DIY Onderweg Persoonlijk Productiviteit Thuis Werk

Meer overzicht, minder stress en veel tijd besparen met het Personal Dashboard!

Geschreven door Jerre Lubberts

Na het lezen van hoe werk je elke dag slimmer en hoe werk je elke week slimmer hebben we veel lezers op weg geholpen om een eigen Personal Dashboard op te gaan zetten. Een van de vragen die hierbij naar voren is gekomen is hoe je het concept van het Personal Dashboard kan integreren met elke, elke week en elk kwartaal slimmer gaan werken.

Het Personal Dashboard

jonglerenEen oplossing om je verder te bekwamen in ‘al je ballen in de lucht te houden’, is om gebruik te maken van een Persoonlijk Dashboard. Dit is een centrale plek, een soort bureaublad, op papier of elektronisch, waar vanuit je je werk organiseert. Zie hier een voorbeeld van een papieren Personal Dashboard. En hier van een elektronische variant van een Personal Dashboard.

Visuele kapstok

Dit Personal Dashboard (PD) helpt je om zowel je korte- als lange termijn doelen te halen en continu te blijven leren. Als een PD op je eigen (bewust) gekozen doelen is gebaseerd (zie de linkerkolom van het weekrooster in de papieren PD), is de kans groter dat je meer plezier hebt resultaat haalt en meer de juiste dingen doet. Dan ga je van 4 of 5 todo lijstjes (in je telefoon, post-its op je monitor, je agenda, bierviltje, in je smartphone etc.) naar één overzicht. Je gaat van alleen een dagplanning naar ook een weken- en kwartaalplanning. Door deze ‘visuele kapstok’ kun je blijven focussen op al je doelen door de opbreking daarvan. Dit ‘flowdiagram’ op basis van de Eisenhower matrix kan je helpen om alles wat iedere dag weer bij je binnenkomt (telefoontjes, emailtjes, ‘binnenvallers’, whapp’jes etc.) goed in te plannen.

Beter balanceren door oefenen

Met de beschreven aanpak heb je alles in één overzicht; inclusief je nieuwe ideeën en wat je hebt geleerd, waardoor je niet elke keer het wiel hoeft uit te vinden. Er zit meer achter het PD, maar de essentie is dat je zelf een plek creëert waar je overzicht, focus, taken, bewustwording, reflectie en leren bijeenbrengt. Dan kun je zaken ook beter balanceren. Dit kan op papier, maar ook in elektronische vorm. Echter, het brengt je alleen iets als je de discipline kunt opbrengen om iedere dag je PD bij te houden. In de praktijk is dat ca. 15 minuten per dag. Zie ook dit artikel en de bijbehorende infographic. Een training en persoonlijke coaching op meerdere tijdstippen in de tijd, kan hierbij van nut zijn. Onderzoek heeft immers uitgewezen dat je minimaal 21 dagen iedere dag moet oefenen om een nieuwe gewoonte aan te leren.

Integratie sociale media en bronnen

Ik gebruik zelf graag een combinatie van een elektronische variant (zie Fig. 1) én een speciaal ontworpen papieren boekje. Het BlaBootje. Zie dit artikel. Dit vergt minder discipline en dus doe ik het eerder.  Voor o.a. mijn bronnen, sociale media, projecten en processen gebruik ik als elektronisch PD een mindmap programma. In mijn BlaBootje kan ik vervolgens meer in detail overzicht houden over de tijdsplanning (dag en week), mijn afspraken, mijn taken en meer. Zo manage ik de tijd dus niet, maar maak ik de tijd voor mij (en anderen) nuttiger. Tijd is er immers altijd 😉 …

Fig. 1 Voorbeeld van Personal Dashboard

Van rollen naar het halen van doelen

Na een tijdje raad ik je aan om na te gaan denken over welke keuzen je al hebt gemaakt in je leven. Welke ‘rollen’ heb je nu al? Denk aan privé rollen als sporter, vrijwilliger, levenspartner, vriend(in) maar ook je formele werk rol als ook de informele werk rollen. Je kan projectleider officieel op je kaartje hebben staan maar misschien coach je wel iemand, ben je vraagbaak voor een bepaald kennisgebied en zorg je altijd voor de taart als er iemand jarig is. Vaak heb je meer rollen in je leven dan je denkt. Probeer vervolgens per rol te bedenken wat een of of twee doelen zijn die je echt wilt halen tussen nu en 3 of 6 maanden. Bijvoorbeeld vanuit je rol als projectleider om meer Agile te gaan werken of als ouder een goede school kiezen voor je kind of als sporter de 10 km 5 minuten sneller gaan afleggen. Met een mindmap (zie de mindmap in dit artikel) kan je die langere termijn doelen makkelijk opbreken naar nu en je korte termijn doelen voor de komende tijd gaan bepalen. Kies bijvoorbeeld doelen in een tijdsbestek van twee weken (sprintdoelen) en hou je voortgang bij in je dashboard. Dit helpt je om het vol te houden.

kwart

Gebruik de infographics voor je PD ontwerp

MenuDe eerste en de laatste ‘vakken’ op de infographics van ‘werk elke week slimmer‘ en werk elk kwartaal slimmer”  kan je gebruiken voor het ontwerp van je PD. Vertaal deze naar ‘takken’ in de mindmap. Houd je ontwerp simpel door zoveel mogelijk te werken met iconen waarom je kan filteren. Zo kan je een PD maken die heel weinig tijd kost om bij te houden en waarin je snel kan zien hoe ver je bent en wat je nog te doen staat.

Mail me even als je hulp nodig hebt; jerre.lubberts(at)worldofminds.com of doe mee met de Beta test van de nieuwe Not To Do smartphone app die hierop gebaseerd is en zelf een PD automatisch kan genereren!

 

 

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts gelooft heilig dat 'werken' veel leuker en beter kan en vaak moet. Het is zijn passie hierbij te helpen. Hij deelt graag zijn kennis o.a. via spreekbeurten, artikelen en bijvoorbeeld in deze gratis webinars: http://www.academyofminds.com/training-workshop/gratis-webinars/
Jerre werkt als adviseur en verandermanager bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van 'Slimmer Werken, Niet Harder' en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.
Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren. Hij heeft diverse bedrijven (mede) opgericht waaronder BSO/Management Support Breda, Origin Desktop Outsourcing, InterimIC, de DHZ monitor, aHa!Coaching en World of Minds.
Jerre zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek aan de bar in het Hypershifterslab waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer