Productiviteit Werk

Alles wat je moet weten om aan de slag te gaan met een Virtual Assistant

lifehacking virtuele assistent
Geschreven door Patty Golsteijn

Voor de zelfstandig professional kan het een uitdaging zijn alle ballen in de lucht te houden. Je hebt je eigen projecten, je eigen producten, online cursussen, een e-book, een website, opdrachten voor je opdrachtgever, een event, een workshop, je marketing, de administratie, bijhouden van social media… Vrije dagen? Weekend? Wat was dat ook alweer? Gebruik een Virtual Assistant! Lees ook: 9 tips voor privacy in Windows 10.

Ik krijg vaak te horen:
“Patty, je bent zo actief, ik zie je overal, je hebt het zeker druk?”
“Nee, niet echt.”
“…”

Hoe het mij lukt om veel te doen, veel te produceren, veel online aanwezig te zijn, alles up-to-date te hebben? Ik ga uit van schrappen, vereenvoudigen, automatiseren, uitbesteden. In die volgorde. Ik pas het toe op ALLES. En continu stel ik bij.

Wat vele zelfstandig professionals onhandig aanpakken is dat ze alles zelf doen. Omdat ze dat willen, omdat ze denken dat het moet, het hoort zo. Maar zelfstandig betekent niet alleen.

Je kunt trainingen of workshops uitbesteden aan een collega. Maar hey, dat is jouw expertise! Dat is juist het allerleukste onderdeel van je werk. Daar haal je energie uit. Die stomme klusjes zoals het even bijwerken van je website of het verwerken van je bonnetjes however…

Enter de Virtual Assistant. Nee, dat hoeft niet iemand te zijn op de Filipijnen die in een grijs kantoor met tl-licht jouw rotklusjes zit te doen. De VA maakt ook in Nederland een opmars. Wel een stuk trager dan in bijvoorbeeld de VS, want – uiteraard – ook de VA’s in Nederland werken zoveel mogelijk alleen.

Met mijn huidige online business hou ik me bezig met minimaliseren, maar hiervoor had ik een bedrijf in Virtual Assistants met de naam Regelhelden. Ik deed het juist niet alleen en had weer vier VA’s voor mij werken. We waren behoorlijk succesvol. Ik haalde veel meer energie uit het minimaliseren, dus ben ermee gestopt in oktober 2013. Nu heb ik weer een VA die voor mij werkt.

Met al die ervaringen weet ik dus hoe het is om zelf als VA te werken, om VA’s werk te laten doen voor klanten en om zelf een VA aan te sturen. Ik krijg er zo vaak vragen over dat het me handig leek om alle tips en tricks eens op een rijtje te zetten.

Waarom virtual?

Met mijn eigen bedrijf Regelhelden koos ik er na een paar slechte ervaringen heel bewust voor om alleen nog online te werken. Eerdere opdrachtgevers verwachtten namelijk dat ik naast ze kwam zitten, aan hun bureau. En dat ik op dat moment alleen voor hun zou werken. Dat werkte voor mij ab-so-luut niet.

Optimale kwaliteit vereist optimale omstandigheden
Een VA kiest voor vrijheid en daarmee onafhankelijk werken van tijd en locatie. Als je haar (het kan ook een man zijn, maar ik ben nog geen mannelijke VA’s tegengekomen) die vrijheid gunt in je samenwerking, dan ervaar je deze voordelen:

  • De juiste omgeving
    Ik werk heel slecht in een luidruchtige omgeving. Ik vind het heerlijk om vanuit huis te werken. Daar word ik niet afgeleid (ik heb geen kinderen) en is het rustig. Iedereen heeft z’n eigen optimale omstandigheden. Geef mensen zelf die keuze.
  • De juiste energie
    We hebben allemaal mindere dagen. Dat je je niet lekker voelt, migraine hebt, ziek bent. Als je een afspraak maakt op een bepaalde locatie voelt een VA zich vaak verplicht om daaraan te voldoen. Je bent immers haar opdrachtgever, die kun je niet in de kou laten staan. Maar jij hebt er niks aan als je VA daar met 50% energie aan het werk is. Je VA produceert beter werk met minder fouten als ze zelf kan bepalen welk moment het beste is om te werken.
  • De juiste tijd
    Wanneer werk jij het beste? In de ochtend, middag, avond? Je VA heeft zo ook haar voorkeuren. Je wilt toch ook dat ze jouw werk doet als ze op haar best is?
  • Focus
    Als je VA naast je zit is de verleiding heel groot om haar op JOUW gewenste moment vragen te stellen, feedback en opdrachten te geven. Terwijl ze net ondergedompeld zit in jouw Excel-bestand waar ze al haar concentratie voor nodig heeft. Als ze op haar eigen voorwaarden kan werken, dan kan ze jouw berichten lezen op momenten dat het haar uitkomt.

