Normaal gesproken is deze functie verstopt, maar met een wijziging in de Windows Registry  komt er zo maar een extra tabblad te voorschijn waarop je naar hartenlust met AND en OR ingewikkelde zoekvragen aan elkaar kunt knopen. Deze, bijvoorbeeld:

Of deze:

Het mooie is dat je de Query Builder ook kunt gebruiken bij het maken van Zoekmappen (die gebruikt u toch?) of het aanpassen van de Weergaven.

De instructies voor het aanpassen van de Registry kun je in dit machine-vertaalde document bij Microsoft lezen (of lees het origineel hier); het komt er op neer dat je een nieuwe sleutel maakt genaamd QueryBuilder. In dit artikel wordt gesproken over Outlook ’98, 2000 en 2002, maar het werkt ook voor 2007 en 2010 mits je locatie in de Registry als volgt aanpast:

• Outlook 98: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Outlook
• Outlook 2000: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook
• Outlook 2002: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook
• Outlook 2003: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook
• Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook
• Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook

NB: niet alle IT afdelingen stellen prijs op eigenmachtig aanpassen van de Windows Registry (als ze het al niet onmogelijk hebben gemaakt). Wellicht verstandig om in die situaties even contact op te nemen met de interne helpdesk…

De Snelle Stappen functie is nieuw voor Outlook 2010, volgens Microsoft. Dat is niet helemaal waar. De naam Snelle Stappen is misschien nieuw, maar de functionaliteit is niet echt nieuw.
Het komt er namelijk op neer dat je veelvoorkomende taken aan elkaar kunt smeden en toegankelijk kunt maken met één druk op de knop. Als je al wat langer met computers werkt noem je dat gewoon een macro.

Hoe dan ook, nuttig is het wel, want je kunt een aantal veelgebruikte handelingen makkelijk aan elkaar knopen.Standaard meegeleverde Snelle Stappen omvatten bijvoorbeeld Beantwoorden en Verwijderen of Stuur door naar team. Maar je kunt bijvoorbeeld ook berichten in één keer als gelezen markeren + verplaatsen naar een bepaalde map + markeren om op te volgen.

De Snelle Stappen functie bevindt zich op het lint bij het tabblad Start, in de groep Snelle Stappen:

Om je eigen Snelle Stappen te maken klik je op het kleine pijltje rechtsonder (rood gemarkeerd in de afbeelding). Via de knop Nieuw > Aangepast kun je nu je eigen Snelle Stappen maken. Bijvoorbeeld deze:

Deze Snelle Stap:

1. Markeert het bericht als gelezen
2. Verplaatst het bericht naar de map die je aangeeft bij het uitvoeren van deze Stap
3. Neemt het bericht op als bijlage in een nieuwe Taak

Dat laatste heeft als voordeel dat je bij het uitvoeren van de taak meteen het desbetreffende mailtje bij de hand hebt, en met een dubbelklik kunt openen (en eventueel beantwoorden).

In de bovenstaande Snelle Stap wordt het originele bericht daarnaast ook nog bewaard in één van de Outlook mappen. Dat hoeft natuurlijk niet voor alle mailtjes, maar je kunt even zo gemakkelijk een tweede Snelle Stap maken waarin het originele bericht wordt verwijderd.

En heb je gezien dat je een sneltoetscombinatie (bijvoorbeeld Control+Shift+1) kunt toewijzen aan een Snelle Stap? Ideaal!

USB-stick aan je sleutelbos

Je hebt een USB-stick nodig. Die heb je in vele vormen en maten. Ik gebruik een USB-stick in de vorm van een sleutel. Waarom?

• Ik raak ‘m niet kwijt – Deze USB-stick hangt altijd aan mijn sleutelbos, gewoon bij mijn andere sleutels.
• Ik vergeet ‘m niet – Mijn sleutelbos heb ik buitenshuis altijd bij me, dus de USB-stick vanzelf ook.

