DIY Persoonlijk Productiviteit Werk

Hoe werk je slimmer met je team? (deel 2)

slimmer-met-je-team-deel2-uitgelicht
Geschreven door Jerre Lubberts

Door Jerre Lubberts en Mathieu van der Wal

In deel 1 hebben we na een inleiding het eerste onderdeel van de infographic ‘Werk Slimmer Met Je Team’ behandeld. We hebben diverse tips behandeld om de samenwerking in teams te vergroten. Belangrijk is hoe en hoeveel je doelen stelt en dat je beseft dat het een reis is van elkaar versterkende kleine stapjes. Hoe meer teams slimmer werken hoe krachtiger de organisatie. In dit deel deel gaan de overige elementen van de infographic bespreken.

Visualiseer de reis van de WHY, werk in blokken en ontstress

In veel organisaties wordt veel tijd besteed aan het maken van een jaarplan, strategisch plan of businessplan et cetera, in de vorm van een plaatje. Vaak gaat dit volgens een model dat al door anderen is bedacht. Bij de overheid kom je bijvoorbeeld veel het INK model tegen en de laatste tijd ook de simpelere ‘doelenboom met prestatie indicatoren’. Andere bekende voorbeelden zijn het OGSM, de OKR, het Business Canvas, de KPI sheet of de BSC. dashboard-balkenendeEchter na een paar goede sessies aan het begin van het jaar verdwijnt deze plaat vaak in de la. Het bijwerken van de plaat blijkt immers nogal een klus te zijn. Steeds meer organisaties kiezen er daarom voor om de plaat dynamisch te maken (‘Dynamisch Dashboarden’) en genereren op basis van de mindmap die erachter zit als een soort CMS (Content Management Systeem) vlak voor een beleidssessie, voortgangsvergadering, strategiesessie et cetera, automatisch de laatste stand van zaken. Dan heb je een super stuurinstrument in handen. Zie deze blogpost over het  voorbeeld van de vorige Minister President.

Als je hier of op het plaatje hierboven klikt zie het in de praktijk gebruikte (geanonimiseerde) dashboard. Deze methodiek is toepasbaar op elk niveau en op basis van elk model. En, heel belangrijk, er hoeft geen rekening te worden gehouden met de ‘IT situatie’. Een goed mindmap pakket kan ‘stand alone’ werken met koppelingen naar bestaande formele en informele (spreadsheetje, word documentje, ) informatie bronnen.

Werk vanuit je kracht en houd die op peil

Stimuleer een arbeidsethos waarbij teamleden tijd en ruimte krijgen om bepaalde werkzaamheden écht goed te doen zodat ze er betekenis aan kunnen ontlenen (Tip: lees The Craftsman en Together van Richard Sennett, 2008). Werk in ‘blokken’ (en gebruik de Pomodoro techniek). Plan deze in de agenda. Denk aan blokken voor email, diep denkwerk, stukken schrijven, overleg (houd rekening met de reis en voorbereidingstijd en het maken van de gespreksbevestiging) et cetera. Bewaak hierbij samen actief de ‘witte ruimte’ of de ‘buffer ruimte’ blokken van het team. Ofwel; kom uit je ‘bubbel’ en blijf goed op elkaar letten! Pas actief en emphatisch luisteren toe. Liefst tegelijkertijd met het live visualiseren van wat er wordt gezegd. Je haalt doelen samen. Dat kan vaak op een effectievere, leukere en efficientere manier (zie dit voorbeeld). Let er bijvoorbeeld op dat jullie niet van vergadering naar vergadering gaan en dan maar ’s avonds nog ‘even’ wat zaken gaan inhalen.

Ontfocus en ontstress

Het is belangrijk om op gezette tijden even met elkaar ‘met de benen op tafel’ te gaan zitten; even ‘ontfocussen’ en ‘ontstressen’. Dat vergroot de motivatie en creativiteit. Vermijd discussies, stimuleer juist de dialoog. Zorg dat eenieder zich gehoord voelt. Met draagvlak bereik je meer en vergroot je de ‘span of control’ van je team. Gebruik visualisaties als de argumentenmap, het oorzaak en gevolg diagram en de beslisboom tijdens jullie dialoog. Bepaal samen welke indicatoren (de zgn. Key Performance Indicators ofwel KPI’s) je kan verbinden aan de subdoelen of projecten zodat jullie kunnen volgen of je op koers bent en blijft. Het scheelt veel tijd als je elkaar vertrouwd op de inhoud ‘erachter’ en alleen kijkt alleen naar de uitzonderingen (‘Exception Reporting’) zodat je direct ziet waar actie nodig is (bijvoorbeeld alleen de KPI’s met ‘een rood stoplicht’ of ☹    of rode kleur) en jullie dan dus niet de hele lijst hoeven door te nemen.