Misverstanden over de VA

  • Pas mee beginnen als je heel succesvol bent
    Wrong. Ook nu kosten al die kleine klussen bij elkaar je heel veel tijd en energie. Die kun je toch zeker beter besteden? Zelfs als je nog niet veel verdient, begin al met een VA. Wat is je meer waard? Geld of tijd en energie? Je gaat er geen spijt van krijgen.
  • Je VA is een ‘assistentje’
    Brrr. Behandel je VA niet als een voetveeg. Je VA is je achtervang, je support, je sparringpartner, waarschijnlijk het eerste lid van je dreamteam waarmee je de wereld gaat veroveren.
  • Je VA is een alleskunner
    Dat denken ze soms wel, dat dacht ik ook toen ik VA was. Ook zij hebben hun expertises en dingen waar ze ‘wel goed’ in zijn, maar ook genoeg waar ze echt niet goed in zijn. Een VA die zegt dat ze alles aan kan pakken, van je administratie tot je SEO tot webdesign tot het schrijven van goede copy, geloof ze niet. Probeer er snel achter te komen waar haar talenten liggen, anders loop je kans op een traag traject met veel ergernissen.

Voordat je op zoek gaat naar een VA

  • Bepaal van tevoren de werkzaamheden
    Zoals ik hierboven al aangaf, VA’s zijn geen alleskunners. Bepaal dus van tevoren wat je wilt uitbesteden, zodat je gerichter kunt zoeken. Meer administratief? Meer gericht op het organiseren van jouw agenda en afspraken? Tip: start met de werkzaamheden die je het vaakst uitstelt. Die kosten je de meeste energie en zullen het grootste effect opleveren als je ze niet meer zelf hoeft te doen.
  • Bepaal van tevoren het type VA
    Wat voor persoonlijkheid zoek je? Iemand die heel precies is? Iemand die heel snel is? Iemand die continu achter jou aanzit en zelfs dus extreem gestructureerd en georganiseerd is (als je dat zelf niet bent)? Iemand die overzichten kan maken van jouw chaos? Iemand die strict jouw opdrachten opvolgt? Iemand die meedenkt? Iemand die jou adviseert? Een leider of een volger? Iemand die later ook andere teamleden moet gaan aansturen? Iemand die meer weet van online tools dan jijzelf? Ervaren of nog niet zo lang bezig? (Het laatste vereist wat meer inwerktijd, maar meestal ook meer flexibiliteit, omdat die nog wat minder gewoontes en eisen heeft.) Iemand met een prettige stem als ze ook gesprekken voor je moet voeren met klanten? Formele of informele aanpak?
    Ook hier geldt hetzelfde principe: geen enkele VA bezit al deze kenmerken. Weet wat je zoekt en wat je niet zoekt.
  • Bepaal van tevoren je budget
    Voor een freelance VA betaal je (in Nederland) zo tussen de 30 en 50 euro, afhankelijk van het aantal uren, je pakket, haar ervaring, haar expertise, haar huidige hoeveelheid klanten.
  • Bepaal van tevoren het aantal uren
    De meeste VA’s werken met strippenkaarten en/of abonnementen. Oftewel: een vast pakket in uren dat je binnen drie maanden opmaakt of een vast aantal uren per maand. Een strippenkaart is handig als je hele diverse werkzaamheden hebt die ook variëren in hoeveelheid. Een abonnement is handig als je vaste werkzaamheden hebt elke maand.
    Vind je een VA die alleen werkt met losse uren? Spreek alsnog een strippenkaart of abonnement af of doe het niet. Je wilt niet ineens een verrassingsrekening krijgen. (Lees: gezeik.)
  • Nederlands of Engels?
    Veel werkzaamheden zijn specifiek in het Nederlands, zoals je administratie, je blog of social media. Zoekopdrachten daarentegen kunnen ook weer prima in het Engels zijn (afhankelijk van wat je zoekt). Een VA in het Engels betekent dat je veel meer opties hebt om uit te kiezen, simpelweg omdat het aanbod groter is. Ook zijn deze VA’s meestal goedkoper, omdat je gebruik kunt maken van platforms waar de overhead wordt gedeeld en ze dus een lagere uurprijs rekenen.
  • Dedicated of on-demand?
    Een dedicated VA is een vast iemand waar je op lange termijn verwacht mee samen te werken. Dit werkt vooral fijn als je zelf niet georganiseerd bent en iemand nodig hebt die vooral heel veel werk direct uit handen neem en daar zelf structuur in aanbrengt. Of als je telkens grote projecten hebt met specifieke werkzaamheden die moeilijker op te breken zijn in kleinere, losse taken die iedereen kan doen. Een dedicated VA werkt ook als je het liefst een vast gezicht hebt, iemand waar je na een tijdje als een team mee samenwerkt, die weet wat je nodig hebt en die vooruit kan denken voor je.
    Een on-demand VA kom je tegen bij platforms waar meerdere VA’s zijn verzameld. Je zet een taak uit die door elke VA opgepakt kan worden. Deze VA’s hebben meestal geen specifieke expertise. Dit werkt dus vooral als jij zelf al vrij georganiseerd bent en exact weet welke kleine werkzaamheden gedaan moet worden, die vrij generiek zijn en maximaal 15 minuten kosten om te doen.
    Zelf werk ik met een dedicated VA. Ik ben wel al erg georganiseerd, maar mijn vaste werkzaamheden (elke maand en elk kwartaal) zijn maar een klein percentage. Het grootste gedeelte bestaat uit zeer uiteenlopende taken, zoals het vertalen van complete pagina’s en online programma’s van Nederlands naar Engels.

