Vorige week heeft Lifehacker.com  haar lezers gevraagd te stemmen welk van de tijdmanagement technieken het best werkt. Op nummer één geëindigd, nipt voor Getting Things Done (GTD), de Pomodoro techniek. Tijd dus om deze populaire techniek onder de loep  te nemen. Geen tijdmanagement maar slim tijd benutten. Tijd laat zich immers niet managen!

Wat belooft de Pomodoro techniek?

Nogal wat! Francesco Cirillo, de bedenker van de Pomodoro techniek, belooft ons o.a.:

Hoe werkt de Pomodoro techniek?

Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je gebruikt een eierwekker (Francisco gebruikte er tijdens zijn studie een in de vorm van een tomaat vandaar; the Pomodoro Technique) om je tijd te verdelen in blokken van een half uur. Voordat je aan een taak begint schat je het aantal blokken die je nodig denkt  te hebben. Dan start je en zet je de eierwekker op 25 minuten. Essentieel is dat je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Ook niet door jezelf! Als na 25 minuten de wekker gaat neem je 5 minuten pauze om iets te doen wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt (bijvoorbeeld een rondje lopen, koffie of thee pakken etc.). Na 3 à 4 Pomodoro’s neem je een langere pauze van 20-30 minuten.

Waarom werkt de Pomodoro techniek?

Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Voor sommige taken wel tot 15 minuten. Iedere keer als je wordt gestoord begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. De snelheid van ons denken ligt immers veel hoger dan de snelheid waarmee we lezen of luisteren. Bovendien zitten veel mensen in een ‘open kantoortuin’. De Pomodoro techniek werkt met dermate korte ‘tijdsblokken’ dat je door het zetten van de wekker (en het tikkende geluid ) je (onbewust) veel beter concentreert om je doel te halen. Enerzijds omdat je gemotiveerd bent je niet af te laten leiden en anderzijds omdat je denkt; “wat is nu een half uurtje”. Juist het ervaren van tijd als ‘een opeenvolging van gebeurtenissen’ in plaats van ‘het hebben van een voorraad die op kan raken’ geeft minder stress volgens Francisco. Wie kent niet het gevoel van; “Hè, er is alweer 2 uur voorbij en ik heb nog niets gedaan….”. Meer over het besef van tijd zie je hier.

Wat doe je met de Pomodoro ‘hulpformulieren’?

Er zijn er twee. De ‘Pomodoro Activity Inventory Sheet’, een soort ‘master todo-list’. Hier schrijf je alles op wat in je hoofd rondspookt; wat je nog moet doen. Al je activiteiten en taken. Dus al je ToDo lijstjes hierop ‘dumpen’, ook die van je telefoon, agenda of e-mailprogramma en ja, ook de post-its op je scherm. Dat geeft al rust. Het 2^e ‘hulpformulier’; de ‘Pomodoro ToDo Today work sheet’ is net even iets anders dan een gewone ToDo lijst. Je kijkt op je Activity Sheet en schrijft dan op de ‘ToDo Today’ alle taken die je ‘vandaag’ wilt afmaken. Per taak schat je het aantal Pomodoro’s en vervolgens zet je de kookwekker en houd je bij hoeveel Pomodo’s je nodig hebt gehad.  Aan de onderkant van het formulier houd je bij welke interrupties er waren tijdens je Pomodoro en als je taak klaar is tel je het aantal Pomodoro’s dat je nodig hebt gehad en kijk je naar het verschil. Hierdoor leer je beter schatten en jezelf beter kennen op het gebied van afleidingen en interrupties.

Tip: heb je een functie waarbij mensen je makkelijk kunnen storen? Hang dan deze ‘Pomodoro waarschuwing’ goed zichtbaar op bij je werkplek (alleen als je een Pomodoro start). Dat gaat je veel tijd schelen!