poster-midden

Activeer kennis door te visualiseren met de juiste tooling

Kennis weg laten lekken en niet slim hergebruiken is het recept voor mislukking op de langere termijn. Teams die actief het kennisgat dichten tussen wat het toekomstige team (‘SOLL’) nodig heeft en de huidige situatie van het team (‘IST’) en die kennis bovendien herbruikbaar maken, bouwen een voorsprong op ten opzichte van andere teams. Veel kennis kan worden ontwikkeld door actief een ‘team leerlogboek’ bij te gaan houden. Bijvoorbeeld door werkzaamheden en projecten te evalueren (‘lesson’s learned’ of ‘de retrospective’) en bij de dagstart te vragen wat ieder individueel heeft geleerd en dit vast te leggen zodat teamleden minder in dezelfde valkuilen stappen  en minder het wiel opnieuw moeten uitvinden. Tip: start met kennis kringen op basis van het meester-gezel principe. Verbind teams (Tribes, Squads,) met ‘het uiteindelijke hogere klantverhaal’.

Let op; niet alles kan worden gesimplificeerd. Volgens Dan Roam kan je beter het complexe proberen begrijpbaar te maken door het te visualiseren (Tip: bekijk het uittreksel van het boek ‘On the back of a napkin van Dan Roam’). Doe dit samen op een groot scherm met visuele tooling (Livemindmapping).

Kennis kan makkelijk herbruikbaar gemaakt worden door te gaan weken met sjablonen die ‘invulbaar’ zijn en automatisch andere documenten genereren zoals een management report, planning, takenlijst of proces-schema. Slimme visual tooling (zoals Trello, KanbanFlow, MindManager en dergelijke) kan hierbij helpen, zeker als deze gekoppeld is aan andere slimme cloud tooling (zoals Jira, Asana, Podio etc.), zullen de team productiviteit gaan vergroten. Tip: kijk ook eens naar ‘koppeldiensten’ als Zapier of IFTTT). Veel van dit soort tools zijn flexibel genoeg om diverse manieren van (Agile) werken te ondersteunen.

Het consquent gebruik van een universeel achterliggend werkproces zoals bijvoorbeeld het Denk – Beslis – Doe – Leer – Denk – Beslis etc. kan veel tijd besparen en de reactiesnelheid verhogen. Enerzijds omdat het leervermogen van het team gaat toenemen en anderzijds omdat werken vanuit één ‘centraal dashboard’, welke automatisch gegevens kan uitwisselen met andere (MS Office) software, veel tijd en foute invoer kan besparen. In dit artikel over mindmapping software aanschaf wordt beschreven wat de software moet kunnen, per stapje van het werkproces.

Verbind het Team Dashboard met de ‘Value Stream Map’

dagstartEen volgende stap kan zijn om dit centraal of  ‘Team Dashboard’ te koppelen aan de ‘keten’ waarin wordt gewerkt om iets ‘voort’ te brengen. Dit verminderd verspilling en langs elkaar heen werken en verbeterd de communicatie en besluitvorming. Zeker als de Personal Dashboards van de teamleden hierop naadloos aansluiten. Zo kan je de stappen borgen en voorkomen dat teamleden in hun eigen ‘bubbel’ blijven werken. Visualiseer samen deze stappen in een zogenaamde ‘Value Stream Map’ van het proces waar jouw team mee bezig is en/of onderdeel van uitmaakt. Een stappen schema, wat de toegevoegde waarde per stap visualiseert. Als je deze ‘visual’ gebruikt bij elke vergadering (bijvoorbeeld ‘de dagstart’ of ‘blik op de week’) als ‘her–innering’ kan je makkelijker op koers blijven. Het is verstandig om tijdens een vergadering of bijeenkomst je team dashboard te gebruiken. Je doet dat door een filter te activeren zodat je alleen dat deel van je team dashboard ziet wat van belang is bij die specifieke bijeenkomst (SCRUM of dagstart; zie hiernaast). Een goed team dashboard kan je op die wijze naar verschillende doeleinde op maat visualiseren (voor de dagstart, de weekblik, management rapportages, plannings doeleinden, vergaderinge, stakeholders te betrekken et cetera. Door einddoelen kleiner te maken (via een WBS) en alleen het relevante deel te visualiseren blijven zaken overzichtelijk. Dit doe je bijvoorbeeld door in het team dashboard ‘blokken’ van 2 weken (ook wel ‘sprints’ genoemd) te tonen. Zo blijft het werk niet alleen overzichtelijk in het dashboard maar lijkt het (als een psychologische wortel aan de stok) ook eerder haalbaar en kan er sneller worden bijgestuurd. Raadzaam is het om de keten te blijven optimaliseren door lean elementen (zoals de Kata en Kaizen aanpak) toe te passen voor het maken van continue verbeterstapjes.

