Wie vandaag de app uit de Mac app store downloadt en een screenshot instuurt naar Nozbe (dus niet naar Lifehacking!) maakt kans op prijzen als een business account, een teamccount, een familie-account of een persoonlijk account plus een t-shirt. Op het Nozbe blog of de Facebookpagina vind je later vandaag meer nieuws.

Veel GTD-programma’s hebben apps voor mobiele apparaten en een site maar een desktoptoepassing is zeldzamer. Nozbe bedient nu gebruikers op diverse platforms. Zie de bespreking voor kenmerken van de toepassing.

1.  Prioriteiten stellen en time management

In 2007 verscheen de blogpost Time Management voor creative mensen – gratis E-book. Het e-book ‘time management for creative people’, is de downloaden via deze link op Wishful Thinking, de website van business coach Mark McGuinness. Het boek bestaat uit tien hoofdstukken over -inderdaad- time management.

2.  Je woon- en werkruimte netjes en geordend houden

Lenteschoonmaak: orde in de chaos verscheen begin dit jaar, waarin enkele opruimtips te vinden zijn. Daarnaast zijn verschenen:
- Voorjaarsschoonmak-hacks
- 30 huishoudtips op een rij (illustratie)
- Een terugblik op de GTDSummit – De weg naar een opgeruimd huis of kantoor
En als tegenargumenten verscheen: Is opruimen wel zo verstandig?

3. De basis van boekhouden en geldmanagement beheren

Boekhouden is voor velen geen hobby en wordt daarom vaak ook uitbesteed. Het maken van facturen uitbesteden is vaak echter niet haalbaar. De post Online factureren voor ZZP’ers beschrijft hoe dit deel makkelijker kan, met als aanrader de wesite factuursturen.nl.
Verder verscheen de post Geldproblemen los je niet met geld op, waarin schrijver Jasper Jobse aanspoort om op een andere manier naar geld te kijken.
Een praktische manier van sparen vindt je in Review: de dunne portemonnee en een manier om je eigen liquiditeit te berekenen vindt je hier.

Hiermee beheers je nog niet de basis van boekhouden, wat wel van belang is om zich te hebben op de juiste afhandeling van je geldstromen, ookal wordt het gedaan door iemand die je volledig vertrouwd. Een docent die lessen gaf in belastingen vergeleek iemand die afhankelijk is van een boekhouder eens als “een hond die zichzelf volledig overgeeft aan de gratie van zijn baas”. Zorg dus dat je snapt wat er gebeurt met je geld en zorg dat je gebruik maakt van zoveel mogelijk voordelen die bijvoorbeeld de belastingdienst biedt. Heb je bijvoorbeeld recht op de KOR? Wat kan je van de belasting aftrekken? Enzovoorts.

4. Ontspannen

Ontspanning is belangrijk voor het algemeen welbevinden, concentratie, productiviteit en veel meer. In een maatschappij waarin druk-druk-druk de norm is, wordt dit nog wel eens vergeten. Vier tips:
Besteed tijd waarin je moet wachten mindful: Slim terwijl u wacht.
Ontspan met behulp van apps: Drie apps om mee te ontspannen
Neem korte pauze’s: Productiviteit vergroten met een korte pauze
Zorg goed voor jezelf door onder andere regelmatig te ontspannen: Je productiviteit omhoog door goed voor jezelf te zorgen

5. Positiviteit

Een positieve instelling is óók goed voor het algeheel welbevinden. Twee posts die je daarmee helpen, mocht het nodig zijn:
Straf jezelf positief: gericht op scholieren, maar voor iedereen interessant: Intrinsieke motivatie om je jaar te halen – Extrensieke om je tentamen te halen
Mooie quotes met een positieve insteek: Quotes die het leven makkelijker maken

6. Zelfdiscipline

Zonder discipline kom je niet ver. In Discipline en gewenste uitkomsten wordt uitgelegd wat discipline eigenlijk is en wat ervoor nodig is om gedisciplineerd te zijn. In ‘Sorry, nu even geen tijd’ wordt duidelijk dat discipline opbrengen moeilijk kan zijn, omdat we meer rollen vervullen dan we denken.

