Persoonlijk

Informatieverslag

Een informatieverslag geeft je inzicht waaraan je je tijd besteedt.

Als je wilt weten of je overbelast raakt met informatie, is het nodig een informatieverslag te maken voor minimaal twee dagen. Je kunt dan bekijken of het nodig is om wijzigingen in je informatiegedrag aan te brengen.

De volgende punten zijn van belang in een informatieverslag: wanneer, wat, wie, waarom.

  • Door op te schrijven wanneer je informatie nodig hebt, kun je bijvoorbeeld achterhalen dat je op een dag vaak behoefte hebt aan nieuws.
  • Door op te schrijven wat je voor informatie nodig hebt, kun je zien welke informatiebronnen met grote regelmaat terugkeren en hoeveel je daarvan gebruikt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de bron wel goed is, maar dat je veel te veel daarvan tot je neemt. Zeker als er informatie bij zit waar je niet echt naar op zoek was.
  • Door op te schrijven met wie je informatie uitwisselt, kom je erachter dat je altijd met dezelfde personen communiceert. Je komt nooit toe aan verandering of vernieuwing van je netwerk (lunch bijvoorbeeld eens een keer per week met andere collega’s).
  • Door op te schrijven waarom je informatie moet hebben, kan bijvoorbeeld blijken dat je juist informatie zoekt bij onzekerheid of omdat je je weer eens moet verantwoorden.

Bekijk ook eens deze opsomming en schat in wat de tijdsbesteding is voor elke informatiebron.

  • Aantal ontvangen / verstuurde e-mails per dag
  • Aantal instant messages / telefoongesprekken / voice-mails / conference calls per dag
  • Uren per dag besteed aan e-mail / telefoon / voice mail
  • Uren per week besteed aan kranten / tijdschriften / artikelen / boeken (zakelijk / privé)
  • Uren per week besteed aan radio / TV / internet (zakelijk / privé)
  • Uren per week besteed aan andere informatiebronnen, zoals wiki’s, blogs, muziek, CD, DVD (zakelijk / privé)
  • Uren per dag besteed aan – het leren van – technologieën om informatie te verwerken.

Het uiteindelijke doel van deze inventarisatie is het herkennen van jouw eigen manier van informeren en communiceren. Pas dan weet je ook waar je te veel tijd aan besteedt en of je beter een andere communicatievorm kunt gebruiken.

over de auteur

Guus Pijpers

Guus Pijpers is Managing Director van Acuerdis. Hij helpt mensen hoe ze informatie effectief moeten inzetten en gebruiken.

Guus is auteur van meer dan 7 boeken en tientallen artikelen over het informatiegedrag van mensen. Zijn interesses zijn informatiegedrag van (top)managers, slimmer werken en leven met informatie, onze hersenen en de zachte kant van informatie. Zijn nieuwste Nederlandstalige boek, Het informatieparadijs – Slimmer Werken met minder informatie , is in juni 2011 verschenen bij Haystack .
Zijn nieuwste Engelstalige boek, Information Overload: A System for Better Managing Everyday Data, is in augustus 2010 wereldwijd verschenen bij John Wiley & Sons, New York.

Reageer

2 Reacties

  • Interessante wijze om zo over je informatiegedrag te denken. Je kunt inderdaad goed inzicht krijgen in je eigen communicatiegedrag. Ik mis de optie “welke informatie” je tot je neemt. Ik kan in een uur een hoeveelheid RSS feeds, websites en Twitterconversaties hebben zonder echt heel nuttig bezig te zijn. Of juist wel. Dus misschien is een soort van “informatiemood” ook een interessante om bij je verslag te zetten.
    Wat ik me daarnaast afvraag is, als je na een week een overzicht hebt, wat dan? Kun je het ergens benchmarken met anderen? Wanneer is iets TE veel tijd?
    Volgens mij heb je zelf ook wel een idee of je een bepaalde communicatievorm *kuch*twitter*kuch* teveel gebruikt en is zo’n informatieverslag een soort bevestiging daarvan? Wat zijn je eigen ervaringen hiermee? Kun je die delen in de reacties?

  • Tja, een echte benchmark is er niet. TE veel is en blijft persoonlijk. Doel van een verslag is vooral therapeutisch: inzicht geven wat je doet.

    Enkele gedachten wanneer het te veel kan zijn:
    * je krijgt vermoeidheidsverschijnselen, hartkloppingen, achteruitgang in gezichtsvermogen, verhoogde bloeddruk, trillende handen en zo meer
    * je snauwt naar je dierbaren; vaak duidelijk geval van informatiestress
    * je kunt niet meer stoppen; zeker voor thuiswerkers nu echt een probleem, alle middelen heb je immers bij de hand
    * je gaat belangrijke informatie missen, omdat je de verkeerde berichten selecteert
    * je ‘vergeet’ dat het echte leven zich niet digitaal afspeelt.

    En dan heb ik het nog niet eens over de informatie zelf. Een kort bericht (ja, ik wil; you’re fired; de deal is rond) kan al grote invloed hebben op de rest van je leven.