Vandaag is dat ‘Twitterfountain’, lifehackers Lykle de Vries en anderen zijn druk bezig geweest met het totaal opnieuw opbouwen van Twitter visualisatietool Twitterfountain. Lessen zijn geleerd en veel is vernieuwd. Maar is het goed genoeg? Kijk met me mee.

Veel plezier!

Jouw twitterfountain maak je hier.

Vandaag is dat ‘Readability’, Mijn ideale app in combinatie met een browser plugin, iPhone en iPad app. Een artikel aangevinkt in de browser, slaat deze op om ‘later te lezen’ op een platform naar voorkeur. Je kent het vast wel van readitlater of instapress. Zoniet, dan is readability een aanrader. De eenvoudige interface, de prachtige weergave van tekst (in dag en nacht modus) op iPad of iPhone en ook de mogelijkheid eenvoudig te delen met je sociale netwerken zet deze tool voor mij op nummer één als het gaat om ‘lees het later’ apps. Een nadeel kan ik dan wel vinden, het feit dat een gedeelde link vanuit de app, direct ook voor de ontvanger in ‘readability’ modus terug te vinden is. Dat is best jammer, die keuze laat ik liever aan de ontvanger namelijk..

Veel plezier!

Onlangs zocht ik een programma dat een goede vervanger zou zijn voor iA Writer, de minimalistische tekstverwerker die ik op de Mac gebruikte om, zonder afleidingen, mijn weblogs en artikelen te schrijven. Via de website alternativeto.net — een geweldige bron van informatie voor platformverraders als ik — kwam ik bij het het programma ZenWriter uit.

Screenshot van ZenWriter (klik voor groter)

Ik downloadde, ik installeerde, en ik raakte verliefd. Wat een mooi programma is dit! Niet eens qua functionaliteit, want zoveel kan het niet, maar je krijgt gewoon zin om ZenWriter te pakken om weer eens wat te schrijven.

Bij de start krijg je een leeg scherm voor je neus, maar niet met een fel witte achtergrond. In plaats daarvan zie je, transparant op de achtergrond, een een rustgevende foto (“Zen”-ig, neem ik aan) van een strand, een bos, Mount Fuji en nog zo wat standaard plaatjes. Het lettertype, de fontgrootte, en de interlinie zien er perfect en bijna chique uit, zowel op mijn 24 inch monitor als het 15 inch beeldscherm van mijn laptop, maar je kunt het naar believen bijstellen.

Als je begint te typen klinkt het geluid van een klassieke typemachine, compleet met wagenterugloop. Als dat je niet bevalt kun je ook kiezen voor vallende waterdruppels (met een ka-plons als je op Enter drukt). De Zen ervaring wordt gecompleteerd door een kleine collectie achtergrondmuziekjes.

Er is een klein menuutje aan de rechterkant dat automagisch verschijnt zodra je de muis aanraakt. Veel mogelijkheden heb je er niet, maar dat is ook niet nodig. Instellingen veranderen, documentbeheer, spellingscontrole (geen Nederlands) en afdrukken, dat is het wel.

Wat ik nog wel mis is de mogelijk om een aantal basale opmaakdingen in te stellen, al was het maar via Markdown. Vet en cursief en hoofdstukkoppen moet ik nu (nog?) achteraf aanpassen. Aan de andere kant: dat leidt misschien juist weer af van waar het eigenlijk om gaat: het schrijven. Tot dusver is dit het eerste programma dat ik tegenkom dat de ervaring van vulpen op papier zo mooi weet te evenaren Warm aanbevolen!

ZenWriter

(P.S. Ontwikkelaar Beenookle is ook bezig met een “Task manager based on GTD”. Dat belooft nog wat!)

Interactie is het geheim van je succes
Voor een presentatie ga ik een stapje verder en zet ik meestal een mindmap klaar (zie hierboven) om door het hele verhaal als ‘5WplusH – mindmap’ te lopen (Wat, Waarom, Wie, Wanneer, Waar en Hoe). Presentaties (hier staan wat presentatietips op basis van Slideology en Presentation Zen) worden echter veel beter als je direct ook de interactie met je publiek, klant of cursist kan vastleggen. In een zaal kan je dat doen met ‘Livemindmapping’ maar hoe doe je dat virtueel? Een powerpoint laten zien via GoToWebinar of Skype werkt prima maar je kunt niet makkelijk, direct zichtbaar, de vragen en opmerkingen binnen de structuur van je verhaal vastleggen. Dat lukt wel als je bijvoorbeeld bovenstaande een mindmap deelt, maar daar kan je vaak niet ‘freehand’ in tekenen.

