Kan een scanner ook een lifehack zijn? (hint:als het zoveel tijd bespaart als deze zeker!)

Al jaren lezen we over het papierloze kantoor (en huis). En toch komt er steeds meer papier bij. Tot twee weken geleden deed ik daar vrolijk aan mee. Grote stukken tekst printte ik uit en nam ik in de trein nauwgezet door, op zoek naar hacks en inzichten voor bijvoorbeeld deze site. Een van mijn argumenten was dat dat ik domweg sneller door een stapel papier heen kon bladeren dan door een stapel documenten in mapjes op mijn desktop. Een deel van mijn gehele workflow was dus via papier. Scheursels uit kranten, interessante blogposts, handleidingen van het een of ander, en ook mijn administratie liep via papier.

Talloze malen heb ik verbaasde blikken beantwoord met: “Tjah, als die interface en de snelheid van de Ilead of Kindle nu wat sneller was, zou ik misschien overwegen of dat ding te gebruiken” (Mochten de fabrikanten dit lezen, ik test graag mee voor jullie :) )

Nu werd ik al heel blij van Evernote, die niet alleen een groot deel van die workflow verbeterde, maar ook nog eens op elke gewenste wijze synchroon hield tussen iMac, MacAir en Iphone. En bovendien ook nog mapjes kan delen op het web.

Maar de stap die van Evernote de MUST HAVE killer app maakt voor mijn voormalige papieren workflow is de aankoop van een scanner. Ik heb er een maand over gedaan om de juiste te vinden. De meeste scanners zijn traag, lomp of onhandig, en vaak een combinatie van deze aspecten. Als een apparaat niet lekker werkt, dan gebruik je het niet en is het eigenlijk altijd te duur. De scanner die ik nu heb had ik eigenlijk al jaren geleden moeten hebben. Het zou me een hoop gedoe hebben bespaard, en snelheid hebben opgeleverd.

Ik heb het over de Scansnap300M van Fujitsu.

ff461c1dd7c7c3904eb975d8b4819ce9.jpeg

Het ding is klein, compact, past in een tas of op een hoekje van je bureau. De stroom kan via twee usb poorten of via het stopcontact. Als je de klep opendoet, kun je een sheetfeeder uitklappen.

Vervolgens kun je 8 pagina’s via de sheetfeeder scannen, dubbelzijdig binnen 1 minuut! Kijk! Dat schiet lekker op. Verder lust het ding alles, bonnetjes, visitekaartjes, en zelfs kranteartikelen. Omdat de maat net iets groter is dan a4, kunnen de meeste tijdschriftformaten er ook in.

133962-fujitsu_s300m.jpg

Na het scannen sleep ik de bestanden in Evernote, en voorzie ik alles van tags. Maand, jaar en andere tags die me helpen in mijn workflow. Even de verzekeringspapieren van vorig jaar bekijken? Of de bonnetjes van de Naamlooz-borrels? Even vragen aan Evernote en binnen een seconde paraat! En door te mailen aan anderen. Door de eenvoud en kracht van de scanner, gekoppeld aan een (steeds verbeterende) user-interface van Evernote ben ik voorzien.

En het bespaart een hoop printertoner en papier. Normaal zijn we wat terughoudend hier aangaande hardwaretips, maar in dit geval wilde ik jullie deze kennis niet onthouden.

Zijn er lezers hier die meer behoefte hebben aan dit soort tips? Kevin Kelly heeft een blog genaamd, cool tools, ook iets voor hier?

Reacties

  1. Nick zegt

    Goeie reclame ;-)
    Maar denk niet dat het mogelijk is om iets te scannen uit een dik boek bijvoorbeeld?

  2. zegt

    Cool! Zeker leuke hacks. Het is een doelgerichte toepassing van een apparaat wat veel mensen al hebben (in dit geval opper je een specifiek model, maar je zou kunnen starten met elke scanner).

    En wat betreft de eReaders: ik heb er zelf een en voor lezen van grote documenten (hé, ‘t is mijn werk) is dit een prachtapparaat! Tuurlijk mag het sneller, en ik heb nog wel een waslijst aan wensen om het nog beter te maken. Maar het is in mijn werk een zeer handig hulpmiddel.

  3. Jan zegt

    Erg mooie functionaliteiten, vooral het niet lompe formaat. (Zie de professionele bakbeest scanners van HP bijvoorbeeld: http://h10010.www1.hp.com/wwpc.....64195.html )

    Wel enigsinds prijzig (voorlopig nog niet onder de 350 euro te krijgen), hoewel de snelle scanners van HP nog altijd duurder zijn. Dan vind ik een all-in-one printer van 90 euro toch iets functioneler, ook al is die dan wat langzamer.
    En dan moet er, voor zoveel mogelijk digitaliseren, uiteraard nog herkenningssoftware voor barcodes bij, zodat per klant/persoon/nummer documenten gesorteerd kunnen worden.