Lees het blog van Marc en Angel voor meer tips en inspiratie.

© Joshua Foer 2012

Joshua kwam tijdens zijn onderzoek naar het geheugen, dat hij deed rond het ‘world memory championship’, tot de conclusie dat iets visualiseren de beste manier is om iets te onthouden. Op zich niets nieuws, maar de koppeling naar het onthouden van een verhaallijn voor een presentatie is een mooie hack! In plaats van steekwoorden op te schrijven, loop je in gedachten door een omgeving naar keuze, waar je herkenbare figuren in bizarre situaties neerzet. Zoals cookiemonster op een paard in je gang, of Britney Spears dansend op je salontafel: als het je steekwoord maar vertegenwoordigd. Vervolgens ‘loop’ je tijdens je presentatie de route die je hebt gevisualiseerd en de steekwoorden komen als vanzelf naar je toe.

Bekijk zijn hele presentatie hier:

Evernote is het veel geprezen programma dat je helpt alles te onthouden. En zoals je ook in je eigen geheugen wel eens “er niet op kunt komen” kan dat ook met Evernote wel eens het geval zijn. Je weet zeker dat je een site, een tekst, een titel, een foto met een kaft van een boek hebt opgeslagen maar Evernote geeft het niet prijs, ondanks al je zoekcommando’s. Nadeel van opslaan blijft dat je op het moment dat je iets opslaat vooruit moet denken naar het moment dat je de notitie weer wil vinden en je moet afvragen hoe je dan zult zoeken. Hoe sla je notities vindbaar op? Een advies: gebruik een inbox om beter te taggen.

Even snel in Evernote opslaan …

Als ik in bijvoorbeeld Zite iets opsla of in een webbrowser een pagina clip, dan heb ik niet altijd het geduld het pop up scherm helemaal in te vullen.  Andere toepassingen, zoals sommige RSS readers slaan zelf direct op naar Evernote. De methode om mails naar Evenote te sturen biedt ook de optie tags toe te voegen maar een enkele keer weet ik die niet helemaal zeker (ook handig voor tovertype-afkortingen!).

Sla ik die notitie op zonder tags of de titel te checken, dan loop ik het risico die notitie niet meer terug te vinden. Heeft het artikel allerlei bijzondere termen erin, dan zal het zoeken wel lukken. Stel dat ik een pagina is over pecha kucha’s opsla en later een workshop Prezi ga verzorgen. Als de notitie geen tags heeft meegekregen en de tekst die ik heb opgeslagen bevat niet de woorden “prezi” of “presenteren”, dan moet ik er zelf aan denken dat pecha kucha iets met presenteren en Prezi te maken heeft. Makkelijker is het als ik die koppeling terugvind als ik op de eerste tag zoek. Kortom, tags en goede titels maken niet alleen het terugvinden van een notitie makkelijker maar zorgen voor verbanden tussen notities.

Inbox

Evernote heeft de mogelijkheid een notitieboek als standaardnotitieboek aan te wijzen waar notities standaard in op geslagen worden. Door een apart notitieboek te maken met als naam Inbox en dat aan te wijzen als standaard heb je een buffer tussen je echte notities en de nog-te-verwerken notities. Het notitieboek Inbox moet je dus iedere zoveel tijd verwerken, waarbij je dan de tijd neemt om na te denken over het beoogde notitieboek en de juiste titel en tags.

Binnen getting things done wordt ook een onderscheid gemaakt tussen het verzamelen van allerlei acties, ideeën, et cetera en het verwerken ervan door er beslissingen over te nemen.

Van Inbox naar …

Het voordeel van notities vanuit een Inbox verwerken is daarnaast dat je bewust  beslissingen neemt over notities. Zoals in de inleiding gezegd: je moet als je opslaat vooruit denken en nagaan hoe je in de toekomst deze notitie terug wil vinden. Enkele bewerkingen op de notities die mogelijk zijn.

