Lifehacking » Persoonlijke ontwikkeling

Presentatie voorbereiden? Denk aan cookiemonster op een paard

Janine Sterenborg — Mon, 21 May 2012 07:30:29 +0000

Oké, cookiemonster op een paard is een metafoor die wetenschapjournalist Joshua Foer gebruikt in zijn eigen presentatie over het verbeteren van het geheugen. In jouw verhaal heb (hoogstwaarschijnlijk) andere associaties bij de onderwerpen die je bespreekt. Hoe kan je deze associaties inzetten?

Joshua kwam tijdens zijn onderzoek naar het geheugen, dat hij deed rond het ‘world memory championship’, tot de conclusie dat iets visualiseren de beste manier is om iets te onthouden. Op zich niets nieuws, maar de koppeling naar het onthouden van een verhaallijn voor een presentatie is een mooie hack! In plaats van steekwoorden op te schrijven, loop je in gedachten door een omgeving naar keuze, waar je herkenbare figuren in bizarre situaties neerzet. Zoals cookiemonster op een paard in je gang, of Britney Spears dansend op je salontafel: als het je steekwoord maar vertegenwoordigd. Vervolgens ‘loop’ je tijdens je presentatie de route die je hebt gevisualiseerd en de steekwoorden komen als vanzelf naar je toe.

Bekijk zijn hele presentatie hier:

Vergaderen? Alleen als er minder gepraat wordt!

Arjan Broere — Thu, 03 May 2012 07:30:58 +0000

Vergaderen lijkt de nationale zelfkwelling van Dagelijks wordt er vergaderd en net zo dagelijks gemopperd over de kwaliteit ervan. Onderzoeken wijzen op de tekortkomingen van overleg, Brainstormen met een groep levert minder ideeën op, dan wanneer hetzelfde aantal mensen individueel ideeën bedenkt. Nederland vergadert niet goed, aldus TNO. Jason Fried is helder: de M&M’s (=meetings and managers) houden je van het échte werk af (en Vergaderingen zijn giftig). Je vraagt je af waarom er nog vergaderd wordt? Al die bijeenkomsten zouden al aan kwaliteit winnen de sprekers zich wat matigen en de zwijgers meer kans geven. Minder gebabbel en meer reflectie. Kortom, hoe houden we maat aan de sprekers?

Stop de sprekers met pauzes

Organiseer in een bijeenkomst voldoende pauzes.Het is verleidelijk maar door te overleggen tot er een uitkomst is maar een pauze is waardevol om wat afstand te nemen, nieuwe oplossingen te zien, de wat meer secundair reagerende deelnemers ruimte te geven een bijdrage te formuleren.

Elk uur een pauze is nuttig. Zet een wekker en als die wekker gaat ook meteen stoppen. Het is even wennen maar het werkt prima, want als iemand zijn zin af mag maken, mag iemand nog reageren, et cetera enzovoort. Ook in Een levensregel voor beginners. Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijks leven raadt Derkse een strenge pauzes elk vol uur aan.
Geef een denk-opdracht mee tijdens de pauze: “Wat zou een kind van 7 doen om dit op te lossen?” of bespreek met iemand die je nog niet kent wat de essentie van het gesprek tot nu toe is
Geef een off topic-opdracht: mee tijdens de pauze: jongleer, speel een spelletje, interview iemand en ontdek zijn dark side. Deze perspectiefwijzigingen verbeteren de ideeën, aldus Jonah Lehrer.
Vraag om stilte tijdens de pauze of speel muziek
Vraag iedereen na de pauze ergens anders te gaan zitten

Geen vrij spel aan de sprekers: al met de opening aan de slag

De vergadering die opent met een welkomswoordje, introductieronde, mededelingen, ingekomen stukken, notulen vorige keer begint met een kans op een monoloog van de voorzitter van 30 minuten. Doe alle praktische zaken voorafgaand aan de sessie in de Basecamp-omgeving of desnoods via de mail. Open door aan de slag te gaan. Is kennismaken nodig maak er dan een opdracht van die past binnen het doel van de sessie.

Wat zijn jou top 3 oplossingen voor het onderwerp van vandaag?
Wat is het beste idee dat je vanochtend gehoord hebt?

De hobby’s en gezinssituatie doen we wel tijdens de pauzes. Zie ook de kraakheldere visie van Seth Godin op het organiseren van een How to organize a retreat:

Create a dossier on each attendee in advance, with a photo and a non-humble CV of who they are and what they do and what their goals are
Never (never) have people go around a circle and say their name and what they do and their favorite kind of vegetable or whatever. The problem? People spend the whole time trying to think of what to say, not listening to those in front of them (I once had to witness 600 people do this!!)
Instead, a week ahead of time, give each person an assignment for a presentation at the event. It might be the answer to a question like, “what are you working on,” or “what’s bothering you,” or “what can you teach us.” Each person gets 300 seconds, that’s it.

Voorbereiding maakt van zwijgers sprekers

Het klinkt erg voor de hand liggend maar wie in een bijeenkomst een kwestie wil oplossen, die zal veel profijt hebben van voorbereide deelnemers. Veel gepraat gaat op aan met elkaar definiëren wat er aan de hand is, wat voor oplossing nodig is, …

Geef deelnemers een kader, achtergronden aan de hand van een praatpapier, open een document voor gezamenlijke brainstorm of een mindmap, stuur een inspirerende video naar iedereen, …
Bel eventueel de deelnemers vooraf
Geef individuele opdrachten
Degenen die niet zo primair reageren kunnen met een goede voorbereiding beter deelnemen dan wanneer ze moeten reageren in de dynamiek van een drukke bespreking.
Laat deelnemers voorafgaand aan de bijeenkomst in groepjes ook even smoezen naar aanleiding van hun voorbereiding. Sommige deelnemers zijn zo analystisch en beschouwend dat ze nog door-analyseren terwijl ze in een bijeenkomst ook tot productie moeten komen.

Spekers bij het onderwerp houden: in het gedachtenspoor

Eenmaal in een bepaald thema in een bespreking is het van belang binnen dat thema te blijven. Een zijpad of een afwijkende vraag kan opkomen, die noteren we zichtbaar voor iedereen en we hervatten het gesprek.

Door in het gedachtenspoor te blijven sluit een bijdrage logisch aan op een vorige en werk je thema’s uit. Dat voorkomt dat een gesprek alle kanten uitgaat. Om er mee te oefenen kan het goed zijn om de bijdrage van de vorige spreker te herhalen, zodat duidelijk is dat die bijdrage goed begrepen is. Het opsparen van vragen die niet meteen relevant zijn, is ook een belangrijke oefening in zwijgen.

Spreken met ruimte: geen discussie maar dialoog

Doorgaans wordt zwijgen en op elkaar wachten lastiger als er emoties in het spel zijn. Wie in een dialoog ruimte ervaart, die is doorgaans rustiger dan wie in debat is. De kunst van een dialoog is vooral toe te voegen aan de andere sprekers en niet een bijdragen te hebben die haaks staan op de vorige met bijvoorbeeld verwijten, persoonlijke aanvallen, debat, suggestieve vragen.

In toneel-improvisatie is een regel dat je altijd doorwerkt met wat degene voor je doet. Je kunt de situatie ombuigen of bijstellen maar met als vertrekpunt wat er al ligt. Die denkoefening zou voor vergaderaars ook interessant zijn: hoe maak je je punt in aansluiting op de vorige spreker? Lukt dat niet, dan wacht je.

De zwijger het makkelijk maken: 1:1

Heb tussendoor ruimte voor smoezen met je buurman, één-op-één gesprekken. Eventueel kunnen de kleine groepen clusteren met anderen en dat een aantal maken doen, zodat een groep van bijvoorbeeld acht even samenvat wat er onderling besproken is. Een andere dynamiek en meer ruimte voor individuen helpt de wat geduldiger spreker.

De spreker betaalt

Maak spreektijd schaars. In cursussen wordt dit middel ook wel eens toegepast om zichtbaar te maken hoe spreektijd verdeeld wordt. Als elke deelnemer vijf spreek-tokens heeft en voor elke bijdrage er één moet inleveren, dan wordt het belangrijk na te denken wanneer je wat zegt. De tokens kunnen ook als compliment verstrekt worden. Heeft iemand een waardevolle bijdrage dan kan iemand een token afstaan of als beloning een extra token krijgen. Het is een paardenmiddel maar het kan helpen de automatische en oeverloze spreker aan banden te leggen. En als het nodig is dan speel je een red Merlin en is de sessie afgelopen!

De sprekers ordenen: verzamel en kies later

Nogal eens bepaalt de eerste vraag of de eerste opmerking het gesprek. Als in een voetbalteam met F’jes is de bal in het spel en dromt het kluitje over het veld achter de bal aan, zonder tactiek of sturing. Door eerst meerdere bijdragen te verzamelen, reacties te inventariseren, vragen op te halen en daarna te kiezen krijgt niet de eerste (de beste?) vraag alle aandacht.

Geef een pauze en laat iedereen reacties noteren
Schrijf ze op een Post It, plak ze aan en orden gezamenlijk (metaplan)
Gebruik mindmap software en een beamer. Met MindMeister kun je van een desktop of iPad aan de beamer mindmappen maar ook via de web-toepassing gezamenlijk aan een mindmap werken. Iedereen kan makkelijk inbreng hebben en het discussiëren over de kwestie wordt pas gedaan als de mindmap geordend is
Gebruik andere visuele media (visueel samendenkenof media uit faciliteer online) waarop deelnemers zelf hun bijdrage kunnen plaatsen
Laat deelnemers de beste of interessantste vraag of opmerking kiezen om op door te gaan.