Nadelen van de Pomodoro techniek

Het voordeel is ook een nadeel. De reden waarom deze techniek zelfs boven de GTD techniek eindigt, is omdat hij erg simpel is en voor heel veel mensen erg goed werkt. Echter de grote valkuil is dat je op je Activity Sheet niet goed ziet wat ‘clusters van taken zijn’ ofwel de (kleine) projecten. Daardoor kan je ‘te simpel’ naar je lijst gaan kijken. Je hebt bovendien de neiging om de activiteiten die niet snel en simpel te doen zijn, voor je uit te schuiven. Dan ga je te veel tijd besteden in het 1^e kwadrant van de Eisenhower  matrix en loop je het risico niet voldoende tijd aan ‘the Big Rocks van Stephen Covey’ te besteden. Succesvolle lifehackers zitten immers voor > 60% in ‘kwadrant 2′ ofwel zijn juist bezig met planningen, voorbereidingen en hergebruik van kennis.

Hoe nu verder met de Pomodoro en andere technieken?

Ik werk nu zelf een paar jaar met een combinatie van mindmapping voor het maken van ‘Work Break Downs’ en de Pomodoro techniek vanuit een Personal Dashboard. Een goed begin is om een jaarplanning te maken vanuit rollen en doelen. Hier kan je een jaarplanning voorbeeld sjabloon downloaden. Vervolgens kies je elke week de doelen die je minimaal moet halen en verdeel je die over je werkdagen. Zo voorkom je dat de doelen die je echt wilt halen, ondersneeuwen in ‘de dagelijkse dingen’. Je kunt mindmapping vervolgens ook gebruiken om elke ‘Big Rock’ verder in overzienbare taken op te breken. Dus voor je zogenaamde ‘Work Break Downs’. Helemaal handig is om dan het overzicht te houden vanuit je electronische Personal Dashboard en gebruik te maken van een ‘app’ als de Cherrytomato of Pomodairo (tip). Zelf zet ik vaak een koptelefoon op (met muziek om direct in de ‘alfa hersen frequentie’ te komen) als ik in een ‘lastige pomodoro’ ga doen. Ik raad mijn cursisten dan ook aan niet één systeem te gebruiken maar juist een combinatie te kiezen die ze persoonlijk goed past.

Succes met uitproberen en tweet me als je vragen hebt of gratis mee wilt doen met mijn  volgende webinar waar ik het e.e.a. verder uitleg (dan regel ik een inlogcode voor je) en ook in ga op gebruik in teams. Ik ben ook nog bezig met een uitgebreid mindmap uittreksel van GTD en ‘the Procrastination handbook’ dus binnenkort daarover meer op lifehacking.nl.

Enfin. Scheerolie dus.

Op een korte maar harige periode in mijn studententijd na heb ik me altijd nat geschoren. Bus scheerschuim, psssht, klodder in je hand en smeren maar. Later werd het wat sjieker, met een kwast en een pot scheerzeep, maar uit efficiëntieoverwegingen gebruikte ik dat alleen maar in het weekend.

Het nadeel van al dat schuim is dat je er uit ziet alsof je lijdt aan verregaande hondsdolheid. En natuurlijk belt net op dat moment de klant waarop je zit te wachten, of staat de bezorger aan de deur met je nieuwe iPad. Dit is immers het tijdperk van Het Nieuwe Werken.Daarnaast nemen die bussen scheerschuim een onevenredig groot volume van je vakantie- of zakenreisbagage in, en natuurlijk mogen ze niet mee in de handbagage bij het vliegen. Wat weer lastig is als je bagage een andere eindbestemming blijkt te hebben dan jijzelf.

Ik was dan ook zeer Verguld toen iemand mij wees op het bestaan van scheerolie. Dit zijn minieme flesjes (12 milliliter) met daarin een vaag olie-achtig goedje. Daarvan smeer je een paar druppels (!) op het te scheren oppervlakte, wat water er bij en je kunt aan de slag. Omdat je er zo weinig van gebruikt doe je weken en weken met één flesje, en het prijsverschil met de ‘gewone’ scheermiddelen is nihil. Het enige punt is dat sommige fabrikanten nog wel ‘ns willen uitschieten met geurstoffen, dus ruik eerst even voordat je een kauwgom-geurige scheerolie uitprobeert.

Het systeem biedt naast inzicht ook nog de mogelijkheid om je apparaten vanaf afstand te bedienen. In eerste instantie was ik hier erg enthousiast over. Het leek me namelijk enorm handig en cool om apparaten op afstand aan en uit te kunnen zetten. Hiervoor bieden ze een iPhone / iPad en een Android app aan. Na enige installatieperikelen had ik het systeem vrij eenvoudig aan de praat. En natuurlijk was het leuk om mijn kinderen aan de afgesproken TV-tijd te herinneren door het ding gewoon op afstand uit te zetten. Maar eerlijk gezegd heb ik het verder niet vaak gebruikt.

