De beste manier om je hoofd leeg te krijgen

Voorbereiding:

  1. pen en papier klaarleggen
  2. zorg dat je in een rustige omgeving zit voor je verder leest

Vandaag een eenvoudige en toch krachtige manier waardoor je grip krijgt op je plannen voor de nabije en verre toekomst. 

Vaak zijn dat van die gedachtes die de hele dag rondcirkelen in je hoofd. Ze zitten daar omdat je ofwel nog niet precies weet wat je er mee wilt of moet, ofwel ze nog niet in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd hebt zitten. Lees je mijn artikelen vaker dan klinkt dit hopelijk bekend ;-) In een recent artikel  (zie Waarom heb jij wel een kalender en geen actielijst?) vertelde ik je dat uitschrijven een goede manier is om alles uit je hoofd te krijgen. Maar ik wed dat je dat nog niet gedaan hebt;-) Vandaag heb je dus de kans hiervoor.

Wanneer al die losse eindjes in je hoofd blijven rondzoemen, zul je er op de meest onverwachte momenten aan herinnerd worden. Nog erger: ze zullen ze op een gegeven moment, wanneer het echt te vol wordt in je bovenkamer, gewoon weer verdwijnen. Jammer, want hoewel de meeste ideeën geen toekomstwaarde hebben, zijn sommige daarvan ware juweeltjes. Zorg er dus voor dat je met de juweeltjes iets doet! Hoe? Lees snel verder…

AAN DE SLAG

Neem de pen en het papier ter hand die naast je liggen. De komende 10  minuten ga je alles uitschrijven wat er in je hoofd rondwaart. Er zullen allerlei zaken bovendrijven als:

  1. de achtertuin opnieuw bestraten
  2. een goede school zoeken voor mijn kind
  3. een positieve draai geven aan mijn carrière
  4. leren hoe ik met Prezi kan werken
  5. de kilometerregistratie bijwerken
  6. een ebook maken over … (vul jouw specialisme in)
  7. e-mailbox leegmaken
  8. de presentatie van volgende week voorbereiden
  9. project XYZ nieuw leven inblazen met Hans en Tineke
  10. …enz…enz…

Schrijf zonder verder nadenken op; wat je er mee gaat doen is in dit stadium niet relevant. Bijna al deze zaken -op punt 5 na: die kun je gewoon doen wanneer je achter de computer zit- zijn eigenlijk projecten. Dat zijn dus “alle gewenste resultaten waarvoor meer dan één actie nodig is” – remember?

Neem de tijd, net zo lang tot je hoofd helemaal leeg is. Is dat na 10 minuten nog niet het geval, schrijf dan gewoon door. Hou vol, later ben je jezelf dankbaar! Daar gaan we, ik wacht ondertussen op je.

( … )

Klaar? Je hebt nu als het goed is een behoorlijke lijst voor je liggen. Met minder dan 20 punten  heb je een rustig leven of nog te weinig tijd genomen. In het laatste geval: schrijf nog even door! Ben je er echt voor gaan zitten dan heb je zelfs 50 of 100 punten opgeschreven. Hoe meer hoe beter eigenlijk. Wat je nu hebt bereikt is dat alles wat in je hoofd zit daaruit is gehaald. We zijn er alleen nog niet! Het gaat er nu om echt iets met deze informatie te doen. Bekijk wat echte projecten zijn volgens de definitie, zet hier een kruis bij. De rest zijn pure acties: die parkeer je het beste op een aparte lijst om uit te voeren zodra je gelegenheid hebt (op papier of digitaal. Een mooi digitaal GTD systeem, waar ik pas een review over schreef, is Toodledo)

De overgebleven echte projecten voeg je als projecten toe in je actiesysteem. In combinatie met regelmatig controleren op actualiteit heb je zo altijd precies in de peiling waar jouw aandacht nu naar uitgaat.

