Persoonlijk

Takenmanagers: hoe vind je de beste takenlijst voor jou?

illustratie gtd app keuze

Wie zijn taken en eventueel projecten digitaal wil bijhouden heeft een wereld aan keuze uit allerlei sites, programma’s en apps. Er zijn eenvoudige apps die je een takenlijst met to do’s laten bijhouden tot complete projectmanagementtools gebaseerd op Getting Things Done (GTD). Hoe maak je daar een keuze in? Dat is vooral de vraag naar wat voor jou belangrijk is: design, prijs, samenwerken, … Hieronder criteria die je helpen een keuze te maken. Met een kleine waarschuwing voor teveel fiddlyness 😉

Criteria voor takenlijst

Niets zo persoonlijk als gereedschap dus wat je kiest als app of site om jou te ondersteunen moet voor jou werken. De een stelt hoge eisen aan vormgeving en wil een heldere, minimalistische vormgeving, terwijl de ander juist veel functies wil en de knoppen daarvoor wil zien. Vandaar dat er bij de criteria geen weging of advies staat.

  • Op welke platforms wil je de takenlijst gebruiken? Er zijn apps die op praktisch alle platforms aanwezig zijn, zoals Todoist maar ook apps die (nog) alleen voor de iPhone beschikbaar zijn (Egretlist). Things is vooral populair voor wie iOS en Mac combineert.
  • Zijn er extensies of plug ins voor de webbrowser die je gebruikt of jouw mailprogramma? Todoist heeft onder andere een plug in voor Outlook, AnyDo en Orchestra voor bijvoorbeeld Chrome
  • Hoe ziet de takenmanager eruit? Een kleurrijke app met alleen een lijst to do’s, zoals Clear of juist minimalistisch zoals Any Do en Astrid of juist met veel features, zoals Nozbe of Wunderlist. Gina Trapani heeft een opmerkelijke takenmanager gemaakt, Todo.txt die als een soort commandline werkt. Of liever een lange lijst a la Workflowy?
  • Is het mogelijk vanuit je mailprogramma taken te mailen naar de takenmanager? Extra handig is het dan als je met parameters in de mail de taak meteen kunt voorzien van de juiste projectnaam deadline, urgentie en context. Zoals Remember The Milk en Nozbe je mails laten sturen met @, # en ^ om de juiste parameters mee te geven
  • Kun met met afkortingen of sneltoetsen makkelijk de details van een taak toevoegen? Thymer had als een van de eerste takenmanagers de mogelijkheid uit je tekstinvoer details van de taak te halen. Nozbe en Remember The Milk kennen die mogelijkheid ook. Zeker als je snel veel taken achter elkaar kwijt wil, is het handig door te kunnen tikken en niet allerlei extra klikjes te moeten doen voor deadline, context, enzovoort. Je kunt dit soort parameters met bijvoorbeeld Textexpander nóg sneller invoeren t_ wordt dan vandaag. Voor de liefhebbers is een check op spraakinvoer ook een idee, Nozbe kent deze.
  • Kent de takenmanager sjablonen? Als je vaker een project doet met vergelijkbare acties dan is het handig als je een basisproject als sjabloon kunt maken. Onder andere Nozbe kent die mogelijkheid
  • Is er een inbox voor nog niet verwerkte taken? Als je taken alvast in je takenmanager wil hebben maar nog niet de mogelijkheid hebt om ze te detailleren, dan is het handig als ze in een aparte plek staan: de inbox. In GTD zul je soms taken en ideeen verzamelen om er later een beslissing over te nemen. Verzamelen doe je dan in de inbox
  • Zijn afgevinkte taken en projecten later nog te zien? Handig als je periodiek onderhoud doet om te zien wat af is (de tadaa!-lijst) en ook handig als je projecten nog eens start om het archief van taken nog te hebben
  • Is er een overzicht van taken in een kalender te zien? Voor veel van ons is een kalender een vertrouwd beeld. Je taken in een kalender zien is dan een manier om te zien waar pieken in je week zitten of om je planning op te toetsen.
  • Is er integratie met agenda-apps? Sommige taken hebben een deadline die je op datum en wellicht tijd in je agenda wil zien. Ook is het handig als je vanuit je takenmanager zaken aan je agenda toe kunt voegen waar je op een bepaald moment aan gaat werken. Nozbe zet je taken met deadline in je agenda. Pas je in je agenda zo een item aan, dan wordt de aanpassing ook in Nozbe verwerkt.
  • Kun je contexten aan je taak geven? Hoe preciezer je contexten toe kunt voegen hoe gerichter je op die taken kunt sorteren. Bijna alle apps laten je zelf contexten maken en anderen hebben de populairste of de typische GTD-contexten alvast aangemaakt. Enkele voorbeelden van contexten:
    • eerstvolgende actie ja of nee. De GTD’ ers zullen bij taken aan willen geven of zij de taak op korte termijn willen doen dan wel later, waarmee het een eerstvolgende actie is of niet
    • deadline, zie ook de opmerking over integratie met je agenda. De meeste apps maken van taken die over de deadline gaan een aparte categorie of markeren ze dan automatisch als eerstvolgende acties