Hiernaast zie je een afbeelding van mijn sleutelbos. Ik kan deze in mijn broekzak steken, maar ook aan mijn computertas vastklemmen. Eén van de sleutel is … een USB-stick in de vorm van een sleutel.

Windows-software op de USB-stick

Op mijn USB-sleutel heb ik Windows-software gezet. Open source of freeware, dus gratis en legaal. Het is allemaal min of meer bekende Windows-software, die geschikt is gemaakt voor gebruik vanaf een USB-stick. Je kunt het zo gek niet bedenken of er is wel een portable programma voor beschikbaar.

Je kunt een deze software downloaden op de websites

• PortableApps.com
• Portablefreeware.com

Je treft daar een grote verzameling software. Ik maak meestal gebruik van Google Chrome Portable als mijn toegang tot de cloud en van OpenOffice.org portable, een compleet Office-pakket, voor tekstverwerking of het beamen van een powerpoint-presentatie.

Waarom is dit handig?

Je kunt natuurlijk ook je eigen notebook meedragen in een tas. Of altijd aan je eigen desktop werken op kantoor, alleen aan je eigen bureau. Zo’n USB-stick vind ik toch handiger. Waarom?

• Lichter en kleiner – een USB-stick is veel lichter dan een notebook. Een tablet en smartphone zijn, ook samen met de USB-stick, kleiner en lichter om mee te nemen in je tas.
• Vrijer om te werken waar je wilt – je bent vrij in het gebruik van willekeurig welke computer er onderweg of ergens op kantoor beschikbaar is. Je bent niet meer gebonden aan die ene notebook of desktop, of die ene werkplek op kantoor.  Je steekt er je USB-sleutel in een Windows-PC, en je kunt aan de slag met Windows-software. De software – jouw software – op de USB-stick werkt op elke PC, waarop het besturingssysteem MS Windows staat.
• Veiliger - Alle gegevens, zoals jouw instellingen, geschiedenis en cache, worden door de portable software op de USB-stick opgeslagen en blijven op jouw USB-stick. Je haalt na gebruik van de computer de USB-stick eruit en er blijft niets achter op de harde schijf van dat apparaat.

Voor die enkele keer dat het niet anders kan dan een Windows-PC te gebruiken pak ik mijn sleutelbos. Die laat voldoende de ruimte in mijn tas voor mijn eigen apparaten, die ik veelal prettiger vind in het gebruik: mijn tablet en smartphone.

Heb jij ook ervaringen met het gebruik van portable software op een USB-stick? Deel dan hieronder jouw suggesties voor hardware en software of jouw praktijk-tips in een Reactie.

Meer informatie

• Hardware
• Software

Inmiddels ben ik zo gewend aan browsers met tabbladen, dat het afkicken is als ik Office-producten gebruik. Het valt vooral op na het open van een paar Word-documenten, het overzicht is bij mij dan al snel zoek. Speciaal hiervoor is er een plug-in gebouwd die het mogelijk maakt om in Office met tabbladen te werken. Hierdoor blijf je in hetzelfde programma en venster werken, met net iets meer overzicht. Office Tabs is te downloaden voor: Microsoft Office 2010, 2007 en 2003. De tabbladen verschijnen in alle Office-programma’s zoals bijvoorbeeld Word, Excel en Powerpoint. Schakelen tussen de tabbladen kan met Ctrl + Tab.

Office tabs

Eerlijk is eerlijk, Mozy levert prima werk, maar ik merk dat ik echt oudere bestanden vaak niet meer kan vinden. Bestanden die abusievelijk zijn verwijderd maar wel ooit zijn gebackupped, kan ik toch niet meer terug vinden. Heel vervelend en ik zoek daar nog een echt goede oplossing voor (niks weggooien bijvoorbeeld…)

Ik kwam op Lean Looney nog een wat ouder artikel tegen over het maken van een digitale zolder, waar je allerlei random bestanden kunt wegzetten en zo nu en dan eens in gaat snuffelen. Ik doe dat met mijn Downloads-map. Er staat vanalles in en 2-3x per jaar loop ik er doorheen om te kijken wat ik nog eens nodig kan hebben. Dat gaat naar Evernote of mogelijk een video of muziekmap.

