Productiviteit

8 productiviteitstips voor thuiswerkers

Working from home...

Het Nieuwe Werken rukt steeds meer op. Buitendienst mensen worden een soort van snelwegnomaden. Ze zwerven van de een plek met wifi naar de andere. Weer anderen werken een of meerdere dagen vanuit huis. Werken vanuit huis heeft zijn eigen uitdagingen. Op kantoor kun je je terugtrekken in een lege kamer of kantoor. Thuis ben je vaak gebonden aan die ene werkplek die je daarvoor gekozen hebt. Om dus lekker thuis te kunnen werken en minstens zo productief te zijn als op kantoor, zul je een aantal randvoorwaarden goed moeten invullen. Hieronder vind je 8 tips om thuis lekker en productief te kunnen werken.

Begin en eindig je dag op een vaste tijd

Als je voor jezelf een vast patroon aanhoudt wanner je begint en stopt met werken, dan krijg je veel meer gedaan in die uren. Wanneer je op kantoor werkt, dan respecteert je gezin en je vrienden dat je aan het werk bent. Ze zullen je dan niet zo gauw storen. Zodra je thuis werkt staan die ineens voor je deur of verwachten ze dat je een boodschap doet omdat je toch thuis bent. Wees je er van bewust hoeveel tijd op een dag kan weglekken aan dergelijke zaken. Het is belangrijk dat je grenzen trekt als dat nodig is. Je kan mensen alleen dwingen om jouw tijd te respecteren als jij jouw tijd zelf respecteert.

Zorg voor een eigen werkplek

Kies een kamer in je huis om te werken en maak daar je eigen werkplek. Leer je gezinsleden dat je – als je op de plek zit – liever niet gestoord wilt worden. Werken op de bank of aan een gammele keukentafel is slecht voor je lichaam en zorgt er voor dat je last krijgt met de concentratie. Weet je niet hoe je jouw werkplek goed moet inrichten? Ik heb daarover een klein boekje geschreven dat je hier kunt downloaden.

Vermijdt afleiding

Werken vereist meestal dat je je goed concentreert. Of je nou thuis werkt of op kantoor. Zorg dat potentiële bronnen van afleiding je niet uit die concentratie halen. Lees dit artikel eens op lifehacking.nl: Hoe blijf je in de flow? Aandacht, focus en concentratie

Uit dit artikel:

  • E-mail melders op je telefoon, tablet, laptop of desktop. Zet die gewoon helemaal uit.
  • Zorg voor een rustige werkomgeving: liever geen muziek of anders heel zachtjes in de achtergrond
  • Gebruik de Pomodoro techniek (zie dit artikel)
  • Zorg dat je fris en uitgeslapen bent (zie dit artikel)
  • Negeer het nieuws eens voor een tijdje (zie dit artikel)

Maak dagelijks een lijstje van de dingen die je moet doen

Begin de dag met een lijstje te maken van wat je die dag wilt gaan doen. Nog beter is het om de methode Getting Things Done toe te passen en daarmee te zorgen dat je lijsten dagelijks actueel zijn. Als je niet zeker bent van wat je op een dag moet doen, dan wordt het veel eenvoudiger om maar helemaal niks te doen. Bepaal in elk geval de grotere klussen die je op een dag voor elkaar wilt maken. De kleinere taken kunnen dan gedaan worden als de tijd het toestaat.

Beperk de hoeveelheid tijd die je aan een bepaalde klus besteedt

Je bent zo afgeleid, zeker wanner je een klus hebt met een behoorlijke uitdaging of juist wanneer die een beetje saai is om te doen. Als je jezelf betrapt op dagdromen, dwing jezelf dan bijvoorbeeld om in blokken van 10 of 15 minuten aan die klus te werken of gebruik de Pomodoro Techniek. Het feit dat je ergens een eindpunt inbouwt kan voor nieuwe energie zorgen. In het uiterste geval stop je met dagdromen en ga je met een andere klus verder. Je kan altijd terug naar de klus waar je mee bezig was als je jezelf wat beter voelt.