    • tijdsduur. Handig om in elk geval kleine klusjes van grote taken te onderscheiden of taken in pomodoros in te delen
    • stemming. SmartTM laat je bijvoorbeeld bij een taak aangeven of het een taak is die veel energie kost of niet. Zo kun je als je je energiek voelt meteen sorteren en die taken zien. Degenen die in kantoren werken met verschillende zones voor verschillende soorten taken, die kunnen hier de concentratie- van bijvoorbeeld de doe-taken scheiden
    • plaats. Bij plaats is het extra handig als een app je waarschuwt als je op die plaats bent dat er taken voor die plaats zijn, zoals Omnifocus dat doet. Dus je bent op kantoor of in de boekhandel en krijgt een waarschuwing om declaraties in te leveren dan wel om de nieuwste Wired te kopen
    • ooit. Een taak die je wel bewaart maar nog niet agendeert of op korte termijn wil doen. Deze zet je apart om er bij onderhoudsrondes opnieuw een besluit over te nemen
    • wachten op. De actie ligt bij een ander maar je wil de actie niet uit het oog verliezen
    • bellen. Bellen veroorzaakt wat meer geluid voor anderen en is niet iets dat overal makkelijk kan. Daarnaast verwerken veel GTD’ ers graag dezelfde soort taken in stapels, waardoor telefoontjes een mooie groep taken zijn om achter elkaar te doen
  • Kun je aan taken notities toevoegen? Als er de mogelijkheid bestaat taken te mailen, dan wordt de mail doorgaans een notitie. Het is handig als bijvoorbeeld contactinformatie als notitie bij de taak kan.
  • Is er de mogelijkheid naast taken die actionable zijn ook lijsten aan te maken, voor bijvoorbeeld de boeken die je nog wil lezen, de apps die je wil bekijken, je verlanglijstje?
  • Is er met de takenmanager samenwerkingen mogelijk? Kun je taken delegeren of delen? Moet de ander dan de app gebruiken of kan dat via de mail of via een agenda? Bijvoorbeeld Asana krijgt veel positieve reacties voor zijn samenwerkingmogelijkheden.
  • Helpt de takenmanager je de belangrijke taken te scheiden van de “gewone” taken? Kun je bijvoorbeeld projecten of acties die heel wezenlijk voor je zijn markeren of anderszins onderscheiden? Zo gebruikt Eisenhower.me of Any to do de Eisenhowermatrix met de assen belangrijk en urgent. Things laat je verschillende projecten bundelen en van een groepsnaam voorzien en Nozbe heeft labels als niveau boven projecten. Met Todoist kun je subprojecten en subtaken aangeven, waarmee je details en hoofdlijnen kunt onderscheiden
  • Kun je de takenlijst op maat sorteren? Uiteraard kun je de taken sorteren op de contexten die je hebt aangegeven maar soms wil je contexten combineren, zoals alle beltaken voor vandaag of alle afgewerkte taken van deze week of de wachten op-taken van volgende week met hoge prioriteit. Merlin Mann bespreekt Omnifocus in zijn podcast Back to Work en beschrijft dat hij taken wil zien die hij onlangs heeft toegevoegd omdat die doorgaans op korte termijn spelen. Todoist laat je ook filters op maat maken met diverse labels.
  • Welke mogelijkheden heeft de app om je aan taken te herinneren? Krijg je mail, zijn er pop ups, werkt het via de agenda?
  • Is er een methode voor wekelijks onderhoud? Wat is gelukt, wat niet, waarom wel of waarom niet, welke conclusies zijn er te trekken?
  • Is er de mogelijkheid bij projecten bijlagen op te nemen of Evernote notities eraan te linken. Nozbe laat je aan projecten de Dropbox-bestanden en Evernote-notities van dat project koppelen, zodat je alle projectdocumentatie op een plaats hebt. Remember the Milk kan de herinneringen uit Evernote importeren, waardoor die als taak terugkomen in je takenmanager. Maar het is ook mogelijk om Evernote als je takenmanager te gebruiken, uiteraard.
  • Zijn er punten te halen door taken uit de takenlijst te doen? Epic win is meer een spel dan een takenmanager en is gebaseerd op spelenderwijs taken afkrijgen. Todoist heeft een mooie extra feature in de vorm van Karma points. Taken doen betekent punten krijgen maar bijvoorbeeld taken die over de deadline gaan kosten punten. In een statistiek kun je je productiviteit terug zien
  • Wat zijn de kosten. De ene app is gratis, de ander is gratis maar dan heb je een betaald account nodig om de app echt te gebruiken of tussen toepassingen te syncen en weer andere apps kosten geld maar dan ben je na betaling klaar. Zo zijn Todoist, Remember the Milk en Nozbe als app gratis maar om ze volop te gebruiken en te syncen tussen iOS-apps en de site heb je een betaald account nodig. Bij Todoist 21 euro per jaar, bij Nozbe kost dat circa 100,- euro per jaar en bij Remember the Milk 25,- dollar per jaar. Omnifocus kost als app voor de iPhone 17,99 euro en Things 8,99 euro en Clear dan weer 1,99 euro.