De zwijgers worden ongeorganiseerd sprekers

Door gesprekken in een groep te voeren, ontstaat er als vanzelf een dynamiek waarbij de spreker de zwijger maakt en vice versa. Door het gesprek anders te organiseren, kan iedereen makkelijker zijn bijdrage kwijt. Zo kan er in een ruimte een aantal tafels zijn waaraan de gesprekken plaatsvinden, eventueel met per tafel een thema en iemand die de inbreng ordent. Een world café of unconference zijn manieren om het gesprek decentraler te laten verlopen.

Wat doe jij om écht tot overleg te komen?

(Links op Diigo)

Je productiviteit omhoog door goed voor jezelf te zorgen

Janine Sterenborg — Mon, 23 Apr 2012 07:30:04 +0000

Apps zijn erg handig als hulpmiddel om productiever te worden, maar uiteindelijk ben je toch echt zelf degene die het werk moet verzetten. En dat gaat het beste als je goed in je vel zit en gezond bent. Er zijn veel factoren van invloed hierop, en op vele kan je zelf invloed uitoefenen. En ja, dat kan ook door middel van timemanagementtechnieken en apps! De vier basics: voldoende ontspanning, beweging, gezond voedsel en positiviteit.

Genoeg vrije tijd
Je werk afmaken is een verplichting aan jezelf, terwijl je ook aan jezelf verplicht bent om te ontspannen om op te laden. Sommigen varen wel bij 14 uur werken per dag, maar dat is lang niet voor iedereen weggelegd. Plan iedere dag bewust ontspanning in en plan minstens één dag helemaal vrij. Of twee, als je dit nodig hebt. Zet dan ook internet op je telefoon uit. Door alleen al de wetenschap dat je extra handelingen moet verrichten om het internet te gebruiken, gebruik je het niet of minder. Tenzij je echt een junkie bent, natuurlijk. Alleen al het idee dat je niet ieder moment een push notification kunt krijgen, is fijn!

Hoe zorg je dat je met een gerust hart verstoken bent van internet? Zorg dat alle belangrijke zaken zijn geregeld. Stel bijvoorbeeld aan het begin van je werkweek de belangrijkste doelen voor het einde van de week en maak een weekplanning. Zorg dat je maximaal een bepaald aantal uur per dag productief bent. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de pomodoro-techniek. Na zo’n productieve dag heb je wel een tomaatvrije avond verdiend! De scrum-methode is een goede manier om de te besteden tijd in te schatten. Tim Ferris pleit daarentegen voor slechts enkele productieve uren per dag, om daarnaast het leven te leiden dat je graag wilt.

Lees ook: What would happen if you switched off? op Simple Productivity Blog;
Drie apps om mee te ontspannen.

Beweeg!
Moeheid motiveert niet tot bewegen, maar op de lange termijn ben je minder moe wanneer je regelmatig sport. Het heeft positieve gevolgen voor het gemoed, de verbranding en het energielevel.
Over sporten is hier de laatste tijd genoeg geschreven. Lees dan ook: Sporthacks: 3 tips om sporten vol te houden, over onder andere de app Runkeeper, en app review: fleetly
Sporten bevordert ook de doorbloeding, wat een positieve invloed heeft op je spieren, die nog wel eens vast willen zitten van het vele computerwerk. Lees ook: Tips voor Consultants, hoe je RSI, rug-, nek- en schouderklachten kunt voorkomen

Weg met negatieve invloeden
Sommige gewoonten of zelfs mensen hebben een negatieve invloed op je leven. Weg ermee! Simple Productivity Blog tipt om een lijst te maken met negatieve invloeden waar je vanaf wilt en de gewoonten te vervangen voor een positieve gewoonte. Lifehack.org tipt 9 manieren om om te gaan met negatieve mensen. En om te voorkomen dat je er een wordt: lees keeping confident to ward off the workplace vampire of probeer Universal Thinking Device, een app die je dagelijks schoppen in de juiste richting geeft.
Universal Thinking Device:

Wees bewust van je voedsel
Om gezond te eten is veel kennis van ingrediënten nodig met alle misleidende claims op verpakkingen en toegevoegde suikers en kleurstoffen. Lees op verschillende plekken wat er over je eten wordt geschreven en pas je patroon hierop aan, wie weet vind je een ‘bug’ in je eetpatroon. Eet je veel koolhydraten of suikers? Het kan zomaar zijn dat je daar moe van wordt. Uitproberen is de gouden regel. Een diëtist kan natuurlijk veel meer duidelijkheid bieden.
Frankwatching tipte de app The Eatery: maak een foto van je eten en via social media beoordelen je vrienden je eten als ‘fit’ of ‘fat’. Een leuke manier om een discussie aan te gaan, ook omdat gezonde vetten de nieuwe light lijken te worden.
The Eatery:
Lees ook: #lijfhack – The 4-Hour Body – Aangepaste Voeding

Hoe zorg jij goed voor jezelf?

