USB-stick aan je sleutelbos

Je hebt een USB-stick nodig. Die heb je in vele vormen en maten. Ik gebruik een USB-stick in de vorm van een sleutel. Waarom?

• Ik raak ‘m niet kwijt – Deze USB-stick hangt altijd aan mijn sleutelbos, gewoon bij mijn andere sleutels.
• Ik vergeet ‘m niet – Mijn sleutelbos heb ik buitenshuis altijd bij me, dus de USB-stick vanzelf ook.

Hiernaast zie je een afbeelding van mijn sleutelbos. Ik kan deze in mijn broekzak steken, maar ook aan mijn computertas vastklemmen. Eén van de sleutel is … een USB-stick in de vorm van een sleutel.

Windows-software op de USB-stick

Op mijn USB-sleutel heb ik Windows-software gezet. Open source of freeware, dus gratis en legaal. Het is allemaal min of meer bekende Windows-software, die geschikt is gemaakt voor gebruik vanaf een USB-stick. Je kunt het zo gek niet bedenken of er is wel een portable programma voor beschikbaar.

Je kunt een deze software downloaden op de websites

• PortableApps.com
• Portablefreeware.com

Je treft daar een grote verzameling software. Ik maak meestal gebruik van Google Chrome Portable als mijn toegang tot de cloud en van OpenOffice.org portable, een compleet Office-pakket, voor tekstverwerking of het beamen van een powerpoint-presentatie.

Waarom is dit handig?

Je kunt natuurlijk ook je eigen notebook meedragen in een tas. Of altijd aan je eigen desktop werken op kantoor, alleen aan je eigen bureau. Zo’n USB-stick vind ik toch handiger. Waarom?

• Lichter en kleiner – een USB-stick is veel lichter dan een notebook. Een tablet en smartphone zijn, ook samen met de USB-stick, kleiner en lichter om mee te nemen in je tas.
• Vrijer om te werken waar je wilt – je bent vrij in het gebruik van willekeurig welke computer er onderweg of ergens op kantoor beschikbaar is. Je bent niet meer gebonden aan die ene notebook of desktop, of die ene werkplek op kantoor.  Je steekt er je USB-sleutel in een Windows-PC, en je kunt aan de slag met Windows-software. De software – jouw software – op de USB-stick werkt op elke PC, waarop het besturingssysteem MS Windows staat.
• Veiliger - Alle gegevens, zoals jouw instellingen, geschiedenis en cache, worden door de portable software op de USB-stick opgeslagen en blijven op jouw USB-stick. Je haalt na gebruik van de computer de USB-stick eruit en er blijft niets achter op de harde schijf van dat apparaat.

Voor die enkele keer dat het niet anders kan dan een Windows-PC te gebruiken pak ik mijn sleutelbos. Die laat voldoende de ruimte in mijn tas voor mijn eigen apparaten, die ik veelal prettiger vind in het gebruik: mijn tablet en smartphone.

Heb jij ook ervaringen met het gebruik van portable software op een USB-stick? Deel dan hieronder jouw suggesties voor hardware en software of jouw praktijk-tips in een Reactie.

Meer informatie

• Hardware
• Software

De Journal die ze hebben gemaakt is beschikbaar in drie verschillende types. Een kleine en goedkope variant($10) met 48 pagina’s, een normale variant($35) met semi-harde kaft en 140 pagina’s en een dure($50) met een leren kaft. Ik mocht de normale variant testen. Deze komt in 5  kleuren waarbij ik voor een blauwe heb gekozen.

De eerste stap in het maken van je eigen bound Custom Journal is het samenstellen van de inhoud, want dat maakt het boekje uniek. Op de site kan je de verschilende soorten pagina’s kiezen. Dit gaat van iPhone’s om apps in te ontwerpen tot kaarten van verschillende Amerikaanse steden tot kaarten om Yahtzee te kunnen spelen. Mijn boekje was voornamelijk gericht op het maken van een creatieve plek voor ideeën. Dus veel lege blaadjes, iPhone en webpagina’s om in te ontwerpen en lijstjes met checklists.

Het samenstellen gaat verrassend eenvoudig. Er is goed nagedacht om de samenstelling van het boekje zo eenvoudig mogelijkte maken. Bovenaan zie je hoe veel pagina’s nog zelf in te vullen zijn en onderaan staat in een helder overzicht wat er allemaal te kiezen valt. Dit maakt dat het samenstellen eenvoudig en makkelijk gaat.

Na je bestelling wordt de Journal gemaakt in Canada gemaakt na 2 tot 3 werkdagen verstuurd. Groot nadeel is dat de kosten voor verzenden heel hoog zijn. Dit komt omdat er alleen hele snelle verzendopties mogelijk zijn. Een verzending naar Nederland kost minimaal 28 dollar. Dit is voor 1 boekje een hoop geld, dus je kunt overwegen om met een aantal mensen meer boekjes te bestellen. De verzendkosten gaan dan niet omhoog.

Na een week lag mijn eigen gemaakte notitieboek op de mat. Het komt in een mooie kartonnen envelop met daarin je notitieboekje. Om het boekje zit een papier met daarop een stempel en een handtekening wie hem gemaakt heeft. Het notitieboek oogt wat klein en ik had een harde kaft verwacht. Deze is niet hard maar zit tussen paperback en een harde kaft in. In de eerste instantie is het even wennen, maar na een tijdje is het wel prettig. Het maakt dat het goed in je broekzak past en de kaft blijft intact, ook na intensief gebruik.

De kwaliteit is prima. Niks negatiefs, niks extreem positiefs. Het is een notitieboekje wat goed in elkaar zit. De kaft is stevig en de blaadjes zitten goed vast. Enige opmerking is misschien dat het wat lastig helemaal open te klappen is. Hierdoor is het schetsen aan ontwerpen voor een site soms wat lastig. Daarbij is het voor dit soort dingen toch vrij klein, en dat is jammer. Aan de andere kant maakt de formaat wel dat het makkelijk is om overal snel een notitie of een schets te maken. Bij een groter boek ligt die drempel toch direct een stuk hoger.

De Bound Custom Journal is een fijn notitieboekje. Het relatief kleine formaat en de mogelijkheid om zelf de inhoud samen te stellen geven het een beetje de status van een Moleskine. Duur, maar door uniek te zijn en van een notitieboek een beleving te maken. Ik ben er erg blij mee en hoop dat er goedkopere verzendopties beschikbaar komen, want daar ligt het probleem. 60 dollar is echt te veel geld. Nu zijn er alternatieven op de markt waar je bijna zeker voor minder geld een notitieboek samen kan stellen, maar het gemak waarmee het bij Bound for Anything kan is niet te evenaren. En daarom wil ik eigenlijk niet zonder.

Dit is het laatste deel in de zoektocht naar hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel 1 heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmapping daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken zou moeten zijn. Ook in dit deel bespreek ik een aantal toepassingsgebieden om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. Hier trek ik ook de conclusie of mindmapping een pijler van HNW zou moeten zijn.

Wat zit er achter een goede mindmap?

Een van de meest gevolgde trainingen in 2010 was ‘leren mindmappen’. Dat heeft tot wildgroei en veel slechte mindmaps geleid. Een goede mindmap faciliteert in mijn ervaring zowel het proces van lineair ordenen van de informatie die binnenkomt (linker hersenhelft) als het simultaan een volledig plaatje daarvan maken (rechter hersenhelft). Bijvoorbeeld bij het voeren van onderhandelingen komen beide intensief aan bod. De mindmap hierboven is onderdeel van een onderhandeling ondersteunend systeem gemaakt en gebruikt bij de één na laatste regeringsformatie door een van de politieke partijen. Daniel Pink noemt in zijn boek A Whole New Mind een ander voorbeeld van hoe dit whole brain thinking werkt.

Linker en rechter hersenhelft functies

Stel, je bereidt met je partner een belangrijk etentje voor gasten voor en jíj zou de wijn halen. Een uur voor de gasten komen ontdekken jullie dat de wijn er niet is en je partner sist boos: ‘Ik ga wel naar de avondwinkel!’ Als je alleen met je linker hersenhelft zou denken, maak je een analyse van de informatie die woord voor woord binnenkomt en zou je kunnen denken: prima, dat is geregeld. Echter als je tegelijkertijd alle andere informatie gebruikt om het plaatje compleet te maken, lichaamshouding van je partner, gezichtsuitdrukking, intonatie, denk je misschien: oeps.

Je zou kunnen zeggen links is tekst, rechts context. Een goede mindmap stimuleert daarom denken met je hele brein, ofwel: de samenwerking tussen beide hersenhelften. Dit gaat verder dan de mindmapregels die je in de boeken van Tony Buzan aantreft. Uit de mailreacties op deel 1 en 2 bleek dat veel mensen mindmapping in eerste instantie vooral zien als een schrijf- en geheugentechniek en daarbij voorbijgaan aan mindmapping als denktechniek. Een goede mindmap helpt ons beter te denken.

