Persoonlijk

Begin bij het eind en dan bij het begin (GTD 1.1)

David Allen, GTD-guru, legt deze vraag voor: “Is wat ik nu doe het belangrijkste dat ik nu zou kunnen doen?” Dat is nogal een vraag. Iets concreter, stel je hebt plotseling een uur vrij. Bijvoorbeeld, een afspraak belt één minuut voor de geplande tijd af. Wat doe je dan met die plots vrijgekomen tijd? Op zo’n moment vind ik het handig een lijst met eerstvolgende acties te hebben die ik meteen kan doen. Het tegenovergestelde van zo’n lijst met kleine acties is een lijst met projecten, waarbij het zoeken is naar de eerste actie. In dat geval moet je eerst nog denk- en uitzoekwerk doen voordat je tot actie over kunt gaan. Hoe kom je tot die lijst met eerstvolgende acties?

Input verwerken naar acties

Een van de sterke punten van GTD vind ik dat je je bij dat wat binnenkomt afvraagt of er een actie voor je inzit. Of het nu een telefoontje, een mailtje of een bijeenkomst met mensen is in al die settings komt er iets op je af en helpt de concrete vraag of er acties inzitten. Zo nee, dan verwijder of archiveer je de input. Zo ja, dan begint echte het denkwerk.

  • Is de actie snel te doen, de één houdt korter dan één minuut aan en de ander legt de grens bij twee minuten, dan is het minder werk om de actie te doen, dan om er een taak van te maken. Snel doen en klaar. Micromanagement ligt op de loer als je van zo een kleine, concrete actie een taak gaat maken.
  • Is de actie niet snel te doen maar wel concreet, bijvoorbeeld iemand bellen voor een afspraak of een mailverslag van een sessie maken, dan maak je een taak. De een schrijft het op een Post-It of in zijn to do-boek terwijl een ander een digitaal systeem gebruikt (Things, Omnifocus, Egretlist, Remember the Milk, Todo.txt (met Dropbox), Nirvana, Oh ja, Thymer, Toodledo, Wunderlist, …). Soms is er aan die taak een specifiek moment gekoppeld, dan wordt de taak tevens een agenda-item.
  • Is de actie concreet maar niet voor jou, dan is delegeren of een verzoek doen jouw actie. Om die actie niet uit het oog te verliezen gebruiken veel GTD’ers een mapje Wachten op waarin ze bijhouden wat er aan vragen en verzoeken uitstaat.
  • Is er wel een actie te doen, maar zie je niet meteen welke of zijn er meerdere acties te doen, dan wordt die kwestie een project. Stel je moet een voorstel voor een GTD-systeem schrijven of een presentatie rond een thema verzorgen dan is er meer denkwerk te doen. Voordat het echter een project is, moet er nog wat gebeuren. Immers, als er op je takenlijst staat “voorstel GTD-systeem schrijven” dan is de kans groot dat je niet meteen aan de slag kan in het bovengeschetste plots vrijgevallen uurtje. Ook bestaat de kans, omdat het project nog geen concrete acties bevat, dat het blijft liggen omdat je er nog eens goed over na moet denken en voor zo’n denkoefening moeilijker een goed moment te vinden is. In zo’n geval is het wijs om tijd te plannen om je project concreter te maken. Beter nog: maak je denken af (citaat David Allen) en ga na:
  1. wat is er af als het project af is?
  2. wat is de eerste stap?

In de woorden van David Allen geciteerd door Patrick Mackaaij: Define what “done” means and what “doing” looks like and where it happens. Good old Covey had het ook in zijn Seven habits of highly effective People verwerkt als eigenschap 2 start with the end in mind en eigenschap 3 put first things first. De eerste stap noemen we in GTD-termen de eerstvolgende actie. Door tenminste die te hebben, kun je aan de slag. Uiteraard zul je, denkend over projecten, meer acties noteren maar op elk moment is de eerstvolgende de belangrijkste want die zorgt voor de start én voortgang.

Door het project te definiëren met tenminste het eind voor ogen en een concrete eerste stap ontstaat er energie. Ook kan blijken bij de definiëring dat er met opdrachtgevers of anderen nog overlegd of onderhandeld moet worden. Het kan dat je een bespreking uitgaat met de vraag om voor klanten een leuk evenement te organiseren en dat jij doordenkend een invulling voor staat die niet iedereen leuk vindt. Een deliverable van een project moet dus concreet zijn en zodanig kleur hebben dat je er ook tegen kunt zijn
Bij het definiëren kan ook blijken dat prioriteit mist. Prima project, nuttig en leuk maar geen urgentie of prioriteit dus de vraag of het nú moet. Als er belangrijkere zaken zijn die wel urgent zijn dan kan een project naar het mapje Misschien/Ooit. Dat is niet een diskwalificatie maar betekent dat je het project in beeld houdt maar er nog niet aan werkt. Periodiek zie je je mapje Misschien/Ooit en ligt de vraag voor of een van die projecten nu wel gestart kan worden.

Plannen

Niet alleen bij acties die op je afkomen, is de vertaling naar projecten en acties van belangrijk. Dat is zeker zo belangrijk bij de ambities, dromen en doelen die je hebt. Ook die moeten op enig moment vertaald worden naar projecten en acties met tenminste één eerstvolgende actie. In een moment van “onderhoud” is het van belang daarover na te denken. Zeker omdat voor veel van ons de belangrijke maar niet urgente projecten het makkelijkst vaag blijven. In een blog over de zomerreview vind je wat suggesties voor een denkoefening over jouw ambities.

 

Verder

 

Dus

Veel digitale GTD-systemen geven de mogelijkheid binnen projecten allerlei acties aan te maken. Door de eerstvolgende acties te markeren, kun je op die acties filteren. Kortom, een uur vrij is je GTD-systeem openen en alle eerstvolgende acties tonen en een keuze maken. Hoe kom jij van projecten en ideeën tot acties?

 

Foto: Carrissa GoodNCrazy

over de auteur

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

12 Reacties