Besteed aandacht aan je verwondering

Janine Sterenborg — Mon, 16 Apr 2012 07:30:00 +0000

De simpelste ideeën leiden tot de grootste veranderingen. Een verandering van de hele, of je eigen wereld. MythBuster Adam Savage spreekt voor TED over mensen die de wetenschap veranderden, terwijl Taylor Jones vorig jaar met een kleine verwondering zijn eigen wereld op de kop zette.

Savage spreekt in onderstaande TED-film ruim zeven minuten over kleine verwonderingen die tot grootse veranderingen in de wereld leiden, alleen omdat mensen hun verwondering één stapje verder brachten en onderzoek gingen doen naar hun verwonderingen. Savage noemt 3 grote namen die uiteindelijk de wereld veranderden: Eratosthenes berekende van de omtrek van de aarde rond 200 BC; Hippolyte Fizeau mat de snelheid van het licht in 1849 en Richard Feynman won in 1965 de Nobelprijs voor zijn diagrammen die de beweging van subatomaire deeltjes beschreven. Feyman schrijft de aanleiding van zijn onderzoek toe aan een vraag die hij als kleine jongen aan zijn vader stelde. Dat was een vraag over een bal in een karretje.

Ook kleinere initiatieven kunnen een mooie uitwerking hebben. Neem bijvoorbeeld Dear Photograph. Oprichter Taylor Jones was 22 toen hij aan de keukentafel bij zijn ouders oude foto’s bekeek, zag dat zijn broer op de foto op dezelfde plek zat als op dat moment, hield de foto omhoog en maakte daar een nieuwe foto van. Hij zette het op een blog, vroeg mensen om inzendingen en in zes weken bezochten miljoenen mensen zijn website en kreeg hij honderden inzendingen, wat hem wereldwijde aandacht opleverde.

De Lifehack-les die je hieruit kunt halen? Denk niet te moeilijk, besteed aandacht aan hetgeen waarover je je verwondert en met een klein beetje van deze aandacht kan je zomaar erg ver komen.

Eind goed al goed

Arjan Broere — Fri, 06 Apr 2012 07:30:53 +0000

Een presentatie eindigen is iets dat aandacht verdient. Het einde is dat wat veel luisteraars beter onthouden dan de delen ervoor. Een praktisch nadeel is dat veel presentaties of workshops nogal eens eindigen met interactie wat doorgaans een lastig te managen onderdeel is en soms leidt tot een rommelig einde. Hoewel het waarschijnlijk erger is als een presentatie uit de tijd loopt omdat de presentator teveel wil presenteren. Enkele tips voor een pakkend einde. Dus exit “Als er verder geen vragen zijn, dan is het dat wel zo’n beetje …”

Vragen mogen tussendoor en als ze binnen twee minuten te beantwoorden zijn, doe je dat. De andere vragen neem je mee op het moment dat ze passen in het betoog. Noteer ze zodat je ze niet vergeet. Komt een vraag niet logisch in je betoog voor dan kun je het prima na de presentatie één-op-één of met geïnteresseerden doen. Overweeg ook een blogje met antwoorden als nawerk. De vragensteller hoor je maar de anderen in het gehoor niet dus zorg ervoor dat niet alleen de vragensteller aan zijn trekken komt.
Wil je veel informatie geven, schrijf dan een artikel of een boek. Ga je presenteren, kies dan je invalshoek, motto of rode draad en heb het alleen daar over. Schrijf eventueel een artikel dat je vooraf verspreidt of als hand out meegeeft. Teveel bulletpoints betekent dat je de essentie niet te pakken hebt (zie ook Guy Kawasaki’s 10-20-30). Het eind overvalt je als je teveel inhoud hebt. Of zoals Jason Fried het zegt in Rework: Wees een conservator!
Let scherp op de tijd. Zorg voor een klok of gebruik de sprekers weergave voor Powerpoint (video over Powerpoint en tweede scherm) of Keynote waarbij je de tijd in beeld hebt. Check bij de belangrijke delen van je presentatie of je binnen de tijd blijft. Zorg dat je einde ook overeind is als je besluit een deel te laten vervallen. Het gehoor rekent op de eindtijd, de presentator na je heeft zijn tijd ook nodig dus wees streng voor jezelf en je gehoor.
Heb een slot gepland. Doe een eventuele vraag-en-antwoordronde of discussieronde als één-na-laatste. Het slot doe je weer in presentatievorm. Heb nog één keer je motto of rode draad voor het gehoor of heb een take away: een praktische direct toepasbaar advies waar iedereen meteen mee aan de slag kan. Het slot kan ook de andere helft van de opening zijn, als ware je presentatie tussen twee boekensteunen geklemd. Zie ook andere stijlvormen.
Vormen kunnen je helpen. Een pecha kucha of elevator pitch of Ignite dwingen je over begin-eind-slot na te denken. Ook zijn die vormen voor het gehoor duidelijk dus dat weet ook waar het aan toe is.

Dus exit

Als er verder geen vragen zijn, dan is het dat wel zo’n beetje

en enter

… one more thing!

Productiviteit vergroten met een korte pauze

Janine Sterenborg — Mon, 02 Apr 2012 07:30:00 +0000

We werken vaak uren achter elkaar, omdat er een deadline in de nek hijgt, omdat de to do-lijst oneindig lijkt of omdat de baas dit van ons verwacht. Een korte pauze van tien tot vijftien minuten vergroot echter de productiviteit. Deze zou dan ook vaker genomen moeten worden. Herkenbaar?

Lees dan deze 21 tips van lifehack.org om toch aan deze korte pauze’s toe te komen.

De drie meest opvallende:

8. Neem een ‘Duim en Pink’-pauze. Voor als je een snelle afleiding nodig hebt van een probleem waar je aan werkt. De stappen:
- Maak met je linker hand een vuist, maar steek je duim op. Hou dit vast.
- Doe hetzelfde met je rechterhand, maar met je pink in plaats van je duim.
- Verwissel tegelijkertijd de rollen van je handen: maak van je linker hand een vuist zonder pink en van je rechter hand een vuist zonder duim. Probeer dit steeds sneller te doen.

11. Schrijf een bedank-kaartje naar iemand die je waardeert. Loop vervolgens naar buiten om hem op de bus te doen. Met deze simpele manier van het tonen van dankbaarheid verschuif je je focus van een probleem naar iets positiefs, waardoor je in een goede bui komt.

17. Lach de spanning weg. Je kunt beginnen door simpelweg “Ha ha ha” te zeggen. Blijf dit herhalen tot je daadwerkelijk aan het lachen bent. Een paar minuten lachen vermindert spanning, ontspant diverse spieren en bevordert bloedcirculatie.

Werk je vijf dagen per week, dan kun je ruim een maand vooruit met alle 21 tips.

Welke tips heb je zelf nog toe te voegen?

Sporthacks: 3 tips om sporten vol te houden

Janine Sterenborg — Wed, 28 Mar 2012 12:00:16 +0000

Sporten is voor velen eerder een straf dan een leuke bezigheid. Terwijl het gevoel achteraf zo goed is dat je het toch écht vaker wilt doen. De lente is vaak het uitgelezen moment om weer te starten met sporten. Drie lifehacking-tips om het vol te houden:

1. Zorg voor goede kleding
Niets is tijdens het sporten zo vervelend als een broek die afzakt door het gewicht van je iPod in je broekzak, een shirt dat omhoog kruipt of schoenen die knellen. Maak het jezelf zo comfortabel mogelijk, discomfort is namelijk alles behalve een motivatie om door te gaan met sporten. En het hoeft echt niet duur te zijn. Bij de goedkopere sportwinkels vind je prima kleding om mee te starten. Koop als je een actieve sport kiest echter niet de eerste de beste schoenen: deze kunnen blessures veroorzaken als je de verkeerde draagt. Bij Run2Day wordt met een camera geanalyseerd hoe je loopt, en daar wordt dan een passende schoen bij gezocht.

2. Integreren
Sporten is niet het enige waaraan we maar moeilijk kunnen beginnen. Sommige klussen komen er ook maar niet van, waardoor je aan het einde van de dag een onproductief gevoel hebt. Wat is je eigen oplossing om te zorgen dat je qua werk productief bent? Pas dit ook toe op sporten: integreer het in je leven. Ben je een deadlinewerker? Dat is microplanning misschien een optie voor je. Dan kan je makkelijk inplannen wanneer je gaat sporten en daarmee wanneer je gaat eten. Sporten op een volle of lege maag is allesbehalve aangenaam. Ook is het een stok achter de deur om genoeg water te drinken voordat je start. Maak je planning de avond vantevoren en leg ook alvast je sportkleding en waterfles klaar. Trek het desnoods alvast een paar uur van tevoren aan, dat geeft een actief gevoel en maakt de drempel om te starten lager.