Neem voldoende pauze

Het feit dat je thuis werkt betekent niet dat je geen pauzes moet nemen. Maak even een wandeling, pak een kop koffie, kijk even het nieuws of neem rustig de tijd voor je lunch. Het belang van pauzes is dat je even je hoofd leeg kan maken. En als arbeidsdeskundige moet ik nog opmerken dat de hele dag voor een scherm zitten niet zo heel erg goed voor je gezondheid is. Zeker niet als je werkplek niet optimaal is.

Neem elk uur 5 tot 10 minuten pauze. Blijf niet op je werkplek. Kleine korte pauzes zijn beter voor je dan een beperkt aantal langere pauzes. Wanneer je de Pomodoro Techniek gebruikt, dan komen die korte pauzes vanzelf langs.

Houd werk en privé gescheiden

Het is essentieel dat je werk en privé goed gescheiden houdt. Wanneer je op je werkplek bent, realiseer je dan dat je daar bent om te werken. het zal je helpen om niet langer te denken “Ik werk thuis“, maar in plaats daarvan “Ik ben aan het werk“. Als je ook via de vaste lijn bereikbaar moet zijn, vraag je werkgever dan om een apart telefoonnummer.

Wat zijn jouw tips voor productief thuis te werken? Wat heeft jouw werkgever hier voor geregeld? Wat voor training of cursussen zouden er beschikbaar moeten zijn voor thuiswerkers? Laat je reactie hieronder achter.

(Foto: SLworking2 @ Flickr)

over de auteur

Jos v.d. Voort v.d. Kleij

Ik help mensen die vastlopen in hun werk of hun carrière. Ik ben NOBCO Beroepscoach, Gingermood Coach en NVvA Arbeidsdeskundige en de auteur van de columns op mijn eigen blog. Ik ben gespecialiseerd in het coachen en trainen van mensen met loopbaanvragen en mensen die efficiënter en productiever willen werken. Ook ben ik een van de weinige coaches in Nederland die ervaring heeft met het coachen van mensen met extreem uitstelgedrag. Ik ben ook de initiatiefnemer van www.leerslimmerwerken.nl. Op deze online leeromgeving kun je betaalbare online cursussen aanschaffen op het gebied van Slimmer Werken, Productiviteit, Time Management en Uitstelgedrag. Je kunt je met mij verbinden op LinkedIn, Twitter en Facebook.

Reageer

13 Reacties

  • “Liever geen muziek”? Wat een onzin. Het merendeel van mijn collega’s wekt juist veel geconcentreerder mét muziek. Lijkt me meer persoonlijke voorkeur en geen gemene deler.

    • Ik ga niet ontkennen dat er mensen zijn die zich heel goed kunnen concentreren met muziek aan. Of bijvoorbeeld in een heel onrustige omgeving zoals een kroeg of een druk restaurant. Er is genoeg valide onderzoek echter dat aantoont dat muziek, geroezemoes of veel achtergrondruis enorm de aandacht afleidt. Absoluut geen onzin dus. Niet voor niets worden wereldwijd bibliotheken gebruikt als rustoord om ongestoord te kunnen studeren.

      • Ik ben het met Roy eens, met de juiste muziek kan je je juist heel goed afsluiten van je omgeving en alle afleidingen om je heen, zodat je makkelijker in je flow komt.
        Welke muzieksoort het beste werkt hangt wel van de persoon af denk ik. Luisteren naar de FM is voor mij bijvoorbeeld erg counter productief, door alle non-informatie kan ik me erg moeilijk concentreren. De radio functie van Spotify daarin tegen helpt me elke dag weer om in mijn flow te komen.

        • Ieder zijn of haar voorkeur, maar er is ook onderzoek dat zogenaamde “white noise” helpt in de concentratie. Voor sommigen mag dat een graadje meer zijn in de vorm van achtergrondmuziek. Zoek dus naar datgene wat jou het beste past. Ook onderzocht maar dan in relatie tot autorijden: rustige muziek zorgt voor geconcentreerder gedrag op de weg dan hardcore of metal. Ik ben zelf voorstander van rustige achtergrondmuziek: het sluit me af van telefoon, gepraat om me heen en andere geluiden die me afleiden.