poster-onder

Vul elkaar aan, reflecteer en leer

Een team van individuen dat elkaars sterke punten aanvult is een sterker team. Er zijn vele methoden om deze per teamlid te bepalen (zoals MBTI, de kleuren methode, Insight etc.). Let op de valkuil dat je denkt dat bent zoals uit de test naar voren komt. Gebruik het als indicatie op je ontdekkingsreis, het is immers geen precieze wetenschap. Wij adviseren een simpele goede en goedkope aanpak zoals die in het boek ‘Ontdek je sterke punten’ van Marcus Buckingham staat beschreven. In dit boek staat op de binnenflap een link naar een gratis test om jouw sterke punten te ontdekken (andere methoden vragen hier tot wel $ 200 voor). Als elk lid van het team dit doet kan je de individuele talent gebieden in een mindmap visualiseren en werken aan het vullen en verbeteren van de punten die jullie missen.

Reflecteer iedere dag individueel en deel de inzichten een maal per week, hierdoor gaat jullie team versneld leren. Vraag op een vast tijdstip elke week, bijvoorbeeld vlak voor ‘de VriMiBo’ begint, elk teamlid; hoe vind jij dat het gaat? Waar wil je meer van, waar wil je  minder van? Zijn we nog met de 3 hoofddoelen bezig? Moeten we bijsturen? Welke subdoelen hebben we gehaald? Welke niet? Waarom wel / niet? Maken we wel goed gebruik van ieders sterke punten? Leren we nog wel? Hoe is de sfeer? Kunnen we kennis slim hergebruiken?

Hoe nu verder? Hoe kunnen we je verder nog helpen?

In deel 1 hebben we geadviseerd eerst met jezelf te beginnen met een of twee elementen waar je snel de vruchten van denkt te gaan plukken en pas daarna met je team. Wil je hierbij hulp? Daar hebben we vier opties voor bedacht:

  1. Wil je de poster in hoge resolutie ontvangen? Vraag ‘m aan via de site van Academy of Minds. Tip: hang hem op bij de koffiemachine en kijk nog even naar deze Freelunch uitzending over de poster..
  2. We zijn een gratis analyse gereedschap, de Academy of Minds Analyse Team Uitdagingen (‘de ATU’), aan het ontwikkelen. Op basis van jullie huidige uitdagingen kan je gaan bepalen waar je het beste met je team kan beginnen om slimmer te gaan samenwerken. Interesse? Mail even naar mathieu.vanderwal(at)worldofminds.com
  3. Je kunt een gratis workshop aanvragen via onze site. We laten je dan gelijk ervaren hoe je dat ‘op afstand’ kunt doen, zie dit voorbeeld van een workshop.
  4. Doe mee met ons gratis Verslimmen Coach programma als je in een grote organisatie werkt. We leiden je op als een soort ‘BHV’er maar dan voor 1e hulp bij suf werken ;-).

Dus ook al heb je op dit moment geen budget, we helpen je toch. We geloven immers dat werk veel beter kan, eigenlijk moet!

P.s. Je kan natuurlijk ook (niet gratis 😉 een ‘blended learning’ training bij ons volgen!

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts gelooft heilig dat 'werken' veel leuker en beter kan en vaak moet. Het is zijn passie hierbij te helpen. Hij deelt graag zijn kennis o.a. via spreekbeurten, artikelen en bijvoorbeeld in deze gratis webinars: http://www.academyofminds.com/training-workshop/gratis-webinars/
Jerre werkt als adviseur en verandermanager bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van 'Slimmer Werken, Niet Harder' en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.
Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren. Hij heeft diverse bedrijven (mede) opgericht waaronder BSO/Management Support Breda, Origin Desktop Outsourcing, InterimIC, de DHZ monitor, aHa!Coaching en World of Minds.
Jerre zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek aan de bar in het Hypershifterslab waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer

4 Reacties