Ik ben me wel verder gaan verdiepen in de mogelijkheden van energie-monitoring en besparing. Zo zijn er natuurlijk slimme thermostaten, zoals Toon van Eneco, de E-thermostaat van Essent en de onafhankelijke slimme thermostaat en Nest die nog niet in Nederland, maar wel in de USA te koop is. Allemaal mooie systemen die weten (meten) wanneer je thuis bent en in veel gevallen ook op afstand de verwarming aan en uit laten zetten. Dit laatste lijkt mij in het geval van de verwarming zinvol, aangezien het meestal een poosje duurt voor je huis warm is. Je kan dan een half uurtje voordat je thuis bent de verwarming vanaf je mobiel aanzetten. Dat is, wanneer je deze zelfdiscipline weet op te brengen, een behoorlijke verbetering ten opzichte van de klokthermostaat. Die weet namelijk niet dat je onverwacht met een paar collega’s uit eten gaat en dus een paar uur later thuis bent. Ook als je net met je gezin bent vertrokken richting ijsbaan en je bedenkt dat de verwarming nog op 20 staat, is het een geruststellende gedachte, dat hij vanzelf omlaag gaat omdat je thermostaat weet dat er niemand in huis is. Ik kan me wel voorstellen dat je hier zo 10% gas mee weet te besparen, wat leveranciers van deze apparaten claimen.

Maar door een vriend die bij een energiemaatschappij werkt, werd ik geattendeerd op een andere besparingsmogelijkheid. Dit is helemaal geen hightech gadget, maar een eenmalige investering die je in een jaar of 3 a 4 terugverdient, vooropgesteld dat je in een wat ouder huis woont. Het gaat om spouwmuurisolatie. Je boort een paar gaten in de muur en spuit de tussenliggende ruimte vol met een soort schuim. Binnen een dag gebeurd en goed voor zo’n € 300,= per jaar besparing. Er zijn diverse bedrijven die dit aanbieden, waaronder een van de grote energiemaatschappijen.

Maar er is meer. We hebben een korte, zij het ijzig koude winter achter de rug. Toen de temperatuur in het oosten van het land zakte tot onder de -20, vond ik het prettig dat ik het thermo-ondergoed dat ik ooit voor de wintersport aanschafte, nog kon terugvinden. Wat je dan onmiddellijk merkt, is dat je ’s avonds de verwarming zo 2 graden lager kan zetten, wat mij overigens niet door mijn familie in dank werd afgenomen. En thermo-ondergoed zit erg comfortabel. Je merkt niet dat je het aan hebt, in tegenstelling tot een dikke trui. De besparing is enorm. Wanneer je de thermostaat 1 graad lager zet, levert je dat 7 tot 10% besparing op. In mijn geval dus het dubbele, 15 tot 20% besparen op verwarmingskosten.

Hightech is leuk, maar ook lowtech biedt dus zeer krachtige oplossingen om energie te besparen. In beide gevallen loont het om even goed te zoeken. Veel hightech oplossingen zijn gebonden aan energiemaatschappij. Het is natuurlijk jammer om te investeren als je een jaar later van maatschappij zou willen wisselen. Ook de lowtech oplossingen vragen onderzoek: het ene thermo ondergoed is het andere niet. Op lowtechmagazine staat hier een uitgebreid artikel over.

Mijn conclusie is dat ik wel een slimme thermostaat ga aanschaffen, aangezien die mij comfort en besparing op gaat leveren. Dat geldt ook voor spouwmuurisolatie. Thermo ondergoed had ik al. Nu nog de rest van mijn gezin.