‘Express your mind through images’
IDroo For Skype is een zogenaamde ‘add-in’ die het mogelijk maakt om een ‘whiteboard’ te gebruiken tijdens Skype sessies met tot wel 10 deelnemers tegelijkertijd. Zowel om ‘freehand’ in te tekenen alsook om plaatjes in te slepen. Ik ben zelf een groot voorstander van interactief ‘free hand visualiseren’. Zeg maar een soort ‘teken-dialoog’. iDroo is voor mij dan ook de ontbrekende schakel in samenwerken en lesgeven op afstand. Afgelopen vrijdag heb ik de formule van een workshop doorgenomen door de opbouw in de mindmap via Skype te delen en de interactie direct in de mindmap vast te leggen. Toen de vraag opkwam hoe de tafelopstelling eruit komt te zien en waar de tafels in de zaal komen te staan, kon ik simpelweg iDroo opstarten en even snel een tekeningentje maken. Vervolgens kon mijn gesprekspartner ook in hetzelfde ‘whiteboard’ tekenen. Alle tekeningen zijn ‘vector graphics’ en makkelijk te ‘editen’ en iDroo werkt prima met digitale tablets zoals die van Wacom. Hieronder zie je links het iDroo scherm en rechts de foto van de ‘Skyper’ aan de ‘andere kant’ met op de achtergrond de mindmap presentatie die ik ‘virtueel’ heb doorgelopen van de formule van het event.

iDroo is gratis voor ‘non-commercial use’
iDroo’s businessmodel is erop gericht de dienst gratis aan te kunnen bieden aan particulieren en licenties tegen betaling te leveren voor commercieel gebruik. De gratis versie heeft geen beperkingen en biedt volledige toegang tot alle functies. Als bedrijven of organisaties het commercieel willen gebruiken, dan is ofwel een ‘business’ ofwel een ‘educational license’ nodig. Let op voordat je het koopt; je moet aan beide kanten van de verbinding iDroo installeren en bij grotere organisaties kan dat problemen geven, is mijn ervaring.

Vorige week heeft Lifehacker.com  haar lezers gevraagd te stemmen welk van de tijdmanagement technieken het best werkt. Op nummer één geëindigd, nipt voor Getting Things Done (GTD), de Pomodoro techniek. Tijd dus om deze populaire techniek onder de loep  te nemen. Geen tijdmanagement maar slim tijd benutten. Tijd laat zich immers niet managen!

Wat belooft de Pomodoro techniek?

Nogal wat! Francesco Cirillo, de bedenker van de Pomodoro techniek, belooft ons o.a.:

Hoe werkt de Pomodoro techniek?

Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je gebruikt een eierwekker (Francisco gebruikte er tijdens zijn studie een in de vorm van een tomaat vandaar; the Pomodoro Technique) om je tijd te verdelen in blokken van een half uur. Voordat je aan een taak begint schat je het aantal blokken die je nodig denkt  te hebben. Dan start je en zet je de eierwekker op 25 minuten. Essentieel is dat je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Ook niet door jezelf! Als na 25 minuten de wekker gaat neem je 5 minuten pauze om iets te doen wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt (bijvoorbeeld een rondje lopen, koffie of thee pakken etc.). Na 3 à 4 Pomodoro’s neem je een langere pauze van 20-30 minuten.

Waarom werkt de Pomodoro techniek?

Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Voor sommige taken wel tot 15 minuten. Iedere keer als je wordt gestoord begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. De snelheid van ons denken ligt immers veel hoger dan de snelheid waarmee we lezen of luisteren. Bovendien zitten veel mensen in een ‘open kantoortuin’. De Pomodoro techniek werkt met dermate korte ‘tijdsblokken’ dat je door het zetten van de wekker (en het tikkende geluid ) je (onbewust) veel beter concentreert om je doel te halen. Enerzijds omdat je gemotiveerd bent je niet af te laten leiden en anderzijds omdat je denkt; “wat is nu een half uurtje”. Juist het ervaren van tijd als ‘een opeenvolging van gebeurtenissen’ in plaats van ‘het hebben van een voorraad die op kan raken’ geeft minder stress volgens Francisco. Wie kent niet het gevoel van; “Hè, er is alweer 2 uur voorbij en ik heb nog niets gedaan….”. Meer over het besef van tijd zie je hier.

