DIY Onderweg Persoonlijk Productiviteit Thuis Werk

Hack je agenda en werk elke dag en elke week slimmer

Geschreven door Jerre Lubberts

Door Jerre Lubberts en Prawish Oemraw

In de voorgaande artikelen – hoe werk je slimmer elke dag en elke week – hebben we enorm veel enthousiaste reacties ontvangen, maar ook nieuwe vragen. Veel lezers geven aan eindelijk een aanpak te hebben gevonden die echt goed helpt. De infographics blijken een goede hulp om echt elke dag bepaalde elementen ook in de praktijk te gaan brengen. Dit geeft ons energie om een stap verder te gaan met helpen in deze post. Een van de nieuwe vragen was; “hoe kan je nu de tips van de elke dag en elke week infographic in de praktijk integreren?”.

Bekijk ook eens ons vakantieboek!

blaBoHiervoor hebben we het Blauwe Boekje ontwikkeld ofwel het BlaBootje. De essentie van het BlaBootje is een nieuwe manier van kijken naar je dag en wekenplanning. Deze manier van kijken hebben we  vertaald naar een nieuw ontwerp voor de centrale pagina. Deze weekplanning pagina kan je elke week printen waardoor je geen agenda meer nodig hebt. Als je met een potlood en gummetje werkt (lekker ‘lean’) dan zal je merken dat je door het gummen de weekplanning pagina zelfs voor twee à drie weken kan hergebuiken.

De BlaBo is een concept en kan je zelf ‘bijprinten’

voorbeeld Master ToDo listDe BlaBo kan je ook in uitgebreidere vorm gebruiken door meerdere onderdelen uit te printen. Er zijn dan een aantal verschillende elementen. Nadat we met elkaar weer een denkslag hebben gemaakt kan je daar een element aan toevoegen. In de huidige versie is de eerste bladzijde is een Pomodoro Activity inventory list ofwel een Moeder-/ Master takenlijst zoals beschreven in het elke dag slimmer werken artikel. De volgende pagina’s zijn ‘reminders’ zoals de Eisenhower matrix (die helpt met het stellen van prioriteiten) met voorbeelden en een flowchart om Eisenhower makkelijk toe te kunnen passen. Plus diverse templates zoals de kwartaalplanning, de zes denkhoeden en 5W+H’s (wat, waarom, wie, wanneer, waar en hoe) voor beslissingen, projecten, et cetera.

5WplusH_versie_alg def NL LH v2

Figuur 1. Voorbeeld van een template; de 5W+H (kies 1 voor een probleem, 2 voor een besluit etc.)

Makkelijk mee te nemen

BlaBo openMet een perforator en spiraalrug maak je er een A5 boekje van. In het midden het boekje zie je, als je het dwars en open legt, de weekplanning die dus twee bladzijden beslaat. Dit is het centrum van het boekje en het centrum van je planning. Straks hierover meer. De pagina’s na de weekplanning pagina’s bestaan uit een insteekmapje voor visitekaartjes, een voor een carbonvelletje en veel blanco pagina’s voor aantekeningen. Een ‘low tech top tip’ is om van een gesprek altijd een mindmap te maken met potlood met daaronder een carbonvelletje.

Zo kan je na het gesprek het potlood doorgeven en vragen of je gesprekspartner jullie(!) mindmap wilt controleren en kan  aanvullen. Dit geeft vaak leuke reacties, een betere ‘buy-in’ bij je gesprekspartner(s) en spaart tijd omdat je geen  gespreksverslag meer hoeft te maken (hooguit een email met de actiepunten en besluiten). Goed gebruik van de templates en het carbonvelletje gaat je veel tijd besparen en beter denkwerk (ideeën) opleveren omdat je in een mindmap makkelijker verbindingen ziet en dus op nieuwe ideeën en oplossingen kan komen!

