Persoonlijk

10 papieren GTD systemen

Een overzicht van 10 papieren systemen voor het principe van Getting Things Done. Zit je te weinig achter een computer, dan kan deze lijst je op weg helpen.

template_headers

Op de vorige Lifehacking Academy van 17 april in Amsterdam gaf ik samen met Matthijs Roumen een presentatie van de 10 beste lifehacks. Alle 10 waren ze digitaal. Maar dat wil zeker niet zeggen dat er in de analoge wereld geen goede lifehacks te vinden zijn. Zeker op het gebied van good ol’ papier zijn er pagina’s vol te vinden met kleine tips, truuks en tussenweggetjes waarmee je je productieve leven weer wat beter (lees: makkelijker) kunt maken. Ik heb tien systemen en ideeën voor je op een rij gezet waarmee je onder andere het Getting Things Done (GTD) principe kunt beoefenen. Meer over Getting Things Done vind je in dit artikel op onze site. Alternatieven, aanpassingen en aanvullingen op deze lijst zijn zoals altijd welkom in de reacties.

allthesemoleskinehacks

De Moleskine is de heilige graal voor de moderne lifehacker. De aantrekkingskracht van de zwarte schrijfboeken is moeilijk uit te leggen. Een combinatie tussen lekker papier, goed materiaal en een mooi verhaal. De Moleskine wordt door veel lifehackers ook gebruikt als het primaire systeem voor hun productiviteit. Jan Geisler uit Groenland heeft in zijn blogpost “All These Moleskine Hacks” een fraai systeem beschreven wat voor hem erg goed lijkt te werken.

HipsterPDA

De Hipster PDA heeft een cultstatus op het net (en een eigen Wikipedia-pagina) en eigenlijk is het niets meer dan een stapel index-kaartjes, bijeengehouden door een documentclip. Bedacht door Merlin Mann, beroemd van de productiviteitsblog 43folders.com. Met de Hipster PDA in je binnen- of broekzak kun je op elk moment je gedachten op papier zetten en verwerken. Ook een paar Lifehacking-redacteuren werken met dit systeem. Ik denk dat veel lifehackers dit systeem in een bepaalde vorm zelf ook gebruiken gezien de hoeveelheid posts, extra sites en foto’s voor dit GTD-systeem. Met name Pocketmod is een fraaie aanvulling op dit systeem.

asimpleindexcard

Joe Ely heeft geen Moleskine voor zijn GTD systeem. Hij gebruikt de zojuist genoemde Hipster PDA methode maar met een eigen, slim notatiesysteem. In zijn blogpost beschrijft hij ook in detail hoe hij zijn systeem gebruikt, wat de voordelen zijn en hoe het zich verhoudt tot de vele andere systemen. Simpel in zijn eenvoud!

20dollargtdsystem

Zoals Joe ook met een paar indexkaartjes en een clip zijn GTD systeem op orde heeft, zo kun je ook de rest van je GTD systeem zeer low-budget opzetten. Brett Kelly beschrijft een compleet systeem voor Getting Things Done onder 20 dollar. Met de huidige dollarkoersen is dat voor ons Nederlanders wel zeer aantrekkelijk!

diyplanner

DIY Planner (Do It Yourself Planner) is een online community waar je voor veel gebieden kant-en-klare templates kunt vinden die je zelf kunt printen. De zeer uitgebreide GTD-sectie heeft Project Planner Templates, Weekly Planners en Week trackers. Handig als je op zoek bent naar kant-en-klare oplossingen!

Mini-binder-sketchbook-system

Lifehackers zijn vaak ingenieuze mensen. Op zoek om de situatie naar hun eigen hand te zetten. De systemen die ze bedenken zijn niet altijd universeel te gebruiken. En soms zijn ze ook te simpel voor woorden. Zo ook het Mini Binder Sketchbook System. Met 1 tripje naar de Hema of Office Center in elkaar gezet en lekker modulair. Voor sommigen TE simpel, voor anderen de ultieme uitkomst.

mGTD

Nee, dan mGTD! Geheel in design en stijl zoals het hoort in een Moleskine is dit een template systeem wat in je Moleskine past. Fraai vormgegeven in drie kleuren en inclusief mindmap-template en een pocketversie. En voor een beetje digitale aanmoediging, pak ook meteen de GTD-wallpapers of motivatie-wallpapers voor je desktop mee!

myndology

Het kan nog simpeler. En met nog meer gevoel voor stijl. Mindology heeft een simpel systeem om je indexkaartjes met een ring bij elkaar te houden. Maar wel in stijl! Ook hun spiral notebook mag er zijn vind ik. Net iets meer funky dan de Moleskine of een simpel kladblok. Een groot nadeel is wel de $18 shipping die ze rekenen voor verzending naar Europa. Wie begint dit in Nederland? Of wil samen met mij wat pakketjes bestellen?