Maar ik sta altijd open voor goede backup-tips en  -scenario’s. Als ik online ga zoeken kom ik in te lange forum-threads terecht die weinig toevoegen. Zie hier onze backup-tag met artikelen van de afgelopen jaren. Deel je backupstrategie hier in de comments. Dan kunnen we er later een mooi overzicht van maken. Links, scenario’s, screenshots, stappenplannen, deel het met de overige Lifehacking lezers!

Maar voor sommige gevallen is wel een oplossing. Zoals ik onlangs tegenkwam bij iemand.

Middels een stukje ducttape is in het donker, tijdens het kijken van film bijvoorbeeld, het volume knopje te vinden. Lijkt simpel, maar het werkt wel! Door de reflecterende laag zie je het stukje ducttape al bij heel weinig licht. Heb jij nog trucjes om bepaalde toetsen beter te vinden in het donker?

“Als er geen invloed wordt uitgeoefend op een voorwerp beweegt het niet.”

Dat dit wel blijft hangen komt door Hazel, één van de handigste gereedschappen waar je je Apple Mac van kunt voorzien (Windows gebruikers: blijf lezen!) De ontwikkelaar, “Mr Noodle”, had geconstateerd dat de eerste wet van Newton net zo goed geldt voor je computer. Documenten en andere bestanden blijven namelijk gewoon dáár staan waar je ze plaatst. En, noem het gemakzucht, noem het gebrek aan organisatie, maar vaak is dat niet waar ze eigenlijk zouden moeten staan. Kijk maar eens bij je collega’s op het bureaublad, of in de Downloads-map.

Hazel is een soort van bestandskabouter die zich in je Mac nestelt, en vervolgens je harde schijf in de gaten houdt, en opschoont en organiseert volgens de regels die je instelt.

Zo kun je items in de Downloads-map automatisch na een bepaalde periode verwijderen. Of je prullenmand laten doorzoeken en items ouder dan een maand voorgoed weggooien. Of je foto’s automatisch verplaatsen naar mappen afhankelijk van datum. Of MP3s automatisch importeren in iTunes. Of bittorrent bestanden automatisch van je laptop via Dropbox verplaatsen naar je thuiscomputer zodat ze gedownload zijn wanneer je weer thuis komt. Of, als je nog gelooft in het papierloze kantoor, ingescande documenten automatisch voorzien van de juiste bestandsnaam en verplaatsen naar de juiste archiefmap. Of videobestanden automatisch converteren voor je iPhone. Zeker als je overweg kunt met AppleScript zijn de mogelijkheden schier eindeloos.

Voordat je nu denkt dat Mac-gebruikers weer eens mazzel hebben met mooie software: voor Windows is er Belvedere. En het logo mag dan een stuk minder fraai zijn, Belvedere is wél mooi gratis; Hazel kost 22 dollar.

Hazel kun je hier downloaden en 14 dagen uitproberen. Tips en trucs en coole voorbeelden vind je hier op het Noodlesoft forum.

Belvedere kun je hier downloaden. Op Youtube staat een leuk filmpje over hoe je Belvedere kunt gebruiken.

Als je de Shift toets ingedrukt houdt terwijl je rechtsklikt op een bestand of een map, krijg je een extra lijst te zien met de directories onder je gebruikersaccount. Daarnaast zul je met de Shift knop nog extra opties zien zoals

• Pad kopieren
• Vastmaken aan Startmenu
• Openen in beveiligde weergave
• Openen met kenmerk Alleen-Lezen
• Onder de optie Send to of Kopiëren naar krijg je meer mappen te zien. Dit zijn de mappen die onder je User folder vallen.

Het standaard Windows-wachtwoord geeft aan de ene kant een vals gevoel van veiligheid. De data in Windows zelf zijn relatief veilig, maar het punt dat dieven niets met je laptop aankunnen is helaas niet helemaal waar.

