Gebruik deze techniek zelf al jaren in een iets aangepast vorm; met deze prefixes A:, I:, Q:, en als toevoeging de U: (Action, Info, Question, Urgent). Het bedrijf waar ik destijds werkte had dit zo geïmplementeerd, niet geheel toevallig werken deze afkortingen ook in een meertalige omgeving.

De U: is vooral handig voor ECHT dringende zaken. Ik heb een tijdlang ook zelf van binnenkomende mailtjes de onderwerp regel aangepast (Outlook 2003/2007). Zal al wel bekend zijn maar voor de zekerheid noem ik het toch maar even. Een binnengekomen mail open je door er op te klikken, in het mailvenster wat dan verschijnt kun dan kun je het onderwerp van de mail meteen bewerken, door ergens in de tekst te klikken. Sinds mijn verslaving aan GTD edit ik het geen onderwerpen meer, maar gebruik nog graag de codering.

Overigens leert de ervaring dat je intern wel even moet afstemmen wat je ECHT U: vindt — managen van verwachtingen en zo

René

Type e-mail: [X] informatief [ ] info nodig [ ] actie nodig
Antwoord nodig: [ ] ja [ ] nee [X] jouw beslissing
Tijdsdruk: [ ] direct [ ] binnenkort [X] geen

Om dit erin te krijgen hoef ik enkel ‘emh’ te typen en TextExpander verzorgt de rest. Dan enkel nog kruisjes zetten.
Als je niet altijd headers wil gebruiken kan je trouwens de regel voor @Waiting For ook aanpassen dat ook de categorie ‘Waiting For’ word meegenomen. Als je dan een mail verstuurt zonder header maar wel met een verzoek aan iemand anders zet je de categorie voordat je hem verstuurt op ‘Waiting For’ en dan komt hij ook in je @ lijst uit!

Ik gebruik zelf in Entourage een combinatie van flagging (follow-up) en categorieën:

- Normale follow-up is ‘next actions’ en wordt zichtbaar in de map ‘Follow up’
- Follow up met categorie worden in aparte smart folder gefilterd. Hierin heb ik de smaken: Printen (bij facturen via e-mail), Lezen (teksten/documenten die ik van anderen krijg, waar ik even de tijd voor moet nemen), Waiting For, R&D (dingen die ik someday/maybe nog moet uitzoeken, vaak nieuwe producten)

@Merijn: Hier ben ik het ten dele mee eens. Het stuk achter de prefix moet natuurlijk doorstuurbaar zijn. Maar “Volgens afspraak” geeft niet aan wat er mee moet gebeuren. Mijn stuk gaat over wat je verwacht van de ontvanger.

Omdat het korte 3 letterige afkortingen zijn, is het eenvoudig te scannen door de grote bak met e-mail en snel te zien waar je iets mee moet doen. “Volgens afspraak: ..” is dus prima, maar geeft niet aan wat er verwacht wordt. “ACT: Doornemen en mening geven over CV, volgens afspraak” wel.

Liever: Subject: Volgens afspraak: CV Merijn Vogel december 2008
Dan: Subject: CV

Dan heeft een derde partij er ook wat aan.