Grote broer Lifehacker.com heeft een handige video gepost met tien handige hacks die je in en om het huis kunt gebruiken. In de video van een minuut zie je de volgende tips:

• Hoe kun je de dag goed starten met pushups
• Hoe kun je weer in een beslagen badkamerspiegel kijken met een föhn
• Een makkelijke manier om je ventilator schoon te maken
• Een reminder om je bed op de juiste manier op te dekken
• Zorg dat er geen tandpasta in de wasbak blijft plakken
• Geef je huis wat meer geur met verborgen stukken zeep
• Gooi zout in je wasmachine voor stralende kleuren
• Gebruik extra schaaltjes in de keuken om rotzooi op te ruimen
• Gebruik twee schalen in de magnetron om spetters tegen te gaan
• Maak kleine hoekjes schoon met satéprikkers en keukenpapier.

Meer video’s op het Youtube kanaal van Lifehacker

© Aurélien Mole

Het enige wat je nodig hebt: een goed af te sluiten sterke fles (geen PET-fles), water, een gladde ondergrond en een manier om het water te verwarmen.

Hoe het werkt spreekt voor zich: verwarm water, doe het in de fles, leg je kledingstuk op een gladde ondergrond en rol er met de fles overheen. Eventueel kan je wat water op het kledingstuk sprenkelen. Simpel, maar doeltreffend.
Uit een zoektocht op internet blijkt dat deze techniek door onze voorouders al werd toegepast.

Met dank aan een oud-studiegenoot voor dit idee!

Bekijk ook deze eerder geposte strijkhacks.

Ze blijven lekker lang staan, zijn zo gemaakt en

…het enige wat je nodig hebt is een schaar, een rolletje ijzerdraad (maar dan ook een tang of sterke tanden) of bosje ijzerdraadjes, duct tape natuurlijk en (opioneel) viltstiften (voor als je de randen ook wil kleuren). De ijzerdraadjes moet je bijelkaar binden en met groene duct tape omwinden. Te veel werk?  Bij de bloemist hebben ze die mooie groene ijzerdraadjes om kaartjes aan te hangen. Als je gelijk zo’n kaartje koopt lijkt je bos nog echter en kan je best wel wat extra groene ijzerdraadjes vragen (Tip: vertel dan niet waar je het voor gaat gebruiken…).

Nog professioneler?

Wil je een volle bos verschillend gekleurde rozen? Loop dan even naar de grotere doe-het-zelf zaak om een paar mooie verschillende kleuren duct tape uit te zoeken. Is je valentijn nogal kritisch? Koop dan wat rozenolie (bijvoorbeeld van Weleda) en smeer de duct tape blaadjes vooraf in en geef daarna de bos bij (zwak) kaarslicht (na een flesje wijn) aan je valentijn. Hieronder tref je de instructiefilm aan die je stap voor stap laat zien hoe je een roos maakt. Met dank aan  DIYHacksandHowTos

Succes!

PS Tweet me even hoe het ging (geen foto’s van blauwe ogen s.v.p. , die heb ik al)…

Vijf tips voor in de vrieskou

Ik noem vijf dingen die ik op koude dagen doe of gebruik.

1. Thuis – sluit de ventilatieroosters. Voor een goede ventilatie staan die altijd open. Sluit ze allemaal, geheel of gedeeltelijk. Dat scheelt stookkosten. Lucht het huis door overdag  af en toe kort  ramen tegenover elkaar open te zetten.
2. Auto – leg naast andere spullen een stoffer in de auto. Na het krabben kun je er de ruiten mee schoonvegen. Na een sneeuwbui maak je de auto er gemakkelijker mee sneeuwvrij.
3. Fiets – doe onder je handschoenen een paar plastic handschoentjes die gratis op takstations hangen. Je handen blijven echt warmer.
4. Lopen – voorkom zoveel mogelijk dat je buiten in de kou je handschoenen uit moet doen. Door een dubbele knoop in je schoenveters te leggen, zodat je deze zeker niet met blote handen opnieuw moet knopen.  Gebruik je buiten een smartphone, draag dan handschoenen die geschikt zijn of geschikt gemaakt zijn voor gebruik met een touchscreen.
5. Men in tights – draag thermo-ondergoed onder mijn gewone kleren. Je ziet het niet, maar je voelt het wel. Je hebt het dan lekker warme benen met zo’n lange onderbroek.

Heb jij tips om warm en veilig de winter door te komen? Deel die met ons: hieronder in een Reactie.