  4. Avatar van Taco Jan Osinga zegt

    Wat mijn ‘lifehack’-scanner is, is een scanner met automatisch papierinvoer. Wat is dat een uitkomst.
    Ik heb dat op mijn Brother printer zitten en het kan tot 50 A4-tjes met één druk op de knop inscannen. De machine maakt van elke pagina een aparte JPEG of verzamelt alles in 1 PDF. Het apparaat kan het dan zelfs autonoom naar mij e-mailen en ftp-en. Hoeft mijn computer dus niet eens voor aan.

  5. zegt

    Prima tip, ben gelijk eens gaan kijken. Ik kom wel tot de conclusie dat je dit niet gaat redden met een gratis account. Ook ben ik benieuwd wat jouw resolutie is voor het scannen. Gebruik je kleuren of zwart/wit, verklein je de afbeelding etc. of zet je het om naar pdf??

    Nog een aanvulling misschien? ;-)

  6. jonathan zegt

    Wat is het grote voordeel van Evernote ten opzichte van bijv. Spotlight of Google Desktop?

  7. Frank zegt

    Ik gebruik vaak mijn camera als scanner, duurt ca. 1 sec. per “scan”. Ik zet hem daarvoor in de macrostand en fotografeer gewoon uit de hand. Handig bijvoorbeeld in de bieb.

  8. Spekko zegt

    goeie tips weer. Helaas ontbreekt me de tijd om dit met terugwerkende kracht op m’n administratie uit te voeren.
    Misschien iets voor een goed voornemen vanaf 01-01-09…

  9. Merijn Vogel zegt

    goeie tips, ik maak vaak papieren aantekeningen, die kunnen inscannen en taggen is al tijden een idee van me, maar evernote maakt het van theorie een praktijk!

  10. JanB zegt

    Ook een goede tip is digitale foto’s maken van je documenten (JPG) vervolgens door omnipage (OCR) batch manager automatisch om laten zetten naar een searchable PDF en deze dan vervolgens in Evernote archiveren of via sugarsync overal bereikbaar maken en synchroon houden.

  11. zegt

    Nog kleiner, lichter, sneller en handzamer: DocuPen RC800 (Wel duurder: $309,-)

    Het is een soort pen die je over een vel papier haalt. Eén A4 in 4 seconden. Ook erg handig dus om even snel een bonnetje te scannen of een pagina uit een boek of tijdschrift. En je hoeft hem niet eens aan je laptop te koppelen want er zit geheugen in voor 100 pagina’s. Staat bij mij op het verlanglijstje voor het mobiele kantoor.

    Werkt op PC/Mac.

    http://planon.com/docupen_rc800_pro.php

  12. Cees zegt

    Interessant verhaal over Evernote.
    Ben aan het proberen.
    Heb deze week de post via mijn scanner (Lexmark x9350) als jpeg in Evernote voor Mac geimporteerd.
    Nu wilde ik er 1 printen en kreeg slechts van de scan geprint.
    Heeft er iemand hetzelfde probleem/oplossing?

  13. Sietse zegt

    Zijn er mensen die goede ervaringen hebben met OCR software voor de mac? Het idee lijkt me interessant om te proberen, maar veel pakketten zijn erg kostbaar.

    Is hier een goede freeware / simpel-pakket oplossing voor? De meeste pakketten doen veel meer, hetgeen ik niet nodig heb.

    Wellicht als alles geïntergreerd is en goed werkt dat ik alsnog overstap, maar voor nu wil ik graag wat experimenteren.

  14. zegt

    Beter laat dan nooit: Evernote kent ook Watch folders die je beheert via Tools>Account Properties, tabblad File Import. Bestanden die in een Watch folder terecht komen worden door Evernote automatisch geïmporteert. Daarbij kun je aangeven of subdirectories ook in de gaten moeten worden gehouden, of bestanden na importeren verwijderd moeten worden en in welk notebook de notes moeten worden aangemaakt.

    Deze scanner wordt momenteel viermaal door Evernote verloot (om mee te doen tweet je iets met #evernote_scansnap erin); ik wacht deze contest dus nog even af ;-)

  15. Eric zegt

    Ik heb de Scansnap zojuist gekocht…wat een wereld apparaat (S1500). Supersnel met scannen, en hij bepaalt zelf of het kleur/zwartwit is, enkel of dubbelzijdig etc.

    Een vraag aan anderen die deze scanner hebben…ik zie geen keuze “Nederlands” in het Scansnap manager software! Hoe doen jullie dat?