Mindmapping vergroot het leervermogen

Mijn ervaring als trainer én leerling is dat mindmapping een effectieve methode is om te leren, kennis over te brengen en beter te leren denken. Uit een studie door Abi-El-Mona en Adb-El-Khalick (2008) bleek dat WO-studenten die mindmapping toepasten een aanzienlijk steilere leercurve vertoonden in het verwerven van conceptueel inzicht en praktisch redeneren dan studenten die conventionele studietechnieken gebruikten. Ook uit onderzoeksmateriaal verzameld door Budd (2004) blijkt dat het gebruik van mindmapping de studenten betrekt bij het actief leren. Mento e.a. (1999) verklaren dat mindmapping een effectief, cognitief hulpmiddel is dat op verschillende manieren kan worden ingezet vanwege het potentieel om associatieve en niet-lineaire gedachten vorming te stimuleren.

Mindmappen stimuleert het expressieve of visuele denken en biedt studenten ook een andere manier om hun kennis en begrip met elkaar te delen (Goodnough and Long, 2002). Dit is een factor van betekenis en van nut voor studenten die moeite hebben met meer conventionele onderzoeks- en schrijfwijzen (Peterson and Snyder, 1998). Onderzoek van Cain (2001/2002) toonde een verbetering aan van het concentratievermogen (ook voor een langere tijd op één taak), van het kunnen stellen én beantwoorden van vragen en van de onafhankelijkheid bij de uitvoering van opdrachten.

Mindmapping stimuleert kritisch denken

Een mindmap kan helpen om met meer bewustzijn, grotere helderheid, meer diepte en breedte te denken en zo de relaties tussen ideeën en elementen van een thema te verkennen buiten de gebaande paden. Het geeft een nieuw perspectief, doordat het je in staat stelt alle relevante vraagstukken te onderkennen (analyse; links) en keuzes in het licht van het grotere plaatje (holistisch; rechts) te kunnen onderzoeken. Het wordt ook makkelijker om nieuwe kennis en informatie te integreren en logisch te organiseren, omdat je niet gebonden bent aan een rigide structuur.

Mueller e.a. (2002) beschrijven hoe mindmaps worden gebruikt om patiëntenzorg te plannen, wat heeft geleid tot een verbetering in denkvaardigheid, waaronder: het kritisch denken, whole brain thinking en het veelomvattend denken. Deze aanpak bevordert het kunnen plannen van zorg geconcentreerd op de patiënt als het centrum van het zorgplan en het stimuleren van het maken van verbindingen tussen verpleegkundige diagnoses en patiëntenzorggegevens.

Volgens onderzoek van Peterson en Snyder (1998) stelden mindmaps deelnemers letterlijk in staat te ‘zien’ welke variabelen bij een maatschappelijk probleem betrokken zijn en de onderlinge afhankelijkheden tussen deze variabelen. De mindmaps bevorderden ook het kritisch denkvermogen en werden gebruikt om verschillende wijzen van benadering van hetzelfde onderwerp mogelijk te maken. Bovendien faciliteerden mindmaps een effectieve probleemoplossing en konden deelnemers op de juiste wijze vaststellen waar aanvullende informatie nodig was.

mindmap van mindmapping resultaten door Academy of Minds

Wel of geen pijler van Het Nieuwe Werken?

Vanuit de kapstok – de werkzaamheden van de kenniswerker – die ik in de drie delen heb gekozen bleek dat mijn persoonlijke ervaring als trainer en adviseur wordt bevestigd door de genoemde onderzoeken. Deze geven aan dat mindmapping een belangrijke bijdrage kan leveren om je werk beter te doen. Ik ben naast de in dit en het vorige deel genoemde onderzoeken ook nog onderzoeken tegengekomen (met dank aan ‘Buzan Online’, ‘Mind mapping: Scientific Research and Studies’) die aantonen dat mindmapping ook je geheugen en het schrijfproces verbetert en zelfs kan leiden tot meer plezier in je werk (mail of tweet me even als je hierin geïnteresseerd bent).

