Voor wie moeite heeft om de tocht naar de sportschool te maken of de hardloopschoenen aan te trekken, kan Fleetly zomaar dé oplossing zijn. De drempel om te gaan sporten is bij mij redelijk hoog, des te meer een reden om deze app te testen.

Het basisscherm
Het basisscherm van de app is overzichtelijk: linksboven zie je je notificaties, rechtsboven vind je je vrienden. Linksonder, in het menu ‘people‘, zie je het leaderboard en kun je kiezen uit de feed van alle gebruikers of van je vrienden. In de vier volgende tabs begint de inspanning.

Tab 2: Challenges
In de tweede tab zie je de challenges waarvoor je je hebt ingeschreven. Via ‘more‘ voeg je een nieuwe challenge toe. Hier wordt het al leuk: de challenges varieren van ‘Six Pack 2012‘ tot ‘1000 miles (bike)‘ en ‘Spartacus (15 gladiator work outs)‘. Je schrijft je in voor een challenge (bijvoorbeeld de ’1000 miles bike‘) en logt iedere ermee samenhangende work out (bijvoorbeeld als op de fiets naar het station gaat). Deze vind je onder het vraagteken bij de challenge. Daar zie je ook alle deelnemers en hun vooruitgang. Net als met Wordfeud hoef je niet meer samen te zijn om toch samen een doel na te streven: het beter doen dan de ander. Het zit toch in onze westerse genen! En wij als Nederlanders kunnen de rest van de wereld toch makkelijk verslaan met de fiets-challanges?

Tab 3: Log
Onder de middelste knop, ‘log‘, vind je work outs om te loggen. Hier dien je een work out op te zoeken wanneer je heb al hebt gedaan, wat niet handig is als je de naam van de oefening niet weet. Loggen gaat dan makkelijker via de vierde tab.

Tab 4: Work outs
Onder Work outs zijn zowel work outs als exercises te loggen. Work outs zijn sets van exercises. Er zijn verschillende categorieën work outs. Via ‘simple’ – ‘travel’ kom je bijvoorbeeld uit bij de Road Warrior: een ‘45 minute hotel room work out‘. Ieder onderdeel van de work out wordt uitgelegd met tekst en soms een video, en is per oefening te loggen!
Bij exercises vind je verschillende losse oefeningen, onderverdeeld in spiergroep. Ook hier kan je per oefening loggen.
Het loggen gaat erg makkelijk: bij een exercise geef je bijvoorbeeld met een slider aan hoeveel reps je hebt gedaan.
‘Coach on‘ heb ik overigens nog niet geprobeerd.

Tab 5: Jijzelf
De tab rechtsonder is je eigen profiel. Hierin vind je je fitness level, work out geschiedenis, stats, medailles, je door jezelf ingevulde gewicht en je target fitness level, die je heb gesteld met behulp van tien korte vragen.

Oordeel
De app lijkt erg veel op Foursquare: enkele overeenkomsten zijn de medailles (op Foursquare: badges), de logs (op Foursquare: check ins), je kunt vrienden toevoegen en je ziet een ranglijst van hen. Het grote verschil is uiteraard dat de app niet location-based is, maar result-based. Hij is erg gemakkelijk in gebruik en de uitleg van de oefeningen is ideaal.
Ik zou het doen van de oefeningen echter niet aanraden als je nooit dergelijke oefeningen hebt gedaan: de kans is aanwezig dat je dan een verkeerde houding aanneemt en blessures oploopt.
Een nadeel van de app is dat hij van Amerikaanse bodem is en dat het meetsystemen standaard op imperial staat. Bij instellingen onder tab 5 is dat te wijzigen in metric, maar ook dan kom ik bij sommige oefeningen nog ‘lbs‘ tegen.

Kortom: een potentieel ideale app voor degenen die willen sporten, al bekend zijn met oefeningen, maar een digitale steun in de rug nodig heeft.

Mijn target fitness level is 6. Iedere gebruiker start op level 2. Dat heb ik door het kort doen van oefeningen voor deze test naar beneden weten te brengen tot 0,8. En dat is weer een motivatie om aan de slag te gaan met Fleetly! Wie doet er mee?

Ich bin ein Snoozer

Komiek Jerry Seinfeld is genadeloos over snoozen:

If any invention marks the decline of human civilization, I think it would have to be the snooze alarm. The snooze alarm is based on the idea that when the alarm goes off, you are not getting up… They should sell the snooze alarm with an unemployment application and a bottle of tequila. Just make it a complete pathetic-loser kit.

In Switch van de gebroeders Heath beschrijven ze een vergelijkbaar beeld van snoozen:

Consider the Clocky (…) It’s no ordinary alarm clock—it has wheels. You set it at night, and in the morning when the alarm goes off, it rolls off your nightstand and scurries around the room, forcing you to chase it down.

What it shows, fundamentally, is that we are schizophrenic. Part of us—our rational side—wants to get up at 5:45 a.m., allowing ourselves plenty of time for a quick jog before we leave for the office. The other part of us—the emotional side— wakes up in the darkness of the early morning, snoozing inside a warm cocoon of sheets and blankets, and wants nothing in the world so much as a few more minutes of sleep. If, like us, your emotional side tends to win these internal debates, then you might be a potential Clocky customer. The beauty of the device is that it allows your rational side to outsmart your emotional side. It’s simply impossible to stay cuddled up under the covers when a rogue alarm clock is rolling around your room.

 Het probleem van nu en straks

Snoozen is niet anders dan andere vormen van procrastination: in plaats van nu te doen dat verstandig is of goed voor je is, doe je nu iets dat leuk is. Het verstandige komt later wel. Daar is altijd wel een verhaal van te maken voor jezelf. Bijvoorbeeld: nog even slapen maakt dat ik fitter ben en dan heb ik dat klusje sneller af!

Op de blog You are not so smart wordt ook procrastination besproken:

The Misconception: You procrastinate because you are lazy and can’t manage your time well.

The Truth: Procrastination is fueled by weakness in the face of impulse and a failure to think about thinking.

Hun stelling is niet dat degenen die niet procrastineren meer discipline hebben of verstandiger of slimmer zijn. Degenen die dat minder doen denken meer over denken (capable psychonauts). Zij onderscheiden de nu-ik en de toekomst-ik. De nu-ik moet beseffen dat de toekomst-ik onbetrouwbaar is en alle voornemens niet gaat waarmaken. Nu opstaan, gezond eten, bewegen of dat lastige telefoontje doen kan alleen nu-ik. Om dat voor elkaar te krijgen, moet je slim omgaan met verleidingen.

Het verhaal lijkt op de olifant en de bestuurder metafoor dat we ook al gebruikten voor de nieuwjaars voornemens.

