Het spreken voor publiek behoort tot het takenpakket van veel van de huidige kenniswerkers. Toch hoor je vaak dat mensen liever niet voor een publiek hun verhaal vertellen. Persoonlijk vind ik dat erg jammer want het overdragen van je interesses en je expertise kan het mooiste zijn wat er is.
Om wat houvast te geven aan mensen die wel eens voor publiek spreken, heb ik in deze post een aantal dingen uiteengezet die mij persoonlijk erg geholpen hebben tijdens het spreken voor publiek.
In deze korte serie posts bespreek ik achtereenvolgens het vooronderzoek, voorbereiding en spreek- en presentatietechnieken. In de posts gebruik ik het woord presentatie, maar uiteraard zijn veel van deze tips ook van toepassing op speeches, uiteenzettingen, betogen e.d.
Vooronderzoek
Het vooronderzoek is eigenlijk het belangrijkste deel van een presentatie. Het is de fundering waar je het verhaal op kan baseren. Vaak wordt het vooronderzoek (deels) overgeslagen. Natuurlijk kan je zonder vooronderzoek een succesvolle presentatie geven. Maar ik heb gemerkt dat het erg veel houvast en zekerheid geeft. Dit maakt de voorbereiding en het spreken zelf uiteraard veel makkelijker.
Het vooronderzoek bestaat uit antwoord vinden op enkele simpelever vragen:
- Wat is de bedoeling van het verhaal (amuseren, overtuigen, informeren, aanzetten tot nadenken)?
- Waar vindt het plaats (ruimte, faciliteiten, grote van de zaal, licht)?
- Wanneer houd ik mijn verhaal (welk dagdeel, voor/na maaltijd, voor/na andere spreker)?
- Wat zijn de gewoontes binnen het publiek (formeel/informeel, welke kleding is gepast)?
- Hoeveel publiek wordt er verwacht?
- Welk kennisniveau heeft het publiek?
- Wat wil het publiek weten van het onderwerp?
- Wat wil je dat het publiek weet van het onderwerp na de presentatie (wat is de boodschap/kern)?
- Wat weet het publiek al van je (wat is hun houding)?
- Eventueel: Welke taal spreekt het publiek (Moet je rekening houden met je spreektempo, taalgebruik of vertalingen van vaktermen opzoeken)?
Voorbereiding
Als we het vooronderzoek als fundering zien is de voorbereidingsfase het casco van het verhaal. Tijdens de voorbereiding verwerk je de antwoorden op de vooronderzoeksvragen en de informatie die je wil overdragen tot een lopend verhaal. Enkele belangrijke punten tijdens deze fase zijn:
- Breed inlezen op je onderwerp:
Veel weten over een onderwerp zorgt voor veel rust tijdens een presentatie. Je hoeft niet bang te zijn even de weg kwijt te raken in het verhaal want je kan dit altijd opvangen met algemene kennis van het onderwerp. Door het refereren aan publicaties over het onderwerp straal je uit dat je grondig voorbereid je verhaal doet en veel kennis over het onderwerp hebt. Dit rechtvaardigt voor de luisteraar dat jij over het onderwerp spreekt. Daarbij zijn feitjes en andere publicaties handig voor het beantwoorden van vragen (die je misschien op het eerste gezicht niet had verwacht).
- Beperk de informatie tot de kern:
Door het breed inlezen heb je al snel bergen informatie tot je beschikking. Dit is meteen de grootste valkuil voor mensen die presenteren. Door te veel informatie te geven verwatert de boodschap van het verhaal. Beperk de informatie tot de kern, denk hierbij aan de antwoorden uit het vooronderzoek: wat wil je dat je publiek weet/wat is noodzakelijk dat het publiek weet na de presentatie?
- Geef de presentatie structuur:
Structuur in een presentatie is uiteraard erg belangrijk. Bepaal dan ook voor jezelf wat je wilt vertellen en bepaal in welke volgorde de onderwerpen het beste tot hun recht komen. Hou daarbij in gedachte dat luisteraars maar een beperkte tijd echt geconcentreerd kunnen luisteren variërend van enkele minuten (bijvoorbeeld kinderen) tot maximaal een half uur.