Of mindmapping een pijler onder Het Nieuwe Werken is hangt wat mij betreft óók in belangrijke mate af van de gebruikte definitie van Het Nieuwe Werken. De meeste definities die ik ben tegengekomen missen volgens mij een essentieel onderdeel: Het bewust zijn en verbeteren van je (ons) denkproces. Daarom hanteer ik deze definitie die voortborduurt op de definitie uit deel 1:

~Meer de juiste dingen doen in minder tijd met meer plezier en resultaat vanuit rust en balans~

Deze definitie behelst een aantal zaken als het bewust (denken en) maken van keuzes, een plezierige werkplek, de juiste (denk)houding en motivatie, slimmer (samen)werken (en denken) niet harder met plezier en vanuit rust en overzicht, kennis (en denkkracht) hergebruiken en het beter balanceren van privé- en werkdoelstellingen. Dat vraagt nogal wat van ons! Dat gaat verder dan gedrag, outputsturing, het gebouw, tijd- en plaatsonafhankelijk werken en (ICT) systemen. Hier speelt beter en bewuster nadenken een essentiële rol. Er is inmiddels veel gediscussieers over deze HNW definitie en daarmee verder aangescherpt. Reageer hier zelf ook op deze aanscherping.

Veel van mijn cursisten geven aan het steeds moeilijker te vinden overzicht te houden en om te gaan met de werkdruk, toenemende hoeveelheid informatie (actoren) en vragen van managers en collega’s. Ze nemen niet altijd bewust een pauze tussen actie en reactie om goed na te denken (daar zit de vrijheid). Bovendien is onze manier van kijken naar ‘het werk’ en wat technisch mogelijk is continu aan verandering onderhevig.

Mindmapping, een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken!

Mindmapping blijkt ons denken goed te ondersteunen. Goede mindmaps stimuleren onze beide hersenhelften om samen te werken, waardoor we makkelijker het complete plaatje kunnen construeren van alle lineaire input inclusief de actoren en de onderlinge verbanden. Door een goede mindmapvisualisatie kunnen we beter denken omdat we onze gedachtestappen letterlijk kritisch kunnen bekijken en we (bewust) kunnen controleren of we de juiste argumenten bij onze meningen hebben gevonden en op welke feiten die gebaseerd zijn. Maar ook om een compleet nieuwe gedachtelijn op te zetten (buiten de ‘gebaande paden’). Dit leidt tot meer creativiteit, een verbetering van ons probleemoplossend vermogen en geheugen.

Helemaal krachtig wordt het als we samen op deze manier gaan denken (livemindmapping) en bijvoorbeeld aan de hand van een beamerscherm direct kunnen controleren of onze gedachtestappen kloppen en we nog wel een dialoog voeren (dit kan zelfs tegelijkertijd, tijd- en plaatsonafhankelijk via een online mindmap applicatie). Hierdoor zijn we in staat ons denken en daarmee (onze kijk op) ons werk continu te verbeteren. Vanuit die gedachte is mindmapping wat mij betreft een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken. Een manier om dit individueel te doen is Het Nieuwe Werken in te steken vanuit een Personal Dashboard en in teamverband met Het Nieuwe Vergaderen of Het Nieuwe Samenwerken.

Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1) en Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 2). Ik ben benieuwd naar je reactie!

Om aan de slag te kunnen met deze hack heb je nodig;

• Meerdere Google Analytics profielen of accounts
• Filters en/of goals die je wilt hergebruiken
• Admin rechten op de Google Analytics schermen
• Google Chrome met de Chrome GA Copy & Paste plugin

Gebruik de GA copy paste plugin

Direct na het downloaden van de plugin kun je aan de slag in 10  stappen:

1. Ga naar de instellingen van het Google Analytics profiel
2. Open twee chrome vensters. De eerste om te “copyen” de tweede om te “pasten”.
3. Copy venster: ga naar Goals in het menu
4. Copy venster: Open de te copyen goal
5. Copy venster: Klik in de adres balk op het logo, er verschijnt een layer, click op Copy
6. Paste venster: ga naar Goals in het menu
7. Paste venster: klik op “toevoegen goals”
8. Paste venster: Klik in de adres balk op het logo, er verschijnt een layer, click op de blauwe goal, alles is nu vooringevuld.
9. Klik op bevestigen, de goal is opgeslagen
10. Begin weer bij stap 1 voor meerdere goals

Overige Google Analytics hacks

Rondom Google Analytics is een hele industrie ontstaan met add-ons en plugins. Op Webanalisten is een handig overzicht van tools die Google Analytics handig maken.

Bijvoorbeeld  “Visualiseer je google analytics data NET even anders, met Juice Analytics (zie afbeelding links).

Als jij interessante, bij voorkeur gratis hacks, plugins of tools kent voor Google Analytics, deel ze hieronder.