• Je voegt tags toe en kiest het juiste notitieboek. Je hebt Evernote open dus je kunt checken of de tags al gebruikt worden om te voorkomen dat je nét andere kiest (“presenteren” en “presentaties” en “presentations”)
• Je kunt notities als actionable markeren door er een checkbox (ctrl-shift-C) in aan te geven. Ook als Evernote niet je GTD-systeem is, is het mogelijk dat je een notitie nog wil lezen, doormailen, in een tekst wil gebruiken, et cetera. Door in bijvoorbeeld de tag “hst2″ en de checkbox toe te voegen, kun je met de zoekopdracht “todo:false tag:hst2″ alle notities met hst2 als tag vinden die je nog niet afgevinkt hebt. Door te zoeken op “todo:false” vind je alle notities terug waar je bij het opslaan een actie in vermoedde
• Je kunt tags toevoegen als “lezen” als je iets nog wil lezen of “bibliotheek” om als je in de bib bent je beoogde leeswerk weer te zien
• Je kunt GTD-tags gebruiken als Evernote je GTD-systeem is
• Je kunt voorkomen dat tags te algemeen zijn. Stel dat ik bij GTD als tag 105 notities heb, dan is die tag langzaam onbruikbaar geworden en moeten daar verfijningen bij, zoals “hof” (=horizons of focus) of “attention”  of “controle”. Met “tag:gtd tag:hof” wordt de treffer preciezer
• Je kunt van notities een tickler file maken. De notities krijgen dan data die corresponderen met de momenten dat jij er een actie op moet nemen. Je kunt daarmee ook zorgen dat een bepaalde notitie die je per se in beeld wil hebben altijd bovenaan staat. Idoc heeft een aantal mooie toepassingen van Evernote op een rijtje gezet. op het Hij sorteert notities op de datum dat ze aangemaakt zijn. De notitie die in beeld moet blijven krijgt handmatig een datum in de verre toekomst en blijft zo bovenaan. Klik bij een nieuwe notitie op “Aangemaakt:”  en vul bijvoorbeeld 31/12/2012 in en de komende maanden heb je een notitie in beeld. Voor degenen die notities op titel sorteren kan een ! voor de titel helpen
• Je kunt een link uit andere notities in de notitie opnemen om koppelingen te maken. Daarmee heb je in de notitie de herinnering dat er een gerelateerde notitie is

Via het klembord of een map

Wat lastiger is het als je de optie alt-ctrl-v gebruikt om dat wat op je klembord staat als notitie in Evernote te dumpen (werkt vanuit elke omgeving binnen Windows). In dat geval gaat de notitie naar het notitieboek dat je open hebt in Evernote.

Wie een map van zijn desktop computer koppelt aan Evernote (auto import folders), zodat alles wat in die map opgeslagen wordt meteen naar Evernote gaat, die mist in die functie ook de mogelijkheid tags toe te voegen. Persoonlijk vind ik het goed genoeg dat die mappen gekoppeld zijn in Evernote aan een gelijknamige map. Daarmee zijn de bestanden doorgaans vindbaar genoeg.

Opruimen

Zoek periodiek op “-tag:*” om de ongetagde notities terug te vinden en alsnog aan projecten te koppelen of van tags te voorzien.

Verder

Er zijn al veel artikelen op Lifehacking verschenen over Evernote. Hier staan ze samengevat en de tag Evernote laat je verder zoeken. Daarnaast is er een ebook in de maak van Lifehackingauteurs. Van dat project kun je ambassadeur worden: join The early Elephants.

Wat zijn jouw slimme manieren om Evernote alles te laten herinneren?

Voor verder in te gaan op het onderzoek, is het van belang om te weten dat wetenschappers claimen dat mensen op twee verschillende manieren denken: de een is systematisch, analytisch en kennisgericht. De tweede manier is snel, onbewust en emotioneel geladen.