Kortom, zet de eierwekker om 20 minuten aan een stuk te werken, bescherm je aandacht, drink water en eet fruit om te voorkomen dat je trek krijgt. Ook het motto Eat that frog is zo’n slimme manier van denken:

Eat that frog

Wat helpt?

Op het moment dat je de keuze maakt om iets te doen wat je zou moeten doen of te snoozen is het zaak je bewust te zijn van de keuze. Het is ook van belang er niet op te vertrouwen dat je in de toekomst alleen maar verstandige dingen zult doen en dus dan wel je push ups doet, de administratie in orde maakt of klusjes in huis oppakt. Toekomst-ik is niet zo verstandig. Door dit alles denk je na over nadenken en neemt de kans al af dat je uitstelt.

Vergroot de kans dat je de taak die je wilt doen ook makkelijk kunt doen:

• beperk afleiding door de Pomodore techniek of een firewall op te trekken om je aandacht te beschermen
• laat anderen je controleren
• formuleer doelen hardop
• zorg dat taken concrete, kleine makkelijk te zetten stappen zijn (heldere eerstvolgende acties)
• beloon jezelf als je klaar bent (de tadaa-lijst en de ketting rijgen)
• maak er een gewoonte van de frog te benoemen of je meest belangrijke taken (MBT’s) voor die dag
• ga in discussie met jezelf als je iets uitstelt en ga er vanuit dat toekomst-ik onbetrouwbaar is
• koop een kikkertje en zet dat voor je neus. Als je de neiging hebt te snoozen: denk eat that frog!

En wat betreft het snoozen: lekker blijven liggen óf opstaan maar niet jezelf het verhaal vertellen dat je beide kunt doen.

Dit is het laatste deel in de zoektocht naar hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel 1 heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmapping daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken zou moeten zijn. Ook in dit deel bespreek ik een aantal toepassingsgebieden om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. Hier trek ik ook de conclusie of mindmapping een pijler van HNW zou moeten zijn.

Wat zit er achter een goede mindmap?

Een van de meest gevolgde trainingen in 2010 was ‘leren mindmappen’. Dat heeft tot wildgroei en veel slechte mindmaps geleid. Een goede mindmap faciliteert in mijn ervaring zowel het proces van lineair ordenen van de informatie die binnenkomt (linker hersenhelft) als het simultaan een volledig plaatje daarvan maken (rechter hersenhelft). Bijvoorbeeld bij het voeren van onderhandelingen komen beide intensief aan bod. De mindmap hierboven is onderdeel van een onderhandeling ondersteunend systeem gemaakt en gebruikt bij de één na laatste regeringsformatie door een van de politieke partijen. Daniel Pink noemt in zijn boek A Whole New Mind een ander voorbeeld van hoe dit whole brain thinking werkt.

Linker en rechter hersenhelft functies

Stel, je bereidt met je partner een belangrijk etentje voor gasten voor en jíj zou de wijn halen. Een uur voor de gasten komen ontdekken jullie dat de wijn er niet is en je partner sist boos: ‘Ik ga wel naar de avondwinkel!’ Als je alleen met je linker hersenhelft zou denken, maak je een analyse van de informatie die woord voor woord binnenkomt en zou je kunnen denken: prima, dat is geregeld. Echter als je tegelijkertijd alle andere informatie gebruikt om het plaatje compleet te maken, lichaamshouding van je partner, gezichtsuitdrukking, intonatie, denk je misschien: oeps.

Je zou kunnen zeggen links is tekst, rechts context. Een goede mindmap stimuleert daarom denken met je hele brein, ofwel: de samenwerking tussen beide hersenhelften. Dit gaat verder dan de mindmapregels die je in de boeken van Tony Buzan aantreft. Uit de mailreacties op deel 1 en 2 bleek dat veel mensen mindmapping in eerste instantie vooral zien als een schrijf- en geheugentechniek en daarbij voorbijgaan aan mindmapping als denktechniek. Een goede mindmap helpt ons beter te denken.

Mindmapping vergroot het leervermogen

Mijn ervaring als trainer én leerling is dat mindmapping een effectieve methode is om te leren, kennis over te brengen en beter te leren denken. Uit een studie door Abi-El-Mona en Adb-El-Khalick (2008) bleek dat WO-studenten die mindmapping toepasten een aanzienlijk steilere leercurve vertoonden in het verwerven van conceptueel inzicht en praktisch redeneren dan studenten die conventionele studietechnieken gebruikten. Ook uit onderzoeksmateriaal verzameld door Budd (2004) blijkt dat het gebruik van mindmapping de studenten betrekt bij het actief leren. Mento e.a. (1999) verklaren dat mindmapping een effectief, cognitief hulpmiddel is dat op verschillende manieren kan worden ingezet vanwege het potentieel om associatieve en niet-lineaire gedachten vorming te stimuleren.

Mindmappen stimuleert het expressieve of visuele denken en biedt studenten ook een andere manier om hun kennis en begrip met elkaar te delen (Goodnough and Long, 2002). Dit is een factor van betekenis en van nut voor studenten die moeite hebben met meer conventionele onderzoeks- en schrijfwijzen (Peterson and Snyder, 1998). Onderzoek van Cain (2001/2002) toonde een verbetering aan van het concentratievermogen (ook voor een langere tijd op één taak), van het kunnen stellen én beantwoorden van vragen en van de onafhankelijkheid bij de uitvoering van opdrachten.

Mindmapping stimuleert kritisch denken

Een mindmap kan helpen om met meer bewustzijn, grotere helderheid, meer diepte en breedte te denken en zo de relaties tussen ideeën en elementen van een thema te verkennen buiten de gebaande paden. Het geeft een nieuw perspectief, doordat het je in staat stelt alle relevante vraagstukken te onderkennen (analyse; links) en keuzes in het licht van het grotere plaatje (holistisch; rechts) te kunnen onderzoeken. Het wordt ook makkelijker om nieuwe kennis en informatie te integreren en logisch te organiseren, omdat je niet gebonden bent aan een rigide structuur.

Mueller e.a. (2002) beschrijven hoe mindmaps worden gebruikt om patiëntenzorg te plannen, wat heeft geleid tot een verbetering in denkvaardigheid, waaronder: het kritisch denken, whole brain thinking en het veelomvattend denken. Deze aanpak bevordert het kunnen plannen van zorg geconcentreerd op de patiënt als het centrum van het zorgplan en het stimuleren van het maken van verbindingen tussen verpleegkundige diagnoses en patiëntenzorggegevens.

