Persoonlijk

Beslissen versus uitstellen

5888652979_2b92bab52a_bVeel huishoudens kennen een mandje of bakje met allerlei spullen: sleutels die vast nog eens te pas komen, vage plastic onderdeeltjes, reservemoertjes van een speciale vorm, batterijen die misschien nog een lading hebben. De overeenkomst in al die zaken is dat er geen beslissing over genomen is. Ze komen nog wel eens van pas of het is simpelweg onduidelijk wat die dingen eigenlijk zijn. Maar je zult zien als je het weggooit, blijk je precies dat palletje te missen. Maar kom je in dat mandje terecht als je iets zoekt? Beslissen is soms lastig maar ruimt, letterlijk en figuurlijk, wel op. Oftewel: maak denken af.

Mandjes, laatjes en dozen

Zoals je mandjes met diverse spullen kunt verzamelen die misschien ooit te pas komen of waarvan onduidelijk is wat het is zo kun je ook mentaal verzamelen. Ideeën, ambities, nog vage doelen, intrigerende invalshoeken of quotes die een snaar bespelen. We bespraken al eens dat de map Ooit voor veel GTD‘ers een vluchtheuvel is. Maar ook mentale ruimte is uiteindelijk vol als beslissingen uitgesteld worden. Een project stoppen of niet? De vraag van een collega om “eens mee te denken over X” of “eens wat op papier te zetten over Y” zijn open vragen die om verdere beslissingen vragen. SMART is wellicht het andere uiterste maar bij teveel open opdrachten op je actielijst wordt het lastiger voor te stellen wat het nu is dat je moet doen. Maak denken af is dan een goed motto: wat wil ik met dit item?

De metafoor van de rommelmandjes gebruik ik graag bij GTD-workshops. Seth Godin gebruikt ook zo een metafoor maar is nog strenger: zonder de juiste labels is het denken onvoldoende scherp.

The junk drawer is the enemy of understanding.  When we name things, we begin to understand them. The world around you isn’t as random as it appears at first blush, and the art of noticing is often as simple as getting good at naming.
Defining categories is tricky, filling them out is easy. And surprisingly effective.

Bij Getting Things Done (GTD) is een van de meerwaarden de vraag om op enig moment van algemene ambities en vage opdrachten die je verzameld hebt een beslissing te nemen. Ga je iets doen met die ambitie, dan ga je er een project van maken, waarbij het eind helder voor ogen moet staan en de eerste actie. Al de rest moet een keer scherp worden maar eind en begin geven veel grip. Soms is het eind van een project wellicht open (zal ik een boek schrijven over …) maar dan is het wel handig een eerste stap te formuleren (afspraak maken om idee te pitchen aan uitgever Z). Als de eerste stap helder is, dan wordt het ook makkelijker de stap te gaan plannen.

Labels

Een voordeel van een beslissing nemen, is dat het een wens of ambities in taal vervat en dat geeft grip. Wie een groep acties onder een label kan stoppen of een rode draad of missie heeft die een aantal projecten verbindt die heeft door de juiste woorden te vinden het concept scherper voor ogen. De goed gekozen theme words voor een jaar geven het idee dat je allerlei ambities teruggebracht hebt naar precies de juiste woorden.

Ooit wat er de idee dat Eskimo’s 50 woorden voor sneeuw hadden (zie ook de Sapir-Whorfhypothese). Door die grote hoeveelheid woorden leerden jonge Eskimo’s sneeuw anders zien dan bijvoorbeeld kinderen in Europa die sneeuw zien. Waar Europese kinderen sneeuw zagen, zagen Eskimo-kinderen sneeuw die gevaarlijk was omdat het zicht slecht was of sneeuw die uitstekend was om op robbenjacht te gaan. De woorden waren handvatten die grip gaven op de wereld. Nu lijkt het wel los te lopen met al die woorden voor sneeuw maar het beeld is bruikbaar. Wie veel labels voor handen heeft kan meer onderscheiden. Dat geldt voor de fysieke wereld maar ook voor ideeën, ambities en plannen. Hoe meer je labels hebt en gewend bent concreet te formuleren hoe meer controle. Met een aantal acties onder de noemer “diversen” of “nog te doen” zijn het losse acties. Teveel losse acties zijn lastiger mentaal te verwerken, dan wanneer ze een heldere rode draad of verbindend thema hebben.

Dromen en associeren

Labelen, orde scheppen en opruimen zijn niet zaligmakend. Er is veel te zeggen om niet teveel tijd te besteden aan ordenen. Micromanagement ligt op de loer. De fantasie de vrije loop laten of dromen nog niet plat slaan in acties kan leiden tot nog betere ideeen. Een idee op de back burner kan ervoor zorgen dat je na verloop van tijd opeens een ingeving krijgt die alles op zijn plek laat vallen. Maar sommige projecten en acties hebben niet die meerwaarde en belasten je denkcapaciteit zonder dat je er echt voordeel van hebt. Kortom, van tijd tot tijd streng beslissen en wellicht een klein rommelhoekje overhouden.

Hoeveel mandjes met diverse taken heb jij? Werkt dat?

Illustratie Domiril op Flick

over de auteur

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer