Vergaderen? Alleen als er minder gepraat wordt!

Vergaderen lijkt dé nationale zelfkwelling. Dagelijks wordt er vergaderd en net zo dagelijks gemopperd over de kwaliteit ervan. Onderzoeken wijzen op de tekortkomingen van overleg: brainstormen met een groep levert minder ideeën op, dan wanneer hetzelfde aantal mensen individueel ideeën bedenkt. Nederland vergadert niet goed, aldus TNO. Jason Fried is helder: de M&M’s (=meetings and managers) houden je van het échte werk af (en Vergaderingen zijn giftig).  Je vraagt je af waarom er nog vergaderd wordt? Al die bijeenkomsten zouden al aan kwaliteit winnen de sprekers zich wat matigen en de zwijgers meer kans geven. Minder gebabbel en meer reflectie. Kortom, hoe houden we maat aan de sprekers?

Stop de sprekers met pauzes

Organiseer in een bijeenkomst voldoende pauzes.Het is verleidelijk maar door te overleggen tot er een uitkomst is maar een pauze is waardevol om wat afstand te nemen, nieuwe oplossingen te zien, de wat meer secundair reagerende deelnemers ruimte te geven een bijdrage te formuleren.
  • Elk uur een pauze is nuttig. Zet een wekker en als die wekker gaat ook meteen stoppen. Het is even wennen maar het werkt prima, want als iemand zijn zin af mag maken, mag iemand nog reageren, et cetera enzovoort. Ook in Een levensregel voor beginners. Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijks leven raadt Derkse een strenge pauzes elk vol uur aan.
  • Geef een denk-opdracht mee tijdens de pauze: “Wat zou een kind van 7 doen om dit op te lossen?” of bespreek met iemand die je nog niet kent wat de essentie van het gesprek tot nu toe is
  • Geef een off topic-opdracht: mee tijdens de pauze: jongleer, speel een spelletje, interview iemand en ontdek zijn dark side. Deze perspectiefwijzigingen verbeteren de ideeën, aldus Jonah Lehrer.
  • Vraag om stilte tijdens de pauze of speel muziek
  • Vraag iedereen na de pauze ergens anders te gaan zitten

Geen vrij spel aan de sprekers: al met de opening aan de slag

De vergadering die opent met een welkomswoordje, introductieronde, mededelingen, ingekomen stukken, notulen vorige keer begint met een kans op een monoloog van de voorzitter van 30 minuten. Doe alle praktische zaken voorafgaand aan de sessie in de Basecamp-omgeving of desnoods via de mail. Open door aan de slag te gaan. Is kennismaken nodig maak er dan een opdracht van die past binnen het doel van de sessie.

  • Wat zijn jou top 3 oplossingen voor het onderwerp van vandaag?
  • Wat is het beste idee dat je vanochtend gehoord hebt?

De hobby’s en gezinssituatie doen we wel tijdens de pauzes. Zie ook de kraakheldere visie van Seth Godin op het organiseren van een How to organize a retreat:

Create a dossier on each attendee in advance, with a photo and a non-humble CV of who they are and what they do and what their goals are
Never (never) have people go around a circle and say their name and what they do and their favorite kind of vegetable or whatever. The problem? People spend the whole time trying to think of what to say, not listening to those in front of them (I once had to witness 600 people do this!!)
Instead, a week ahead of time, give each person an assignment for a presentation at the event. It might be the answer to a question like, “what are you working on,” or “what’s bothering you,” or “what can you teach us.” Each person gets 300 seconds, that’s it.

Voorbereiding maakt van zwijgers sprekers

Het klinkt erg voor de hand liggend maar wie in een bijeenkomst een kwestie wil oplossen, die zal veel profijt hebben van voorbereide deelnemers. Veel gepraat gaat op aan met elkaar definiëren wat er aan de hand is, wat voor oplossing nodig is, …
  • Geef deelnemers een kader, achtergronden aan de hand van een praatpapier, open een document voor gezamenlijke brainstorm of een mindmap, stuur een inspirerende video naar iedereen, …
  • Bel eventueel de deelnemers vooraf
  • Geef individuele opdrachten
  • Degenen die niet zo primair reageren kunnen met een goede voorbereiding beter deelnemen dan wanneer ze moeten reageren in de dynamiek van een drukke bespreking.
  • Laat deelnemers voorafgaand aan de bijeenkomst in groepjes ook even smoezen naar aanleiding van hun voorbereiding. Sommige deelnemers zijn zo analystisch en beschouwend dat ze nog door-analyseren terwijl ze in een bijeenkomst ook tot productie moeten komen.

Spekers bij het onderwerp houden: in het gedachtenspoor

Eenmaal in een bepaald thema in een bespreking is het van belang binnen dat thema te blijven. Een zijpad of een afwijkende vraag kan opkomen, die noteren we zichtbaar voor iedereen en we hervatten het gesprek.

Door in het gedachtenspoor te blijven sluit een bijdrage logisch aan op een vorige en werk je thema’s uit.  Dat voorkomt dat een gesprek alle kanten uitgaat. Om er mee te oefenen kan het goed zijn om de bijdrage van de vorige spreker te herhalen, zodat duidelijk is dat die bijdrage goed begrepen is. Het opsparen van vragen die niet meteen relevant zijn, is ook een belangrijke oefening in zwijgen.