De ontwikkelaar

Naast de criteria in de takenmanager zijn er zaken die het werken met de toepassing aantrekkelijk kunnen maken zoals:

  • deskundige en snelle hulp
  • een actief forum met veel gebruikerstips
  • een lijst van te ontwikkelen features en een planning daarbij
  • een blog met extra adviezen, tips en ontwikkelingen

Kijk en vergelijk taakmanagers

Bekijk de site, lees de reviews, bekijk de app in werking op YouTube en mail de ontwikkelaars met vragen, zodat je zeker weet dat wat je verwacht waargemaakt wordt.

De uiteindelijke keuze van je takenmanager

Na een lange periode met veel plezier Nozbe gebruikt te hebben, leek het me tijd voor wat nieuws. De kosten van Nozbe zijn ook wel zodanig dat het een heroverweging waard is. Na wat uitzoekerij ben ik bij Todoist terecht gekomen. Op veel platformen aanwezig, Outlook- en Chrome-integratie, snelle tekstinvoer bij datums, snelle en persoonlijke ondersteuning, mooi design, interessante feedback via de Karma-punten, een actief forum voor gebruikers.

Lees verder

  • Een interactieve vergelijkingssite die je aan de hand van criteria een advies geeft voor een takenlijst of taakmanager is GTD comparison
  • Op de GTD Startpagina vind je diverse takenmanagers (kopje Multiplatform taskmanagers)

Afbeelding van KoalazyMonkey

 

Wat is jouw takenmanager? Wat zijn daar de belangrijkste redenen voor?

over de auteur

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

33 Reacties

  • Ik mis eProductivity! Helaas niet voor iedereen te gebruiken want het is gebaseerd op Lotus Notus maar wél officieel “GTD Enabled” en in samenwerking met David Allen ontwikkeld. Meer over eProductivity: http://www.eenmanierom.nl/eproductivity/

    En mocht iemand een aanbieder weten die Lotus Notes betaalbaar en gemakkelijk toegankelijk maakt én koppelt aan Gmail dan houd ik me aanbevolen.

  • Mooie lijst Arjan! Ik werk zelf al geruime tijd met NirvanaHQ https://www.nirvanahq.com – wat mij betreft een aanrader. De tool is beschikbaar voor je browser en iOS/Android waarbij de gratis versie prima voldoet.