Naar aanleiding van het artikel over vergaderen met de iPad op Bijgespijkerd kwamen er mooie adviezen in de comments los. Een reactie ging over de app JeffMeetings. Een eenvoudige app die deelnemers aan een vergadering voorziet van een agenda en documenten die ze kunnen delen. Alle andere oplossingen om de goede spullen onder vergaderaars te delen lijken ingewikkelder.

De iPad is in vergaderingen en andere bijeenkomsten niet meer weg te denken. Als gebruiker van zo’n apparaat ben ik altijd benieuwd wat anderen voor apps gebruiken om de juiste info bij zich te hebben tijdens besprekingen. Dan valt mij de diversiteit in oplossingen op: Evernote, Dropbox, NoteTaker, GoodReader, ReaddleDocs, mindmappen, documenten mailen en openen in Pages, taken programma’s als Remember the Milk en Nozbe. Evernote is prima om documenten in allerlei formaten bij je te hebben, te openen en bewerken en -zeker als je met tags werkt- snel met zoekopdrachten op een rijtje te hebben. Maar Evernote is typisch een individuele tool.  Dropbox is prima om bestanden mee te nemen en te delen maar na het openen op de iPad is terugzetten lastig. Daarnaast maak je niet makkelijk een notitie. Nozbe is prima voor taken, projecten en een agenda. Door de koppeling met Dropbox en Evernote kun je documenten bij projecten hebben maar om dat te delen … Dan moet je zelfs de apps al handig gebruiken en dat met collega’s afstemmen. Kortom, het is best een kunst om de iPad slim in te zetten voor vergaderen met anderen. Persoonlijk investeer ik graag tijd in het zoeken van de beste apps maar dat geldt niet voor iedereen.

JeffMeetings (Jeff = Joint Efficiency) is een app die het zoeken overbodig maakt. Je start de app (of de website) en start met het plannen van een vergadering. In het agendaoverzicht open je de agenda van de vergadering en bij vergaderpunten waar een document bij hoort vind je dat document. Alle deelnemers gebruiken dan dezelfde app gebruiken, of via hun laptop de site.

De makers van Remotion geven bij monde van Roshan Warjavand (business development manager) aan dat ze nadrukkelijk weg willen blijven bij een over-featured app. Gebruikerswensen worden gehonoreerd (bijvoorbeeld export van de agendadatum, notities maken binnen de app) maar de app moet bij de essentie blijven: het ondersteunen van deelnemers aan een vergadering.

Wat de prijs betreft betaal je bij JeffMeetings per deelnemer. Voor 10,- per deelnemer per maand vergader je. Vergeleken met de kosten van de meeste hier genoemde apps is dat best duur. Maar met name de apps met account, waarbij je voor stevig gebruik niet met de light-versie toe kan, zijn er ook kosten (Nozbe 90,- per jaar, RTM  25,- per jaar, Evernote $45,- per jaar) met name voor de een teamtoepassing voor Dropbox Team ($ 795,- voor 5 gebruikers) of Nozbe Team (20 accounts 450,-).

Ik ben benieuwd wat jullie gebruiken om je iPad in besprekingen in te zetten of dat een eenvoudige app een vervanging wordt.

We schreven hier al eerder over de mogelijkheid om in Office-programma’s te werken aan bestanden die in Google Docs staan. Nadeel daarvan is dat alles zich in het Office-programma afspeelt en dus ook alleen maar werkt mét Office-bestanden. Daarnaast hebben we het hier al vaker gehad over Dropbox, een dienst waarmee je een map kan synchroniseren met de server van Dropbox en andere laptops en pc zodat je altijd bij al je bestanden kan en alles meteen geback-upt is.

Syncdocs maakt van Google Docs een Dropbox-omgeving. Na het downloaden van het programma kun je een map selecteren op je harde schrijf die vanaf dat moment gesynchroniseerd wordt met Google Docs. Hierbij kun je aangeven of alle Office-documenten geconverteerd moet worden naar Google Docs-formaat, maar dat hoeft niet. Hij kan alle Office-bestanden ook in origineel formaat online opslaan. Daarnaast kan je ook alle andere soorten bestanden uploaden, foto’s, .exe-bestanden, .zip-bestanden, het maakt niet uit. Enige beperking: Er moet voldaan worden aan de eisen die Google stelt aan het uploaden van bestanden (Max. 10 GB per bestand/map). Voordeel: extra ruimte kopen is erg goedkoop.

Syncdocs is helaas niet beschikbaar voor de Mac, maar wees gerust, Insync komt met een applicatie voor zowel Microsoft, Mac als Linux. Op dit moment moet je nog per mail vragen of je mag testen (ik kreeg binnen 30 minuten reactie + link naar downloadscherm). De test van afgelopen week op mijn Windows computer geeft goede hoop.