Volgens onderzoek van Peterson en Snyder (1998) stelden mindmaps deelnemers letterlijk in staat te ‘zien’ welke variabelen bij een maatschappelijk probleem betrokken zijn en de onderlinge afhankelijkheden tussen deze variabelen. De mindmaps bevorderden ook het kritisch denkvermogen en werden gebruikt om verschillende wijzen van benadering van hetzelfde onderwerp mogelijk te maken. Bovendien faciliteerden mindmaps een effectieve probleemoplossing en konden deelnemers op de juiste wijze vaststellen waar aanvullende informatie nodig was.

mindmap van mindmapping resultaten door Academy of Minds

Wel of geen pijler van Het Nieuwe Werken?

Vanuit de kapstok – de werkzaamheden van de kenniswerker – die ik in de drie delen heb gekozen bleek dat mijn persoonlijke ervaring als trainer en adviseur wordt bevestigd door de genoemde onderzoeken. Deze geven aan dat mindmapping een belangrijke bijdrage kan leveren om je werk beter te doen. Ik ben naast de in dit en het vorige deel genoemde onderzoeken ook nog onderzoeken tegengekomen (met dank aan ‘Buzan Online’, ‘Mind mapping: Scientific Research and Studies’) die aantonen dat mindmapping ook je geheugen en het schrijfproces verbetert en zelfs kan leiden tot meer plezier in je werk (mail of tweet me even als je hierin geïnteresseerd bent).

Of mindmapping een pijler onder Het Nieuwe Werken is hangt wat mij betreft óók in belangrijke mate af van de gebruikte definitie van Het Nieuwe Werken. De meeste definities die ik ben tegengekomen missen volgens mij een essentieel onderdeel: Het bewust zijn en verbeteren van je (ons) denkproces. Daarom hanteer ik deze definitie die voortborduurt op de definitie uit deel 1:

~Meer de juiste dingen doen in minder tijd met meer plezier en resultaat vanuit rust en balans~

Deze definitie behelst een aantal zaken als het bewust (denken en) maken van keuzes, een plezierige werkplek, de juiste (denk)houding en motivatie, slimmer (samen)werken (en denken) niet harder met plezier en vanuit rust en overzicht, kennis (en denkkracht) hergebruiken en het beter balanceren van privé- en werkdoelstellingen. Dat vraagt nogal wat van ons! Dat gaat verder dan gedrag, outputsturing, het gebouw, tijd- en plaatsonafhankelijk werken en (ICT) systemen. Hier speelt beter en bewuster nadenken een essentiële rol. Er is inmiddels veel gediscussieers over deze HNW definitie en daarmee verder aangescherpt. Reageer hier zelf ook op deze aanscherping.

Veel van mijn cursisten geven aan het steeds moeilijker te vinden overzicht te houden en om te gaan met de werkdruk, toenemende hoeveelheid informatie (actoren) en vragen van managers en collega’s. Ze nemen niet altijd bewust een pauze tussen actie en reactie om goed na te denken (daar zit de vrijheid). Bovendien is onze manier van kijken naar ‘het werk’ en wat technisch mogelijk is continu aan verandering onderhevig.

Mindmapping, een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken!

Mindmapping blijkt ons denken goed te ondersteunen. Goede mindmaps stimuleren onze beide hersenhelften om samen te werken, waardoor we makkelijker het complete plaatje kunnen construeren van alle lineaire input inclusief de actoren en de onderlinge verbanden. Door een goede mindmapvisualisatie kunnen we beter denken omdat we onze gedachtestappen letterlijk kritisch kunnen bekijken en we (bewust) kunnen controleren of we de juiste argumenten bij onze meningen hebben gevonden en op welke feiten die gebaseerd zijn. Maar ook om een compleet nieuwe gedachtelijn op te zetten (buiten de ‘gebaande paden’). Dit leidt tot meer creativiteit, een verbetering van ons probleemoplossend vermogen en geheugen.

Helemaal krachtig wordt het als we samen op deze manier gaan denken (livemindmapping) en bijvoorbeeld aan de hand van een beamerscherm direct kunnen controleren of onze gedachtestappen kloppen en we nog wel een dialoog voeren (dit kan zelfs tegelijkertijd, tijd- en plaatsonafhankelijk via een online mindmap applicatie). Hierdoor zijn we in staat ons denken en daarmee (onze kijk op) ons werk continu te verbeteren. Vanuit die gedachte is mindmapping wat mij betreft een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken. Een manier om dit individueel te doen is Het Nieuwe Werken in te steken vanuit een Personal Dashboard en in teamverband met Het Nieuwe Vergaderen of Het Nieuwe Samenwerken.

Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1) en Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 2). Ik ben benieuwd naar je reactie!

Moment is goed

Het nieuwe jaar is een mooi moment voor terug- en vooruitkijken en dus ook een prima tijd om te bepalen wat je blijft doen en wat anders kan. Een langlopend onderzoek in Amerika laat zien dat van degenen die nieuwjaarsvoornemens hebben 40-46% er in een half jaar slaagt en over langere periode meer verandering weet te bewerkstelligen dan niet-voornemers. De onderzoeker John Norcross geeft tal van adviezen over voornemens. Eerder kon je op Lifehacking lezen dat een nieuw schooljaar ook een mooi moment is voor verandering.

Waarom is het lastig?

In Switch gebruiken Dan en Chip Heath de metafoor van een olifant en zijn bestuurder om verandering te beschrijven. De olifant is een sterk gewoontedier en houdt niet van verandering. De bestuurder is een verstandig baasje die de juiste route kent. Verandering gaat vaak over de bestuurder de juiste route laten zien en te weinig over hoe je als bestuurder die machtige olifant zo ver krijgt zijn routines op te geven.

Geen 180 graden ommekeer maar kleine stappen

Begin 2011 verscheen een blog van Merlin Mann over goede voornemens: Stop blaming the Pancake. In een sombere terugblik deugt er niks van wat je doet en moet alles anders: minder eten, meer bewegen, niet meer snoepen, harder werken, aardiger zijn. Luister de podcast voor een kleurrijk betoog over de voornemens. Dat wordt dan natuurlijk niks. Wat werkt wel volgens Mann? Kleine stappen!

• Accepteer dat niet alles wat je doet perfect is. De eerste pannenkoek is waardeloos maar als je verder bakt worden ze als vanzelf top
• Je leven omgooien omdat het toevallig 1 januari is, is kansloos. Het is een te ritueel moment; niet een echte start
• Maak van wat je wilt doen kleine stappen in de juiste richting. Eén stapje tegelijk (Fresh starts and modest changes).

Het lijkt op het verschil dat organisatiekundigen wel maken bij organisatieveranderingen. Maak je een analyse en beslis je rationeel wat er moet veranderen of kijk je naar jouw kwaliteiten en probeer je die stapje-voor-stapje op te rekken naar de gewenste kant? Oftewel: fit versus stretch. In die aanpak zit ook de overtuiging dat je niet alles hoeft te veranderen en ook helemaal niet tekort schiet.

Doelen stellen? Overtuiging hebben!

