Persoonlijk

Filer of piler

Sommige mensen willen per se een lege inbox; anderen zweren bij een vol bureau. Beide voorkeuren kunnen zeer goed naast elkaar bestaan.

Sommige mensen maken zich erg druk over ogenschijnlijk rommelige bureaus. Deze filers vinden van zichzelf dat ze een goed systeem hebben en elk nieuw informatieobject uitgebreid bestuderen en goed opbergen, fysiek of elektronisch.

Bij de elektronische desktop, met zaken als e-mail, bookmarks en documenten, zien we vaak een driedeling:

  1. de totale filers, die echt alles direct archiveren;
  2. de zware filers, die regelmatig alles opslaan, maar soms ook wachten tot ze tijd hebben;
  3. de gelegenheidsfilers, voor wie archiveren geen hoge prioriteit heeft.

Pilers werken vaak met meerdere stapels documenten en een overvolle inbox. Voor hen geldt het adagio ‘out of sight, out of mind’. Die stapel papier is gewoon onderhanden werk, voor korte en lange termijn. Een filer is gericht op ‘finding’, een piler op ‘reminding’. 

Maar er is meer over te zeggen. Filers zijn vaak onervaren medewerkers die nog niet goed weten welke informatie moet worden opgeslagen en welke niet. Het vinden van al die opgeslagen informatie blijft voor hen een probleem. Pilers stapelen vaak zeer bewust, ze weten exact welke stapel waarvoor dient. De meeste pilers geven leiding aan een heleboel filers! 

Beide ordeningsmanieren werken adequaat. De problemen ontstaan pas als je een structuur aan een ander wilt opdringen of als je gezamenlijke werkruimten (ook elektronisch) gaat gebruiken. Herkenning van de ordeningsvoorkeur van iemand is de eerste stap naar beter informatiegebruik. Herken ook je eigen voorkeur per medium. Leer je omgeving waarom je deze opslagmethode gebruikt. Beide typen moeten eens met elkaar praten over hun voorkeuren, heel leerzaam.

Een grappig detail is dat binnen relaties de ene partner vaak een piler is en de andere een filer. En vind je iemands bureau een rommeltje: uit chaos is onze wereld ontstaan.

over de auteur

Guus Pijpers

Guus Pijpers is Managing Director van Acuerdis. Hij helpt mensen hoe ze informatie effectief moeten inzetten en gebruiken.

Guus is auteur van meer dan 7 boeken en tientallen artikelen over het informatiegedrag van mensen. Zijn interesses zijn informatiegedrag van (top)managers, slimmer werken en leven met informatie, onze hersenen en de zachte kant van informatie. Zijn nieuwste Nederlandstalige boek, Het informatieparadijs – Slimmer Werken met minder informatie , is in juni 2011 verschenen bij Haystack .
Zijn nieuwste Engelstalige boek, Information Overload: A System for Better Managing Everyday Data, is in augustus 2010 wereldwijd verschenen bij John Wiley & Sons, New York.

Reageer

6 Reacties

  • Waarschijnlijk val ik in de categorie ‘totale piler’.

    Interessant artikel!
    ‘Piling’ past beter bij mijn idee dat je alleen richting toekomst kunt leven. Het ‘out of sight, out of mind’ klinkt wat negatief, maar het is wel de essentie van het systeem. Een tijdje onderop de stapel betekent dat je het niet nodig had… -> afvoeren.

  • Leuk artikel! Bijzonder wel vond ik de suggestie die toch een beetje gewekt wordt nl. dat “piling” beter is – als je meer wilt verdienen tenminste ;-). Mijn ervaring is dat na een geschiedenis als piler die vaak het overzicht kwijt was, ik nu helemaal gelukkig ben als filer in de GTD stijl (geen toelichting nodig op deze blog neem ik aan).

    Of praten met elkaar zin heeft vraag ik me af: ten eerste heeft dat pas nut als je beiden ervaart dat het eigen systeem ergens knelt; je kunt wel leren van een ander maar uiteindelijk zal iemand helemaal voor zichzelf moeten afvragen wat het beste bij hem/haar past…

  • Interessant. Ik vind de tweedeling wel een beetje geforceerd. Ik file én pile. Een aantal files waarin ik alles pile. Via tags zitten in die files bovendien een pak verborgen piles. Waarschijnlijk ben ik de enige niet die zo werkt.

    In beide gevallen, pilen en filen, komt het erop aan om een (voor jezelf) logische onderverdeling te maken. Hoe meer categorieën je efficiënt kan beheren, hoe beter natuurlijk. Ogenschijnlijke wanorde kan dus soms wijzen op intelligentie en efficiëntie. Orde kan soms het gevolg zijn van een gebrek daaraan.