Mindmaps (zoals deze hierboven van Zara) zijn niet alleen goed om kinderen ‘leren te leren’, mindmapping kan mensen helpen hun werk beter te doen, lezen we steeds vaker. In 2010 was het volgens nu.nl zelfs de meest verkochte bedrijfsworkshop. Maar wat is dan precies ‘je werk beter doen’? Over welke onderdelen gaat dat dan? En wat is de bijdrage van mindmappen aan Het Nieuwe Werken of Lifehacking? Geeft het je meer plezier en resultaat in je werk?

Talloze blogs schrijven inmiddels over mindmapping en steeds meer bijeenkomsten worden ondersteund met LiveMindMapping. Wat is er aan de hand? Is dit de volgende hype? Of zijn er wel degelijk aantoonbaar praktische voordelen te behalen met mindmapping? ‘Het Nieuwe Werken’, Workhacking of Lifehacking (voor deze blogpost gebruik ik voor het gemak even de afkorting HNW) wordt vaak genoemd in relatie tot meer doen in minder tijd of slimmer werken, niet harder. Maar waarom zouden we mindmapping hierbij moeten inzetten?

Laat ik beginnen met wat eigenlijk een mindmap is. De officiële definitie volgens Tony Buzan, de ‘inventor’ van het mindmappen die vanaf 1970 door zijn boeken en optredens miljoenen mensen aan het mindmappen heeft gekregen, luidt: ‘Een mindmap is een visueel diagram dat gebruikt wordt om informatie vast te leggen en te organiseren op een manier die past bij hoe onze hersenen van nature werken’. Een type infographic dus. Gedachten, ideeën of feiten zijn rond een centraal thema zodanig opgeschreven dat je eenvoudig de hiërarchie, volgorde, verbanden en rode draad kunt volgen. Dit in tegenstelling tot een lineaire manier (bijvoorbeeld een tekstdocument) van informatie vastleggen.

Is beelddenken beter?

Cursisten die mindmapping hebben geleerd, beweren dat mindmaps helpen bij het verwerken en terughalen van informatie in beelden. Mensen lijken makkelijker beelden te kunnen verwerken dan lineaire input. Een bekend gezegde is dat een plaatje meer zegt dan 1000 woorden. Ook de feedback die ik krijg na trainingen en in veranderprojecten die we faciliteren met visueel denken, is overwegend positief. Maar weinig mensen vinden het niks. Het overgrote deel van de mensen beweert sneller overzicht en inzicht te verkrijgen, gemakkelijker problemen te kunnen oplossen, creatiever te worden en beter te kunnen leren. Als dit zelfs live on-line gebeurd zoals de laatste jaren bij TEDx gaan mensen zelf ook sneller ‘idea’s sharen’.

Dit zijn echter vooral persoonlijke ervaringen en ik zie op de blogs en presentaties tijdens evenementen weinig tot geen onderbouwing. Er zijn wel boeken, naast die van Tony Bizan, die ingaan op het gebruik van ‘beeldtaal’ en ‘beter denken’ zoals het standaard werk ‘Visual Language‘ van Robert E. Horn, het populaire boek ‘A Whole New Mind‘ van Daniel Pink en het praktische ‘On the Back of The Napkin’ van Dan Roam. Echter niet gebaseerd op breed onderzoek naar het effect van de inzet van mindmapping. Ik ben daarom op zoek gegaan naar wetenschappelijke bronnen die de persoonlijke ervaringen bevestigen en ingaan op de bijdrage die mindmapping kan leveren bij individueel en groepswerk en dus misschien wel HNW.

Het Nieuwe Werken integraal oppakken

Juist nu er zoveel gesproken wordt over HNW merk ik dat de insteek vaak instrumenteel en eenzijdig is. Wat is nu echt nieuw? Veel marktpartijen zijn er mee bezig, ieder vanuit zijn eigen invalshoek. Er zijn maar een paar auteurs die benadrukken dat HNW integraal moet worden opgepakt en vooral gedrag niet moet worden vergeten. Is dat dan het nieuwe? Zou mindmapping een onderdeel van die integrale aanpak moeten zijn?