  16. Jan Willem zegt

    Ik gebruik de Canon P150…zelfde type apparaat en ook super. Door middel van voorprogrameerbare scanprofielen kun je rechtstreeks naar Evernote of Dropbox scannen. Dat laatste is vooral handig voor tijdschriften en docuemnt

  17. Jan Willem zegt

    mmmm….per ongeluk scherm aangeraakt en gepost terwijl verhaal nog niet af was.

    Dat laatste is dus vooral handig als je veel tijdschriften en documenten wilt lezen via een PDF-app op je Ipad. Mijnfavoriet is iAnnonate waarmee je kunt markeren en vervolgens samenvattingen kunt maken. Dat kan met Evernote dus niet.

  18. Edward zegt

    Hoi Martijn, ik heb deze scanner al een jaartje en het is echt fantastisch. Ik heb mijn hele administratie van alle jaren bijna helemaal digitaal in Evernote.

    Wist je overigens dat je direct naar evernote kan scannen. Ik neem aan dat je ook een pro account hebt dan kun je via OCR alles lezen en is het gewoon heel makkelijk.

    http://goo.gl/MnIB

    Groetjes

  19. namelluh zegt

    Gebruik zelf al een hele tijd een canon 830 met duplex sheetfeeder. Werkt fantastisch maar voor de echt snelle scan? Een microsoft HD webcam! Prima leesbaar resultaat, direct vanuit evernote een snapshot maken en een stuk sneller dan welke scanner dan ook!

  20. zegt

    @Jonathan: SpotLight zoekt alleen op je Mac of op je iPhone. Als je meerdere computers hebt, een iPhone, iPad o.i.d. dan is Evernote veel handiger omdat het op meerdere locaties synchroniseert. Spotlicht kan niks synchroniseren, alleen snel zoeken op je Mac.

    Google Dekstop ken ik niet maar zal ongeveer hetzelfde zijn als SpotLight.

    @Sietse: OCR zit in Evernote ;-) Zelfs tekst in afbeeldingen kan worden gezocht.

  21. MacBart zegt

    Inmiddels is er een opvolger uit van de ScanSnap S300M de ScanSnap S1300 de reviews zijn lovend, maar ik heb nog geen vergelijking tussen deze twee kunnen vinden.

  22. zegt

    Je kan ook eens kijken naar het programma Paperport van Nuance.
    Dit programma (sorry, volgens mij alleen voor Windows) doet een automatische OCR op elke pagina. Je kunt daarna dan zelfs zoeken naar teksten op die pagina’s. Dus niet op de zelf aangegeven tags. Dus als je echt snel alles wil archiveren, zul je geen tags in maar laat je elk document doorzoekbaar maken. Nog sneller weg met het papier!

  23. zegt

    Hoewel ik dit een prachtige scanner vindt, geloof ik niet dat de techniek van de scanner zelf zo van belang is. Ik werk alweer een tijdje met een oude canon flatbed die op zich onhandig is. Aan de nadere kant kost het aanbrengen van goed tags nu eenmaal wat tijd dus doet de scansnelheid er eigenlijk niet toe.

    @dennis. Evernote maakt ook gebruik van OCR op pdf’s maar tags hebben het voordeel dat je in één klap een hele groep documenten naar boven kan halen. Het grote voordeel van Evernote is, zoals Martijn al aanhaalde, dat het op een hele reeks apparaten is terug te halen.

    Grap van de week was gisteren een gescand document dat ik op locatie op de iPad toonde. Persoon tegenover me vroeg of ie een kopietje kon maken.

  24. Barry zegt

    De doxie scanner is ook super handig. Werkt goed op Mac, gekoppeld aan evernote en lekker mobiel..

    • Marc zegt

      Zag nu (nov 2012) de artikelen over scanners … Ik heb zo’n hekel aan dat onhandige ding van mij … Kan iemand mij adviseren wat nu een goede scanner is, met name de (automatische) documentinvoer lijkt me heerlijk … ;-)

Trackbacks

  1. [...] Vrijwel alle belangrijke poststukken die ik (nog) ‘analoog’ binnen krijg scan ik in en plaats ik in Evernote. Zo heb ik overal en altijd toegang tot mijn belangrijke documenten. Ik kan zo bijvoorbeeld overal mijn facturen, verzekeringsdocumenten, certificaten, leveringscontracten, etc. raadplegen. Voor het inscannen maak ik gebruik van zeer de eenvoudige en compacte Fujitsu Scansnap S300 scanner. Lifehacker Martijn Aslander heeft over deze combinatie ook een interessant artikel geschreven: “Kan een scanner ook een lifehack zijn?“. [...]