BONUSTIP

Overweldigd door je eigen enorme projectenlijst? Don’t shoot the messenger ;-) en doe er zèlf iets aan. Wie zegt dat je verplicht bent die hele lijst af te ronden? Kijk kritisch naar de projecten waar je geen energie van krijgt en die je kunt laten vallen zonder met anderen in problemen te komen. Wees eerlijk, dan zijn dit meer punten dan je denkt. De bonustip van vandaag is dan ook: schrappen. Geeft lucht.

En nee, het is niet zonde van je tijd om eerst allerlei dingen op te schrijven en nu weer te laten vallen. Integendeel! Juist door het uitschrijven en nu weer afstrepen heb je een bewuste keuze gemaakt ze niet te doen. Dit is de beste manier om er definitief mee af te rekenen. Ze zullen vanaf nu niet meer in je hoofd rondzeuren.

Heel veel succes met het opstellen van jouw projectenlijst. We zijn heel benieuwd hoe het jou vergaat met deze projectlijst. Laat gerust je opmerkingen hieronder achter!

Reacties

  1. Aart zegt

    Goede tips!
    Ik heb hier nog wel een relevante aanvulling op.
    Naast dat het raadzaam is om dingen op te schrijven is de volgende stap om dingen een volgorde te geven. Het vaak zo dat het je geen enkele moeite kost om binnen 5 tellen op te noemen wat het belangrijkste is. De rest is dus minder van belang en kunnen soms gewoon weggegooid worden. Zet die belangrijke zaken dus bovenaan je lijstje. Plan voor dit lijstje alleen zoveel taken in als je makkelijk aan kunt. Het is namelijk veel prettiger om er nog een taak bij te pakken op een dag dan er een paar niet af te krijgen. Dit laatste is frustrerender.

    Verder kun je je taken verdelen in twee soorten:
    - dingen die je zelf moet doen, anders gebeuren ze niet.
    - dingen waar op je wacht. Actie’s liggen bij anderen maar nemen wel plaats in je hoofd.

    Voor bovenstaande gebruik ik een tool genaamd “Remember the milk”. Sinds ik deze tool gebruik is mijn leven een stuk overzichtelijker geworden.
    Een paar voordelen die echt handig zijn:
    - laagdrempelig. per e-mail of web kun je taken eenvoudig toevoegen.
    - de tool stuurt herinneringen op het moment dat iets moet gebeuren.
    - je kunt gebruik maken van lijsten. bijvoorbeeld: “ToDO” of “Wait for”
    - werkt op verschillende devices. PC, ipod, iphone, blackberry..

    Naast bovenstaande meer technicshe tips heb ik er nog een om rust in je hoofd te krijgen na die berg van informatie.

    Verveel je 10 minuten per dag!

    Zorg er voor dat je ergens op de dag, meestal aan het einde, je minstens 10 minuten verveeld. Je ligt op de bank, achter de tv ergens anders. En je doet even helemaal niets. Je merkt dat je je pas verveelt als je weer zin hebt om iets te gaan te doen.. Een soort “reset”.

    Succes!

  2. Maarten zegt

    Ik heb altijd van die taakjes die wel moeten gebeuren maar ‘niet belangrijk’ zijn. Voorbeeld –> Lampje in de gang goed monteren, want hangt niet 100% perfect. Maakt niets uit als het zo blijft hangen, want hangt al een jaar zo. Heeft TIJDEN op mn lijstje gestaan… maar een tijdje geleden deze taak en vergelijkbare er af gegooid. Echter, ergens achter in mijn hoofd blijft het zeuren. Is de taak dan toch zo belangrijk voor me?

    Overigens vind ik Outlook perfect werken voor het automatiseren van je lijsten en taken. Per dag, reminders, ‘wachten op..’… Het is even goed instellen EN een drama dat ‘Taken’ niet syncen met Android, maar gebruik eigenlijk m’n laptop. En daarbij, zo houdt ik zakelijk vs privé gescheiden.

    Reacties welkom op m’n ‘probleem’!