          • Niet gedacht dat muziek bij het concentreren zoveel discussie zou oproepen. Of je nu werkt met klassiek, pop of jazz, het blijft dat grote groepen mensen zich niet kunnen concentreren in een omgeving met achtergrondgeluiden. Het zou heel goed kunnen liggen aan het feit of die geluiden als storend worden ervaren. Lees ook eens de andere artikelen op deze site over aandacht en focus.

            • Ik ben het vooral met Jos vd Voort eens. Maar er zijn omstandigheden waar je niet naar een stilteplek kunt. Velen op deze site zoeken dan naar oplossingen. Dan is achtergrondgeluid (muzak noem ik het) waar je nauwelijks door wordt afgeleid een verbetering. Is de muzak iets waardoor je in de juiste stemming komt dan helpt dat ook om dingen (rot klusjes) gedaan te krijgen.

              Ik heb wel behoefte aan iets dat achtergrond geluid kan wegnemen; http://nl.wikipedia.org/wiki/Antigeluid.

              @Jos: Fijn dat je werk maakt van werk. 🙂

  • Het is waar dat achtergrond-geluiden afleiden. Mijn favoriete muziek (mijn voorkeur: Barok) die ik inmiddels kan dromen en geen verrassingen voor me heeft, neemt de achtergrondgeluiden weg en zorgt dat ik me beter van de afleiding van buitenaf kan afsluiten en beter in de flow geraak. Mee eens dat onrustige muziek, nieuwsberichten of dat vervelende geleuter op 3FM juist afleidt.

    Iets wat mij ook enorm helpt is “binaural beats” op de koptelefoon. Dat zijn ruistonen met een frequentieverschil erin, die bepaalde hersengolf frequenties zouden moeten activeren. Alhoewel het een beetje pseudowetenschappelijk lijkt, heb ik het idee dat het werkt, maar misschien is het slechts een placebo-effect.

  • Volgens mij heeft alleen Batman een eigen telefoonlijn voor zijn werk. Mijn baas ziet me al aankomen. Beetje gezocht hoor.

  • Minder gezocht als dat op het eerste gezicht lijkt. Vaak heb je op kantoor toch ook een telefoon? Met een doorkiesnummer? Met een klein beetje (VOIP) techniek komt dat gewoon via je internet verbinding bij je thuis binnen. Veel bedrijven geven de voorkeur aan een dergelijke technische oplossing omdat het voor de beller dan niet meer uitmaakt (en transparant is) waar jij zit als je de telefoon opneemt. Via VOIP (of GRIP) techniek is het voor jou dan ook weer heel eenvoudig om dat vaste zakelijke nummer op je mobiel te laten binnenkomen als je niet op je (thuis)kantoor bent.

    Batman is wel een beetje uit de tijd hoor :)…

  • Hallo Jos,

    Ik mis nog de dagelijkse rituelen en een duidelijke workflow voor thuiswerkers. Met dagelijkse rituelen bedoel ik dingen die elke dag of week gedaan moeten worden. Dus doorlopende taken. Deze worden zo snel vergeten en zorgen ook voor chaos als je die niet in kaart brengt. Met mee workflow bedoel ik een stappenplan die bij elke actie ondernomen moet worden, zodat je dingen niet vergeet of overslaat.

    Verder is het zo dat bij zelfstandigen altijd werk en privé door elkaar lopen. Dat hoort er nu eenmaal bij. Ik ken geen zelfstandige waar dit niet zo bij is. Misschien is dat bij thuiswerkers in loondienst niet zo.

    • Dit artikel heeft natuurlijk niet de pretentie volledig te zijn. En dus heb je helemaal gelijk. Naast de rituelen en de workflows zijn er bijvoorbeeld ook de bedrijfseigen werkprocessen die op het werken vanuit huis aangepast moeten worden.

      Bewijst maar weer dat het werken vanuit huis door veel werkgevers ernstig onderschat wordt.