Wat doe je met de Pomodoro ‘hulpformulieren’?

Er zijn er twee. De ‘Pomodoro Activity Inventory Sheet’, een soort ‘master todo-list’. Hier schrijf je alles op wat in je hoofd rondspookt; wat je nog moet doen. Al je activiteiten en taken. Dus al je ToDo lijstjes hierop ‘dumpen’, ook die van je telefoon, agenda of e-mailprogramma en ja, ook de post-its op je scherm. Dat geeft al rust. Het 2^e ‘hulpformulier’; de ‘Pomodoro ToDo Today work sheet’ is net even iets anders dan een gewone ToDo lijst. Je kijkt op je Activity Sheet en schrijft dan op de ‘ToDo Today’ alle taken die je ‘vandaag’ wilt afmaken. Per taak schat je het aantal Pomodoro’s en vervolgens zet je de kookwekker en houd je bij hoeveel Pomodo’s je nodig hebt gehad.  Aan de onderkant van het formulier houd je bij welke interrupties er waren tijdens je Pomodoro en als je taak klaar is tel je het aantal Pomodoro’s dat je nodig hebt gehad en kijk je naar het verschil. Hierdoor leer je beter schatten en jezelf beter kennen op het gebied van afleidingen en interrupties.

Tip: heb je een functie waarbij mensen je makkelijk kunnen storen? Hang dan deze ‘Pomodoro waarschuwing’ goed zichtbaar op bij je werkplek (alleen als je een Pomodoro start). Dat gaat je veel tijd schelen!

Nadelen van de Pomodoro techniek

Het voordeel is ook een nadeel. De reden waarom deze techniek zelfs boven de GTD techniek eindigt, is omdat hij erg simpel is en voor heel veel mensen erg goed werkt. Echter de grote valkuil is dat je op je Activity Sheet niet goed ziet wat ‘clusters van taken zijn’ ofwel de (kleine) projecten. Daardoor kan je ‘te simpel’ naar je lijst gaan kijken. Je hebt bovendien de neiging om de activiteiten die niet snel en simpel te doen zijn, voor je uit te schuiven. Dan ga je te veel tijd besteden in het 1^e kwadrant van de Eisenhower  matrix en loop je het risico niet voldoende tijd aan ‘the Big Rocks van Stephen Covey’ te besteden. Succesvolle lifehackers zitten immers voor > 60% in ‘kwadrant 2′ ofwel zijn juist bezig met planningen, voorbereidingen en hergebruik van kennis.

Hoe nu verder met de Pomodoro en andere technieken?

Ik werk nu zelf een paar jaar met een combinatie van mindmapping voor het maken van ‘Work Break Downs’ en de Pomodoro techniek vanuit een Personal Dashboard. Een goed begin is om een jaarplanning te maken vanuit rollen en doelen. Hier kan je een jaarplanning voorbeeld sjabloon downloaden. Vervolgens kies je elke week de doelen die je minimaal moet halen en verdeel je die over je werkdagen. Zo voorkom je dat de doelen die je echt wilt halen, ondersneeuwen in ‘de dagelijkse dingen’. Je kunt mindmapping vervolgens ook gebruiken om elke ‘Big Rock’ verder in overzienbare taken op te breken. Dus voor je zogenaamde ‘Work Break Downs’. Helemaal handig is om dan het overzicht te houden vanuit je electronische Personal Dashboard en gebruik te maken van een ‘app’ als de Cherrytomato of Pomodairo (tip). Zelf zet ik vaak een koptelefoon op (met muziek om direct in de ‘alfa hersen frequentie’ te komen) als ik in een ‘lastige pomodoro’ ga doen. Ik raad mijn cursisten dan ook aan niet één systeem te gebruiken maar juist een combinatie te kiezen die ze persoonlijk goed past.

Succes met uitproberen en tweet me als je vragen hebt of gratis mee wilt doen met mijn  volgende webinar waar ik het e.e.a. verder uitleg (dan regel ik een inlogcode voor je) en ook in ga op gebruik in teams. Ik ben ook nog bezig met een uitgebreid mindmap uittreksel van GTD en ‘the Procrastination handbook’ dus binnenkort daarover meer op lifehacking.nl.

