Persoonlijk

Ooit of nooit?

5160818883_64a31a6b44_bIn een aflevering van de TV-serie MASH komt een klerk bij de generaal met allerlei papieren waar die generaal iets mee moet. De generaal antwoordt droog: “Leg maar op mijn bureau, dan negeer ik ze straks wel even.” De grap is soms erg terecht voor een deel van Getting Things Done (verder: GTD) bekend als de lijst Ooit/misschien. De lijst waar projecten en acties opkomen die je wel wilt doen maar waarvan je nog niet weet wanneer je ze wil doen. Maar de lijn tussen ooit en nooit is erg dun.

Wat is Ooit/misschien?

In Getting Things Done (verder: GTD) verzamel je allerlei taken, acties, projecten, ideeën, verplichtingen in je vertrouwde systeem om er daarna beslissingen over te nemen. Voor sommigen gaat de planningshorizon niet verder dan vandaag: wat doe ik vandaag en wat doe ik niet vandaag? Voor degenen die wat verder vooruit kijken, zijn er allerlei beslissingen te nemen. Wat doe je meteen, wat plan je, wat doe je niet, welk project moet nog concreet gemaakt worden (uitkomst van het project en eerste stap bepalen) en wat doe ik Ooit/misschien (in het Engels Someday/Maybe) ?

Een taak of project dat je nog niet moet doen maar niet wil vergeten, kan beter in je agenda of op je to do-lijst staan zodat je zeker weet dat je de taak ooit terug ziet. Voor bepaalde ideeën of ambities zal gelden dat je ze niet uit het oog wil verliezen maar nu niet gaat plannen. Door die in een apart mapje (fysiek of digitaal) te stoppen, genaamd Ooit/misschien kun je periodiek nog eens door die map bladeren en vaststellen welke zaken wel projecten of acties moeten worden en welke nog uitstel verdragen.

GTD-coach Kelly Forrister formuleert het op GTD Times als volgt:

My Someday Maybe  is mixed with possible actions and possible  projects.  Anything from writing to an old  friend to hiking Machu Pichu.  So feel free to  put anything on Someday Maybe as a place  to capture it.  Just be sure to review it in  your Weekly Reviews (or regularly) to trust  you’re seeing what’s in there.

Ooit komt periodiek langs

Essentieel voor elke lijst is dat je de lijst periodiek ziet. In GTD-termen is dat periodiek onderhoud. Daar zit voor velen ook de achilleshiel van GTD: vol goede moed starten met een systeem en mapjes en lijsten maar na die start snel weer business as usual, zonder iedere zoveel tijd terug- en vooruit te kijken en dus écht te plannen. Dus ook voor de lijst met Ooit-items geldt dat je ze erop zet om ze terug te zien en er dan opnieuw een beslissing over te nemen. Agendeer de onderhoudsmomenten of plan ze op logische momenten, zoals het einde of begin van de week of het einde of begin van de maand.

Ooit als later

De makkelijkste categorie zijn projecten die een duidelijk begin en eind hebben (of liever: eind en begin) en die je uitstelt. Een project moet voor april af maar komt nu niet dus even op de Ooit-lijst. Bij de eerstvolgende ronde periodiek onderhoud plan je het wel in.

Ooit als even mee wachten

Een praktische ooit-variant zijn niet echt projecten maar acties als apps proberen, niet-urgente artikelen lezen, DVD’s kopen. Om impulsieve aanschaffen of geknutsel met apps of tools te voorkomen parkeer je de aanschaf even. Met een verzamellijst als DVD’s heb je dan een mooie reeks potentiële aanschaffen die je op een zelfgekozen moment kunt doen. Of dit echt in je takenlijst moet, is de vraag. Persoonlijk tag ik boeken die ik ooit wil kopen in Evernote met “boeken”, waar ik bijvoorbeeld voor een vakantie eens doorheen kijk. Reminders of periodiek zien in een takenlijst voegt wat mij betreft niet veel toe. Ook heb je in Evernote (of Pinterest) makkelijker de kaft, recensies et cetera erbij dan in veel takenmanagement-systemen, zoals Nozbe of Remember the Milk.

Ooit als dromen

In de voorbeelden van Ooit zie je nogal eens grote ambities als een wereldreis, een exotische taal leren, dat fantastische lichaam ontwikkelen. De vraag is of je deze grote zaken moet zien in je lijst om eraan te denken. Zo ja, dan kan het helpen daar een mooie vorm aan te geven.  Het kan ook demotiverend werken te zien dat zo een “project” keer-op-keer niet start. Hoog tijd om jezelf de vraag te zetten wat er voor nodig is de eerste stap te zetten. In GTD wordt de weg van grote dromen en missies op lange termijn naar concrete projecten en acties vergeleken met het afdalen van grote hoogte (50 duizend voet) naar de landingsbaan (horizons of focus). Een ander bekend voorbeeld van planmatig werken is Timothy Ferriss. Als het dromen zijn of fantasieën dan staan ze wellicht wat kaal en zakelijk op een Ooit-lijstje. Misschien meer geschikt voor een inspiratie notebook in Evernote of een moodboard op Pinterest.

Ooit vol met zaken die niet to do zijn

Het idee van een Ooit-lijst is dat het zaken bevat die je wilt doen. Bij het verzamelen zul je vast ook zaken verzamelen die niet per se actionable zijn, dus die niet perse een actie of project zijn, maar die je verzamelt ter inspiratie. Een mooie infograph, een citaat, een krachtige foto of metafoor, een prikkelende kop van een blog. Allemaal zaken die je ooit kunt gebruiken voor een presentatie, blog of artikel en die je niet uit het oog wil verliezen. Tegelijkertijd zijn het niet acties die je bij elk periodiek onderhoud per se hoeft te zien. Sterker nog, iedereen die een poos inspiratie verzamelt heeft al snel een enorm bestand. Uiteraard kunnen die zaken ook in je Ooit-lijst maar persoonlijk vind ik daar Evernote beter voor geschikt. Vaak kom ik al associërend wel op iets dat ik ooit bewaard heb (het geheugen kan heus wel wat) en anders is met wat browsen en de juiste tags of notitieboeken doorzoeken inspiratie-materiaal snel ontsloten.

Ooit als nooit

Voor alle items op de Ooit-lijst geldt dat als ze keer op keer doorgeschoven worden de vraag aan de orde wat het is dat maakt dat de actie niet concreet wordt. Doe eens en onderzoek. Is het niet urgent genoeg of belangrijk genoeg? Is de eerste stap niet helder genoeg geformuleerd? Zijn er andere beperkingen of belemmeringen?

 

Illustratie van Werkunz

 

Heb jij een Ooit/misschien-lijst? Hoe houd je die bij? Met concrete projecten en/of dromen?

 

over de auteur

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

4 Reacties