Zou het niet fijn zijn om het nieuwe jaar met een helder hoofd te kunnen werken? Je niet meer druk hoeven maken over dubbele afspraken in je agenda of het redigeren van een rapport. Deze werkzaamheden waar je tegenaan blijft hikken, omdat je er geen tijd voor hebt of simpelweg geen zin, kunnen ook door iemand anders worden uitgevoerd. Op afstand wel te verstaan door een Virtual Assistant (VA).
Taco Oosterkamp schreef op Lifehacking voor het eerst over deze VA’s. Hij vertelde hoe hij zijn Engelstalige blog uitbesteedde aan getfriday.com een bedrijf in India dat VA’s verhuurt. In zijn artikel staat een link naar een Amerikaans filmpje over de voordelen. Weliswaar een uitleg met een knipoog maar de essentie blijft hetzelfde. Namelijk het delegeren en uitbesteden van werk. In Amerika worden VA’s al succesvol ingezet. Nu Nederland nog?
In Opkomst
Offline verschuift naar online en zakelijk en privé lopen steeds meer door elkaar. Tijden veranderen en zo ook de vorm van ondersteuning. Een persoonlijk assistent of een virtuele medewerker, het blijft een individuele keuze. Beide bieden ondersteuning alleen ieder op een eigen manier. Zo bestaat een VA in verschillende vormen. Denk aan een antwoordservice per telefoon een chatbot die je vragen op het internet beantwoord of een holografische assistent. De VA waar hieraan gerefereerd wordt is echter een management ondersteuner. Een soort van secretaresse maar dan op afstand. Ze kunnen vele zaken uit handen nemen op secretarieel, organisatorisch en technisch gebied. Ieder heeft zo z’n eigen specialisme en helpt jou meer ruimte in je hoofd en agenda te creëren. Een prima plan lijkt mij.
Koudwatervrees
Hoe komt het dan dat in Nederland er nog maar mondjesmaat gebruik wordt gemaakt van VA’s? In België bijvoorbeeld zijn er al uitzendbureaus die aan virtual outsourcing doen. Komt dat door hun internationale invloed of omdat ze verder zijn op technologisch gebied? Ik denk dat iets wat nieuw is in Nederland niet zomaar zal worden omarmd. Wij nuchtere Nederlanders willen eerst zien en dan geloven. Daarbij vinden we het normaal om lange werkweken te maken dus aan uitbesteden wordt minder snel gedacht. Is het daarom niet een geruststellende gedachte wetende dat deze ‘minder belangrijke’ werkzaamheden toch worden gedaan? Zo kun jij je persoonlijk richten op de core business terwijl virtueel alles onder controle blijft.
Virtueel Versus Persoonlijk
Zitten er dan alleen voordelen aan een VA? Dat zou je zeggen maar je moet je vooraf goed bedenken wat je verlangt van diegene, er is immers geen fysieke samenwerking. Het management der verwachtingen zul je, nu je een virtuele samenwerking aangaat, vooraf goed moeten vastleggen. En niet geheel onbelangrijk; de koffie op kantoor zul je zélf persoonlijk moeten halen.
Marloes van Wingerden
Ik heb er eigenlijk nooit bij stil getaan dat ik ‘virtueel’ ben. Voor een aantal kleine bedrijfjes doe ik namelijk de marketing en de PR waarbij het voor de buitenwereld lijkt alsof ik daar in dienst ben.
Recentelijk zou ik me inderdaad een virtuele assistent mogen noemen, alhoewel ik de term virtueel wat raar vindt. Ik ben echt, de assistentie is echt. Het enige verschil is dat ik niet live aanwezig ben en ook niet fulltime met één klant bezig ben. Op dat vlak misschien juist meer lijkend op de al decennia bestaande secretaresse services. Het grote verschil is vooral de digitalisering. Bestanden worden eenvoudig gedeeld, Skype maakt face-to-face meetings mogelijk en klanten loggen zelf in op online project management software om opdrachten in te voeren.
Het virtuele in deze is overigens een stroming die, naar mijn mening, het bedrijfslandschap gaat veranderen. MKB-organisaties gaan alles wat niet tot hun core-business behoort langzaam afstoten en de taken worden vervangen door externe, geoutsourcde medewerkers.
Zelf adviseer en train ik nu zelfstandig werkende professionals met het digitaliseren van hun workflow via Web 2.0-achtige oplossingen als Evernote, Clockingit.com en bijv. Google Apps. Ik laat ze hun uren bijhouden met bijv. een iPhone App die weer door mij op afstand is uit te lezen. Vervolgens maak ik hier de conceptfacturen die na goedkeuring worden doorgestuurd en bijgehouden. Daarnaast verzorg ik waar nodig PR en marketing, redigeer teksten en los probleempjes op die ze via Evernote hebben gemeldt.