Uit het onderzoek blijkt dat deze eerste manier aangesproken wordt bij het denken in een tweede taal. Dit hebben onderzoekers geconcludeerd na diverse testen bij Amerikaanse en Koreaanse studenten: ze werden gevraagd een gok te nemen, en wanneer ze de beslissing in hun tweede taal overdachten, waren de kansen op een positieve uitkomst gunstiger. Lees een uitgebreid artikel over het onderzoek of bekijk het volledige onderzoek.

Dus als we dit onderzoek mogen geloven: heb je een overpeinzing waar je niet uit komt? Denk er eens over na in een andere taal, en wie weet ligt de juiste beslissing ineens voor je neus!

Complete redesign voor weinig geld
Lifehacker legt in 1500 woorden uit hoe je je huis, en dus ook je kantoor, kunt restylen: maak een plan, kies een kleurenschema, steel ideeën, mix & match je meubelen, kleur één of twee muren, neem een tapijt en voeg persoonlijke items toe als decoratie. Hierbij hebben ze ondersteuning gehad van Bradford Shellhammer, één van de oprichters van Fab.com, waar nog veel meer fijne interieurtips te vinden zijn.

Welke kleuren?
Het kleurenschema uitkiezen kan je doen met behulp van de vele informatie die over kleuren beschikbaar is, en natuurlijk op basis van je eigen ervaringen. Werk je beter met rood om je heen of juist met lichtgroen?
Architect Jan Pauwels legt op VDAB MagEzine uit wat het effect van kleuren op een ruimte is en wat de meest voorkomende kleuren voor uitstraling hebben.

Muziek
Tijdens je werk naar muziek maken maakt je productiever, mits je de juiste muziek aan hebt staan. Luister deze muziek wel via een fatsoenlijke geluidsinstallatie, anders is het een stoorfactor. Dit hoeft echt geen honderden euro’s te kosten, een stereotoren van de kringloop kan goed genoeg zijn. En welke muziek je dan moet luisteren? Daar geeft werken Sonos antwoord op.

Maker Fest is een meetup van de makers, workshoppers en organisatie van vorige en aankomende Maker Faire 050. Er is eten, drinken en de organisatie kijkt graag samen met jou wat ze van de volgende editie gemaakt kan worden, welke samenwerkingen er ontstaan en welke promotie er voor het evenement gemaakt kan worden om MF050 in oktober 2012 alvast op de kaart te zetten.

Wat is een Maker Faire? Een bijeenkomst van ‘makers’. Een ‘maker’ is iemand die dingen maakt; zinnig, onzinnig, in elk geval vindingrijk. De term komt uit Amerika, waar Maker Faires sinds 2006 een begrip zijn. Op MF050 2011 kon iedereen zijn of haar makership verkennen met onder andere een kuub LEGO, twintig gehackte Roomba huishoudrobots en de bouw van de langste camerakabelbaan van Europa.
Een impressie van vorig jaar:

Wil je tijdens een ontspannen dag andere makers ontmoeten of wil je een vinger in de pap van Maker Faire 050.2 hebben? Kom naar Maker Fest! Inschrijven kan via www.mf050.nl.

Vorig jaar hier verschenen artikelen over Maker Faire 2011:
- Maker Faire 050 een groot succes!
- Een kort gesprek met organisatoren Ritzo ten Cate en David Rudolf Bakker
- Een aankondiging van Maker Faire 2011
- Tweetende Arduino brandmelder (Op Maker Faire 050 2011 werd in opdracht van Brandweer Nederland een begin gemaakt met het ontwikkelen van een opensource DIY brandmelder)

Het gaat om ‘CoBook’, een geweldige app om het toch wat oubollige adresboek op je Mac eens om te toveren tot een bijna ‘social CRM’. Een tool die er voor zorgt dat jij nog makkelijker en geïnformeerder in contact komt met jouw relaties.

Veel plezier!