    Werken met een facet-indeling is voor mij een zeer bruikbare techniek. Bij een piler is één facet bijvoorbeeld de linkse of rechtse pile op het bureau of de pile op de grond… , een ander facet is dan onder- of bovenaan de pile.
    Bij filen kan je de files zo maken dat ze een facet zijn en de subfiles andere facetten vertegenwoordigen.
    Je kan ook tags per facet, zoals onderwerp, datum, vorm…, aan je objecten hangen (wel je tags goed keizen en beheren of het wordt toch weer een boeltje). Zo kan je dan ad hoc piles of files maken met objecten die voldoen aan bepaald facetten, vb. videos over web 2.0. Zo heb je ook niet veel files meer nodig. En zo zitten objecten in verschillende piles tegelijkertijd.
    Chaotische orde heet dat dan.

  • Natuurlijk is de wereld uit chaos ontstaan. Hoewel ik nog niet zoveel vogels met één vleugel heb zien vliegen … Trouwens als ze ver willen vliegen wisselen de sterksten zich af op de kop goed gestructureerd weer.

    Guus je beschrijft heel duidelijk twee soorten van mensen die met stapels omgaan ofwel stapels papier of stapels e-mail. Om de lezers niet op het verkeerde been te zetten is het belangrijk twee manieren van omgaan met informatie aan te geven.

    Bij LIFO laten we ongebreideld stapels ontstaan. We gaan immers af op wat we belangrijk of plezierig vinden of wat onze baasjes belangrijk vinden.

    Bij FIFO staan we op middellange termijn (veel oefenen) altijd klaar om op belangrijke informatie in te gaan. Ons systeem is op elk moment op orde om zonder tijdverlies met crisissen om te gaan. Met een lege inbox en vooral een lege uitbox staan we voor iedereen klaar, ook voor het baasje!

    Het FIFO werksysteem is gemakkelijk herkenbaar bij uw volgende bezoek aan de bakker of de slager. Deze nijvere mensen maken zelden de fout door iemand voor de beurt af te handelen. Elke morgen staan zij punctueel voor u klaar.

    Om te oefenen met FIFO heft u het stapeltje voor u even op en legt het net binnengekomen document onder. Met een volle inbox schakelt u best over op de oudste bovenaan! Zoals bij de bakker……

  • Ik val duidelijk in de categorie piler. In de analoge wereld komt me dat nog wel eens duur te staan. Afgelopen week bezig geweest met alle stapeltjes papier in mijn huis bij elkaar brengen en sorteren, kwam veel ‘kwijt’ gewaande spullen tegen. Mijn fysieke GTD inbox had de gevaarlijke hoogte van een halve meter bereikt.

    Digitaal kom ik er wel prima mee weg, tools als Apple Spotlight, Microsoft Desktop Search en Google desktop maken dat ik zonder ordenen gewoon kan terugvinden wat ik zoek op basis van steekwoorden (in sommige contexten is het handig om nog een paar tags toe te voegen, een rekening voorzien van het project waar hij voor was bijvoorbeeld). Zaak is wel dat de vindtool die je gebruikt (nee, geen zoektool, ik vind er mee*) volledig bereik heeft over al je digitale informatiebronnen.

    Wat wil ik nou eigenlijk zeggen? Dat analoog pilen volgens mij iets heel anders is dan digitaal pilen en dat met de juiste tools digitaal pilen net zo effectief kan werken voor terugvinden als digitaal filen. Met het voordeel dat het veel minder tijd kost om op te slaan.

    *: Ik behandel veel zoekmachines niet als een startpunt voor een zoektocht maar als een eindpunt en dus ga ik niet zoeken maar vinden, eigenlijk dus een vindmachine. Ik kies de vindmachine waarvan ik mag aannemen dat de te zoeken informatie binnen zijn scope aan bronnen ligt en dan hoef ik alleen maar de juiste termen in te geven om deze informatie naar boven te halen. Eventueel probeer ik eerst de juiste termen te zoeken (ja, dit voelt soms wel als zoeken) voordat ik de knop omzet naar de en nu ga ik vinden modus. Ik heb gemerkt dat dit verschil in houding enorm veel frustraties kan besparen bij het tevoorschijn toveren van informatie. Daarbij hoef je veel minder te weten van de manier waarop de informatie opgeslagen is, dat helpt weer bij het samenwerken uit één bron/archief.

  • Als ik alleen kijk naar de ‘nieuwe’ communicatie, het emaillen. Vraag ik me af waarom er ook nog steeds digitale pilers zijn. Outlook is helemaal ingericht voor het bij voorbaat filen. Gewoon op tijd regels aanmaken. B.v. Alles wat alleen als cc (carbon copy!!!) binnen komt direct automatisch naar de CC -bak. Verder van bepaalde afze ders ook automatisch in een geschmte bak laten komen. Hoef je verder niets aan te doen en vereenvoudigt het zoeken ook nog eens. Binnen een bak kun je kiezen voor pilen, maar ook daar kan vooraf al in geordend worden. Daar kan pilen toch niet tegenop.