Persoonlijk Productiviteit Thuis Werk

Hoe werk je slimmer, maar dan ook echt elke week?

Geschreven door Jerre Lubberts

Geschreven door Jerre Lubberts en Mathieu van der Wal

In deel 1 en deel 2 van ‘Hoe werk je slimmer, maar dan ook echt elke dag’ hebben we een dagritme besproken wat je kan helpen elke dag slimmer te gaan werken. Als je uit de infographic van ‘elke dag’ één of meerdere elementen hebt gekozen die je inmiddels ook kunt volhouden ben je al een heel eind op weg. Ben je al zover dat je meerdere elementen tegelijkertijd routinematig toepast, dan heb je gemerkt dat ze elkaar versterken. Wat dan vaak nog niet lukt is om doelen te halen die wat verderop in de tijd liggen, bijvoorbeeld je weekdoelen of sprintdoelen.

Hoe maak je nu de stap om ook elke week slimmer te gaan werken? Dat is niet zo eenvoudig, er zijn meerdere elementen die je kunt gaan toepassen. Stapje voor stapje. Daarom heb ik samen met Mathieu van der Wal en Ronald Vijfhuizen ook hiervoor een infographic gemaakt. In dit deel ga ik de nieuwe infographic gebruiken om de samenhang tussen de elementen en het onderliggende weekritme te verduidelijken en te bespreken.

Waarom een infographic?

In deel 1 hebben we besproken dat het er niet om gaat het complexe te versimpelen; het gaat juist om het complexe begrijpbaar te maken door het te visualiseren. Een infographic kan gebruikt worden als een soort visuele kapstok om de samenhang tussen alle elementen weer te geven in een weekritme zodat je de complexiteit beter kunt begrijpen en daardoor eerder de eerste zaken kan gaan toepassen. Dat weekritme is belangrijk ook omdat het je kan helpen in ‘de flow’ te komen. Als je dat elke dag steeds beter lukt ga je uiteindelijk naar onbewust bekwaam gedrag, normaal is daar veel discipline voor nodig.poster-werk-elke-week-slimmer-aom-lowres

Een visuele kapstok kan je helpen discipline te verkleinen; je hoeft minder na te denken over wat je moet gaan doen en je kunt de infographic gebruiken om eerst een beperkt aantal elementen te selecteren die op het moment dat je begint voor jou haalbaar zijn,in jouw huidige situatie. Zo start je met kleine stapjes. Na een tijdje kun je ze uitbreiden met nieuwe elementen of stapjes om nog slimmer te gaan werken.

We hebben de infographic gemaakt in de vorm van een (blauwe) ‘2’ een soort doorlopende ‘slang’ die aan het einde van de week bovenaan ‘begint’ en onderaan ‘eindigt’, zo kun je onthouden dat het ritme van de vrijdag tot de volgende vrijdag loopt. Maak het jezelf makkelijk door hem te printen en bij je toetsenbord te leggen of als poster op te hangen.

Begin je week goed

De infographic begint dus eigenlijk op vrijdag. Richting het einde van de dag (voor veel van onze klanten rond 16.00) uur bekijk je wat je wel en niet hebt afgekregen en vraag je jezelf af hoe dat komt, wat je daarvan kunt leren en ook waar je de volgende keer meer en minder van wilt. Daarna bekijk je jouw doelen (zoals je sprintdoelen of mijlpalen) voor de komende 2 weken en plan hiervoor alvast grote blokken tijd in je agenda zodat die in ieder geval staan zodat je (los van alle meetings, reistijd en zaken die tussendoor zullen komen) de intentie hebt om deze met voldoende aandacht , zonder dat het ten koste gaat van andere andere (privé) zaken.

slimmer-werken-week-start

 

Het is menselijk om te ambitieus te zijn, dus let daarop en plan voldoende vrije ruimte (de zogenaamde ‘witte blokken’) en ook je reis- en ‘uitwerktijd (van je gespreksnotities) in je agenda.

