Bouw marge in in je week

Overvolle dagen die weinig ruimte laten voor andere dingen dan werken: we kennen ze allemaal. Er zijn al veel hacks voor het stroomlijnen van je werk, zoals de Pomodoro-techniek, Scrum en natuurlijk GTD. Dit maakt het werken een stuk gestructureerder en overzichtelijker, maar creëer je daarmee een werkweek waarin je jezelf niet teveel belast? Richard Swenson pleit voor het opstellen van een voor jezelf ideaal weekschema met voldoende marge.

In een ideaal weekschema staat een planning van werken, eten, ontspannen en ..niets. Dit weekschema houdt rekening met wensen, verplichtingen en onvoorziene zaken. Slechts tachtig procent van een week wordt hiermee volgepland.

Michael Hyatt, bij wie ik de achtergrondinformatie over marge heb gevonden, geeft ook enkele tips over het maken van weekschema, daarnaast is er via zijn site een format voor te downloaden. Zijn schema heeft slechts twee kleuren en ziet er als volgt uit:

 

Marge
Grote kans dat je net als ik een dergelijk schema al eens hebt gemaakt, maar: heb je er voldoende marge in gelaten? En weet je wat die marge (of de afwezigheid ervan) met je doet? Richard Swenson (Doctor of Medicine), beschrijft marge in zijn boek Margin als volgt: 
”Marge is het gat tussen rust en uitputting, de ruimte tussen vrij ademen en stikken. Het is het tegenovergestelde van overbelasten. Wanneer we overbelast zijn hebben we geen marge”.
Ook zegt hij: “De meeste mensen weten niet waar hun grens tussen marge en overbelasting ligt. Drempelpunten zijn ook niet makkelijk te herkennen en verschillen bij iedereen en per situatie. We willen geen under-achievers zijn, dus vullen we onze schema’s zonder kritisch te zijn. Opties zijn even aantrekkelijk als talrijk, waardoor we ons schema overboeken. Als we werden uitgerust met een knipperend lampje om te indiceren dat we honderd procent vol zitten, zouden we beter in staat zijn onze capaciteiten in te schatten. Deze hebben we echter niet en daardoor weten we pas dat we overbelast zijn als we de bijbehorende pijn voelen. Daardoor leven veel mensen een ’120-procent’-leven en vragen zich daarmee af waarom de druk zo zwaar wordt. Het is zeldzaam om een leven te zien dat maar voor 80% is gevuld, waarbij ruimte wordt gelaten voor het onverwachte dat op het pad komt”.

Het schema
Je bent al gauw geneigd om je dagen helemaal vol te plannen met werk, sport, vrienden en meer nuttige en leuke dingen. Zet dat vooral in je weekschema en kijk er dan eens naar: krijg je het al benauwd? Waar haal je de tijd vandaan om nog boodschappen te doen? Het oud papier weg te brengen? Een boek te lezen zonder dat het een verplichting wordt omdat het nou eenmaal in je schema staat? Daar komt de marge om de hoek kijken. Een grijs vlak in je week. Waarin je niet ‘verplicht’ hoeft te ontspannen omdat je dat zo gepland hebt, kunt werken als je inspiratie hebt of gaan sporten als je energie over of tekort hebt, kortom: waarin je vrij kunt ademen in plaats van te stikken.

Uiteraard heeft niemand honderd procent controle over de week, maar houvast geeft dit schema wel als je je verloren hebt in alle taken die op je liggen te wachten.

Reacties

  1. M Heck zegt

    Ik heb vier soorten activiteiten:
    - todo’s;
    - afspraak: vergadering, bijeenkomst, bespreking etc.
    - reistijd: bij afspraken buiten de deur. de reistijd wordt in principe als voorbereidingstijd gebruikt. zo niet dan wordt het gebruikt om email te beantwoorden.
    - binnenkomende email: worden direct beantwoord/verwerkt als dat minder dan 5 minuten duurt. anders wordt het omgezet in een todo of omgezet/gekoppeld aan een afspraak.