De weekplanning; alles in één oogopslag

De weekplanning, is zo gemaakt dat je alle belangrijke elementen in oogopslag kan zien; je weekdoelen, je dagdoelen, je afspraken en (letterlijk je) witte blokken (‘buffertijd’), de taken van die dag, welke ideeën je hebt opgedaan en wat je hebt geleerd.

Aan de bovenzijde zie je staan ‘weekdoelen’ hier kan je opschrijven wat je deze week wilt bereiken. Daaronder schrijf je de dagdoelen. Dus geen taakjes maar twee doelen die je denkt echt die dag te moeten doen en waarvan je overtuigd bent dat je beide ook af kan krijgen op één dag. Door hier de tijd voor te nemen en goed na te denken ga je tijd en rust winnen. Zie ook het blauwe tegeltje in deel 1. Bovendien heb je een visuele link met je week en dagdoelen en kan je beter inschatten of die wel haalbaar zijn (Top 3 stress oorzaak; te ambitieus zijn ;-)!

blabo LH

Figuur 2 De weekplanning uit het BlaBootje als template.

Bij de dagen zie je de tijden van de dag staan, hier kan je je afspraken en gereserveerde tijd invullen. Je hebt niet altijd je laptop open en het schermpje van je telefoon is ook vrij klein. Makkelijk ook als je in de file staat en je wilt nog even iemand bellen of wat voorbereiden.

Een goed onderliggend werkproces om als kapstok te gebruiken om slimmer te gaan werken is de WoM Idee Realisatie Cyclus (Denk-Beslis-Doe-Leer). Zie ook de beschrijving van de WoM IRC Cyclus in dit artikel over software selectie. Vandaar de plek van de iconen in de weekplanning.

Potlood met gummetje

Vaak horen we van cursisten (en ook onderzoek wijst in die richting) dat het schrijven met een potlood en gummetje op papier helpt om zaken beter te onthouden en sneller verbindingen te zien. Door te gummen hoef je ook minder vaak een nieuwe bladzijde uit te printen. We hebben de bladzijden zo ontworpen dat je ze dubbelzijdig kan printen, gaatjes kan prikken, bandje eromheen en klaar. Dan kan je de bladzijden omslaan zonder lege vellletjes tegen te komen. Je kan ook steeds een bladzijde printen en gebruiken naast je mail programma en/of een takenapp zoals de nieuwe Not To Do app.

Geen dubbel werk

Immers het bijeen brengen van informatie uit verschillende systemen (agenda, taken-app, lijstjes, personal dashboard  etc.) en wat er nog in je hoofd zit en dit op een gestructureerde manier op papier zetten vinden veel mensen prettig. Ze zien het ‘overschrijven’ op de BlaBo sheet niet als dubbel werk maar juist als een moment van reflectie en dit helpt hen bij het houden van overzicht, maken van de juiste keuzen en daarna ook met het beter onthouden wat de dag gaat brengen.

De onderzijde

Als het goed is heb je ook nog losse taken die je op een dag wilt doen, deze kan je aan de onderzijde van de pagina invullen. Per taak geef je een prioriteit (gebruik hiervoor Eisenhower) onder P(rioriteit) en als je die taak delegeert zet je de initialen onder D(elegeren). Zo kun je zien wie je moet vragen of afvinken dit ook gebeurd is onder c(ontroleren). Je ziet alles (weekdoelen, dagdoelen, afspraken, taken) op een opengeslagen  pagina en kan dus makkelijk checken of je taken je gaan helpen je dagdoelen te halen en van daaruit je weekdoelen.

Wie veel dingen fout doet kan veel leren

Mits je dat dan wel opschrijft! Ben je wel eens een goed idee weer vergeten? Schrijf ook die op (leg je boekje naast je bed als je ook de ervaring hebt dat juist ‘s nachts je nog wel eens wakker wordt met een goed idee).

ingevuld

Figuur 3 Voorbeeld van een ingevulde centrale weekplanning template.

Maak mindmaps!