Downloaden doe je hier: Klik

KanbanFlow is net zo makkelijk in gebruik als een fysiek Scrum-bord: projecten zijn onder te verdelen in to do’s, waar je vervolgens weer sub-taken aan toe kunt voegen. Vervolgens zet je deze in de To-do-kolom, vanaf waar je ze kunt verslepen naar ‘Do today’ of een andere kolom. Kolommen zijn ook toe te voegen en te verwijderen. Ook kan je meerdere boards aanmaken en andere gebruikers toevoegen aan een board.

Wat helemaal ideaal is, is dat de Pomodoro-techniek ingebouwd is: linksonder kan je de timer aanzetten. Hij staat ingesteld op 25 minuten, dit is helaas nog niet aan te passen. Word je gestoord in je werk, dan kan je de timer stoppen en aangeven waarom je je werk onderbreekt. Zo krijg je inzicht in je stoorzenders.

KanbanFlow is eenvoudig en werkt erg intuïtief, het nadeel is wel dat er internet voor nodig is om toegang te krijgen tot je boards.

Als je je registreert bij KanbanFlow (hier zijn alleen je naam en mailadres voor nodig!), krijg je een korte tutorial die uitlegt hoe KF werkt en kan je tijdens de tutorial aan de slag met de instructies die je krijgt.

Een screenshot van een eerste taak die wordt versleept, en het starten van de timer:

(Via Lifehacker.com)

Rust in je werk

Als je snapt hoe je brein in elkaar zit, kun je de rust weer terugbrengen. Je weet dan wat je moet doen om de kalmte te bewaren én je weet welke acties nodig zijn om orde in de chaos te scheppen. En dat geeft weer grip op je werk.

Je hersenen zijn beperkt

Wat veel mensen niet beseffen, is dat hun brein beperkt is. Dat beschrijft David Rock in het boek ‘Your Brain at Work’. Hij vergelijkt je brein met een theater. Het deel van je hersenen waar je ‘bewust’ mee denkt ziet hij als het podium van het theater. Dat podium is klein. Er kunnen eigenlijk maar vier acteurs tegelijk staan en als het er toch meer worden, wordt er automatisch één van het podium af geduwd.

Daarbij komt dat het podium veel energie opslurpt. Van bewust denken raak je sneller uitgeput dan van dingen op de automatische piloot doen. Hoe intensiever je het podium dus gebruikt, hoe sneller je moe wordt.

Hoe je het je brein makkelijk maakt

Als je weet dat je brein beperkt is, kun je erover nadenken hoe je slim met je brein omgaat. Ik heb een aantal tips voor je op een rijtje gezet:

Kies bewust op welk moment van de dag je prioriteiten stelt. Van al het denkwerk kost prioriteiten stellen de meeste energie. Je hebt dan continue meerdere acteurs op het podium staan omdat je verschillende taken tegen elkaar afweegt. Doe dat wanneer je fit bent. Kies dus ‘s ochtends welke taken je wilt doen of doe dat juist ‘s avonds als je meer een avondmens bent.

Schrijf bij nadenkwerk je gedachten op. Als je kunt kijken naar wat je hebt opgeschreven, hoef je niet iets te onthouden en iets te bedenken tegelijkertijd. Dat scheelt acteurs op het podium. Gebruik bijvoorbeeld een whiteboard, een flipover of een digitale mindmap om brainstormen.

Wissel taken waar je veel concentratie voor nodig hebt af met taken die je op de automatische piloot kunt doen. Als je een uur hebt zitten ploeteren op een projectplan, neem dan even de tijd om wat telefoontjes te doen of de afwas weg te werken. Dan kan je brein weer opladen.

Zorg dat je zoveel mogelijk taken op de automatische piloot kunt doen. Alles waar je een automatisme van kunt maken, scheelt je energie. Kies een vast plek voor je sleutels, maak een standaard paklijst voor als je op vakantie gaat en leer werken met sneltoetsen.

Wil je minder energie kwijt zijn aan wat je doet? Neem dan nu vijf minuten de tijd en pak pen en papier. Brainstorm over hoe je taken meer op de automatische piloot kunt doen.

Meer lezen? Check dan dit artikel: ‘Hoe je je brein helpt om te focussen‘.