    @Rachel Dank voor de Doit.im tip – het lijkt volgens mij heel erg op NirvanaHQ 🙂

  • Wat een herkenbaar stuk! De zoektocht naar de juiste tool hiervoor heeft mij ook al heel wat tijd gekost. Begonnen met Wunderlist, daarna Nozbe, Trello, Remember the Milk en Toodledo. Vooral met de laatste heb ik behoorlijk lang gewerkt vanwege de prettige, uitgebreide functionaliteiten. Uiteindelijk vorige maand overgestapt naar Things.

    Als Applegebruiker (MacBook, iPad en iPhone) uiteindelijk toch hiervoor gekozen, vooral vanwege één belangrijke functionaliteit: de mogelijkheid om snel taken toe te voegen uit mail. Met een toetscombinatie is een stuk tekst uit een mailtje eenvoudig op te slaan als taak (of uit browser, notitie enz), met een link naar het originele mailtje. Dit scheelt mij enorm veel tijd en werkt (voor mij) veel prettiger dan taken mailen naar mijn todo tool. Ook wanneer er bijvoorbeeld meerdere taken uit één mailtje komen. Deze functionaliteit helpt mij enorm om geen taken over het hoofd te zien bij de dagelijkse verwerking van mijn mail. Sowieso is het toevoegen van taken met een simpele toetscombinatie erg prettig, gebruik dit bijvoorbeeld ook tijdens vergaderingen of aan de telefoon.

    Verder vind ik de interface erg overzichtelijk en vooral de daily review werkt voor mij erg prettig. Het lastige van Things vind ik nog wel de splitsing tussen areas en projecten. Ik begrijp het verschil wel, maar in de praktijk vind ik het lastig dat je taken niet zowel in projecten als areas kunt plaatsen.

  • Ik heb al heel lang Toodledo in gebruik en heb ondertussen al die anderen al geprobeerd.
    Toch kom ik steeds weer op Toodledo uit omdat deze taak manager alles kan en je hem op elke pc, mobiel kan benaderen en vullen. De premiums versie is betaalbaar en geeft ook nog eens extra opslag in de cloud en een aantal extra’s.
    Ik ben er nog niet een tegen gekomen die dit beter doet.
    Wellicht things, maar ben geen Mac gebruiker dus …

  • Het is jammer dat de ontwikkeling wat blijft hangen, ze zouden denk ik eens hard op zoek moeten zoeken om een sponsor te vinden om door te stoten, maar ik blijf na tientallen managers geprobeerd te hebben van van Zendone! Ultieme koppeling met Evernote als belangrijkste inputbron een dus je uit elk denkbare bron te benaderen, zowel klik/touch als met tekst te plannen en een even simpele als stijlvolle interface.

  • + voor Toodledo. Inmiddels al zo’n 2 jaar mijn vaste systeem denk ik. Niet de nieuwste interface, wel enorm degelijk. En al is het van de buitenkant niet goed te zien, je kunt er ook uitstekend mee samenwerken – al heeft dat onder de knie krijgen, toegegeven, wel een flinke leercurve.

  • Ik ben juist op zoek naar een takenmanager waarbij alles op je eigen server gehost kan worden ipv op een server van een andere (commerciële) partij. Helaas heb ik zo’n takenmanager nog niet gevonden.

  • Hallo,

    Mijn absolute voorkeur heeft beesy, wat een prima verbinding heeft met Evernote.
    De combi van todo, sync met de agenda(s), projecten, deelnemers en de ideale manier het e.e.a. te delen maakt het voor mij een geweldige taakmanager

  • Nog eentje voor de lijst: IQtell.com

    Kan de meeste dingen uit je overzicht (notities, lijsten voor boeken, samenwerken mogelijk,integratie evernote, linken met dropbox, drive mogelijk,…). Werkt voor windows/MacOS, android & ipad/phone apps beschikbaar.

    De differentiator is de email-processing en bereiken inbox zero binnen de applicatie zelf!

    Je trekt je mail uit bv. G-mail binnen en kan deze mails rechtstreeks in de toepassing ‘processen’. Alle wijzigingen in IQtell (deleten, moven naar label/folder,…) gebeuren enkele seconden later ook in je native Email client zodat je die maar één keer moet doen (en vice versa).