Five-minute-organizer

Heerlijk. Ook dit is weer een mix van de Hipster PDA (zie boven) en diverse projectmanagement-instrumenten. Ze noemen het zelf de Walleteer, vanwege het visitekaartje-formaat, wat zo in je portemonnee past. Op elk vrij moment kun je even wat gedachten organiseren, ideeen opschrijven en kleine notities achterlaten. Handig. Bekijk ook de 5 minute outliner als je een presentatie moet voorbereiden

pigpog-pda

Een iets ander Moleskine system dan de eerder genoemde. Hier zie je het gebruik van gekleurde Post-it tags. Ik ben er persoonlijk geen voorstander van, maar als het jou kan helpen, dan vind je hier alle informatie om je Moleskine te pimpen in alle kleuren van de regenboog!

Conclusie: Voor elk is er wat wils. Zit je te weinig achter een PC of Mac, dan kan een analoog GTD systeem met een van bovengenoemde systemen een uitkomst voor je zijn. Maar surf eens wat rond op het Net en je vindt nog tientallen andere systemen. Het mooie aan niet-digitale systemen vind ik de mogelijkheden om het naar je eigen stijl en gemak aan te passen. Ik lees in de reacties graag jullie (positieve en negatieve!) ervaringen met papieren systemen.

over de auteur

Frank Meeuwsen

Frank Meeuwsen is een onafhankelijk digitaal strateeg in zijn bedrijf The Incredible Adventure starts here... en oprichter van de website Lifehacking.nl. Tevens is hij voor Evernote de Nederlandse ambassadeur Zakelijk Gebruik.

Frank gelooft sterk in Getting Things Done. Nu nog het in de praktijk zien te houden. Je vindt hem vooral op Twitter en Google+.

Reageer

35 Reacties

    • De myndology is heel leuk te maken met een boekbindring, een gaatjes tang, lege stevige visitekaartjes waar makkelijk op te schrijven is en ja, met het voorblad kan je heel veel leuke dingen doen.

  • Een mooi overzicht. Ik kende er al een paar, zoals de hipster PDA en de D*I*Y Planner, maar er zitten voor mij ook een paar nieuwe tussen. Goed om ze eens op een rijtje te zien!

  • […] duidelijk gemaakt. Ik heb mij ook ingeschreven op de RSS feed van lifehacikng.nl, en via hun post over papieren GTD systemen kwam ik bij The PocketMod […]

  • over papier gesproken: ik heb een vraag over het papieren archiefgedeelte van gewoon de GTD van DA (heb ik in de nederlandse vertaling).

    Wat is nu een ‘archiefmap’ en wat is nu een ‘archiefkast’?
    DA heeft het over ‘archiefmappen’: zijn dat de voormalig kartonnen gevouwen platte mappen (zonder venster of zoiets)? Dan lijkt het me niet handig rechtop zetten in een archiefkast. Op elkaar in een lade is niet overzichtelijk meer. Zo’n plastic ding met 2 gaatjes? ook niet handig: perforeren kost tijd en geklungel met dikke papierstapels. Het lijken mij ook geen ordners, want die heten ordners en dan moeten er ook gaatjes in…ik heb een half uur in de officecentre staan drentelen, maar geen ‘archiefmap’ gevonden! Degene die mij een plaatje kan laten zien wat DA bedoelt met archiefmap en archiefkast, die krijgt een virtuele hug van me.

  • aha, dank je digitist!
    nou, die heb ik voor mijn neus staan op mijn werk. Maar….wat is nu feitelijk het verschil met ‘hangmappen’ die nu juist door DA worden afgeraden…?

  • Volgens mij is David juist wel een voorstander van hangmappen (of archiefmappen, wat in mijn ogen gewoon het zelfde is) zolang je er maar voor zorgt dat het echt een archief functie heeft en geen opslagplaats van todo items wordt.

  • ok, ik heb blz.83 nog eens goed doorgelezen (…schaf indien mogelijk uw hangmappen af…): ‘ik raad u aan om om uw hangmapsysteem weg te doen en alleen gewone mappen te gebruiken die uit zichzelf rechtop blijven staan in de archiefla, omhooggehouden door de beweegbare plaat achterin.’ Maar goed, ik ga maar gewoon eens zelf nadenken hoe het voor mij het prettigste werkt…anders schiet het niet op hier op kantoor.

  • Tsja, het gaat er idd om wat voor je zelf het prettigst werkt. Ik ben zelf op zich wel een voorstander van hangmappen om de simpele rede dat andere mappen bij mij altijd maar half blijven staan.

  • @Frank
    weet jij wellicht in welke WINKEL (en niet internetshop) ik de moleskine kan kopen?
    kan ze namelijk alleen via internet vinden, echter zijn ze niet goedkoop moet ik eerlijk bekennen.
    wel ontzettend lekkere boekjes.

    misschien dat iemand een hele goede vervanging heeft voor de pocket size moleskine?

  • @Senol ik koop ze altijd bij de Bijenkorf of bij een kantoorvakhandel. Ik weet dat Mado in Utrecht (Oude Gracht) ze heeft. Bij de Bijenkorf hebben ze ook fraaie alternatieven voor de Moleskine.