Voornemens zijn even actueel maar doelen stellen is al jaren onderwerp van discussie. Is doelen stellen niet achterhaald? Tenminste de expliciete, concreet geformuleerde en gedeelde soort doelen. Joshua Fields schrijft op Zen Habits over zijn 100 dagen zonder doelen:

Misconception 3. You still have goals: You say you have no goals, but don’t you still have some goals, like finishing your new novel or “being happy” or “living in the moment”? It’s important to make a distinction here: yes, I want to “be happy” and “live in the moment” and “live a healthy life,” but these are choices, not goals. I choose to be happy. I choose to live in the moment. I choose to live a healthy life. I don’t need to measure these events, I simply live this way. As for my new novel, I intend to finish writing it — I’ve never worked harder on anything in my life — but I’m enjoying the process of writing it, and if I never finish, that’s okay too. I’m not stressed about it anymore.

Of lees de afweging in de blog van Scott Scheper over wel of niet doelen stellen. Hij beschrijft het verschil tussen expliciete en impliciete doelen hebben enerzijds en de overtuiging bezitten dat de doelen gehaald kunnen worden versus het ontbreken van overtuiging.

De conclusie is misschien niet zo opzienbarend: overtuiging is wat het verschil maakt. Maar het is wel een relevante toets voor voornemens: is er oprechte overtuiging dat die voornemens nuttig, goed, haalbaar zijn?

I believe that you should set goals if it helps you gain a convicting sense of purpose. And I believe it does. Your goal is not goals, your goal is conviction. Yet, I don’t recommend setting goals in the traditional sense. I recommend an exercise that centers on painting dreams within your subconscious, not about setting a bunch of smart goals.

Deel met anderen je doelen

Je kunt anderen raadplegen om te vragen wat zij goede voornemens voor je vinden en anders kun je je voornemens delen, zodat anderen kunnen helpen. Of enige sociale druk kunnen uitoefenen. En uiteraard is er ook een app, waarmee je jezelf de goede kant op kunt chanteren. Vier dan ook als het lukt om een keten verbeteringen door te voeren.

Als je loopt, loop dan

Het risico van voornemens hebben, is dat ze bij voornemens blijven. Het risico van voornemens is dat ze ‘buiten jezelf’ staan en iets zijn waar je rationeel over denkt maar dat niet in alle handelen opgenomen wordt. Door voornemens te hebben, te delen, in kleine stappen te hakken en ze te delen, is het logisch vervolg de voornemens te doen. Wees er bewust mee bezig. Geniet ervan als het lukt. Flow ontstaat door in het nu heel erg op te gaan in wat je doet en niet vooruit te kijken of te piekeren.

Wat doe jij aan voornemens? Of juist niet?

Verder lezen

• Hoe houd je goede voornemens vol?
• Begin alvast aan je goede voornemens
• Het nut van vage doelen
• Top 10 Mind Hacks for making your Resolutions stick
• Resolution Week op Lifehacker

Illustratie via Brain Pickings

Dan kan het echt geen kwaad om nu al wat te oefenen, alvast de voorbereidingen te treffen. Wil je afvallen? Zorg dan nu al dat je de juiste voeding in je kast hebt, de juiste recepten op orde en bijvoorbeeld Foodzy op je smartphone geïnstalleerd. Wil je dagelijks gaan publiceren? Oefen de komende dagen al een beetje om te kijken wat een lekker patroon voor je is. Maar ga ook eens kijken of er goede apps zijn of interessante software die je kan helpen met je voornemen.

Maak nu alvast de plannen die je vanaf zondag echt waar wilt maken en begin met kleine oefeningen. Hopelijk is de overgang in het nieuwe jaar dan een stuk prettiger voor je! Succes!

Dit is deel twee in de zoektocht hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel één heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmappen daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken of lifehacking zou moeten zijn. In dit en het volgende deel ga ik een aantal toepassingsgebieden af om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. In het volgende deel zal ik een uitspraak doen of mindmappen een pijler van HNW zou moeten zijn.

Verbetert Mindmappen je presentatievaardigheden?

Een belangrijk onderdeel van het werk van de kenniswerker is kennis te delen. Dit gebeurt onder andere door het geven van presentaties. Uit een onderzoek van Mento et al (1999) over de applicaties van mindmapping in hogere managementopleidingen werd duidelijk dat een aantal deelnemers van het onderzoek overtuigende presentaties gaf met behulp van slechts een overheadprojectorsheet van hun mindmap. Ze konden het gepresenteerde materiaal effectief hanteren, omdat de informatie was genoteerd en opgeslagen op een geïntegreerde holistische manier in plaats van op lineaire wijze. Deelnemers konden de kennis beter internaliseren omdat het hun eigen (visuele) weergave was.

Zelf heb ik zowel ervaring met het presenteren vanuit één enkele ‘statische mindmap’, zoals hierboven omschreven, als met het opbouwen in stappen van een presentatie aan de hand van een ‘klikbare elektronische mindmap’. In de eerste aanpak merk ik dat het makkelijk is om een lange ingewikkelde presentatie te onthouden als ik de mindmap vooraf zelf heb gemaakt. Zo kreeg ik pas geleden een blue screen of death midden in mijn keynote speech voor een volle zaal. Dit was voor eerst dat ik letterlijk zonder visuele ondersteuning kwam te staan. Gelukkig kon ik verhaal vervolgen ‘uit het blote hoofd’ en bleek ik nadat mijn laptop opnieuw was opgestart precies op de verhaallijn te zitten.

In de praktijk merk ik dan ook dat de tweede aanpak voor mij het best werkt: samen met het publiek de mindmap per tak afgaan. Zeker als je dit met modernere (opkomende) presentatiemethoden vergelijkt, zoals ik vorige week deed met mijn Crowdsourcing Pecha Kucha-presentatie of dit Prezi-voorbeeld. Als je een elektronische mindmap namelijk eerst in zijn geheel toont om daarna je publiek per tak van de mindmap stap voor stap door de informatie heen kunt loodsen, krijg je meer vragen, enthousiaste reacties en kun je makkelijker een verslag nasturen met de vragen van je publiek daarin opgenomen.

Zeker als je weer bij het gehele plaatje en je eindconclusie eindigt. Een beter resultaat bereik je, in mijn ervaring, als je anderen de mogelijkheid biedt om tijdens je presentatie de elektronische mindmap aan te vullen. Dan wordt het vormen van nieuwe kennis een groepsproces. Dat kan ook online. Zie bijvoorbeeld dit boekuittreksel van Daniel Pink (A Whole New Mind) met dialoogsysteem.

Bevordert Mindmappen de groepssamenwerking?

Mindmappen is een goede techniek om samen met anderen plannen te ontwikkelen, kennis over te dragen en projecten te implementeren. Mijn ervaring in projecten is dat het samen mindmappen of ook wel ‘livemindmappen‘ genoemd je in staat stelt op een dynamische en creatieve wijze gebruik te maken van de inbreng van alle leden. Alle ideeën en uitspraken kunnen worden opgeslagen op de juiste plek in de mindmap en kunnen op één tijdstip openlijk besproken worden – ook online door gebruik te maken van mindmapping tools in de cloud. Doordat iedereen ‘gehoord’ en ‘gezien’ wordt, ontstaat draagvlak. De mindmap representeert op een hiërarchische gestructureerde ‘uitwaaierende’ wijze de gedachtestappen die tijdens projectbesprekingen en groepsbrainstorms aan de orde zijn gekomen. Dit kan ook in een langduriger proces met meerdere mindmapping-bijeenkomsten. Zie dit voorbeeld van een spreekbeurt van Martijn Aslander.

Onderzoek van Zampetakis et al (2007) gaf aan dat studenten de voorkeur gaven aan in teams werken met mindmaps. De mindmaps maakten mogelijk dat zij een synergistische interactie konden ontwikkelen, collectieve kennis konden verzamelen en konden werken met een group minded attitude, ofwel: handelend vanuit een ‘gezamenlijk mentaal model’. De stroming van communicatie tussen de leden van de groep heeft volgens Zampetakis et al bijgedragen aan het creatieve proces.

Stimuleert Mindmapping je creativiteit?

Het maken van mindmaps stimuleert volgens mijn cursisten de creativiteit en het genereren van nieuwe ideeën niet alleen tijdens het eigen denkproces, maar ook in brainstormsessies met grotere groepen. De ruimtelijke presentatie helpt een beter overzicht te verkrijgen en maakt het leggen van nieuwe verbindingen gemakkelijker en zichtbaarder. Je kunt op één enkel A4tje een groot aantal ideeën, gedachten, en verbindingen in de mindmap maken.

Toen mindmapping werd ingezet tijdens een brainstorm om de belangrijkste ‘curriculum gerelateerde kwesties’ van een opleiding te identificeren, werd tijdens het bestuderen van de uitkomsten duidelijk dat zowel de kwantiteit als kwaliteit van de gegenereerde onderwerpen was verbeterd. Deelnemers rapporteerden achteraf dat de brainstorm ertoe had geleid dat ze alle zorgpunten als geheel maar ook als losstaand in verband met elkaar hadden kunnen zien in een sfeer die ze hadden ervaren als open, participatief en uitnodigend. Het gebruik van mindmapping-software had de deelnemers ook de gelegenheid geboden te reflecteren, veranderingen voor te stellen en op associaties te komen (Paykoc et al, 2004).

Kapstok

Als uitgangspunt en kapstok heb ik voor deze post de activiteiten van de kenniswerker gebruikt. Vrij vertaald naar de indeling van Peter Drucker. Zie de mindmap aan de bovenkant van deze blogpost. De genoemde onderzoeken onderbouwen mijn persoonlijke ervaring (en die van mijn cursisten) dat mindmappen een positieve bijdrage levert aan activiteiten als samenwerken, schrijven, brainstormen, presenteren, organiseren en het vergroten van de creativiteit.  In het laatste deel kijk ik verder naar activiteiten zoals hoe mindmapping je leervermogen en kritisch denken kan vergroten en trek ik tevens aan het einde van het derde deel mijn conclusie.

Ik ben benieuwd naar je reactie op dit en het vorige deel! Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1)

Als zelfstandige of thuiswerkend professional heb je het hartstikke druk. Er moet van alles en nog wat geregeld worden. Die administratie, daar loop je bijvoorbeeld al maanden mee achter. Of het vinden van nieuwe opdrachten – schiet er helemaal bij in omdat de huidige opdracht zo intensief is. Of je bent een boek, of een serie artikelen aan het schrijven. Allemaal zaken waar meestal geen directe deadline aan vastzit. En die dus o zo geschikt zijn om morgen aan te beginnen. Of nog beter, overmorgen. Ondertussen verstrijkt de tijd en heb je eerlijk gezegd vandaag weer niets anders gedaan dan op Twitter en Facebook rondgehangen, en vakliteratuur bijgelezen..eh, eindeloos gewebsurft.

Wat jij nodig hebt is een kick-in-the-but; maar ja, er zijn geen collega’s voorhanden die dat voor jou doen. Sterker nog: er is helemaal niemand die je op de vingers kijkt, en juist daarom is het zo lastig in de actiestand terecht te komen. Je hebt netjes je 3 Grote Keien uitgedacht voor deze week en toch schiet het allemaal niet op.

Gelukkig is er een onconventionele oplossing voor dit flexleed: de Action Day! Dit principe trof ik aan in het boek “9 steps to work less and do more”(*) van productiviteitsspecialist Stever Robbins.

Wat houdt zo’n  Action Day nou in? Op een dag dat je boven jezelf uit wilt stijgen qua productiviteit maak je met vrienden of mede ZP’ers de afspraak minimaal 5 keer (en het liefst ieder uur)  op tevoren vastgestelde tijdstippen in te bellen op een telefonische vergaderdienst – Skype werkt trouwens ook prima. Iemand leest dan de deelnemerslijst voor en iedereen vertelt vervolgens heel kort wat ze het afgelopen uur gedaan heeft, plus wat ze het komend uur van plan is te doen. Daarna gaat je als de wiedeweerga allemaal weer aan de slag. Geen prietpraat, niet uitleggen waarom je je uurdoel niet haalde (“ja, de buurvrouw belde aan want haar hond was ziek geworden en ze moest naar de dierenarts en vroeg mij…blablabla..” Tja, en toen was het uur al bijna weer voorbij).

De Action Day werkt omdat het een afspraak met anderen is die een verwachting van jou hebben. Zo’n afspraak werkt altijd beter dan een afspraak met jezelf. Je wilt niet tegenover de anderen afgaan door een inbelmoment te missen. Of door niets te rapporteren te hebben. Volgens Stever melden vele gebruikers dat ze via deze techniek hun meest productieve werkdagen ooit hebben beleefd.

Trouwens, prima wanneer je meldt tijdens lunchtijd te hebben bijgepraat hebt met een vriend. Dat was wel die vriend die je hoognodig weer wilde spreken, om de vriendschap nog een kans van slagen te geven. Dat was er al tijden niet van gekomen en daarom is dit een bijzonder productieve lunch. Jij bepaalt zelf wat je voor elkaar wilt krijgen die dag.

De Action Days zijn vooral geschikt voor die je moet doen en waar je maar tegenaan blijkt hikken. Voorbeelden uit mijn eigen werkzaamheden zijn bijvoorbeeld: mijn website restylen, een serie artikelen schrijven, een klantenmailing verzenden, beginnen met voorbereidingen voor een belangrijke lezing die pas over 3 maanden plaatsvindt, een grondige opschoningsactie van mijn papieren archief. Ongetwijfeld heb jij zo je eigen hik-klussen.