    Processen mail is dus:
    – deleten mail
    – verplaatsen naar een label (of folder in andere email-client dan G-mail)
    – saven als referentiemateriaal
    – linken aan een bestaand project of bestaande actie
    – De mail zelf omzetten in een nieuw project/actie (met timing – al dan niet reminder als het voolopig een ‘slapend’ project is)
    – je kan de mail ook gewoon veranderen in een ‘tickler’ (= geen actie vereist maar je wil hem nu even niet meer in je mailbox zien en er later wel aan herinnerd worden)

    Het is even goed nadenken hoe je de workflow opbouwt maar eenmaal dat in orde is echt een droom!
    De toepassing is nog in volle ontwikkeling en de ontwikkelaars zijn zeer gedreven en hebben oog voor alle feedback van de gebruikers.
    Voorlopig nog gratis dacht ik…

    • IQtell ziet er niet eenvoudig uit maar wel erg compleet. Op de iPad al weer wat eenvoudiger dan in de browser. Mail via zo’n app verwerken zal zeker snel en effectief zijn.

  • Ik gebruik al jaren PocketInformant (http://www.pocketinfromant.com) want deze combineert taken en agenda ineen. Zo kun je perfect Covey’s methode van Big Rocks etc toepassen, maar ook GTD zit er helemaal in. En synct met Google taken, Toodledo, Google Calendar en Apple’s kalender (iOS en iCal) en taken (reminders). En Evernote.

  • Voor mij is het onbegrijpelijk dat niemand het nog genoemd heeft maar Asana (https://asana.com/) is een geweldige tool. Als team werken wij er, na een voorzichtige en ietwat moeizame start, er nu volop mee. Ik denk dat het voor veel professionals een welkome aanvulling is op het spectrum aan takenmanagers. Ik ben benieuwd naar ervaringen van andere Asana-gebruikers.

    • Ik had m vooral bij samenwerking als veel genoemde app erbij gezet maar ik ken m zelf niet anders dan uit screenshots en een demo filmpje.

      Interessant dat je er, uiteindelijk, als groep mee werkt. Doorgaans zoekt een ieder zijn eigen tool uit. Dit moet samenwerken vergemakkelijken, lijkt me.

  • Toodledo aan het testen met GTD filosofie en met Viperal Tasks op Windows Phone.
    synchronisatie werkt goed.
    Maar in Viperal Tasks zijn geen subtasks beschikbaar :-(.
    De ontwikkeling lijkt al een jaar stil te liggen en de website van de makers is niet te vinden …
    Iemand goede raad?

  • Wanneer is dit artikel gemaakt?
    Zowel Orchestra als Astrid, die beide genoemd worden, bestaan inmiddels al niet meer.
    Niet bepaald up to date dus.

    Zelf gebruik ik voornamelijk Any.do (Android/iOS/Chrome)
    Idd ook Gneo aan het proberen (iOS), ziet er op het eerste gezicht belovend uit.
    Zelfde geldt voor Time (iOS) http://interare.com/products/time

  • Wanneer je een sterk op email gebaseerde workflow hebt, zoals ik waarbij dagen met 200 emails de norm zijn, is het essentieel daar eerst prioriteiten in aan te brengen.
    ik ben nu extreem snel up to date met de combinatie van tools:

    sanebox om mijn exchange account te filteren, (sanebox leert door het slepen van emails naar relevante mappen (inbox) of minder relevante mappen (reclame, later, etc)
    daarmee blijft je inbox al een stuk beter beheersbaar. daarnaast gebruik ik de iOS app mailbox die elke email als een taak ziet. je kunt die taken afvinken als done, of verplaatsen naar een lijst (to read, to do, etc) of opnieuw inplannen naar een tijdstip of plaats die je beter uitkomt.

    voor mij geniaal en de eerste oplossing die mij echt in staat stelt om 2 keer per dag mijn emails te behandelen en toch helemaal bij te zijn.

    Het vergt enkel wat discipline om de mappen (later, to read, to do, etc ook op vaste intervallen af te werken.
    Het enige nadeel is dat de app mailbox er (nog) niet is voor de desktop of als webapp.
    Dat vang je echter op doordat alles werkt op basis van mappen dus het werkt ook in je mailclient.