3. Maak gebruik van motiverende apps
En zijn tientallen apps beschikbaar die je kunnen helpen met sporten. Eerder kwam Fleetly al aan bod, een app die je helpt met het doen van spier-oefeningen. Daarnaast is er RunKeeper, die onder andere bijhoudt hoe lang je hebt gelopen, hoe ver, wat je gemiddelde snelheid is en hoeveel calorieën je hebt verbrand. Earndit is een app die je beloont voor je prestaties, met kortingen van verschillende online winkels. De drie kunnen in verbinding met elkaar gesteld worden, waardoor je van alledrie de apps de voordelen hebt. Earndit is momenteel nog grotendeels gericht op Amerika, maar het zou me niets verbazen als Nederlanderse bedrijven erop inspringen, want wie houden er meer van gratis producten en kortingen dan Nederlanders?

Een nieuwe app is Zombies, Run!, een virtual reality spel, waarvoor je alleen de app hoeft te starten en met je in-ear headphones gaat rennen. Je zet je eigen muziek aan en tussendoor wordt je achtervolgd door virtuele zombies en pak je onderweg verschillende voorwerpen op die je helpen om verder in het spel te komen. Net als in een videogame.

Wekelijks verschijnen er nieuwe apps, en het is een kwestie van op zoek gaan naar de app die bij jou past.

Lees ook:
Deze tips voor duurzaam sporten.

Heb jij nog een andere tip? Laat hem achter in een reactie!

Draai je To-Do lijstje eens om: Een To-Don’t lijstje!

Niels Gouman — Wed, 28 Mar 2012 07:30:55 +0000

Wij lifehackers hebben onze taken prima op orde, alles staat netjes in ons GTD systeem genoteerd. Alles wat we moeten doen tussen nu en 80 jaar. In prima GTD stijl noteren we alles wat in ons opkomt, en hacken al die taken zodat we het ook nog af denken te krijgen. Maar denk je ook wel eens na over de dingen die je echt niet gaat doen? Heb je ook zo’n nette lijst met taken waarvan je hebt besloten je er nooit mee te gaan bemoeien?

Dit artikel is afgeleid van mijn post op StrategischLui.nl over Een ‘Ga-ik-niet-doen’ lijstje. Het artikel doet het daar zó goed dat ik vond dat de Lifehacking.nl er ook van mag meegenieten.

Het idee is simpel: Je hebt 1001 ideeen, en uiteraard zijn ze allemaal helemaal geweldig. Maar helaas ben je maar 1 mens, met maar 1 leven, en heb je dus maar ongeveer 80,5 (gemiddelde levensverwachting) * 365,25 (dagen in een jaar) * 24 (uren in een dag) * 60 (minuten per uur) = 42.339.780 minuten te leven. Dus kom je tot de conclusie dat het best wel onmogelijk is om dat allemaal zelf te doen. Dan moet je dus keuzes gaan maken wat je wel en vooral wat je dus niet gaat doen (en eventueel wat je gaat uitbesteden).

Voor zulke situaties wil je dus een “To-Don’t” lijstje. Een lijstje met dingen (vrij breed) waarvan je hebt besloten ze absoluut niet te willen gaan doen. En het liefst zet je daar ook een reden bij zodat je over een paar jaar nog steeds begrijpt waarom je het niet wilt doen, of zodat je kan evalueren dat de situatie voldoende is gewijzigd om het alsnog te overwegen.

Waar het dus op neer komt:

Besluit wat de doelen zijn die jij écht wilt bereiken
Besluit wat je daarvoor moet doen, maak hiervan je takenlijstje (wij lifehackers hebben dit waarschijnlijk al)
Besluit welke dingen je vooral niet moet doen, maak hiervan je “To-Don’t” lijstje

Vervolgens neem je dit lijstje gewoon wekelijks mee in je weekly review. Dan controleer je of dingen van je to don’t lijstje niet stiekem toch in je todo lijstje terecht zijn gekomen.

Een greep uit mijn To-Don’t lijstje:

