Lifehacking

Veel organisaties hebben op het Intranet of interne portaal een overzicht van alle medewerkers, vaak genoemd Wie-is-wie, People Finder of Yellow Pages. Deze systemen leveren informatie als naam-adres-woonplaats, maar ook afdeling, kostenplaats, lidmaatschappen en meer. De meer geavanceerde versies bevatten ook informatie over iemands opleiding, kennis en vaardigheden. Maar ook informatie over de lopende projecten en werkzaamheden, liefst geautomatiseerd toegevoegd uit het personeelssysteem en de projectadministratie. Als je deze gegevens nu met een goede zoekmachine wereldwijd beschikbaar stelt aan iedereen, kun je zeer snel contact maken.

Nog slimmer is het opnemen van het ambitieniveau en de persoonlijke interessen van een medewerker. Je wilt immers voor een nieuw project ook medewerkers kiezen die aan de volgende carrièrestap toe zijn. Om een goede mix van kennis, kunde en ervaring binnen je team vast te stellen. Persoonlijke informatie bij een profiel heeft een positieve invloed om iemand te benaderen, zelfs als je die ander niet kent.

Maar het blijft een probleem hoe je er achter komt wie je moet hebben voor die ene vraag. Sterker nog, hoe weet je wat iemand weet? Je kunt niet iedere keer een heleboel mensen vragen of ze je kunnen helpen.

Kijk eens goed naar het volgende rijtje. Dat geeft aan waarom je een persoon selecteert als je informatie nodig hebt.

• Je kiest iemand omdat je die persoon kent. Maar ook omdat je denkt dat die persoon genoeg anderen kent.
• Iemand bezit heel veel kennis en bewees in het verleden een goede en betrouwbare informatiebron te zijn.
• De persoon is bereid kennis te delen. Hij is gemakkelijk te benaderen, luistert goed en geeft snel antwoord, ook als hij het niet weet.
• Degene die je kiest is openhartig, wekt vertrouwen en geeft eerlijk advies.
• De persoon bezit intuïtie, inzicht en verplaatst zich gemakkelijk in jouw situatie.

Mensen vinden elkaar vaak niet alleen op basis van wat ze weten, maar vooral op basis van vertrouwen, openheid, enthousiasme, stijl van communiceren en inlevingsvermogen.

Guus Pijpers

Guus Pijpers is Managing Director van Acuerdis en Associate Professor in Information Behavior bij TiasNimbas Business School in Tilburg. Hij helpt mensen hoe ze informatie effectief moeten inzetten en gebruiken. Guus is auteur van meer dan 7 boeken en tientallen artikelen over het informatiegedrag van mensen. Zijn interesses zijn informatiegedrag van (top)managers, slimmer werken en leven met informatie, onze hersenen en de zachte kant van informatie. Zijn volgende Engelstalige boek, Information Overload: A System for Better Managing Everyday Data, verschijnt in augustus wereldwijd bij John Wiley & Sons, New York.

http://www.guuspijpers.com