We zijn nu bij het laatste onderdeel gekomen van het boekje, de blanco pagina’s! Lekker grof papier om op te tekenen. Maak mindmaps, onderzoek heeft aangetoond dat mindmappen je op allerlei manieren helpt. Zie deze drieluik. Vergeet dan dus niet je carbon velletje. Ik gebruik een steekmapje hiervoor en ook een steekmapje voor visitekaartjes. Zo kan je hem zelf uitbreiden met wat je handig vindt.

Wil je ook je eigen BlaBo?

Ga naar onze site om het te downloaden en geef aan of je ook naast de wekenplanning de andere vulling ook wilt ontvangen in een formaat die je zelf kan printen.

  • We zoeken nog een partner die wil helpen andere (downloadbare/gedrukte) versies te gaan maken. Bijvoorbeeld als agenda voor studenten met studie templates of met weer andere templates voor projectleiders of secretaressen et cetera. Laat het even weten via Mail dan: prawish.oemraw(at)worldofminds.com als je iemand weet hiervoor.
  • Bij voldoende interesse gaan we hier ook een webinar of workshop voor organiseren. Mail dan even als je een groep van minimaal 20 bijelkaar hebt en we spreken af.

Laat s.v.p je feedback achter hieronder. Dat stellen we zeer op prijs!

Succes!

  • P.s. Tip: integreer deze manier van werken in een Personal Dashboard. Zie dit artikel.

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts is oprichter van o.a. World of Minds, Academy of Minds en aHa!Coaching. Hij deelt graag kennis die hij en zijn team in de praktijk opdoen in allerlei verandertrajecten.

Help je mee kennis te delen? Zet dan jouw ervaring of ideeën onderaan een artkel en Jerre regelt vouchers voor je zodat je GRATIS mee kan doen aan een van deze webinars: http://academyofminds.com/nl/trainingen-workshops/webinars/

Jerre helpt om het leervermogen van mensen, teams en organisaties te vergroten en verandertrajecten te accelereren. Jerre is ervan overtuigd dat 'werken' veel leuker en beter kan. Vaak ook wel moet, omdat er anders mensen uitvallen (volgens CBS/TNO heeft 1 op de 7 werkers last van burn-out verschijnselen).

World of Minds is gespecialiseerd in Sociale Innovatie (Slimmer werken, - sturen en -organiseren) o.a. door de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties te versterken.
Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van Slimmer Werken programma's/ trainingen en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.

Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren.

Jerre is ook Barista en zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek op kantoor van World of Minds in Den Haag, waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer

4 Reacties

  • Ik kan alleen maar zeggen dat ik jullie informatie geweldig vind. Alleen soms ook overweldigend om alles te implementeren…..

    • Hoi Berry,

      DANK!
      Om slimmer te gaan werken is er helaas geen ‘one size fits all’….
      We delen liefst alles en nemen ‘de information overload’ op de koop toe 😉 !

      We hopen dat je er iets uit kan halen voor de komende weken, gaat oefenen en dan een volgende element pakt.

      Wil je in 1 dag grote stappen maken kom dan naar een training (www.academyofminds.com).
      Heb je geen budget helpen we je ook! Verzamel dan 25 anderen en het is gratis.

      We geloven immers dat werk (/leven balans) beter kan. Moet! Onze passie is om hierbij te helpen. Hoe meer hoe beter. Van de feedback leren wij weer en kunnen stapje voor stapje verbeteren.

      Hoe meer mensen we kunnen helpen hoe beter. Ook als je geen geld hebt!

      Vrge. Jerre.
      Tip: Kijk ook eens op http://www.gratis-leren.nl

  • Hoi,
    Bovenstaande info zou ik heel goed in mijn werk kunnen gebruiken en wellicht ook voor mijn collega’s. Ik heb me gisteren voor het boekje en de 2 posters aangemeld, maar tot nu toe niets ontvangen op m’n werkmail.
    Net nog een poging gedaan via m’n privémail, maar ook niets binnen.
    Geen idee wat er mis is?