Ik ben vanuit aHa!Coaching als trainer en adviseur aangesloten bij een netwerkorganisatie genaamd ‘World of Minds’ en hier zijn adviseurs samen met trainers, projectmanagers, klanten, partners en leveranciers bezig geweest om een voorlopige werkdefinitie van HNW op te schrijven: ‘meer doen in minder tijd met meer plezier en beter resultaat’. De essentie volgens deze insteek is dus niet het mooie kantoor of het tijd/plaatsonafhankelijk werken of een iPad voor alle managers. Om dit te realiseren is het creëren van overzicht & inzicht, rust en het bevorderen van creativiteit en samenwerking essentieel, zo wordt gesteld. Ook geven de betrokkenen aan dat visualisatie en interactie dé methode is om dit te doen en dat mindmapping als techniek hierbij een centrale rol speelt.

Verder dan handmatig mindmappen

Mindmapping wordt dan niet alleen meer als persoonlijke notitiemethode gebruikt maar juist als denktechniek en in de elektronische variant als middel om via een dialoog, interactief een gezamenlijk beeld (ook wel ‘mentaal model’ genoemd) op te bouwen. Letterlijk; ‘Getting on the same page’. Er wordt beweerd dat zo meer draagvlak ontstaat voor de uitvoering. “Hierdoor nemen we sneller besluiten, communiceren we beter, verspreiden en verdelen we kennis in de organisatie en leren we bovendien gemakkelijker van elkaar”. Zodoende wordt de organisatie als geheel slagvaardiger, stellen de opstellers van de voorlopige werkdefinitie. Zij noemen dit ‘De Nieuwe Organisatie’ of de ‘Hypershifter organisatie’. Een eerste opzet hiervan is beschreven in het management boek “’t is Groen en Groener wordt het niet” van Leen Zevenbergen. Hier tref je een mindmap uittreksel aan.

Mindmapping als pijler onder HNW

In een serie van drie blogposts zal ik op zoek gaan naar de onderbouwing om die vervolgens tegen mijn eigen ervaring ‘aan te houden’. Zo hoop ik een bijdrage te kunnen leveren aan een verdieping in de discussie over HNW en Lifehacking in het werk. Hiervoor wil ik ingaan op het soort werk waar mindmapping mogelijk een bijdrage kan leveren. De kapstok die ik hiervoor kies is de definitie die Peter Drucker in 1959 presenteerde van de ‘kenniswerker’ (‘knowledge worker’): ‘Een kenniswerker is iemand die werkt met informatie, kennis hieruit ontwikkelt en gebruikt op de werkplek.’

Werken met informatie en hieruit kennis ontwikkelen en weer slim gebruiken bestaat niet alleen uit individuele werkzaamheden maar is ook een ‘groepsproces’. Zie ook de vrije vertaling van deze definitie naar de mindmap bovenaan deze post. Mijn stelling is dat als we kunnen aantonen dat mindmapping een positieve bijdrage levert aan zowel de verschillende individuele werkzaamheden alsook het groepsproces, we kunnen concluderen dat het helpt om je werk met meer plezier en beter resultaat te doen. In dat geval zou mindmapping een van de pijlers van Het Nieuwe Werken moeten zijn. In deel 2 licht ik een aantal onderzoeken toe die hier specifiek op in gaan om vervolgens in deel 3 een conclusie te trekken.

Inmiddels ben ik zo gewend aan browsers met tabbladen, dat het afkicken is als ik Office-producten gebruik. Het valt vooral op na het open van een paar Word-documenten, het overzicht is bij mij dan al snel zoek. Speciaal hiervoor is er een plug-in gebouwd die het mogelijk maakt om in Office met tabbladen te werken. Hierdoor blijf je in hetzelfde programma en venster werken, met net iets meer overzicht. Office Tabs is te downloaden voor: Microsoft Office 2010, 2007 en 2003. De tabbladen verschijnen in alle Office-programma’s zoals bijvoorbeeld Word, Excel en Powerpoint. Schakelen tussen de tabbladen kan met Ctrl + Tab.

Office tabs

We worstelen nog steeds om een goede definitie voor Het Nieuwe Werken te vinden. Vaak is deze te instrumenteel of te vaag, zoals bijvoorbeeld de HNW=Bricks + Bytes + Behaviour-definitie. Waar gaat het nu echt om? Wat is de basis van HNW? En zouden we Behaviour niet zwaarder moeten wegen dan de Bricks en Bytes?

Ongeveer 80 procent van de wereldberoepsbevolking doet niet iedere dag waar zij het best in is. Dat blijkt uit een onderzoek van de Gallup Organisation onder meer dan 1,7 miljoen ondervraagden. Mondiaal gezien had slechts 20 procent van de ondervraagden, werkzaam bij grote organisaties, het idee dat zij dagelijks gebruikmaakten van hun sterke punten. Enerzijds is dit cijfer behoorlijk alarmerend als je de bewegingen op de (arbeids)markt ziet, anderzijds schept het enorme kansen.

