Als je juist iets NIET moet doen is dat het wel want dat doet exact het tegenovergestelde. We kennen in de westerse wereld de lees en schrijfwijze van links naar rechts en van BOVEN naar beneden. Je leest de mails dus ook van boven naar beneden en niet andersom. Als je dan later in je archief terug zoekt moet je helemaal naar onderen scrollen en van beneden naar boven wat geheel tegen je natuurlijke leeswijze indruist gaan lezen. De meesten doen dat niet want die gaan van nature uit van boven naar beneden lezen en dan wordt het knap lastig om in veel gevallen nog te snappen waar het ook alweer over ging. Je bent daardoor heel veel tijd kwijt om alles weer op een rijtje te zetten hoe het ook al weer zat.

Daarnaast breng je jezelf ook in moeilijkheden indien er stukken in staan waarop je wilt reageren. Dan ben je selectief aan het knippen en tik je er een reactie onder. Als je dan bovenaan de mail begint haal je werkelijk alles door elkaar en valt er later helemaal niets meer van te begrijpen.

Bovenaan je antwoord zetten toont alleen maar een compleet gebrek aan respect en inspanning aan. Het is niets meer dan pure luiheid van de verzender omdat die geen enkele moeite in z’n communicatie wenst te steken. Helaas heeft de ontvanger dan vaak nog weinig keus, als er eenmaal bovenaan wordt geantwoord dan moet je haast wel zo doorgaan wil je het nog enigszins begrijpbaar houden als je het later weer terug wilt lezen.

Het meesturen van al die extra informatie onderaan de e-mail is ook iets waarbij je wel goed na moet denken wat je allemaal mee stuurt. Het is handig om daarin informatie te zetten wanneer je bereikbaar bent en via welke wegen (mail, telefoon, etc.). Alle andere dingen als twitter, hyves, linkedin en noem maar op zijn meestal onzin omdat ze totaal niet van belang zijn (je zou het als 1 van de wegen waarop je bereikbaar bent kunnen opgeven). Het is natuurlijk ook vrij onzinnig om 5 wegen op te geven waarop je bereikbaar bent, een beetje teveel van het goede (telefoon en mail zijn vaak al meer dan genoeg).

Wat dat archief betreft: ik zou inderdaad zorgen dat alleen datgene waarop je reageert in je antwoordmail vermeld staat EN liever tussen de regels (en dus niet bovenaan). Het lijkt makkelijker, aangezien de ontvanger meteen je antwoord kan lezen, bedenk echter dat ook de ontvanger mogelijk bakken vol met email krijgt en verzendt, en dan is het wel handig als je ook de context direct bij je antwoord vermeld.

textexpander
tipepilot
en
fingertips

Alvast erg bedankt.