Meer informatie op Lifehacking en elders

• Handige tip om in beter in de sneeuw te lopen! – Lifehacking
• Fietsen in de sneeuw – Lifehacking
• 15 dingen die je altijd in je auto moet hebben – Lifehacking
• Ik heb het licht gezien – Lifehacking
  Hack je energieverbruik met de e-manager – Lifehacking
• Tips voor het schaatsen op natuurijs - Sportzorg
• Adviezen bij zeer lage gevoelstemperatuur – Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu

Het is nog amper twee jaar geleden dat ik een iPad ging gebruiken – mijn eerste Tablet computer. Inmiddels gebruik ik deze computer overal als mijn complete kantoor in de tas.

Hieronder deel ik mijn ervaringen met het dagelijks gebruik van de tablet. De voorbeelden  gaan over de Apple iPad met iOS, maar zijn ook handig bij gebruik van andere tablets met Android.

Gebruiksgemak van de iPad

De iPad is mijn favoriete computer vanwege het prettige gebruik. Deze computer is:

• Lichtgewicht – maar de prestaties en het scherm zijn groot genoeg. Ik kan ’m overal mee naartoe nemen en ook gebruiken in mijn luie stoel, in bad, op de bank in het bos of op het klaptafeltje in de trein. Overal. Altijd.
• Energiezuinig – op een volle batterij kan ik de iPad pakweg 10 uren lang gebruiken, zonder opnieuw aan het stopcontact te moeten. In stand-by gebruikt de iPad nauwelijks stroom.
• Snel aan- en uit – vanuit stand-by werkt de ipad meteen. Zo snel als het aandoen van een lamp. Ik kan deze computer gewoon sneller aan- en uitzetten dan de tijd die ik vroeger nodig had om pen en papieren te pakken.
• Veel Apps – er zijn tienduizenden programma’s voor de iPad beschikbaar via de App Store. Voor ieder en elk wat wils!

Ik gebruik mijn notebookcomputer nauwelijks meer. Een desktop-pc en een bureau op kantoor heb ik niet meer. Maar sinds mijn gebruik van een tablet-pc plus gegevens uit de cloud, heb ik veel méér dingen weggedaan. Dat maakt mijn leven opgeruimder en prettiger.

De 100 dingen van vroeger

Mijn iPad heb ik altijd bij de hand. Via Wi-Fi ben ik thuis, in de trein, op flexwerkplekken of in vergaderzaal breedband met internet verbonden. Wat ik offline nodig heb, synchroniseer ik vanuit de cloud op mijn iPad. De tablet-pc is is in combinatie met webservices en randapparatuur een vervanger van vele dingen van vroeger geworden.

De webservices in de cloud die ik combineer met mijn iPad zijn: Dropbox, Evernote premium, Facebook, Google (agenda, contacts, documenten, e-mail, foto’s/picasa, google+, maps, nieuws, reader, youtube), iCloud, LinkedIn, Posterous, Read It Later digest, Remember The Milk premium, Skype, Spotify premium, Soundhound, Squrl, Twitter, Viber, Wikipedia en WolframAlpha.

De randapparatuur die het gebruik van mijn iPad gemakkelijker maken: Apple airport Express, Apple TV, digitale televisie, geluidsinstallatie, internetverbinding, klein toetsenbord (Zagg of Apple), oordopjes-met-afstandbediening-en-microfoon, router en een stylus. Thuis is dit allemaal aanwezig. Buitenshuis heb ik slechts de oordopjes, het toetsenbord en de stylus bij me in mijn kleine schoudertas.

Mijn eigen favoriete apps en gadgets voor mijn iPad kun je bekijken op Pinterest.

De 100 dingen die mijn iPad heeft vervangen zijn:.