Ik zie er naar uit binnenkort mijn Action Day te hebben, samen met anderen. Wanneer je mee wilt doen, laat het weten, bijvoorbeeld in de opmerkingen hieronder. Dan prikken we binnenkort onze Action Day!

(*) PS: hoofdstuk 2 van dit boek staat op de website van de auteur. Dit is precies het hoofdstuk waar bovenstaand idee in beschreven is. Van harte aanbevolen wanneer je hier meer over wilt lezen!

Nu mijn nieuwe bedrijf erg lekker begint te lopen heb ik dat een beetje laten varen, want ‘alles is leuk’ en ‘alles moet nu’. Het welbekende gevoel dat je iets mist als je niet binnen enkele dagen afspreekt. Ik dacht: “Ach, die ene afspraak kan ook nog wel.” en nu zit ik deze week met één dag zonder afspraken (vandaag) en volgende week met maar twee. Oftewel: een overvolle week (voor mijn gevoel) waardoor ik afgelopen zondag al ziekig werd, koorts had, misselijk was. Ik wist meteen weer wat het was om te veel in mijn agenda en hoofd te hebben, te veel te willen en te weinig rustmomenten ingebouwd te hebben.Daarom in deze blogpost enkele gouden tips voor rust en ruimte in je agenda en dus in je hoofd en in je lijf. Werkt wonderen.

Maak het onderwerp van een afspraak concreet voordat je afspreekt

Als iemand je mailt met een vage omschrijving (over wat jij kan betekenen voor hun – de vraag andersom stellen wordt nogal eens vergeten) inclusief de opmerking ‘Lijkt me leuk om eens af te spreken’ moeten er al een paar oranje lichtjes gaan branden als teken van waarschuwing. Begrijp me goed, ik ben niet tegen gezellige afspraakjes, maar te vaak gebeurt het dat het daar ook bij blijft. Of dat je al in de eerste minuut beseft dat jullie niet bij elkaar passen en dat later blijkt dat de relevantie ook ver te zoeken is. Vraag dus door. Wat wil diegene van je? Wat weet hij over je? Wat is de bedoeling? Dat heeft mij deze week alweer heel wat afspraken – en dus RUST! – gescheeld (en niet te vergeten reistijd, voorbeiding, wachttijd, achterafgebeuren…), omdat van tevoren al bleek dat de ander iets van me wilde waar ik helemaal niet mee bezig ben of wil zijn.

Als iemand een afspraak over de schutting gooit, gooi ‘m dan terug

Ik krijg nogal eens mailtjes met daarin: “Hoi, ik ben die en die en ik doet dit en dit. Ik zag dat jij dat en dat doet. Leuk! We moeten een keer afspreken! Groet, X.”  Wat ik anderen vaak zie doen is meteen in hun agenda kijken of bellen en een paar data voorstellen. Maar wil je die afspraak eigenlijk wel? En hoe graag wil die ander ‘m eigenlijk? Lekker makkelijk om op die manier iets over de schutting te gooien, maar ik gooi ‘m dan terug. “Leuk, moeten we zeker een keer doen!” 9 van de 10 keer hoor je er niets meer van. Oftewel: nog meer RUST in je agenda!

Verplaats gemaakte afspraken of zeg ze af

We hebben ze allemaal, van die momenten dat je lekker in je vel zit en best met jan en alleman ‘gezellig’ een kop koffie wilt drinken. Twee weken later heb je geen tijd meer voor je vrienden, stapelt de berg was, afwas en schoonmaak zich op, is je bureau een chaos (en dan hebben we het nog niet over de rommel in je hoofd), omdat je te veel afspraken hebt gemaakt en nu helemaal niet meer zo lekker in je vel zit (de vraag is dan wat oorzaak en wat gevolg is). Kijk dan nog eens kritisch naar je agenda. Zitten er afspraken tussen die niet relevant of niet nodig zijn? Zeg ze af.  Zitten er afspraken tussen die niet concreet of niet urgent zijn? Maak ze concreter en verplaats ze. En nee, dat hoef je niet te bestempelen als ‘uitstellen’ (“Maar ik MOET productief zijn!”), zie het als jezelf rust en ruimte geven waarna je over twee weken veel beter voorbereid en helderder op die afspraak kunt verschijnen.

Plan een telefonische afspraak in of gebruik Skype

Is een afspraak net iets te ver weg, heeft het haast of verwacht je dat maar 10 minuten nodig zijn? Dan is Skype of je telefoon een prima alternatief. (En wat een reistijd scheelt dat!)

Stel een maximum aantal dagen per week in met afspraken

Een week heeft zeven dagen. Moet je echt elke dag afspreken? Lijkt me niet. Drie dagen is voldoende, liefst zelfs twee. In een werkweek van vijf dagen hou je dan twee/drie dagen over zonder afspraken, zonder reisonderbreking, mét rust en tijd om overzicht te creëren en om dingen te DOEN (vergeten we nog weleens!). En gewoon, om tot rust te komen.

Combineer meerdere afspraken geografisch op één dag

Ik reis nogal eens wat af. Ik woon in Dordrecht, maar heb mijn afspraken in Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Amsterdam en soms wat zuidelijker. Ik combineer ze daarom vaak. Ben ik over twee weken in Amsterdam? Nieuwe afspraken in die stad plan ik dan graag op die dag in. Afspraak in Rotterdam? Over drie weken heb ik vrij laat een afspraak in Amsterdam, dus een afspraak kan dan in Rotterdam daarvoor, vlakbij het station (ik reis vrijwel alleen met OV naar grote steden). Of een afspraak in Amsterdam plan ik in de middag, als ik ‘s ochtends eentje heb in Den Haag (ik kom er toch ‘langs’). Dit heeft mij al veel gereis gescheeld.

Plan één ‘reorganisatiedag’ in per week

Voor mij is dat nu zondag. Ja, ik werk in het weekend, en ik vind het HEERLIJK! Op deze dag pak ik op wat doordeweeks is blijven liggen, ruim ik mijn bureau op, verwerk ik mijn papieren notebook in mijn andere digitale overzichten daar waar ze horen, knoop ik losse eindjes dicht, reorganiseer ik mijn takenlijst (verplaatsen, afvinken, verwijderen, updaten) en bereid ik me voor op de week die komen gaat.

