Eerder beschreef ik hoeveel impact onderbrekingen kunnen hebben op je productiviteit. Ik adviseerde om blokken tijd te reserveren die je vrijhoudt van onderbrekingen. Wanneer je je dag begint met een taak die concentratie en aandacht vereist en die geen automatisme is, kom je in een vorm van ‘flow’ waardoor de rest van je dag ook veel productiever is. Kies de dag van tevoren zo’n taak uit en leg alles klaar dat je nodig hebt om het te doen.
Voorbereiding de dag van tevoren, een paar voorbeelden:
- Een offerte of projectplan schrijven: je zorgt de middag van tevoren dat je alle informatie hebt die je nodig hebt om aan de slag te kunnen. Inschattingen van derden, beschikbaarheid van alle betrokkenen, informatie over deadlines etc.
- Een artikel schrijven: leg je research materiaal klaar, sla de urls naar websites die je nodig hebt op in een mapje in je browser zodat je ze allemaal tegelijk kan openen. Heb een lijst met namen bij de hand van experts die je kan bellen als je tegen een vraag aanloopt.
- Research, studie: kies een thema uit waar je verder in wilt duiken, leg de tijdschriftartikelen (die je in de loop van de tijd uitgescheurd hebt) en boeken op een stapel klaar. Sla alvast wat urls op in een mapje in je browser.
- Een nieuwe autoverzekering uitzoeken: leg je kentekenbewijs klaar, zoek uit welke informatie je nodig hebt voor een offerte aanvraag en leg die klaar.
- Een moeilijk telefoongesprek voeren: probeer je vast in te leven in het onderwerp en in de gesprekspartner. Wat zou hij je allemaal kunnen vragen / voorstellen / melden. Welke informatie heb je nodig om daar adequaat op te reageren? Leg die klaar. Wat is de best mogelijke uitkomst van het gesprek. Schrijf die op.
Aan de slag: onderbrekingsmanagement
- Ga niet toch eerst iets anders doen. Dus niet je mail of RSS feeds lezen of even Twitteren dat je wakker bent.
- Zorg dat je mailprogramma niet automatisch je mail binnen haalt! Haal deze handmatig op op het moment dat ‘mail ophalen en organiseren’ aan de orde is.
- Zet alle automatische meldingen van je computer uit! Al die zaken verdienen pas aandacht op het moment dat jij die ervoor vrij wilt maken.
- Maak je gezichtsveld leeg. Je hoeft niet altijd een superopgeruimd kantoor te hebben, zolang troepjes, stapels papier, lijstjes met herinneringen etc. maar buiten je gezichtsveld liggen.
- Zet geluid en trilfunctie van je telefoon uit (bij mij staat dat altijd uit!). Jij bepaalt wanneer je onderbroken mag worden door je telefoon. Dat is dus niet wanneer je met een complexe taak bezig bent. Wanneer je stoorbaar bent, kan je je telefoon in je blikveld leggen. Dan zie je hem oplichten. Het geluid van je vaste telefoon kan hoogstwaarschijnlijk ook uit, en zet je antwoordapparaat zo, dat je niet ‘live’ mee kan luisteren met iemand die een boodschap inspreekt.
- Onderbrekingen door collega’s: als je kan, doe dan de deur van je kantoor dicht. Kan dat niet, kies dan een positie waardoor je er minder ‘laagdrempelig’ uitziet: met je rug naar de deuropening bijvoorbeeld. Ik hoor wel eens mensen die een visueel signaal hebben afgesproken voor ‘stilteblokken’ zoals een gekleurde lap over de rugleuning van de stoel. Het komt erop neer dat je omgeving aan je moet kunnen zien wanneer je wel en niet benaderbaar bent.
- In een ‘open’ kantoor ruimte blijft het lastig omdat je de gesprekken van anderen uiteraard gewoon kan horen. Als je ertegen kan, kan je misschien een koptelefoon met wat rustige, niet al te moeilijke muziek opzetten.
Nu heb je je werkplek zo ingericht dat je met focus en aandacht je klus kan klaren. Wanneer je daar een flinke deuk in geslagen hebt, zal je merken dat je je prettig en productief voelt. Dat geeft weer energie voor andere taken. De dips die meestal aan het eind van de ochtend en halverwege de middag komen, kan je dan vullen met minder complexe zaken zoals telefoontjes, mailtjes of een boodschap. Probeer het gewoon eens een paar dagen achter elkaar, en kijk of het effect sorteert.
[in een ouder artikel van Taco Oosterkamp op zijn website MeerEffect vind je nog meer tips]
Moet eerlijk zeggen dat een omgeving waarin niemand je kent (of waar je niet vaak komt) in een cafe ook best prettig werkt.
Een hierop aansluitende tip.
Een neef van mij begint zijn werkdag altijd met de taak waar hij het meest tegenop ziet. Net die taak die hij het meest verfoeit pikt hij uit om zijn dagtaak aan te vatten. Hij moet even doorbijten, maar de genoegdoening om dat dan achter de rug te hebben geeft hem altijd voldoende energie om de rest van de dag kordaat aan te pakken.
Bovendien vermijdt het het eeuwig uitstelfenomeen waarbij net die ene vervelende taak steeds wordt uitgesteld (en zodoende véél meer tijd in beslag neemt dan ze zou moeten).
Het vereist wél de nodige dosis wilskracht !