Wat ik nog niet heb gevonden is de page-break, dus die heb ik achteraf snel handmatig toegevoegd via WordPress zelf. Hieronder zie je in screenshots hoe het werkt. Maar het komt erop neer dat je gewoon, net als je normaal doet, in Word kunt gaan typen, je kunt hyperlinks toevoegen, afbeeldingen toevoegen, tabellen zelfs. En het ziet er niet eens raar uit en je hoeft er niet voor in je browser. Voor iemand die al veel met Word werkt is het ideaal.

Voorwaarde voor de werking hiervan is dat je in WordPress bij de instellingen voor Schrijven/Writing de mogelijkheid voor Remote Blogging aan hebt gezet. Voor elk plaatje dat je uploadt wordt opnieuw om je gebruikersnaam en wachtwoord gevraagd als je deze niet laat onthouden.

Overigens is het handig als je van te voren wel even goed bekijkt hoe groot plaatjes mogen zijn op de site waar je publiceert. Ze worden namelijk niet automatisch aangepast, dus als ze te groot zijn loopt mogelijk je hele layout de soep in…

Word ondersteunt diverse blogplatforms, zoals WordPress en Blogger.

Hoewel deze tool natuurlijk verre van ideaal is en nog wel wat opties mist, is het voor snelle blogs met een paar plaatjes erg praktisch. Op Lifehacking.nl gebruik we de page-break, maar op andere sites is die misschien niet per se nodig. Dan hoef je dus ook minder achteraf aan te passen.

Heb jij deze functie al eens geprobeerd? Of heb je wellicht nog meer trucjes voor bloggen in MS Word? Let me know!

Normaal gesproken is deze functie verstopt, maar met een wijziging in de Windows Registry  komt er zo maar een extra tabblad te voorschijn waarop je naar hartenlust met AND en OR ingewikkelde zoekvragen aan elkaar kunt knopen. Deze, bijvoorbeeld:

Of deze:

Het mooie is dat je de Query Builder ook kunt gebruiken bij het maken van Zoekmappen (die gebruikt u toch?) of het aanpassen van de Weergaven.

De instructies voor het aanpassen van de Registry kun je in dit machine-vertaalde document bij Microsoft lezen (of lees het origineel hier); het komt er op neer dat je een nieuwe sleutel maakt genaamd QueryBuilder. In dit artikel wordt gesproken over Outlook ’98, 2000 en 2002, maar het werkt ook voor 2007 en 2010 mits je locatie in de Registry als volgt aanpast:

• Outlook 98: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Outlook
• Outlook 2000: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook
• Outlook 2002: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook
• Outlook 2003: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook
• Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook
• Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook

NB: niet alle IT afdelingen stellen prijs op eigenmachtig aanpassen van de Windows Registry (als ze het al niet onmogelijk hebben gemaakt). Wellicht verstandig om in die situaties even contact op te nemen met de interne helpdesk…

De Snelle Stappen functie is nieuw voor Outlook 2010, volgens Microsoft. Dat is niet helemaal waar. De naam Snelle Stappen is misschien nieuw, maar de functionaliteit is niet echt nieuw.
Het komt er namelijk op neer dat je veelvoorkomende taken aan elkaar kunt smeden en toegankelijk kunt maken met één druk op de knop. Als je al wat langer met computers werkt noem je dat gewoon een macro.

Hoe dan ook, nuttig is het wel, want je kunt een aantal veelgebruikte handelingen makkelijk aan elkaar knopen.Standaard meegeleverde Snelle Stappen omvatten bijvoorbeeld Beantwoorden en Verwijderen of Stuur door naar team. Maar je kunt bijvoorbeeld ook berichten in één keer als gelezen markeren + verplaatsen naar een bepaalde map + markeren om op te volgen.

De Snelle Stappen functie bevindt zich op het lint bij het tabblad Start, in de groep Snelle Stappen:

Om je eigen Snelle Stappen te maken klik je op het kleine pijltje rechtsonder (rood gemarkeerd in de afbeelding). Via de knop Nieuw > Aangepast kun je nu je eigen Snelle Stappen maken. Bijvoorbeeld deze:

Deze Snelle Stap:

1. Markeert het bericht als gelezen
2. Verplaatst het bericht naar de map die je aangeeft bij het uitvoeren van deze Stap
3. Neemt het bericht op als bijlage in een nieuwe Taak

Dat laatste heeft als voordeel dat je bij het uitvoeren van de taak meteen het desbetreffende mailtje bij de hand hebt, en met een dubbelklik kunt openen (en eventueel beantwoorden).