    Mb

  3. Avatar van Arjan Zuidhof zegt

    @Aart dank voor je mooie aanvulling. Zeker is een digitale tool een onmisbaar hulpmiddel voor velen, ook onder de bezoekers van deze site zijn bijvoorbeeld Toodledo en de door jou genoemde RTM erg populair.
    Wat betreft mijn lijst: het gaat niet zo om concrete acties, maar vooral om de projecten (volgens GTD terminologie zijn dat alle zaken die jij wilt bereiken waar meer dan 1 actie voor nodig is). Op deze manier is het ook helemaal niet erg een grote lijst te krijgen. Integendeel, hoe groter hoe beter. Sommige van deze projecten zul je misschien pas over een half jaar of een jaar voltooien. Maar de actie van het uitschrijven geeft gewoon heel veel overzicht. De concrete taken *binnen* je projecten komen later

  4. Bert-Jan zegt

    In reactie op Maarten – dat lampje moet je vanavond gewoon even goed hangen!
    Met het programma van CompanionLink gaat het synchen met Outlook perfect. Gebruik het al een jaar en in die tijd is het programma sterk verbeterd: synch via wifi, herinneringen op je android, synched contacten, agenda, taken met categorieën/kleuren/data/alarmering, notities enz. Ik zag net dat het 49,95 dollar kost. Dat is duurder dan vorig jaar, maar het programma is dan ook veel volwassener geworden. Je betaalt één keer en krijgt ongeveer maandelijks een update met de nieuwste verbeteringen en snufjes.
    Link: http://www.companionlink.com/android/outlook/

  5. Santine zegt

    Geen pen en papier in dit digitale tijdsperk. Kost veel te veel tijd met overtypen, sorteren e.d.! Gewoon in Word met opsommen per bullet of per cijfer. Niks geen tools verder.
    Ik sorteer het meteen per categorie: huis, tuin, hobby, administratie e.d. Dat kun je vetdrukken, ander kleurtje geven naar belangrijkheid of prioriteit e.d.
    Inmiddels heb ik pagina’s en pagina’s vol vol wat allemaal nog te doen! Ik word er niet goed van om ernaar te kijken, ook al is mijn hoofd leeg!
    Dan een wekelijkse agenda met hooguit 5 items c.q. projecten per dag (buiten de structurele zaken zoals koken, dieren verzorgen e.d.). Meestal haal ik er maar 1 of 2 … Wat af is, wordt eruit geknipt en komt op de ‘DONE’ lijst, dat oogt pas lekker!
    Al met al ben ik lang bezig met mijn lijstjes bijhouden … ik kan echter niet zonder, al zijn er genoeg dagen dat ik ze NIET inkijk, heel bewust omdat het boven mijn hoofd groeit met al die projecten! Dan begin ik maar met een nieuwe frisse lijst, omdat dat de projecten zijn die in mijn hoofd spoken en me onrustig maken. Die is tenminste niet zo lang als de vorige nog. Jezelf voor de gek houden dus, maar hoofd leeg. Althans zegt men …

  6. Avatar van Arjan Zuidhof zegt

    @Maarten een ultiem voorbeeld van procrastinatie ;-) De oplossing is om iedere avond (of iedere week, afhankelijk van het aantal) er gewoon 1 te doen. Zoals Bert-Jan ook al aangeeft, “just do it”.

    @Santine: wanneer je liever niet een tool met alle toeters en bellen uitzoekt, dan is Workflowy misschien iets voor jou. Je begint daar gewoon met taken intikken, heel simpel. Maar het mooie is dat die in categorieën/projecten gestopt kunnen worden. En ook voorzien van speciale tekens, waardoor je bv toch nog een lijstje #today tevoorschijn kunt toveren. Echt bijzonder eenvoudig. Kijk op https://workflowy.com/ waar je direct aan de slag kunt

  7. zegt

    Bedankt Arjan: uitstekende manier om je hoofd leeg te krijgen, inderdaad. Om je te helpen ook de laatste restanten uit de donkere hoeken en gaten van je geest te halen kun je een triggerlist gebruiken. Bijvoorbeeld deze verzameling die ik in de loop van de jaren heb opgebouwd: http://bit.ly/triggerlist

  8. Santine zegt

    Sorry ik bedoelde de documenten van Google ipv Word omdat ik die overal kan openen waar ik ook ben.
    Op mijn werk, gebruik ik mijn Outlook daarvoor omdat ik die thuis ook kan bekijken.