Na een 20 minuten pas beginnen aan de feiten en cijfers om dan na 45 min pas op de daadwerkelijke boodschap aan te komen is dus geen goed idee. Plan voor presentaties die meer dan 30 minuten in beslag nemen liever een korte pauze.
Uiteraard is het sterk aan te raden je verhaal rond deze pauze op te bouwen. Zorg er voor dat je op een logisch punt stopt (bijvoorbeeld na een opsomming over gebeurtenissen in het verleden) zodat je na de pauze makkelijk weer verder kan gaan met je verhaal (bijvoorbeeld hoe het heden er uit zal zien). Daarbij is het erg leuk als je stopt op een moment dat stof tot nadenken en ruimte voor discussie geeft aan de luisteraar. Zo blijven de luisteraars ook in hun gesprekken met elkaar, tijdens de pauze, betrokken bij het onderwerp van jouw verhaal.
- Presentatie voorbereiden:
Het gebruik van PowerPoint binnen presentaties is tegelijk een kans en een risico. Aan de ene kant is het goed om belangrijke informatie leesbaar voor de luisteraars te maken. Aan de andere kant wil je vermijden dat iedereen alleen de sheets aan het lezen is. Overzichtelijke sheets is hierbij het motto. Vermeld alleen de kernpunten, beperk het gebruik van cijfers en verwerk ze bij voorkeur in grafieken die snel duidelijk maken wat je met de cijfers bedoelt. Maak de presentatie visueel interessant door kleuren te gebruiken. Beperk dit wel tot 2 of 3 kleuren zodat het niet te schreeuwerig wordt. PowerPoint moet een aanvulling op je verhaal zijn, geen invulling.
- Ochtend research:
Doe ook de dag van de presentatie grondig research. Staat er iets in de media over het onderwerp? Haal dit dan even kort aan in de inleiding van het verhaal, hierdoor maak je het verhaal direct actueel en interessant. Je zou kunnen beginnen met: ‘Vanmorgen las ik een interessant artikel over …, ik denk dat veel van de aanwezige het met mij eens zullen zijn dat ….’ Vooral op Internet wordt veel over eigenlijk elk denkbaar onderwerp gepubliceerd. Technorati en Google News zijn goede uitgangspunten om snel nieuwsberichten te achterhalen.
- Denk na over een interessante opening:
Oneliner, stelling , vraag aan het publiek – Laat deze opening terugkomen in het einde van de presentatie. Bijvoorbeeld: “Nu we de feiten behandeld hebben kan ik concluderen dat …”
In het volgende deel
Volgende week deel 2 van ‘Spreken voor publiek’ waarin ik in zal gaan op het geven van de presentatie, gebruik van hulpmiddelen en het omgaan met vragen uit het publiek.
Vragen, aanvullingen en/of opmerkingen? Laat het me weten in de comments!
In deel 3 van deze korte serie zal ik de vragen, aanvullingen en opmerkingen bespreken waarna de posts in een gratis e-book (freE-book!) op de site komen te staan!
Roel Willems
Maar ik gebruik vaak MindMaps voor het in mn kop stampen van boeken en leerstof.. voor een presentatie een MindMap maken lijkt mij eigenlijk ook erg handig!
Wat bij mij enorm heeft geholpen is dat ik voorheen altijd alles opschreef en dan ook woord voor woord probeerde te presenteren. Dit had tot gevolg dat ik meteen begon te schutteren zodra ik even niet meer wist waar ik was en waar mijn volgende punt over ging. Nu schrijf ik alleen een stel punten op, groot lettertype, die ik van 2 meter afstand ook nog zie liggen (op zon tafeltje).
Ik geef veel ongedwongener en spontaner presentaties, omdat het ‘uit mezelf’ overkomt… Daarnaast ga ik altijd even proberen te oefenen in de ruimte waar ik ook moet presenteren, en zoek ik al voor de presentatie oogcontact met mensen in het publiek die ik ken. Dan realiseer ik me dat de mensen in het publiek er zijn om mijn verhaal aan te horen en dat ze niet mijn ‘vijanden’ zijn.
Voor iedereen anders natuurlijk, maar de tips die hier in staan kan ik het voor t grootste deel hartgrondig mee eens zijn.