DIY

In 5 stappen een onfeilbare Bonnetjesmachine

Geschreven door Gastauteur

Bij elke BTW-aangifte zit ik weer met een stapel ongeordende bonnetjes. Áls ze tenminste netjes op een stapel zouden liggen… De usual hacks heb ik geprobeerd: Evernote, IFTT En de app van MoneyBird, waar al mijn andere administratieve zooi netjes in zit opgeborgen. Het bleef gedoe. Daarom heb ik een eigen oplossing gemaakt voor mijn iPhone en iPad met de app Workflow.

Dit gastartikel is geschreven door Maud de Vries

De oplossing: Workflow for iOS

Maar nu is er de app Workflow (€ 2,99). Met Workflow knoop je handelingen op de iPhone of iPad aan elkaar tot eigen workflows. Met een icoon in het beginscherm heb je die in één tik bij de hand. Hacker’s heaven!
Ik maakte er een Bonnetjesmachine mee.

Hoe werkt de Bonnetjesmachine?

Als ik ergens iets afreken, tik ik op het icoontje op mijn startscherm. De Bonnetjesmachine start een reeks handelingen: Hij vraagt een beschrijving van de uitgave, opent de camera-app zodat ik een foto van de bon kan maken. Dan zet hij een email voor me klaar met de foto. De beschrijving van de uitgave vormt samen met de datum het onderwerp van de email. Deze email gaat rechtstreeks naar mijn eigen MoneyBird-administratie.
En dat alles in de tijd die het pinapparaat nodig heeft kost om mijn pas te lezen. Formidabel!

Opslaan waar je wilt

Met een kleine aanpassing verander je de bestemming van de bonnen. Evernote, Dropbox, je filmrol of je eigen emailadres, het kan allemaal. In het recept hieronder staat hoe je dat doet.

Ingrediënten

Zie in onderstaande video de Bonnenmachine in actie

https://www.youtube.com/watch?v=ZuHBK36l0Fo

Hoe werkt het

LET OP: Dit werkt alleen op je iPhone of iPad, niet op een (laptop)computer of een Android device.

Eerst moet het Bonnenmachine-bestand naar de Workflow app. Als je het bestand in Safari op je iPhone of iPad opent, krijg je vanzelf de suggestie ‘Open met Workflow’. Als dat niet meteen lukt, email het bestand dan naar je iDevice. Kies vanuit je mailapp voor Bestand delen en Open met… Workflow, of Open in Safari. Welke keuze het eerst verschijnt, hangt van je mail-app af. Je komt nu rechtstreeks in het hart van de machine.​ Tik op de startpijl bovenin en de machine gaat lopen.

Foto1en2

Volg de stappen: vul in waar de uitgave voor is, ​maak een foto, vul je emailadres in en verstuur.

Foto3en4

Stel dan het emailadres in waar je de bonnen in het vervolg naartoe stuurt. Tik met de Bonnenmachine geopend in de Workflow app, op ‘Edit’. Scroll naar beneden naar het blokje Send Email. Druk op het groene veld “Ask when Run” en kies ‘Clear’. Vul het emailadres in waar je je bonnen wilt ontvangen – bijvoorbeeld het adres van je MoneyBird-administratie. Klik rechtsboven op ‘Done’ om de edit-mode af te sluiten. Je bent nu in het overzicht van ‘My Workflows’.

Foto5en6

Zet nu het icoon van de Bonnenmachine in je beginscherm. Daartoe open je de Bonnenmachine weer in de Workflow app. ​​Kies ‘Delen’. Het uitschuifscherm verschijnt, daar kies je ‘Add to Home Screen’. Dan wordt je doorgestuurd naar Safari. Volg daar de aanwijzingen op het scherm. Je kunt dan ook de naam wijzigen – maar dat zou ik niet doen ;-). Druk op OK. Dat is dat.

789IcoonInDock

Tweaks

Tot slot kun je de Bonnenmachine nog tweaken.

  • Ga terug naar de Workflow app en open de Bonnenmachine-workflow. Scroll naar beneden: in het blokje Send Email kun je bijvoorbeeld een cc-adres invoeren. Daaronder staat een blok Show Alert. De tekst die daarin staat kun je aanpassen.
  • Meer naar boven staat een blok Format Date.​​ Klik op Time Format, om naast de datum ook de tijd aan het onderwerp van je email toe te voegen.​​
  • Kijk vooral even bij Actions (met de knop links in de menubalk onderaan). Actions zijn kant-en-klare bouwstenen die je met elkaar combineert. Je kunt bijvoorbeeld de emailactie uit de Bonnetjesmachine vervangen door Save to Dropbox;​ ​​sleep dan ​het blokje ​’Save to Dropbox’ naar rechts, en zet hem op de plek van het emailblokje. Verwijder het emailblokje door op het kruisje te drukken.

10-12Tweaks

Mijn bonnenchaos is opgelost. Ik hoef er alleen nog maar aan te denken om de Bonnenmachine aan te zetten als ik moet afrekenen.

Maar wacht… There’s a workflow for that!

Over Maud de Vries
In het dagelijks leven ben ik coach voor solo-ondernemers ( www.coach-voor-ondernemers.nl) Sinds de introductie van de iPad ben ik hooked aan apps. Vooral apps die het leven gemakkelijker maken. Het moest er dus een keer van komen: mijn eerste app F3PiX – Foto’s over Samenwerken verscheen in 2014 in de App Store. Meer over de foto-app op www.f3pix.nl

Foto: Hans Hordijk @ F3PiX

over de auteur

Gastauteur

Lifehacking.nl verwelkomt alle interessante artikelen die bij ons platform passen. Wil je ook een gastartikel schrijven? Neem dan contact met ons op!

Reageer

8 Reacties

  • Goede tip. Toch een boekhoudkundige vraag. Moet je de echte bonnetjes eigenlijk verplicht bewaren of zo’n digitale kopie voldoende?

    • Mijn boekhouder geeft aan dat een kopie voldoende is, mits die in het boekhoudsysteem is opgeslagen van het boekhoudpakket waar ze mee werken. Ik scan m’n bonnen dus in, stuur ze op (via scannable bijvoorbeeld) en doe verder niets. Als het boekhoudpakket het bonnetje niet kan matchen met een uitgave volgt vanzelf een opvolghandeling.

      Wel zo makkelijk, bonnetjes bewaren we voor de vorm maar (in ieder geval tot ’n boekjaar is gesloten en alles geregeld), in theorie dus niet langer nodig.

  • Klinkt interessant, maar ik heb een android smartphone. Kent er iemand een alternatief voor deze app die voor android beschikbaar is?

  • Werkt super. Dank je wel. Heb zelf de email stap vervangen door opslaan in Dropbox.

    Ik het dit een tijdje geleden zelf geprobeerd. Toen lukte het niet helemaal. Nu dus wel. Blij mee.

    Vraag: je maakt in de flow de ‘datum-vandaag’ aan. Waar laat je dit terug komen in de workflow?

    Dank voor je reactie!