Windows – Ik heb besloten dat ik geen moeite ga doen om Windows te snappen voor mijn klanten. Gebruik zelf al héél lang geen Windows en het kost mij dus teveel moeite om te achterhalen hoe daar alles werkt. Het is voor mijn focus (en tijd) een stuk makkelijk om gewoon nee te zeggen tegen sommige klanten.
Android – Heb weinig ervaring met Android, en uit de ervaring die ik heb vond ik het maar een brak systeem. Heb dus ook besloten hier mijn tijd niet aan te verdoen, daarom zal je van mij nooit tips over Android krijgen
niet-”Getting Things Done” – Vond Getting Things Done al een goed systeem, en nadat ik les heb gehad van meneer David Allen himself was ik er helemaal van overtuigd. Dit systeem is top. En hoewel er ongetwijfeld andere goede systemen zijn, ga ik daar geen aandacht aan schenken
TV – Heb als missie “1 miljoen zelfstandige professionals leren hoe ze minstens 3 uur per dag kunnen besparen”, dus dan zou je denken dat TV goed zou kunnen helpen om zo veel mensen te bereiken. Dat is ongetwijfeld waar. Maar ik kijk zelf geen TV, en heb zelfs wat tegen bijna alle TV programma’s, dus het zou raar zijn voor mij om daar dan wat mee te gaan doen
Overheid – Ambtenaren mogen niks, kunnen niks, en doen niks. Ze hebben zo verschrikkelijk veel regeltjes (sommige van 200 jaar geleden, die inmiddels al lang nergens meer op slaan) dat fatsoenlijk werken bijna onmogelijk wordt gemaakt. Heb besloten dat ik mijn energie beter kan steken in mensen die er daadwerkelijk iets aan hebben

Dit to-don’t lijstje is een bizar goed hulpmiddel bij het maken van keuzes bij kansen die zich voordoen. Zo krijg ik regelmatig commentaar in de richting van “Ja, maar deze app is alleen voor Mac!”, als ik weer eens een tip heb gedeeld. Vroeger ging ik dan uit een soort schuldgevoel een alternatief zoeken voor die mensen die daarover klaagden, tegenwoordig vind ik dat het niet mijn probleem is want ik doe simpelweg geen Windows (en zijn die mensen dus niet mijn doelgroep).

Lifehacking: niet voor de secretaresse of officemanager ! ?

Jerre Lubberts — Thu, 22 Mar 2012 13:30:27 +0000

Is de officemanager of secretaresse de laatste der mohikanen? Wat is de invloed van tijd- en plaatsonafhankelijk werken? Kennismanagement? Flexwerken? Resultaatgericht organiseren? 0,8 werkplek per FTE? De toenemende ‘information overload’? De rol van de secretaresse en officemanager kan niet meer worden ingevuld zonder lifehacking skills!

Vooruit-strevende managers?

Steeds meer managers streven naar een aanpak waarbij de organisatieontwikkeling zich vooral laat leiden door de individuele sterkten en kracht van de medewerkers. Een boek als ontdek je sterke punten is inmiddels niet weg te slaan uit de top 10 en het (gratis) boek Easycratie van Martijn Aslander en Erwin Witteveen heeft een grote schare fans omdat de meeste organisaties zich niet meer top-down laten aansturen.

Dump het maar bij het secretariaat?

Dat vraagt in de praktijk veel meer dan vroeger. Meer Stand-Up Meetings inplannen. Wie werkt er waar en is wanneer bereikbaar? Virtuele brainstorms regelen. Naast e-mail ook Yammer, LinkedIn en Twitter berichten beantwoorden. Keys voor online software bijhouden. Veel meer chasen. Meer administratie. Op het juiste moment mensen helpen de juiste kennis te vinden. Meer focus op sociale cohesie en ga zo maar door. Het werk verandert, maar de bestaande hulpmiddelen en de opleidingen ondersteunen dit vaak niet. Hoe voorkom je dat je het afvoerputje van de organisatie wordt?

Cruciale rol!

Deze ontwikkeling vraagt nog meer organisatie- en managementkracht van de spin in het web dan vroeger al het geval was. Meer stress en uitval liggen op de loer. Ofwel slimmer gaan organiseren en werken, niet harder. Meer lifehacking skills dus. Nieuwe hulpmiddelen en virtuele tools goed leren kennen en gebruiken. Sneller Work Break-Downs maken. Efficiënter notuleren. Overzicht houden over alle hoofd- en bijzaken. Informatie maximaal hergebruiken. Kennis snel vastleggen, verrijken, verdelen en toepassen. Communicatie optimaliseren en meer controleren. De beste tijdbenuttingsmethoden combineren en tegelijkertijd optimaal ruimte blijven bieden aan medewerkers die proactief willen werken en verantwoordelijkheid willen nemen voor hun resultaten.