    Voor én na elke todo, afspraak en reistijd plan ik een half uur ‘vrij’. Deze tijd gebruik ik om mijn binnenkomende email te beantwoorden / verwerken. Ik werk nu al een jaar of 5 met dit systeem en het blijkt dat deze manier van werken ervoor zorgt dat ik mijn werk af krijg, mijn emails aankan en tegelijkertijd voldoende vrije tijd heb voor een kop koffie met een collega en dergelijke.

  2. Patrick Ahles zegt

    Als ik dat schema zie, raak ik al in de stress. Mij lijken er veel te weinig “grijze vlakken” aanwezig. Het nadeel van zo’n vaste planning is juist dat je eraan vast zit. Door te plannen “moet” je datgene doen wat je gepland hebt. Ook als je er geen zin in hebt! Met als gevolg dat je totaal ongemotiveerd bezig bent en aan het eind van de dag niets hebt opgeleverd. En aan het eind van de week te moeten constateren dat je je doelen weer niet gehaald hebt. Erg frustrerend dus.

    Uiteraard zullen er zaken zijn die gedaan “moeten” worden, en daar kun je natuurlijk niet omheen. Maar door niet zo strak te plannen doe je de dingen die je doet met meer aandacht, omdat je ze doet omdat je ze wil doen.

    Lees ook eens “the best goal is no goal” van Leo Babauta: http://zenhabits.net/no-goal/ .

  3. Michel zegt

    Ligt dit aan mij of wordt dit zo een erg saai leven? Iedere week precies op dezelfde dag / tijdstip uitgaan? Iedere dag alleen maar van 0630-0700 nieuws en blogs lezen? En wat nou als er om 7 uur ‘s avonds een Apple of Google event is dat je graag wilt volgen? Pffff, ik zou niet eens op zo’n rigide manier willen leven.
    En overigens, zo veel lege ruimte zie ik idd ook niet in deze weekplanning, maar blijkbaar heb ik een luxeleventje :-)

  4. Bas Grolleman zegt

    Zoals bij zijn originele artikel staat, “this is how my week would look if I could control everything 100%”

    Het is dus meer een gids, ik denk dat mensen hier teveel denken aan de “agenda” waar alles echt vast staat.

  5. Heleen zegt

    Ik kan me niet onttrekken aan het idee dat dit alleen geschikt is voor mensen die sowieso al qua persoonlijkheid heel gestructureerd kunnen leven en werken.
    En ja sorry, even wat vrouwenpraat; ik kan plannen wat ik wil, maar mijn cyclus kan heel fijn roet in die planning gooien (eten doe ik toch wel) waardoor mijn energieniveau nogal variabel is. Die marge dringt zich dus vanzelf wel op. In mijn geval geldt dus: “geen planning is ook een planning”, ik leef bij de dag. Het oud papier bij de weg zetten staat op de kalender en ik wéét wel wanneer ik een boek heb liggen dat ik nog wil lezen –> dat loopt niet weg, of het moet gewoon terug naar de bieb (en ja, die datum staat weer in mijn agenda). Het is fijn soms het gevoel te hebben wat meer controle = grip op je leven te hebben en alles wat nog gedaan moet worden, en ja, soms moet je jezelf dwingen even een planning te maken en aan te houden, maar ik hoop toch dat de meesten zelf ook ervaren dat uiteindelijk die sociale contacten (en het onderhouden) de meerwaarde in het leven kunnen zijn en dat dus een koffie-avond bij een vriend(in) op enig moment voorrang krijgt boven ^vul maar in qua regelzaken^.

  6. zegt

    Leuk om te zien hoe andere bloggers hun week indelen. Denk dat ik er nog wat van kan leren. Ik denk dat ik dat ook maar eens ga probern: een email beantwoorden als het binnen 5 minuten gebeurt en anders er een to-do van maken.

Trackbacks