Plan één dag VRIJ in per week

Zaterdag is mijn ‘vrije’ dag en staat groot met groen gekleurd in mijn agenda. Ik plan dan geen zakelijke afspraken, wel soms persoonlijke, en ik laat mijn mailbox, social media en andere afleiders zoveel mogelijk met rust. Iets helemaal niet doen lukt niet altijd, het moeten en dwingende daarvan heb ik losgelaten, waardoor ik me er gek genoeg (of logischerwijs?) juist makkelijker aan kan houden. En oh, wat voel ik me aan het einde van zo’n dag dan altijd weer heerlijk uitgerust om er de volgende dag weer met volle energie en zin tegenaan te gaan!

Hoeveel rust in je hoofd en lijf kun jij gebruiken?

Deze blogpost is geschreven door Patty Golsteijn. Op haar blog Minimal Switch blogt zij over hoe je met minimaliseren meer plezier, ruimte, energie, tijd, rust en vrijheid op kan leveren. Oftewel keuzes maken: wat vind ik belangrijk en nodig en wat niet? Daarnaast is zij firestarter van het netwerk Regelhelden dat voor zelfstandig professionals, zelfstandig ondernemers en kleine bedrijven en organisaties in de breedste zin van het woord regelt en zaken uit handen neemt, zodat zij kunnen werken aan wat zíj belangrijk en nodig vinden.

Foto artikel: DnLov/photocase.com

Mindmaps (zoals deze hierboven van Zara) zijn niet alleen goed om kinderen ‘leren te leren’, mindmapping kan mensen helpen hun werk beter te doen, lezen we steeds vaker. In 2010 was het volgens nu.nl zelfs de meest verkochte bedrijfsworkshop. Maar wat is dan precies ‘je werk beter doen’? Over welke onderdelen gaat dat dan? En wat is de bijdrage van mindmappen aan Het Nieuwe Werken of Lifehacking? Geeft het je meer plezier en resultaat in je werk?

Talloze blogs schrijven inmiddels over mindmapping en steeds meer bijeenkomsten worden ondersteund met LiveMindMapping. Wat is er aan de hand? Is dit de volgende hype? Of zijn er wel degelijk aantoonbaar praktische voordelen te behalen met mindmapping? ‘Het Nieuwe Werken’, Workhacking of Lifehacking (voor deze blogpost gebruik ik voor het gemak even de afkorting HNW) wordt vaak genoemd in relatie tot meer doen in minder tijd of slimmer werken, niet harder. Maar waarom zouden we mindmapping hierbij moeten inzetten?

Laat ik beginnen met wat eigenlijk een mindmap is. De officiële definitie volgens Tony Buzan, de ‘inventor’ van het mindmappen die vanaf 1970 door zijn boeken en optredens miljoenen mensen aan het mindmappen heeft gekregen, luidt: ‘Een mindmap is een visueel diagram dat gebruikt wordt om informatie vast te leggen en te organiseren op een manier die past bij hoe onze hersenen van nature werken’. Een type infographic dus. Gedachten, ideeën of feiten zijn rond een centraal thema zodanig opgeschreven dat je eenvoudig de hiërarchie, volgorde, verbanden en rode draad kunt volgen. Dit in tegenstelling tot een lineaire manier (bijvoorbeeld een tekstdocument) van informatie vastleggen.

Is beelddenken beter?

Cursisten die mindmapping hebben geleerd, beweren dat mindmaps helpen bij het verwerken en terughalen van informatie in beelden. Mensen lijken makkelijker beelden te kunnen verwerken dan lineaire input. Een bekend gezegde is dat een plaatje meer zegt dan 1000 woorden. Ook de feedback die ik krijg na trainingen en in veranderprojecten die we faciliteren met visueel denken, is overwegend positief. Maar weinig mensen vinden het niks. Het overgrote deel van de mensen beweert sneller overzicht en inzicht te verkrijgen, gemakkelijker problemen te kunnen oplossen, creatiever te worden en beter te kunnen leren. Als dit zelfs live on-line gebeurd zoals de laatste jaren bij TEDx gaan mensen zelf ook sneller ‘idea’s sharen’.

Dit zijn echter vooral persoonlijke ervaringen en ik zie op de blogs en presentaties tijdens evenementen weinig tot geen onderbouwing. Er zijn wel boeken, naast die van Tony Bizan, die ingaan op het gebruik van ‘beeldtaal’ en ‘beter denken’ zoals het standaard werk ‘Visual Language‘ van Robert E. Horn, het populaire boek ‘A Whole New Mind‘ van Daniel Pink en het praktische ‘On the Back of The Napkin’ van Dan Roam. Echter niet gebaseerd op breed onderzoek naar het effect van de inzet van mindmapping. Ik ben daarom op zoek gegaan naar wetenschappelijke bronnen die de persoonlijke ervaringen bevestigen en ingaan op de bijdrage die mindmapping kan leveren bij individueel en groepswerk en dus misschien wel HNW.

Het Nieuwe Werken integraal oppakken

Juist nu er zoveel gesproken wordt over HNW merk ik dat de insteek vaak instrumenteel en eenzijdig is. Wat is nu echt nieuw? Veel marktpartijen zijn er mee bezig, ieder vanuit zijn eigen invalshoek. Er zijn maar een paar auteurs die benadrukken dat HNW integraal moet worden opgepakt en vooral gedrag niet moet worden vergeten. Is dat dan het nieuwe? Zou mindmapping een onderdeel van die integrale aanpak moeten zijn?

Ik ben vanuit aHa!Coaching als trainer en adviseur aangesloten bij een netwerkorganisatie genaamd ‘World of Minds’ en hier zijn adviseurs samen met trainers, projectmanagers, klanten, partners en leveranciers bezig geweest om een voorlopige werkdefinitie van HNW op te schrijven: ‘meer doen in minder tijd met meer plezier en beter resultaat’. De essentie volgens deze insteek is dus niet het mooie kantoor of het tijd/plaatsonafhankelijk werken of een iPad voor alle managers. Om dit te realiseren is het creëren van overzicht & inzicht, rust en het bevorderen van creativiteit en samenwerking essentieel, zo wordt gesteld. Ook geven de betrokkenen aan dat visualisatie en interactie dé methode is om dit te doen en dat mindmapping als techniek hierbij een centrale rol speelt.

Verder dan handmatig mindmappen

Mindmapping wordt dan niet alleen meer als persoonlijke notitiemethode gebruikt maar juist als denktechniek en in de elektronische variant als middel om via een dialoog, interactief een gezamenlijk beeld (ook wel ‘mentaal model’ genoemd) op te bouwen. Letterlijk; ‘Getting on the same page’. Er wordt beweerd dat zo meer draagvlak ontstaat voor de uitvoering. “Hierdoor nemen we sneller besluiten, communiceren we beter, verspreiden en verdelen we kennis in de organisatie en leren we bovendien gemakkelijker van elkaar”. Zodoende wordt de organisatie als geheel slagvaardiger, stellen de opstellers van de voorlopige werkdefinitie. Zij noemen dit ‘De Nieuwe Organisatie’ of de ‘Hypershifter organisatie’. Een eerste opzet hiervan is beschreven in het management boek “’t is Groen en Groener wordt het niet” van Leen Zevenbergen. Hier tref je een mindmap uittreksel aan.

Mindmapping als pijler onder HNW

In een serie van drie blogposts zal ik op zoek gaan naar de onderbouwing om die vervolgens tegen mijn eigen ervaring ‘aan te houden’. Zo hoop ik een bijdrage te kunnen leveren aan een verdieping in de discussie over HNW en Lifehacking in het werk. Hiervoor wil ik ingaan op het soort werk waar mindmapping mogelijk een bijdrage kan leveren. De kapstok die ik hiervoor kies is de definitie die Peter Drucker in 1959 presenteerde van de ‘kenniswerker’ (‘knowledge worker’): ‘Een kenniswerker is iemand die werkt met informatie, kennis hieruit ontwikkelt en gebruikt op de werkplek.’

Werken met informatie en hieruit kennis ontwikkelen en weer slim gebruiken bestaat niet alleen uit individuele werkzaamheden maar is ook een ‘groepsproces’. Zie ook de vrije vertaling van deze definitie naar de mindmap bovenaan deze post. Mijn stelling is dat als we kunnen aantonen dat mindmapping een positieve bijdrage levert aan zowel de verschillende individuele werkzaamheden alsook het groepsproces, we kunnen concluderen dat het helpt om je werk met meer plezier en beter resultaat te doen. In dat geval zou mindmapping een van de pijlers van Het Nieuwe Werken moeten zijn. In deel 2 licht ik een aantal onderzoeken toe die hier specifiek op in gaan om vervolgens in deel 3 een conclusie te trekken.

Iedereen die wel eens een managementboek leest of een cursus doet, zal bij het stellen van doelen als een soort Pavlov-reactie aan het woord SMART denken. Immers, doelen stellen moet concreet en dan helpt elke letter van het woord SMART (en zijn vele varianten) om het denken aan te scherpen. Uiteraard is het motiverend en nuttig om dat waar je naar streeft voor je te zien en voldoende helder te hebben om ernaar toe te kunnen werken. Toch is het te scherp formuleren van doelen niet productief. Vaagheid kan helpen om precies voldoende duidelijkheid te hebben en de nadelen van te scherpe doelen te voorkomen. Kortom, in praise of vagueness.

Vaag wil overigens niet zeggen dat het onduidelijk is wat je doel is, maar dat je toestaat dat er grensgevallen zijn. Zoals iedereen weet wat je bedoelt als je zegt dat je het weer fris vindt maar niemand precies weet of dat nu 8, 9 of 10 graden is. In een interview over Not Exactly: In praise of vagueness, Kees van Deemter stelt de auteur:

For people in my area of logic, it’s actually a much narrower phenomenon, such as the word “grey”. Some birds are clearly grey, some are clearly not, while others are somewhere in between. The fact that such birds exist makes “grey” a vague concept. The vagueness does not arise from insufficient information: some concepts are fundamentally vague.

Een interessant onderzoek over gewicht verliezen. Personen die meededen aan een test en gewicht moesten verliezen deden het beter als ze vage feedback kregen, dan wanneer ze de precieze kilo’s en grammen hoorden. Wie gewicht verliest is tevreden en gaat verder. Wie vijf kilo wil verliezen en er 4,65 verliest, is ontevreden en gaat door de negatieve feedback minder succesvol verder.

Stel dat je meer wilt schrijven, zou het dan handiger zijn om je voor te nemen méér te gaan schrijven of helpt het om een aantal te bepalen? Door bijvoorbeeld vijf blogs te willen schrijven, is de kans groot dat er vijf komen en niet meer. Maar bestaat de kans ook dat nummer vier en vijf wellicht niet écht top waren maar nu eenmaal moesten. Het is de vraag of het succes van het plaatsen van blog één en twee niet voldoende de kans op vervolg garandeert. Daarnaast kost het moeite om aantallen te bepalen en doelen SMART te maken.

In Durftevragen geven Nils Roemen en Fanny Koerts aan dat enige vaagheid de kans op meedenken groter maakt, dan wanneer je in je eentje een heel precieze vraag formuleert:

Bovendien: zelfs een vage vraag stellen is goed, want daarmee daag je mensen uit om mee te denken. Hierdoor wordt een vraag, droom of ambitie gedurende een gesprek steeds helderder.

In managementkringen is het sturen op key performance indicatoren populair. Je maakt doelen SMART en meet de indicator het gewenste en essentiele gedrag (de key performance). Vaak genoeg gaat dan alle aandacht naar de I in plaats van naar de KP. Een gesprek over een indicator kan kort zijn, (“Aantal klantbezoeken gehaald, dus oordeel is goed”) terwijl een gesprek over de key performance een interessante zoektocht is naar wat wel en wat niet goed ging. Jaap Peters heeft met de foto van een perron een mooi verhaal (#19) over hoe ontzield de KPI’s en SLA’s gedrag kunnen maken:

In juridische kringen is het volgende verhaal populair: een man komt met een lama bij een café. Op de deur staat “Verboden voor honden”. We zullen allemaal aannemen dat de lama onder de “honden” valt. Stond er op de cafédeur “Verboden voor honden, katten, cavia’s, hamsters, geiten”, dan is de kans zeer groot dat iemand aanneemt dat de precieze opsomming inhoudt dat lama’s van harte welkom zijn. In elk geval is de kans groot dat de bedoeling van de bewoording “honden” goed opgevat wordt door de -relatief- vage term.

De vraag bij het stellen van individuele doelen is wanneer het doel voldoende duidelijk is dat je er mee aan de slag kunt. “Meer schrijven” is erg vaag maar “Meer blogs op mijn eigen site schrijven over GTD en mailboxbeheer” geeft al behoorlijk richting. Soms is een aantal meer dan een aantal. Bijvoorbeeld het streven van bloggers als Erwin Blom om dagelijks te schrijven. Die verplichting en discipline voegt waarde aan het doel toe. Ook heeft het waarde om aspecten van SMART te gebruiken, zoals de vraag of een doel realistisch is. Ja of nee is dan minder interessant, dan wat je nodig hebt om het te laten slagen.

In Getting things done is doelen stellen een belangrijk deel. David Allen blijft daarbij weg van SMART en varianten daarop, maar stelt wel “Define what “done” means and what “doing” looks like and where it happens!” Oppassen met verfijnen maar wel het eind en de eerste stap helder hebben.

Kortom, wees voldoende precies in je doelen zodat ze voor jou duidelijk zijn én energie richten. Of is dat te vaag …

- Naar aanleiding van In Praise of Vagueness in Wired

- Afbeelding van lambertwm op Flickr