Top 10 tips voor de spin in het web

Ik ben gevraagd om tijdens de 2 dagen van Secretary Business Days een tweetal presentaties te verzorgen en heb daarvoor onderzoek gedaan naar wat voor secretaresses en officemanagers echt werkt. Op de World of Minds stand tijdens de SBD (hier kan je een gratis kaartje krijgen) gaan we ze bespreken, maar hier alvast mijn Top 10 lifehacking tips:

Maak een overzicht van je doelen en waarden op basis van je sterkteprofiel en stel van hieruit je prioriteiten. Gebruik dit als basis voor je loopbaanplanning.
Maak afspraken met je leidinggevende over resultaten, leg de afspraken vast inclusief jeresources (tijd, assistentie, budget, opleiding) én jullie overlegmomenten hierover.
Zet een Personal Dashboard op (in 4 stappen) en werk iedere dag vanuit dit totaaloverzicht.
Doe de Verslaafd aan urgentie?- test en gebruik het Eisenhower diagram in combinatie met de Tijd Flow.
Stimuleer collega’s slimmer samen te werken bijvoorbeeld met virtuele team dashboards en vraag een share zodat je kan volgen wat er gebeurt.
Leer in 1 dag snellezen in combinatie met geheugentraining, lateraal denken en mindmappen. Die onderdelen versterken elkaar.
Gebruik dan mindmaps voor Work Break-Downs en structuren en combineer dit met de Pomodoro techniek.
Leg notities slim en efficient vast in mindmaps, raak ze niet kwijt met Evernote en bespaar op typen met Textpander of Phraseexpress, maar ook door automatisch vanuit je mindmaps naar Doc en Xls te exporteren.
Vergader slimmer en notuleer efficiënter door alleen de hoofd- en bijzaken te notuleren als mindmap.
Vermijd om het wiel steeds opnieuw uit te vinden en werk zoveel mogelijk met bewezen sjablonen (zoals de 5WplusH) en checklists.

Heb je meer tips? Deel ze met mij en anderen hieronder of via Twitter.

Waarom je niet alles kunt en hoeft te plannen

Bertine Zoon — Tue, 20 Mar 2012 09:00:17 +0000

Tijdens een safari over honderden kilometers uitgestrekte Afrikaanse savanne stelde iemand aan onze rancher de vraag; ‘Hoe laat zien we vandaag een leeuw? Dan zorg ik dat ik nog niet al mijn fotorolletjes heb volgeschoten’. Wij mensen hebben graag controle over onze tijd en over onze planning. Vind jij het soms alleen ook behoorlijk lastig om grip te krijgen op allerlei ad hoc werkzaamheden die gedurende een (werk)dag op je afkomen? Laat je niet meer voor de leeuwen gooien, krijg grip op je niet in te plannen werkzaamheden!

Plannen, lust of last?
In het dagelijkse (werk)leven lijken we vaak volledige grip te willen hebben op onze tijd en daarmee op onze agenda. Iedere taak wordt ingepland, ieder half uur van de dag heeft een bestemming. Aan de andere kant, “Plannen geeft rust, maar kost tijd en die tijd moet je plannen”. Aldus een deelnemer aan onze workshop Tijd voor je Planning en PC; slimmer werken, eerder naar huis. Om je wakker te schudden; je kunt niet alles plannen. Dat hoeft ook niet, als je maar tijd vrijhoudt voor onverwachte gebeurtenissen.

Lucht in je agenda…
Voor iedereen zou moeten gelden; plan lucht in je agenda. Als jouw werkdag aansluitend vol staat met afspraken, projecten, werkzaamheden en overleggen dan kan er die dag ook helemaal niets gebeuren of je loopt vast. In je eigen planning. En dat is nou net niet de bedoeling!

Niet in te plannen werkzaamheden inplannen
Laatst zei iemand tegen me: “Jij kunt wel zeggen dat ik moet plannen, maar dat kan juist niet in mijn werk”. Veel functies kennen taken die je van te voren niet kunt inplannen, zoals onverwachte mails, bezoekers, telefoontjes of (spoed) opdrachten. Echter, hiervoor dien je juist een bepaalde tijd per dag vrij te houden. Zeker als deze ‘niet te plannen werkzaamheden’ de kerntaak van jou functie vormen. Bijvoorbeeld voor secretaresses of commerciële medewerkers. Een bellende klant is voor deze functies geen ongewenste storende factor, maar een ‘taak’ waarmee je verder wilt! En dus moet je ruimte in je agenda hebben om hiermee direct aan de slag te kunnen.

Hou tijd vrij voor verstoringen
Bepaal hoeveel tijd jij gemiddeld per dag kwijt bent aan niet planbare werkzaamheden. Het moet dan uiteraard wel gaan om verstoringen die bij de kerntaken van jou functie horen. Stel je hebt dagelijks een uurtje nodig om ad hoc werkzaamheden te verwerken. Zet dan ook voor een uur per dag een streep in je agenda zodat je die tijd niet kunt opvullen met andere werkzaamheden. Mocht de tijd niet opgaan aan ad hoc werkzaamheden, dan weet ik zeker dat je andere klussen hebt liggen waarmee je aan de slag kunt!

Door tijd vrij te houden voor niet planbare werkzaamheden, heb je deze werkzaamheden gewoon ingepland! Laat nu die troep leeuwen de rust maar komen verstoren…