    Maar ik wil dat programmaatje best eens proberen hoor wat het allemaal kan :-) Tips zijn tenslotte nooit weg!

  9. zegt

    Ik geloof niet in To-do lijsten. Ze werken gewoon niet omdat ze niet het hele verhaal vertellen. Je ziet geen verbanden, het is niet tastbaar en je leert niet. Kortom het is check and forget. Ik geloof meer in stick and remember. Ik heb een Lean achtergrond en geloof heilig in het visueel maken. Als je je problemen niet ziet, zijn ze er niet. Wil je problemen oplossen, maak ze zichtbaar. Lean en zeker Personal lean heeft de volgende voordelen die to-do lijsten niet hebben:
    1. Personal Lean geeft inzicht. Zowel ons geheugen als onze to-do lijst managed ons werk niet goed. Taken die we in gedachten hebben of taken die we willekeurig hebben opgeschreven verschaffen ons geen helderheid en context. Wanneer je elke taak op een post-it schrijft, krijgt de taak een fysieke vorm. Het wordt simpelweg tastbaar. Als de taken gaan stromen door jouw Personal Lean systeem, krijg je inzicht in je werk en je creëert een logisch systeem dat je kunt managen
    2. Personal lean geeft je feedback: Leren. Voordat je leert praten, ontdek je de wereld om je heen met voelen. Door de onmiddellijke feedback ontwikkel je je snel. Aanraken, voelen en fysiek contact hebben met je taken, maakt een abstracte taak tastbaar en laat je leren, begrijpen en verbeteren
    3. Personal lean geeft je feedback: Patroonherkenning. Iedere keer als je een post-it verplaatst, krijg je feedback. De fysieke handeling is zowel een meetpunt als een beloning. Als je regelmatig de post-its verplaatst krijg je cadans, ritme in je werk. En cadans creëert een verwachting. Je gaat patronen herkennen in je werk. (taken die altijd te laat zijn, taken die niet in een keer afgemaakt kunnen worden, taken die “blijven hangen”), je gaat onderscheid zien (welk werk vind je leuk, met wie werken je prettig samen en met wie niet) en je leert beter je prioriteiten stellen.
    4. Overzicht behouden. Teveel werk of er met je hoofd niet echt bij zijn, beïnvloedt je productiviteit enorm. Het visualiseren van je werk geeft je overzicht en maakt je gevoel concreet en tastbaar. Daardoor kan je geest beter prioriteiten stellen en makkelijker vat krijgen op de situatie.
    5. Achter jouw werk zit een verhaal. Dat verhaal ontstaat als het werk door jouw systeem stroomt. Tijdens het stromen ontwikkelt je werk zich, zie je de problemen en vind je oplossingen. Jouw werk is jouw verhaal. Interessant, leerzaam en informatief.

  10. zegt

    @Klaas: dank je wel voor je uitgebreide aanvulling en inzicht! Zelf ben ik wel op de hoogte hoe je Lean in een (software) ontwikkelproces kunt inzetten. Personal Lean zegt mij echter niets. Het klinkt in ieder geval veelbelovend en misschien wel als een mooi discussieblog voor Lifehacking? Als je je punten uitbreidt met een korte introductie in P.L. kan dat een interessante (gast)bijdrage opleveren. Idee?

Trackbacks

  1. [...] tussendoor: vind je het lastig om zomaar die projecten uit je mouw te schudden, doe dan eerst deze oefening om je hoofd leeg te schrijven. —Dan komen we nu bij de sleutel tot een goed actiesysteem. Ik ga er vanuit dat je al je [...]