adresboekje, afstandbedieningen, agenda, archief, atlas, bankafschrift, barometer, beamer, bedlamp, bibliotheek, boek, boekenkast, boodschappenlijstje, brievenbus, bureau, busboekje, cassettebandje, cassetterecorder, cd, cd-rek, cdrom, cd-speler, clubhuis, dagboek (blog-cms), desktop-pc, diaprojector, dvd-recorder, dvd-speler, encyclopedie, filmencyclopedie, flora, fotoalbum, fotolijst, fotorolletje, fototoestel, garantiebewijs, gele gids, handleidingen, handtekening, hangmap, horloge, kantoor, kleurpotloden, klok, knipselmap, kompas, kookwekker, krant, lp, markeerstift, memorecorder, monitor, muis, muziekencyclopedie, notitieblok, nummerherkenner, ordners, pen, planner, postbakje, post-it, printcartridge, printpapier, printer, radio, recepten, reclamefolder, reisgids, rekenmachine, routeplanner, satellietfoto, scanner, schaakbord, schaakclub, schaakklok, schetsblok, schrijfmachine, spellendoos, spoorboekje, stopwatch, stratengids, systeemkaartje, telefoon, telefoongids, thermometer, tijdschrift, toetsenbord, tv, tv-gids, vergrootglas, verjaardagskalender, videotheek, visitekaartje, vogelgids, wandelkaart, waterpas, webbrowser, webcam, wekker, wereldbol, wielergids, winkel en woordenboeken.

Vraag: wat doe jij tegenwoordig gewoon met de tablet?

Er zijn heel veel mogelijkheden met apps op de iPad of een Android-tablet. Ook voor andere bezigheden en hobbies dan de mijne. Wat zijn jouw ervaringen?

Gebruik jij een tablet? Noem eens in een Reactie hieronder jouw top 10 van dingen van vroeger die jij nu met jouw tablet doet.

Maar ben jij nou wat minder enthousiast over IKEA? Wil jij iets orgineels in je kamer én goedkoper uit zijn? Hier een aantal DIY hacks voor in je kamer, of links waar je meer kan vinden.

Pennenhouder van je vaders oude floppy disks

Nee eerstejaars studenten, wij weten inderdaad niet wat dit zijn, maar het schijnen een soort grote USB-sticks te zijn met weinig ruimte er op. Onze ouders gebruikten dit schijnt. En wat jij er mee moet? Een pennenbakje maken natuurlijk! Je hebt 5 floppy disks ervoor nodig en wat tie-wraps. Op deze manier maak je een makkelijk pennenbakje voor naast je computer!

Leen de boormachine van je huisgenoot/vader en ga aan de slag! Voor meer stappen moet je je registreren bij Instructables, maar uit het plaatje is af te leiden hoe je dit moet maken!

Tie-wrap bakje

Nu je toch geinvesteerd hebt in een zakje met tie-wraps, daar kan je nog meer mee! Naast een bakje voor je pennen heb je ook een bakje nodig voor plakband, USB-stickjes en andere kleine prulletjes. Dat is makkelijk te maken van tie-wraps natuurlijk!

Goedkoop Bureau met veel ruimte: pallet-bureau!

Zie je ergens een pallet liggen die weggegooid gaat worden? Je kan er natuurlijk ook een bureau van maken! Na wat schuren zullen de splinters ook wel meevallen, plus een heleboel ruimte door de vakken van de pallet, een slimme plek om je draden op te bergen en notitieblokken kwijt te kunnen!

Een stoel voor onder de 8 euro binnen 4 minuten

Je vindt op een zadel zitten prima? En van luie bureaustoelen ga je slechts onderuit hangen? Dan is deze stoel wat voor jou!

Een eigen roeimachine

Ga je als student roeien dit jaar? Maar wil je naast de normale trainingsuren nóg meer uren maken om zeker te zijn van je plek in de wedstrijdboot? Je kan zelf een roeimachine maken als je handig bent en wat hout hebt liggen.

Een zwevend bureau: ruimtebesparend

Heb je een erg kleine kamer? Dan kan je alle ruimte gebruiken, inclusief de ruimte die normaal de poten van je bureau innemen. Daarvoor dit zwevende bureau!

Nog niet genoeg inspiratie? Dan hier nog links om meer te halen uit je kamer, zonder veel te uit te geven!

• IKEA Hackers. Hier doe je ideeën op om het IKEA meubilair slimmer te gebruiken.
• Instructables. Alles met betrekking op DIY is hier te vinden!
• DIY Network.

Mocht je nou zelf op een idee komen om zelf te maken, Google dan wat je wilt maken met ‘DIY’ ervoor. DIY staat voor Do It Yourself en er zijn een heleboel DIY projecten online gezet, dus er is ongetwijfeld wat te vinden over hetgene jij wilt maken!