Het BIOS
Iedere computer heeft een programma genaamd het BIOS (Basic Input/Output System). Hierin kan de communicatie tussen o.a. harde schijven, toetsenboord, muis en beeldscherm  worden geregeld. Ook kan worden ingesteld welke bron (harde schijf, CD-speler, etc.) als eerste moet worden geraadpleegd bij het opstarten van je laptop. Standaard is dit ingesteld op de harde schijf.

Voor een dief is het relatief eenvoudig om in het BIOS deze instelling te veranderen in opstarten vanaf CD-rom. Vervolgens kan met een installatie-CD van Windows een schone versie van het besturingssysteem worden geïnstalleerd. Nu is de laptop weer volledig operationeel en klaar voor Marktplaats.

Het is daarom van belang dat je naast het inlogwachtwoord voor Windows, ook een wachtwoord instelt voor het BIOS. Hiermee voorkom je dat men bij belangrijke instellingen kan komen.

In dit geval toets je F2 om in het BIOS-programma te komen.

Het instellen van een wachtwoord voor het BIOS
In het begin van het opstarten van de computer krijg je een zwart scherm met witte letters te zien en eventueel een logo. Onderaan of bovenaan staat een tekst als: “Press DEL to enter SETUP”. Druk in dat geval op de gevraagde toets. In dit geval is dat Delete maar als er bij jou een andere toets wordt gevraagd moet je die natuurlijk intoetsen.

Als je niet weet welke toets je in moet drukken, raadpleeg dan http://www.michaelstevenstech.com/bios_manufacturer.htm. Je hebt dan wel het merk van het BIOS nodig.

Eenmaal aangekomen in het BIOS krijg je een menu te zien waarin verschillende instellingen zijn te wijzigen. De structuur van deze menu’s verschillen van fabrikant tot fabrikant maar vaak zijn de opties eenvoudig terug te vinden. Belangrijk: in het BIOS-programma heb je geen muis, maar wordt alles bestuurd met het toetsenbord. Wat de verschillende toetsen doen staat onderin het scherm.

Ik zal proberen uit te leggen aan de hand van twee bekende BIOS-programma’s hoe het wachtwoord is in te stellen.

Award	Phoenix

Award: In dit BIOS-programma is het wachtwoord in te stellen onder de optie Set Supervisor Password. Er zal gevraagd worden naar het gewenste wachtwoord en een bevestiging. Het Supervisor Password  is het wachtwoord dat gevraagd zal worden bij het betreden van het BIOS-programma. Zodra een wachtwoord gekozen is, moet het BIOS worden afgesloten met de knop Save & Exit Setup. Hierna wordt de computer opnieuw opgestart. Om het verse wachtwoord te testen, ga je opnieuw naar de BIOS (via de bekende methode) waarna je nu gevraagd zal worden om een wachtwoord.

Phoenix: In deze versie moet men eerst naar de tab Security (bovenin de balk) navigeren met de rechter pijltjestoets. Je ziet dan een scherm waarin een User Password en een Setup Password kan worden ingesteld. Je kiest hier voor Setup Password. Nadat deze is ingesteld kan men opslaan en afsluiten door op de toets F10 te drukken (onderin het scherm) of door naar de tab Exit te navigeren.

In beide versies zie je ook een User Password dat je kunt wijzigen. Dit is het wachtwoord dat wordt gevraagd bij het opstarten van de computer nog vóór dat het Windows-wachtwoord wordt gevraagd. Eventueel kun je dit ook instellen.

Mocht je onverhoopt iets hebben gewijzigd wat niet de bedoeling was, kun je kiezen voor Exit & Discard Settings. Of een zinnetje met gelijke strekking. Zolang je niet expliciet voor Save kiest wordt er niets bewaard.

Nog een laatste hint
Het is natuurlijk niet zo dat dieven je notebook nu niet mee zullen nemen, maar ze zullen ‘m een stuk lastiger kunnen verkopen. Om het eventueel nog moeilijker te maken kun je je initialen laten ingraveren.