In de bovenstaande Snelle Stap wordt het originele bericht daarnaast ook nog bewaard in één van de Outlook mappen. Dat hoeft natuurlijk niet voor alle mailtjes, maar je kunt even zo gemakkelijk een tweede Snelle Stap maken waarin het originele bericht wordt verwijderd.

En heb je gezien dat je een sneltoetscombinatie (bijvoorbeeld Control+Shift+1) kunt toewijzen aan een Snelle Stap? Ideaal!

USB-stick aan je sleutelbos

Je hebt een USB-stick nodig. Die heb je in vele vormen en maten. Ik gebruik een USB-stick in de vorm van een sleutel. Waarom?

• Ik raak ‘m niet kwijt – Deze USB-stick hangt altijd aan mijn sleutelbos, gewoon bij mijn andere sleutels.
• Ik vergeet ‘m niet – Mijn sleutelbos heb ik buitenshuis altijd bij me, dus de USB-stick vanzelf ook.

Hiernaast zie je een afbeelding van mijn sleutelbos. Ik kan deze in mijn broekzak steken, maar ook aan mijn computertas vastklemmen. Eén van de sleutel is … een USB-stick in de vorm van een sleutel.

Windows-software op de USB-stick

Op mijn USB-sleutel heb ik Windows-software gezet. Open source of freeware, dus gratis en legaal. Het is allemaal min of meer bekende Windows-software, die geschikt is gemaakt voor gebruik vanaf een USB-stick. Je kunt het zo gek niet bedenken of er is wel een portable programma voor beschikbaar.

Je kunt een deze software downloaden op de websites

• PortableApps.com
• Portablefreeware.com

Je treft daar een grote verzameling software. Ik maak meestal gebruik van Google Chrome Portable als mijn toegang tot de cloud en van OpenOffice.org portable, een compleet Office-pakket, voor tekstverwerking of het beamen van een powerpoint-presentatie.

Waarom is dit handig?

Je kunt natuurlijk ook je eigen notebook meedragen in een tas. Of altijd aan je eigen desktop werken op kantoor, alleen aan je eigen bureau. Zo’n USB-stick vind ik toch handiger. Waarom?

• Lichter en kleiner – een USB-stick is veel lichter dan een notebook. Een tablet en smartphone zijn, ook samen met de USB-stick, kleiner en lichter om mee te nemen in je tas.
• Vrijer om te werken waar je wilt – je bent vrij in het gebruik van willekeurig welke computer er onderweg of ergens op kantoor beschikbaar is. Je bent niet meer gebonden aan die ene notebook of desktop, of die ene werkplek op kantoor.  Je steekt er je USB-sleutel in een Windows-PC, en je kunt aan de slag met Windows-software. De software – jouw software – op de USB-stick werkt op elke PC, waarop het besturingssysteem MS Windows staat.
• Veiliger - Alle gegevens, zoals jouw instellingen, geschiedenis en cache, worden door de portable software op de USB-stick opgeslagen en blijven op jouw USB-stick. Je haalt na gebruik van de computer de USB-stick eruit en er blijft niets achter op de harde schijf van dat apparaat.

Voor die enkele keer dat het niet anders kan dan een Windows-PC te gebruiken pak ik mijn sleutelbos. Die laat voldoende de ruimte in mijn tas voor mijn eigen apparaten, die ik veelal prettiger vind in het gebruik: mijn tablet en smartphone.

Heb jij ook ervaringen met het gebruik van portable software op een USB-stick? Deel dan hieronder jouw suggesties voor hardware en software of jouw praktijk-tips in een Reactie.

Meer informatie

• Hardware
• Software

Inmiddels ben ik zo gewend aan browsers met tabbladen, dat het afkicken is als ik Office-producten gebruik. Het valt vooral op na het open van een paar Word-documenten, het overzicht is bij mij dan al snel zoek. Speciaal hiervoor is er een plug-in gebouwd die het mogelijk maakt om in Office met tabbladen te werken. Hierdoor blijf je in hetzelfde programma en venster werken, met net iets meer overzicht. Office Tabs is te downloaden voor: Microsoft Office 2010, 2007 en 2003. De tabbladen verschijnen in alle Office-programma’s zoals bijvoorbeeld Word, Excel en Powerpoint. Schakelen tussen de tabbladen kan met Ctrl + Tab.

Office tabs