Persoonlijk

Waarom je beter je TODO-lijst afschaft…

… en een Eerstvolgende Actie Lijst aanlegt.

Bijna iedereen werkt wel op een of andere manier met een planning. Grote kans dat jij een TODO-lijst hebt die je dagelijks bijhoudt. En die vast en zeker bommetje vol staat.

Dagelijks een overzicht maken wat je echt wilt doen is niet eens zo gek. Een korte focuslijst helpt je te concentreren op wat je echt wilt bereiken. Dat kan echter binnen de kortste keren uit de klauwen lopen. Je bent net begonnen met taak 1 “artikel schrijven voor komende nieuwsbrief” en *tringggg!* telefoon. Een klant: of je ‘even’ tijd hebt. Tuurlijk. En voor je het weet mag je opeens die website morgenochtend al opleveren. Met vriend Eric bijpraten is ook hoognodig, straks even een mail sturen voor een date. In korte tijd staat zo aan het eind van je werkdag meer werk dan toen je begon. Net als gisteren. En eergisteren. Herkenbaar?

Beter is te werken met een lijst van Eerstvolgende Acties. Dit concept –  ook wel de Next Action genoemd – is afkomstig vanuit Getting Things Done. De centrale gedachte is dat ieder van je vele projecten en projectjes een Eerstvolgende actie heeft die je direct, zonder voorbereiding uit kunt voeren. Deze speciale Actielijst schrijf je niet zomaar van scratch uit. Eerst is het nodig al die projecten duidelijk in beeld te krijgen: dus “alle grote en kleinere zaken die jij voor elkaar wilt krijgen en die meer dan 1 losse actie kosten”.


Even tussendoor: vind je het lastig om zomaar die projecten uit je mouw te schudden, doe dan eerst deze oefening om je hoofd leeg te schrijven.

Dan komen we nu bij de sleutel tot een goed actiesysteem. Ik ga er vanuit dat je al je projecten inmiddels op het netvlies hebt (of op papier beter gezegd. Of zelfs al digitaal). Bedenk dan het volgende voor elk project: wat is de eerstvolgende actie die ik logischerwijs nu meteen helemaal uit zou kunnen voeren? Daarbij maakt het niet uit of je nu op de juiste plek bent om die actie uit te voeren. Het gaat er vooral om dat je niet eerst iets anders moet doen.

Voor ieder project waar nu je aandacht naar uitgaat heb je een eerstvolgende actie bedacht. Al die acties kun je in principe nu direct uitvoeren. Maar da’s wat veel tegelijk …we gaan toch juist voor meer rust in de tent zorgen? Een handige richtlijn blijkt om dat wat je gaan doen afhankelijk te laten zijn van jouw beschikbare tijd, je energieniveau, en de context ofwel de plek waar of persoon met wie je nu bent.

En al die plotseling opkomende taakjes, die je eigenlijk meteen moet doen? Ze snel even tussendoor doen lijkt makkelijk. Alleen je schakelt je hersencapaciteit en creativiteit uit. Zonde. Misschien had beter iemand anders dit kunnen doen. Of je had beter een hele andere invulling aan deze taak kunnen geven. Even bezinnen voor je op de lijst zit is daarom slimmer. Je lijsten zijn heilig. Alles wat daar op komt moet een <<jouw naam hier>>-approved stempel heeft. Je hebt je tenslotte zelf hieraan gecommitteerd.

Je voorkomt hiermee die overvolle TODO-lijst met 519 acties in willekeurige volgorde. In plaats daarvan heb je er een behapbare actielijst van gemaakt. Inderdaad: er gaat wat denkwerk zitten in het uitdenken van wat je later gaat doen. “Is het allemaal niet veel werk?” is dan ook een vraag die me vaak gesteld wordt. Je zou het zomaar kunnen denken. Toch levert deze kleine investering je zoveel overzicht op dat je de rest van de dag ontspannen en flexibel  in je werk kunt staan. Je werkt meer aan de juiste dingen.
Zie het zo: door kort (hooguit 10% van je werktijd) te denken ààn je werk kun je die overige 90% veel effectiever gebruiken.

Welk actiesysteem is het beste?