Dit artikel is geschreven door John Braun. Student Molecular Science & Technology in Leiden/Delft. Naast scheikunde geïnteresseerd in Lifehacking, Tweaking, muziek maken (gitaar, piano). Fan van Racoon, Mr. A Balladeer en Counting Crows. Ook op twitter te volgen.

Als je Powerpoint 2010 gebruikt is het belangrijk om één setting vooraf te checken: In Opties > Vertrouwenscentrum > Instellingen voor het Vertrouwenscentrum zet je onder Instellingen voor Macro’s de optie aan “Alle macro’s uitschakelen, met melding”.

Autotweet is een onderdeel van een groter pakket Twitter-tools voor Powerpoint. Deze zullen we later nog eens bespreken, nu richten we ons op Tweets from Powerpoint.

Na het downloaden en uitpakken van de tools, ga je naar Powerpoint en kies je wederom in de Opties > Invoegtoepassingen > Beheren > Powerpoint-invoegtoepassingen en klik je op Start.

In het volgende venster kies je Nieuwe Toevoegen… en selecteer je het bestand Autotweet.ppa (of .ppam) wat je zojuist hebt gedownload en uitgepakt. Nu verschijnt de invoegtoepassing Autotweet in de lijst. Vink hem aan en sluit het venster en de opties.

In het menu Invoegtoepassingen in je Smart Ribbon vind je nu een extra optie Autotweet. Open deze en je ziet het scherm met instellingen. Autotweet maakt geen direct gebruik van je Twitteraccount. Omdat de standaard wijze van authenticatie via Twitter lastig is in te voegen in Office producten, maakt het gebruik van een soort proxy genaamd Supertweet. Je kunt hier veilig inloggen met je Twitteraccount en een nieuw wachtwoord maken voor de verbinding met Supertweet.

In de settings van Autotweet vul je je eigen Twitteraccount in en het wachtwoord wat je bij Supertweet hebt opgegeven. Daarnaast kun je nog kiezen om een hashtag of andere tekst automatisch na elke tweet te laten verschijnen.

Nu kunnen we in Powerpoint de tweets klaar gaan maken. Dit werkt via de notities in Powerpoint. Bij elke slide waar je een tweet wilt versturen, plaats je in de notities je tweet tussen de code [twitter][/twitter], dus bijvoorbeeld [twitter]Meer informatie over deze tool kun je vinden op http://www.lifehacking.nl[/twitter].

Op het moment dat je de presentatie geeft en de slide voorbij komt zal de tweet worden verzonden. Let op: je hebt dus wel een internetverbinding nodig!

Nog een paar tips als je hiermee aan de slag gaat:

• Maak een testaccount aan op Twitter om hier vooraf mee te testen. Anders verschijnen allerlei testtweets één of meerdere keren in je eigen tijdlijn, wat niet wenselijk is.
• Let op dat je Autotweet aanzet voor je aan je presentatie begint. Ik heb zelf een verborgen eerste slide voor mezelf waar groot in staat “Zet Autotweet aan!!!”. Ik zie die slide als eerste als ik mijn presentatie open, maar mijn publiek niet.
• Dit werkt alleen als je de plugin hebt geïnstalleerd in Powerpoint. Je presentatie op een willekeurige andere PC geven geeft dus niet hetzelfde resultaat.
• Check je tweets of ze minder dan 140 karakters zijn voor je ze verstuurt. Daar is het testen ook weer geschikt voor.
• MS Office heeft de gewoonte om bepaalde tekens om te zetten in een ander karakter. Zo worden drie puntjes (…) één leesteken, die niet door Twitter kan worden gelezen. Test dit vooraf.
• Less is more. Ga niet bij elke slide een tweet sturen.
• Waarschuw vooraf via Twitter dat een aantal tweets geautomatiseerd verschijnen. Ik heb dit bij de eerste slide als tweet staan.
• Stuur teksten naar Twitter die makkelijk te retweeten zijn
• Sluit af met een link naar je presentatie op Slideshare of elders.

Veel plezier met het autotweeten in Powerpoint!