Spreken met ruimte: geen discussie maar dialoog

Doorgaans wordt zwijgen en op elkaar wachten lastiger als er emoties in het spel zijn. Wie in een dialoog ruimte ervaart, die is doorgaans rustiger dan wie in debat is. De kunst van een dialoog is vooral toe te voegen aan de andere sprekers en niet een bijdragen te hebben die haaks staan op de vorige met bijvoorbeeld verwijten, persoonlijke aanvallen, debat, suggestieve vragen.

In toneel-improvisatie is een regel dat je altijd doorwerkt met wat degene voor je doet. Je kunt de situatie ombuigen of bijstellen maar met als vertrekpunt wat er al ligt. Die denkoefening zou voor vergaderaars ook interessant zijn: hoe maak je je punt in aansluiting op de vorige spreker? Lukt dat niet, dan wacht je.

De zwijger het makkelijk maken: 1:1

Heb tussendoor ruimte voor smoezen met je buurman, één-op-één gesprekken. Eventueel kunnen de kleine groepen clusteren met anderen en dat een aantal maken doen, zodat een groep van bijvoorbeeld acht even samenvat wat er onderling besproken is. Een andere dynamiek en meer ruimte voor individuen helpt de wat geduldiger spreker.

De spreker betaalt

Maak spreektijd schaars. In cursussen wordt dit middel ook wel eens toegepast om zichtbaar te maken hoe spreektijd verdeeld wordt. Als elke deelnemer vijf spreek-tokens heeft en voor elke bijdrage er één moet inleveren, dan wordt het belangrijk na te denken wanneer je wat zegt. De tokens kunnen ook als compliment verstrekt worden. Heeft iemand een waardevolle bijdrage dan kan iemand een token afstaan of als beloning een extra token krijgen. Het is een paardenmiddel maar het kan helpen de automatische en oeverloze spreker aan banden te leggen. En als het nodig is dan speel je een red Merlin en is de sessie afgelopen!

De sprekers ordenen: verzamel en kies later

Nogal eens bepaalt de eerste vraag of de eerste opmerking het gesprek. Als in een voetbalteam met F’jes is de bal in het spel en dromt het kluitje over het veld achter de bal aan, zonder tactiek of sturing. Door eerst meerdere bijdragen te verzamelen, reacties te inventariseren, vragen op te halen en daarna te kiezen krijgt niet de eerste (de beste?) vraag alle aandacht.

  • Geef een pauze en laat iedereen reacties noteren
  • Schrijf ze op een Post It, plak ze aan en orden gezamenlijk (metaplan)
  • Gebruik mindmap software en een beamer. Met MindMeister kun je van een desktop of iPad aan de beamer mindmappen maar ook via de web-toepassing gezamenlijk aan een mindmap werken. Iedereen kan makkelijk inbreng hebben en het discussiëren over de kwestie wordt pas gedaan als de mindmap geordend is
  •  Gebruik andere visuele media (visueel samendenkenof media uit faciliteer online) waarop deelnemers zelf hun bijdrage kunnen plaatsen
  • Laat deelnemers de beste of interessantste vraag of opmerking kiezen om op door te gaan.

 

De zwijgers worden ongeorganiseerd sprekers

Door gesprekken in een groep te voeren, ontstaat er als vanzelf een dynamiek waarbij de spreker de zwijger maakt en vice versa. Door het gesprek anders te organiseren, kan iedereen makkelijker zijn bijdrage kwijt. Zo kan er in een ruimte een aantal tafels zijn waaraan de gesprekken plaatsvinden, eventueel met per tafel een thema en iemand die de inbreng ordent. Een world café of unconference zijn manieren om het gesprek decentraler te laten verlopen.
Wat doe jij om écht tot overleg te komen?

Reacties

  1. niek krouwel zegt

    Goed artikel met praktische tips, Arjen. Ga ze zeker gebruiken. Vaak zijn vergaderingen zoooo saai.

  2. Sypie zegt

    Niet alleen saai maar ook doelloos meerdere uren zitten zonder ook maar iets te beslissen. En als er dan iets beslist wordt dan is het door een paar van de hele groep.

  3. zegt

    Of de vaste wekelijkse vergadering met (voornamelijk) vaste agendapunten. Hierdoor neemt niemand de moeite iets voor te bereiden en wordt elke actie eerst doorgeschoven naar een volgende vergadering (want iemand moet eerst een voorstel op papier zetten). Als dat dan ook nog eens geen hoge prioriteit wordt gegeven en er geen consequenties zijn als het niet wordt gedaan, dan kom je de eerstkomende weken nergens, omdat het steeds wordt doorgeschoven…

    • zegt

      Hi Jerre, dank voor de goede tip. Die had ik over t hoofd gezien. Zonde, want erg volledig en bruikbaar artikel.

      Arjan

Trackbacks

  1. […] In de MT Rendement van 31 augustus vind je een artikel van mij over vergaderen. Op één A4 zeven tips om meer resultaat in vergaderingen te boeken. Het artikel is losjes gebaseerd op een blog over vergaderen op Lifehacking: Zwijgen is goud. […]