Binnen GTD-kringen vind soms wat discussie plaats over al dan niet op papier je systeem bijhouden. Persoonlijk zie ik dat meer als theoretische optie, dan praktijk. De veelheid aan acties, het werken met projecten en concepten als de eerstvolgende actie per project maakt GTD volledig op papier doen een crime – ik besef dat dit wellicht enig commentaar oplevert hieronder 😉 Er zijn vele goede digitale systemen om mee te werken. Elders op deze site vind je informatie over bijvoorbeeld Wunderlist, Clear, Doit.im, Workflowy en Do.com. Iedere tool heeft voor- en nadelen. Zelf zul je de afweging moeten maken welke dienst het best bij jou past

Wat is jouw geheim om effectief te werken? Je tips zijn hieronder van harte welkom.

over de auteur

Redactie Lifehacking

Redactie Lifehacking

Lifehacking.nl gaat over slimmer werken en slimmer leven. Diverse auteurs schrijven over het snijvlak van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en digitale innovaties. Lifehacking organiseert regelmatig activiteiten en we geven workshops, brainjams en lezingen over lifehacking-gerelateerde onderwerpen.

Reageer

9 Reacties

  • Ik heb ontdekt dat ik vooral door regelmatig terugkerende taken (huishoudelijk of administratief) word achtervolgd. Door ze in een systeem te zetten die de herhaalfunctie heeft, lukt het me wel. Het helpt mij niet om die taken in mijn agenda te zetten. Het aparte lijstje zorgt ervoor dat ik de dingen wel doe. Ook sta ik mezelf toe zelf de baas te blijven over het lijstje, zodat ik mezelf niet straf met negatieve gedachten als ik een dag “te laat” de klus uitvoer, maar nog steeds blij het vinkje kan zetten.

    • @Bas: zo’n checklist van herhalende acties is inderdaad een handig hulpmiddel om boven het niveau van die losse lijst met TODO’s uit te stijgen. Iets dat je alleen voor elkaar krijgt met een digitaal systeem. Hieruit blijkt (wat mij betreft) ook dat als je écht volgens Getting Things Done wilt werken een goed digitaal hulpmiddel noodzakelijk is.

  • Actie-lijsten/checklists zijn een zeer bruikbare tools. Zoals vaker met hele bruikbare tools, kun je ze al gauw te pas en te onpas gaan gebruiken, of zoals als Maslow gezegd schijnt te hebben: “He who is good with a hammer tends to see everything as a nail.”
    Volgens mij is dat net zo met actie-lijsten. Misschien willen we ze gewoon te strikt en te systematisch toepassen terwijl dat in veel gevallen niet nodig is.

  • Ik ben sinds kort ook bezig met GTD en ben daarbij op zoek gegaan naar een goede TODO app voor de Mac. Heb er best veel uitgeprobeerd oa Any.DO en Wunderlist. Uiteindelijk heb ik gekozen voor TODO van Appigo. Het is een betaalde app, en je betaald ook per apparaat, kortom een investering van ongeveer €20! Ik moet eerlijk zeggen dat ik er erg blij mee ben. Ik heb meerdere lijsten, waaronder Projecten, Someday/Maybe, Checklists etc. Het fijne is dat je ook contexts kan aanmaken en de prioriteiten kan aangeven. Er bestaat een Focus lijst die ik dusdanig heb ingesteld dat ik alleen de taken zie die ik vandaag moet doen.

    Het blijft een lastig om de perfecte tool voor GTD te vinden omdat het voor iedereen heel persoonlijk is. Ik wil dan ook niet zeggen dat TODO de beste is.. hij werkt voor mij goed. In eerste instantie was ik huiverig om te betalen voor een todo app, aangezien er zoveel gratis apps zijn, maar ik heb er geen moment spijt van gehad 😀

    Kortom wees niet bang om ergens voor te betalen, want de rust in je kop is het meer dan waard.

  • Goed id om taken op te nemen in ‘projecten’ om zodoende focus te houden op zaken die echt belangrijk zijn voor jou. Ik gebruik al tijden Astrid Taken onder Android. Prima app die uitstekend synchroniseert met mijn Google takenlijst. Ook taken te groeperen in zgn lists (projecten). Gebruik zelf de gratis versie en kan daar uitstekend mee uit de voeten. De betaalde versie heeft nog meer functionaliteiten.

  • Plan vooral tussendoor een half uur niets, en dan niets niets.
    of een tukkie want blijf mens in je eigen leven.
    De wereld vergaat niet bij het iets niet doen, je wordt er ook niet ziek van
    maar je leeft nog wel!
    Onthaasten was het woord , plan die 5 dagen per week en vooral in het weekend!

  • Leuk om het eens vanuit een andere hoek te bekijken. Een tip voor als je google calendar gebruikt: bij instellingen kun je inschakelen dat je 10 minuten tussen elke afspraak hebt. Zogenaamd “overstaptijd”. Uit ervaring kan ik vertellen dat zo’n pauze niet alleen erg welkom is, maar ook de productiviteit ten goede komt. Het geeft je tijd om in die 10 minuten een kop thee te halen en na te denken over je afgeronde taken en de taken die je nog moet gaan doen.