Te veel beloven of toezeggen aan anderen is funest. Het levert tijdsgebrek op — hallo stress — en zorgt ervoor dat je langzamerhand onbetrouwbaar wordt. Maar hoe kom je er vanaf? Even ‘ja’ zeggen is zo makkelijk…
Belofte maakt schuld
Wie heeft er geen overvolle todolijst? Sommige mensen moeten zich elke dag door een woud van honderden acties banen, voordat ze kunnen kiezen waar ze hun beperkte tijd vandaag aan zullen besteden.
Dat moet beter kunnen. Bijvoorbeeld door minder makkelijk dingen toe te zeggen. Veel kleine beloftes kunnen uiteindelijk toch nog heel veel tijd in beslag te nemen.
Waarom beloven mensen al snel te veel?
- Je wilt graag helpen. Mensen met een hulpvaardige inborst beloven waarschijnlijk meer dan anderen. Als jij iemand anders kunt helpen met iets wat voor jou simpel is, dan doe je dat graag. Als er langzamerhand te veel van dat soort vragen op je afkomen, heb je eigenlijk geen idee hoe je de grens kunt trekken tussen goed-om-te-doen en eigenlijk-wordt-het-me-te-veel. Dit is niet heel eenvoudig op te lossen. De oplossing begint meestal met een dieper bewustzijn van wie je bent en wat je wilt met je leven. Of met een burn-out.
- Je weet niet hoe je netjes ‘nee’ kunt zeggen als iemand je iets vraagt. Voor veel mensen is ‘ja’ zeggen eenvoudiger dan ‘nee’ zeggen. Dat vraagt om betere communicatievaardigheden. ‘Nee’ zeggen kan ook elegant, het hoeft niet bot en hard en scherp te zijn. Als je niet leert hoe je handig ‘nee’ kunt zeggen, kom je waarschijnlijk ooit in de situatie waarin je je overwerkt, ondergewaardeerd en gemanipuleerd voelt. Niet fijn.
- Je weet niet hoeveel tijd het gaat kosten. Zeker voor optimisten is het soms lastig om in te schatten hoeveel tijd en energie iets gaat kosten. Het kost weinig tijd om ‘ja’ te zeggen, waarschijnlijk minder tijd dan om ‘nee’ te zeggen. Maar weet je op het moment dat je iets belooft ook hoeveel tijd het jou gaat kosten?
- Je weet niet of je die tijd ook werkelijk beschikbaar hebt. Met geld is dat vaak eenvoudiger. Het lijkt wel alsof geld beter meetbaar is. Als een vriendin je vraagt om haar 100.000 euro te lenen, weet je in een oogwenk of dat erin zit of niet. Maar als ze je vraagt om haar huis te schilderen, weet je dan ook precies hoeveel investering je toezegt? En weet je ook of je die tijd wel ‘uit kunt geven’, of dat je dat al hebt gedaan?
- Te veel beloftes aan jezelf. Wat geldt voor beloftes aan anderen, geldt ook voor beloftes aan jezelf. Ben jij ook zo iemand die overschat wat je in een jaar kunt bereiken? Daar staat gelukkig tegenover dat veel mensen onderschatten wat ze in vijf jaar kunnen bereiken. Door je ambitieuze plannen uit te smeren over iets meer tijd, geef je jezelf al snel wat meer rust.
- Je prioriteiten niet op een rijtje. Dat geldt in Getting Things Done vooral op een wat hoger niveau. Als je op de begane grond (Eerstvolgende Acties, Agenda, Ooit/Misschien) vastloopt qua tijd, is het goed om een stapje hoger te kijken naar de projecten die op dit moment voor jou belangrijk zijn. Kun je werkelijk zoveel projecten tegelijkertijd aan? En als dat nog geen aarde aan de dijk zet, kun je nog een stap hoger kijken: je rollen en verantwoordelijkheden, je plannen voor de komende 2 jaar, enzovoort.
Uiteindelijk ontstaan veel belofte-problemen door een gebrek aan overzicht. Je weet niet hoeveel tijd je nog hebt. Je weet niet hoeveel rek er nog in je agenda zit. Vandaag ‘ja’ zeggen levert geen directe problemen op. En later zien we wel weer…
Wat kun je doen om over-promising te voorkomen?
Het gaat mij er niet om dat je lui wordt. Dat is niet het punt van werken met meer effect. Waar het wel om gaat is dat je minder dingen toezegt die je uiteindelijk toch niet waar kunt maken. Of die je alleen kunt waarmaken door jezelf onder hoge spanning te zetten. Meer stress is niet de oplossing.
De vraag is nu:
Wat kun je doen om over-promising te voorkomen?
- Zorg dat je weet wat je er allemaal al op je bordje ligt. Daar is Getting Things Done ideaal voor. Doordat je een extern systeem bijhoudt met alle beloftes, afspraken, taken, hoef je niet op je hersenen te vertrouwen om te zien hoe druk je bent. De eerste keer dat mensen met het systeem gaan werken, schrikken ze vaak even van de enorme hoeveelheid acties die ze nog ergens in hun hoofd hebben opgeslagen. Maar daarna werkt het heerlijk bevrijdend om niet meer wakker te hoeven liggen van het gepieker.
Doordat je precies weet welke taken je allemaal wilt doen deze week, kun je ook snel inschatten of je nog ruimte hebt voor iets nieuws.
En omdat je elke belofte en toezegging serieus neemt en in je systeem opneemt, ga je minder nonchalant om met vage toezeggingen. Ik heb af en toe nog steeds dat ik iets toezeg, om daarna binnen een minuut of twee gewaarschuwd te worden door een soort rood lampje in m’n hoofd (bliep, bliep, bliep). Dan heb ik meteen de gelegenheid om die toezegging weer in te trekken, voordat ik er echt aan vast zit.
- Zorg dat je duidelijk maakt wat je precies toezegt. Vaagheid in communicatie levert in dit geval problemen op. Door helder uit te spreken wat de Gewenste Uitkomst is en wat jij daar precies wel en niet aan zult bijdragen, voorkom je dat het project bij voorbaat al uit de hand loopt. Of misschien verzin je wel een snellere manier om dezelfde Gewenste Uitkomst te behalen.
Wat je nu meteen kunt doen
- Plan dat wekelijkse onderhoud voor de komende weken in je agenda. Liefst vrijdagmiddag, 13:00 – 14:00 uur. Een uur per week om je werkleven op orde te brengen en weer te weten wat je links en rechts allemaal had beloofd.
- Doe mee met de meereffect training, als je Getting Things Done nog niet genoeg in de vingers hebt om werkelijk te kunnen genieten van een leeg en helder hoofd. Dat is een onbeschrijflijk goed gevoel!
Taco Oosterkamp
Krijg je van Getting Things Done meer zelfvertrouwen?