  • Sinds afgelopen december ben ik bekend met het fenomeen lifehacking en daarna volgde al snel GTD. Het boek is aangeschaft en moet nog gelezen worden, maar jullie artikels hebben er in ieder geval voor gezorgd dat mijn hoofd leger is, ik minder pieker en minder gestresst ben. Waarvoor grote dank. De cursus staat op mijn to do lijst en een aantal collega’s doen al een beetje mee, alhoewel ik hier en daar nog wel iemand zie gniffelen om de gestructureerde lijstjes, de rulers, bakjes en mappen. Laat ze maar, ik heb er baat bij. Taco, alvast bedankt en ik kijk uit naar de cursus hoewel ik hem nog moet plannen.

  • Toch zou ik bij Daniel willen aansluiten. Die hangmappen zijn inderdaad wat rommelig. En ik ben dan ook zeer benieuwd wat DA bedoeld met zijn papieren archief. Is er niemand bekend met het beschreven fenomeen?

  • GTD/Life-hacking en Moleskine, ze lijken met elkaar vergroeid te zijn …

    Ik ben zelf een fanatiek Moleskine gebruiker, maar onlangs heb ik in Parijs de Whitelines notebooks gevonden (zie http://www.whitelines.se) Het idee is doodeenvoudig, maar geniaal ! We schrijven met z’n allen met blauwe of zwarte inkt op blauwe of zwarte lijntjes. Ik heb er nooit bij stilgestaan dat dit moeilijk leesbaar is. Maar nu ik dit Whitelines concept gebruik met witte lijntjes op een lichtgrijze achtergrond, merk ik dat het schrijven en lezen/bewerken van mijn “next action lists” veel vlotter gaat ! Een absolute aanrader. Spijtig genoeg hebben ze nog geen verkooppunten in België of Nederland.

  • Ik mis er ook nog 1. De trifold notetaker wallet van DavidCo. Heb ‘m onlangs in gebruik en werkt super!

    Ik wilde iets om aantekeningen op te maken ongeacht waar ik me bevind, onderweg, visite, werk, afspraak, thuis, trein etc. Wat heb je dan altijd bij je?? Je portomonnee! De trifold notetaker zit een schrijfblokje in én een uitschuifbare pen.

    David Allen gebruikt ‘m overigens zelf ook! kwam ik later achter…

  • Bij de V&D kocht ik vorig jaar (voor 2008) een A5 agenda met bijpassend A5notitieschriftje wat ik gebruik voor m’n actielijsten en notities. Hopelijk zijn ze voor 2009 weer verkrijgbaar!

  • @Albert

    In het nederlandse boek wordt de term ‘archiefmappen’ gebruikt. Ik heb in het engelse boek gezocht hoe dit is vertaald, en in het engelse boek wordt gesproken over ‘file folders’.
    Een ‘File folder’ is gewoon een algemene naam voor dossiermappen en die heb je dan met en zonder flappen en in allerlei uitvoeringen.

  • In GTD wordt gesproken over een 1. projectenlijst, 2. actielijst met eerstv acties, 3. lijst voor reminders. Het lukt me niet om deze lijsten gescheiden van elkaar te houden en te gebruiken, ik ben toch geneigd om alleen een overzichtlijst bij te houden en op een blanco papier aantekeningen te maken tijdens telefoongesprekken of als iemand een korte vraag heeft. Wat gebruiken jullie voor de drie items en welke formaten?

  • @Joanna Ik heb alles digitaal. Mijn projecten- en actielijst staat in Remember the Milk en reminders/agendapunten in mijn agenda (Google Calendar). Aantekeningen op een blanco vel is geen probleem hoor. Als je het strikt volgens de GTD leer zou doen (brrrr) dan leg je daarna het vel met aantekeningen in je Inbox zodat je het op een gezette tijd kan verwerken in mogelijke acties. Je vel met aantekeningen kun je daarna weggooien!

  • Bij elke ‘witte boekhandel’ kun je dummies kopen in de formaten A6, A5, A4. Drie A6-boekjes koop je voor 5 euro. Stukken goedkoper dan de prettige, maar dure en gehypete Moleskines.

  • Na verschillende pogingen op papier, gebruik van Outlook tasklist en outlook agenda merkte ik dat het bij mij alleen werkte als ik m’n inbox als todo ging gebruiken. Ik heb uiteindelijk maar een iphone app geschreven om met 1 klik een mailtje naar mezelf te sturen met m’n actie reminder of todo MessageToMe

  • […] 10 papieren GTD-systemen Een post met veel linkjes (yay! doorklikken!) naar manieren om je eigen GTD-systeem te bouwen. Handig voor als GTD je interesseert en je er iets meer mee wilt doen. De site Lifehacking.nl is één van de weinige Nederlandstalige sites die puur en alleen over lifehacking gaat en een bron van informatie. Aanrader! […]