Het interessante is dat dezelfde organisatie ook heeft onderzocht wat goede managers anders doen. Deze managers hanteren twee veronderstellingen als richtlijn:

1.         De talenten van iedere medewerker zijn uniek en duurzaam.
2.         De sterke kanten van de medewerker bieden de meeste ruimte voor groei.

Focus op sterkten

Vooral de combinatie is cruciaal bij HNW-invoeringstrajecten, heb ik gemerkt. De wetenschap (psychiatrie, psychologie) heeft de laatste honderd jaar veel onderzoek gedaan naar defecten van mensen met als gevolg dat onze focus ook in de HRM vaak gericht is op het verbeteren van zwakten. We trainen en begeleiden in het verbeteren van competenties waar mensen niet goed in zijn. Zo krijg je meer van hetzelfde en benut je de unieke talenten van iedere medewerker niet optimaal. Ofwel de ‘gemiddelde organisatie’, die het dus steeds moeilijker gaat krijgen.

Een beweging die hier heel anders tegenaan kijkt is gebaseerd op een stroming in de psychologie, genaamd positive psychology. Daarbinnen wordt veel onderzoek gedaan, vrij vertaald: ‘to find talent and make normal life more fulfilling’. De daarbij behorende formule:

HNW = 0,2*bricks + 0,2*bytes + 0,6*behaviour

Nadruk op Behaviour

Is het dan ook niet zo dat we in onze definitie een veel zwaardere weging zouden moeten toekennen aan de Behaviour-component en deze verder specificeren? Behaviour is begrijpelijkerwijs lastiger te beïnvloeden dan Bricks and Bytes. Het lijkt mij dan ook zinvol dat meer organisaties meer tijd steken in het ontdekken van individuele sterkten. De medewerker zal met meer plezier naar het werk en weer naar huis gaan en de organisatie wordt dus veel ‘sterker’.

De basis van de succesvolle organisatie

De Gallup Organisation stelt dat goede managers medewerkers selecteren op talenten, vaardigheden en kennis en niet op ervaring en doorzettingsvermogen. Ze definiëren resultaten en bemoeien zich nauwelijks met de uitvoering. Het maakt hen niet uit hoe, waar en wanneer iemand precies iets doet, als hij maar resultaten laat zien. Bovendien focussen ze op sterke punten en helpen de medewerker in te passen in de organisatie naar een plek waar ook de organisatie de meeste baat heeft bij de sterke punten van de medewerker.

‘Goed gedrag’ = sterkten (motivatie) + juiste doelen + resultaatgericht werken + balans werk /privé + efficiënt werken

Wat mij betreft mag dus de Behaviour-component verder uitgespecificeerd worden om tot een goede HNW-definitie te komen. Handelen vanuit je sterkten levert jezelf en de organisatie te weinig op als je:

•          niet de (vooraf afgesproken) doelen en resultaten haalt;
•          structureel veel meer uren in je werkt steekt dan afgesproken;
•          een taak doet in vier uur, terwijl een ander hem in een halfuur doet;
•          je privéleven hiervoor opgeeft;
•          geen lol in je werk hebt;
•          geen teamspeler bent.

Laten we de mens dus als uitgangspunt nemen. Ik stel voor dan ook voor de definitie verder uit te breiden naar:

Het Nieuwe Werken is werken met meer resultaat en plezier door in minder tijd de juiste dingen te doen vanuit een goede balans tussen werk en privé en de verbinding op basis van sterkten.

Hierbij hanteer ik de volgende aannamen. Als je op basis van je sterkten werkt en bovendien hebt kunnen meedenken over de gekozen doelen (zakelijk en privé), ben je intrinsiek gemotiveerd en wil je de discipline opbrengen om resultaten voor jezelf en de organisatie te behalen. Een goede balans heb je alleen als je bewust keuzes hebt gemaakt vanuit je verschillende rollen (zakelijk en privé) en overzicht hebt in hoeverre je op weg bent die te behalen.

In minder tijd die juiste dingen doen kan alleen als je slimmer werkt (niet harder) met de modernste technologische middelen wanneer jij dat wil in de (kantoor)omgeving waar jij je het lekkerst voelt. Verbinding met je team op basis van individuele sterkten zorgt voor betere resultaten voor de organisatie en een gevoel dat wat je doet ertoe doet.