Daarna stel je eventuele startdata en deadlines bij en let je erop dat als je zaken delegeert je deze ook regelmatig controleert (bijvoorbeeld via je takenlijst).

Een Personal Dashboard (op papier of digitaal; bijvoorbeeld in de vorm van een mindmap) leent zich goed voor het overzicht houden in dit moment aan het einde van de week, omdat je dan vanuit één plek alles (bijvoorbeeld ook werk en privé) in de gaten kunt houden en bij kunt werken; je hebt dan aan het einde van de week al nagedacht over je werk en hoeft daardoor bijvoorbeeld in het weekend minder aan je werk te denken.

De eerste helft

Tijdens de eerste helft van je week lees je nog even de ‘Werk elke Dag Slimmer’ infographic door en kies je de elementen die je in de komende week wil gaan oefenen. Ook plan je een intervisie, een reflectiemoment en eventueel een 360 graden feedback gesprek in.

Je legt je leerlogboek klaar en zorgt ervoor dat je Personal Dashboard het eerste is wat je ‘s ochtends opent en het laatste is wat je einde van de dag afsluit. Vanuit je dashboard hebt je een plek waar je alles wat je leert, je nieuwe ideeën, je reflecties en feedback ook direct kan vastleggen. Op een ander tijdstip kan je dan na gaan denken over wat je daarmee gaat doen. Haal het uit je hoofd en zet het in je dashboard, zodat je hoofd vrij blijft voor creativiteit en bijvoorbeeld problemen oplossen of een besluit namen over zaken die gedurende de week er tussendoor zullen komen (Waarom Moet Ik Dit Nu Doen?).

slimmer-werken-week-midden

 

Onderzoek heeft uitgewezen dat als je stress ervaart ademhalingsoefeningen (bijvoorbeeld 3 maal heel diep in- en uitademen; ongeveer 4 à 5 ademhalingen per minuut) helpen om je stress te verlagen. Helemaal goed als je hier een gewoonte van kan maken zodat je dit hele week door automatisch kan gaan doen.

Het is makkelijker om op te geven als je niemand vertelt over wat je wilde gaan bereiken. Geef aan een collega aan dat elke keer als je stress ervaart je herinnert wil worden aan het doen van de ademhalingstechniek. Samen toepassen maakt het nog makkelijker hier een gewoonte van te gaan maken. Ondanks goede bedoelingen maken we toch vaak fouten, dat is niet erg zolang je hiervan leert. Je hier niet schuldig over voelen helpt in het blijven volhouden.

Bij het tegengaan van springen naar oplossingen en conclusies kunnen elementen uit de ‘Lean Management Filosofie’ zoals de Kaizen aanpak helpen bij het beter en structureler oplossen van problemen. De Kata aanpak voor het stapsgewijs verbeteren van processen kan je (team) veel tijd, energie en irritatie gaan besparen. Meer en meer teams kiezen ervoor om de klant als uitgangspunt te nemen en actief op zoek te gaan naar verspillingen om deze te minimaliseren en meer waarde voor de klant te gaan realiseren. Als deze teams wat vinden worden er vaak de zogenaamde ‘Go See’s’ (Genba) georganiseert om te voorkomen dat anderen dezelfde fouten maken. Bovendien is dit ook een goede psychologische stok achter deur. In dit kader wordt het lean begrip ‘Hoshin’ vaak gehanteerd. Dit is een werkwijze om de visie en langere termijn doelen te halen gebaseerd is op het kiezen van checkpunten voor middelen en controlepunten voor doelen. Zeker als je deze ook in een Team Dashboard opneemt (en aan laat sluiten op je Personal Dashboard).

De tweede helft

Sommige mensen beweren dat je van iedereen wel iets kunt leren. Zeker als je oprecht geïnteresseerd bent in die ander en je beschikt over een goed inlevingsvermogen. Bovendien vinden we het als mens het prettig om ‘de verbinding’ te maken. We zijn nu eenmaal ‘groepsdieren’ volgens socioloog Rita Smaniotto. En volgens hoogleraar psychologie Roos gedijen het beste in kleine groepen.

slimmer-werken-week-eind

 

Vele onderzoeken hebben aangetoond dat het actief en empathisch kunnen luisteren één van de belangrijkste vaardigheden is tijdens werk om goede relaties op te bouwen en productiever te zijn, dit geldt ook voor voorbeeldgedrag; zelfs in de virtuele ruimte. Volgens een researchpaper van professor R.L. Edgeman is het belangrijk om als leider ook de ontwikkeling van kernwaarden te stimuleren. Een ander onderzoek toont aan dat ‘Leading by Example’ werkt.

Het bieden van een ‘derde optie’ (dus niet alleen “Wat ging goed” en “Wat kon beter beter”) maar ook te vragen “Wat was interessant” bij evaluaties (van bijeenkomsten, acties, ideeën,) is een manier om op geheel nieuwe denkrichtingen te komen (Uit: Lateral Thinking van Edward de Bono; the PMI method).

In de tweede helft van de week check je project- en weekdoelen en stel je die eventueel bij om niet op het laatste moment erachter te komen dat ze niet gehaald gaan worden. Je vult je leerlogboek (of Personal Dashboard) aan met je reflecties (bijvoorbeeld het gebruik van de ‘Elke Dag infographic’), nieuwe ideën en wat je geleerd hebt en kiest een idee waarvan je een start wil maken door bijvoorbeeld een 5W+H mindmapje te maken (Wat, Waarom, Wie, Wanneer, Waar en Hoe).

Zoek de verschillen

Een aantal elementen van de ‘Werk Slimmer Elke Week’ infographic zijn hetzelfde als die van ‘Werk Slimmer Elke Dag’ zoals: reflecteren, leren, werken vanuit doelen en werken met de Pomodoro techniek, vrije ruimte plannen en een positieve werkhouding. Echter, de plannings horizon is verschillend; het is makkelijker om een aantal nieuwe gewoonten elke dag te leren (bij elke dag oefenen gaat het sneller) dan één maal in de week je weekreflectie en planning te gaan doen. Daarom adviseren wij je om dit reflectiemoment rond 16.00 uur op vrijdag in je agenda te plannen met een herinnering in de ochtend. Je zorgt en dan voor dat je in elk geval voor jezelf hier aandacht aan kunt besteden, en ook (als je in een team werkt) ook een je collega’s maak je duidelijk dat je dan even een moment hebt wat niet gebruikt kan worden voor andere zaken.

Pas als deze weekreflectie een gewoonte is kies je een ander element uit de infographic en voeg je, in een rustig tempo, stapje voor stapje elementen toe.

Wil je de infographic als poster ophangen? Nog meer tips?

Laat je e-mail adres achter in het download formulier, en je krijgt het hoge resolutie bestand, een links naar een filmpje met meer uitleg, een gratis online interactive webinar met trainer en andere tips (zoals deze tip Over het Personal Dashboard)!

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts gelooft heilig dat ‘werken’ veel leuker en beter kan en vaak moet. Het is zijn passie hierbij te helpen. Hij deelt graag zijn kennis o.a. via spreekbeurten, artikelen en bijvoorbeeld in deze gratis webinars: http://www.academyofminds.com/training-workshop/gratis-webinars/
Jerre werkt als adviseur en verandermanager bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de ‘denk- en doe-kracht’ van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van ‘Slimmer Werken, Niet Harder’ en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.
Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van ‘visueel denken’ moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement ‘best practice’ voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren. Hij heeft diverse bedrijven (mede) opgericht waaronder BSO/Management Support Breda, Origin Desktop Outsourcing, InterimIC, de DHZ monitor, aHa!Coaching en World of Minds.
Jerre zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek aan de bar in het Hypershifterslab waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer

12 Reacties

  • Beste lezers,

    We krijgen (ook door deel 1 en deel 2) nu wel heel veel reacties via de mail met complimenten (waarvoor dank!) en persoonlijke vragen.
    –> We willen graag slimmer werken 😉 en alles in één keer uitleggen dus gaan we een GRATIS workshop organiseren.
    . Mail ons even om je plek te verzekeren (we hebben beperkt tijd van de trainers) en je ontvangt details (als er nog plek is).

