mogelijkheden nog eens uitgebreid uit. Probeer het een tijdje uit en laat je ervaringen achter in de reacties!