    Vrgr. Jerre [ jerre.lubberts(at)worldofminds.com ] en trainers van academyofminds.com

  • Genieten dit. Ik ben heel druk met productief werken, zodat ik meer kan doen in minder tijd. En daardoor niet meer kan werken / omzet kan doen, maar meer tijd heb voor mijn gezin en vrienden.
    Dit soort tools helpen mij enorm, waarbij ik dit altijd rustig bekijken en probeer te fine-tunen naar mijn persoonlijke wensen.

    • Super! Dank je voor je reactie Berry. Daar doen we het voor.

      We werken in veranderprojecten waar er altijd een component ‘sociale innovatie in zit. Vaak de invoering van slimmer werken, HNW etc.

      Echter altijd voor grote (overheids) organisaties en we willen de kennis graag delen met iedereen. Ook degenen die geen geld hebben voor een dag training.

      We merken dat veel lezers, allerlei professionals, ZZP’ers maar ook studenten scholieren en thuiswerkenden hier blij mee zijn dus we komen binnenkort weer met een artikel. Hoopt dat je daar ook blij mee bent!

  • Eindelijk een visuele handout die mij helpt…. De kleine stappen die de posters uitlokken, zorgen ervoor dat ik mijn werk (en leven) slimmer en daarmee ook leuker inricht. Ideaal vind ik het duwtje dat ik in de rug krijg. Natuurlijk moest ik het heft zelf verder in handen nemen. Ik heb ze na ontvangst daarom direct geprint en als reminder opgehangen. Ik merkte ook dat ik er dan nog niet was….het hielp mij bijvoorbeeld om de eerste stap (vrijdagmiddagreflectie) direct standaard in mijn agenda te zetten.
    Ook de vraag: welke taken kunnen een stapje kleiner? In combinatie met “vraag regelmatig om hulp”, zette mij aan het denken. Ik ben een starter en ik merk dat de moed me soms in de schoenen zakt wanneer ik “grote taken” voel branden op mijn bureau. De hulpvraag heb ik voor de verandering aan mijn kids (8 en 11 jaar) gesteld. Toen ik hen over “grote taak” vertelde, bleken zij over het talent te beschikken om letterlijk veel kleiner te denken. Hierdoor werd de eerste stap haalbaarder en ik was direct meer gemotiveerd om überhaupt in actie te komen. Bedankt Jerre voor al deze tot-actie-leidende-tips-en-tricks.

    • Hoi Femke,

      DANK. Zie voor de waarom de reactie aan Berry ;-))
      Leuk te horen. Ik vraag en test vaak ook allerlei ideëen uit bij mijn kinderen (zelfde leeftijd). Het dwingt je ook goed je vraag te formuleren…
      Binnenkort gaan we dieper in op jouw onderliggende uitdaging.

      Succes met het opzetten van je bedijf. Mail ons gerust met specifieke vragen.
      (beste is naar: mathieu.vanderwal(at)worldofminds.com vooral omdat ik slimmer aan het werken ben … 😉

  • Goed idee om het slimmer werken grafisch zo sterk weer te geven. Alle ingrediënten voor minder stress en beter resultaat zijn aanwezig in deze poster! Niet als een keurslijf, maar eerder als een toolbox in-een-oogopslag. Mooi werk!

    • DANK Gerdinand! Zie ook de reactie aan Berry.

      P.s. Mooie term: ‘toolbox in-een-oogopslag’
      Mogen we die gaan gebruiken 🙂 ?

  • Ik werk nu een paar weken met enkele tips van de infographic en het enthousiasme neemt nog steeds toe. Ik pas zeker (nog) niet alles toe (‘wees niet te ambitieus’ is een tip die voor mij erg van toepassing is) en ook het tijdstip op vrijdagmiddag is voor mij iets te dicht bij de vrijmibo en heb ik dus naar voren gehaald. Maar ik ervaar meer rust en structuur!