Hoe kom je aan een VA?

  • Vraag je omgeving
    Niet aan random mensen, maar gericht aan andere zelfstandig professionals waarvan je weet dat ze letten op kwaliteit.
  • Vraag het op social media
    Ook hier: geef gericht aan wat je zoekt. Een random vraag levert random resultaten op. Je wilt kwaliteit, geen kwantiteit. Anders heb je weer een VA nodig om door alle reacties te ploegen.
  • Stel een vacature op
    Dat deed ik natuurlijk met mijn bedrijf Regelhelden, maar ook met mijn huidige online business. Ook hier: geef heel duidelijk wat voor iemand je zoekt, om wat voor werkzaamheden het gaat, hoeveel uren.
    Ik had echt een waslijst aan voorwaarden en eisen én een lange vragenlijst. Je wilt geen 100 reacties met 3 goede VA’s. Je wilt de juiste VA’s. Dat lukt alleen als je van tevoren het proces zo opstelt dat je vanzelf de VA’s eruit filtert die niet bij jou passen.
    Maak ook duidelijk dat je alleen mensen zoekt die al VA zijn. Dat deed ik niet wat betekende dat er mensen reageerden die het wel leuk leek. Het vak van een VA lijkt vrij algemeen, maar dat is het zeker niet. On-demand VA zijn kan iedereen, een dedicated VA zijn niet.
    Een vacature is minder geschikt als je een leider zoekt en/of een VA die al succesvol is. Die reageren niet, die laten mensen naar zich toe komen.
  • Google search
    Probeer diverse woorden: personal assistant, persoonlijk assistent, virtueel assistent. Het is hier wel een stuk lastiger om kwaliteit in te schatten.
  • Platforms
    • Zelf heb ik een tijdje gewerkt met Zirtual. Zij hebben alleen US based dedicated VA’s waarbij je per maand een vast bedrag betaalt. Toevallig hadden ze er een die half Nederlands was en dus mijn vertalingen kon doen. Helaas vertrok zij na een half jaar en moest ik op zoek naar iets anders.
    • Op oDesk plaats je een specifieke opdracht waarop VA’s (ook designers, developers, vertalers) kunnen reageren met hun bod. Voordeel zijn de reviews. Hier zitten ook aardig wat Nederlanders is mij verteld.
    • Fancy Hands (Engelstalig) werkt alleen met on-demand VA’s voor een vast bedrag per maand.
    • Moneypenny is een Nederlands bedrijf. Vrij formeel, hogere prijzen.
    • Petra van de Academie voor Virtueel Assistenten biedt naast online cursussen voor VA’s ook een overzicht van beschikbare VA’s.

Hoe selecteer je de juiste VA?

  • Geef ze testopdrachten
    Een belangrijke voorwaarde die ik stel aan mijn VA is dat ze oog hebben voor structuur. Ik stuurde daarom een wat rommelig draaiboek van een event naar ze toe met de opdracht deze te verbeteren. Ik gaf verder geen toelichting. Dat was een heel goed filter. Sommige draaiboeken kwamen nog rommeliger terug dan hoe ze waren, andere draaiboeken waren nog beter dan de versie die ikzelf gebruikte.
    Kies de juiste testopdrachten op basis van de persoonlijke kenmerken die ze moeten hebben of wat ze moeten kunnen. Veel klantcontact? Laat ze een reactie opstellen op echte mails van jouw klanten. Klachten, maar ook positieve mails. Social media? Laat ze tweets en Facebook updates opstellen voor een nieuw product.
  • Houd een kennismakingsgesprek
    Dit doe je na de testopdrachten (alleen als je daar tevreden over bent!) en geldt uiteraard alleen bij een dedicated VA. Je gaat met iemand samenwerken, je moet iemand kunnen vertrouwen, dus het moet klikken tussen jullie. Zo’n gesprek kan prima via Skype en hoeft maar zo’n 15 minuten te duren. Vertrouw altijd op je intuïtie. Die klopt meestal. Voelt het niet goed, werk dan niet samen!

Hoe begin je met een VA?

  • Maak hele duidelijke afspraken
    Niet mondeling. Deze schrijf je op. In een offerte of in een e-mail, dat maakt niet zoveel uit. Als je van elkaar maar bevestiging hebt dat je op deze manier met elkaar samenwerkt. Algemene voorwaarden kan ook, maar je kan het ook heel eenvoudig houden en minder formeel met een paar hele duidelijke afspraken. Enkele belangrijke onderdelen:

    • Hoe lang is de proefperiode? (Hierna bepalen jullie allebei of je met elkaar verder wilt of niet.)
    • Via welk medium onderhouden jullie contact?
    • Betaling. Strippenkaart of abonnement? Voor welke bedragen? Betaling vooraf of achteraf? Speciaal tarief voor last-minute-opdrachten en weekend?
    • Hoe wordt verrekening van eventuele telefoonkosten (met bijv klanten) geregeld?
    • Vertrouwelijk omgaan met gegevens, zoals wachtwoorden, data e.d.
  • Inwerkperiode
    Dit geldt alleen bij een dedicated VA. Net zoals je een werknemer aanneemt, heb je altijd een inwerkperiode. Dit kost altijd meer tijd en energie dan dat het oplevert. Bereid je hierop voor. Ruim van tevoren tijd in in je agenda. Start met een of meerdere Skypecalls waarin je een paar uur of een paar dagdelen op afstand samenwerkt. Goed om elkaar beter te leren kennen, op elkaar in te spelen en aan te voelen of het werkt of niet.
  • Start met kleine opdrachten
    Geef je VA en jezelf de ruimte om op elkaar in te kunnen werken. Het levert niemand iets op als je je VA meteen overweldigt met al je achterstallige werkzaamheden. Je overweldigt haar alleen maar. Kijk wat ze aankan, wat werkt, wat niet en ga stap voor stap vooruit.
  • Stel workflows op of laat je VA dit doen
    Ben je zelf al vrij georganiseerd en vind je dat belangrijk? In het geval van vaste werkzaamheden en projecten zoals events, workshops, online programma’s en administratie is er altijd een proces. Dit kun je stap voor stap opschrijven. Ik noem dit workflows.
    Heb je hier geen zin in of tijd voor? Spreek met je VA door wat je wilt en laat haar de workflow helemaal uitschrijven. En niet te vergeten: maak er een issue van dat ze deze workflow altijd gebruikt als ze het proces doorloopt en direct de workflow update waar nodig. Mocht je om welke reden dan ook de werkzaamheden overdragen aan een andere VA, dan wil je niet door een onvolledige workflow ploegen en 100 keer fouten maken. Dat kost je dus op lange termijn meer tijd en energie dan wanneer het altijd direct wordt bijgewerkt.
  • Maak duidelijk aan je VA: stel vragen!
    Je werkt niet voor niks samen met een VA. Je wilt die werkzaamheden juist niet meer zelf doen. VA’s zijn dan vaak geneigd om het allemaal zelf wel uit te zoeken, want ze willen jou niet storen of lastigvallen met vragen. Dat vraagt natuurlijk om problemen, want zo worden er fouten gemaakt die achteraf weer rechtgezet moeten worden.
    Of je bent niet heel duidelijk geweest en je VA denkt: hij zal wel dit bedoelen. Dat kan leiden tot heel veel werk dat voor jandoedel wordt gedaan. Zonde van haar tijd en energie, zonde van jouw geld.
    Maak duidelijk aan je VA: neem niets zomaar aan. Zoals het gezegde luidt: Assumption is the mother of all fuck-ups.

Wat kun je uitbesteden aan een VA?

Er is heel, heel veel dat je kunt uitbesteden aan een VA. Een paar veel voorkomende mogelijkheden:

  • online zoekopdrachten
  • praktische zaken voor je training, workshop, cursus, zoals inschrijvingen, zoeken van een locatie, boeken van een locatie
  • bijhouden van je website
  • eenvoudige vertalingen (geen vakjargon dus)
  • uitwerken transcripten van bijv audio of video
  • opvragen offertes
  • agendabeheer
  • opstellen van je nieuwsbrief (aan de hand van jouw copy en een bestaande template!)
  • inscannen/verwerken van je bonnetjes en facturen
  • customer support met veel dezelfde vragen
  • nog zoveel meer

Wat kun je beter niet uitbesteden aan een VA?

  • Alles waar een bepaalde expertise voor nodig is
    Denk aan webdesign, webdevelopment, marketing, opstellen van contracten, copywriting, boekhouding. Er zijn uiteraard VA’s die wel een bepaalde achtergrond hebben in één van deze vakgebieden. Die kun je daar gerust voor inzetten. (Als ze er daadwerkelijk goed in zijn!)
    Ik heb the hard way moeten uitvinden dat ik als VA echt geen design voor een nieuwsbrief of website had moeten doen. Daar heb ik voor mezelf en erger nog voor mijn werkgever een heleboel tijd en dus geld mee verspild. En zelfs enkele samenwerkingen door verloren. Daar baal ik nog steeds van. Ook hier geldt het Alleskunner Syndroom.
  • Klantcontact
    Deze is tricky. Als het gaat om eenvoudig beantwoorden van veel dezelfde vragen (procesmatig dus waar je veel standaardantwoorden voor hebt), dat laat je doen door je VA. Maar eerste gesprekken, belangrijke e-mails, belangrijke overleggen, doe dit alsjeblieft zelf.
    Jij zit voor de volle 100% in jouw eigen bedrijf. Je VA heeft meerdere opdrachtgevers en werkt soms voor een organisatie die bemiddelt tussen jou en haar. Zij heeft dus een andere commitment aan jouw bedrijf dan jijzelf. Hierin wil je geen fouten laten maken die je niet meer recht kunt zetten. Helaas heb ik hierin een harde les geleerd. Leer alsjeblieft van mijn fouten.
  • Eenmalige werkzaamheden
    Een excuus dat ik vaak hoor als reden om werk niet uit te besteden is ‘als ik het zelf doe gaat het veel sneller’. Dat gaat niet op voor zaken die procesmatig zijn. Als je VA een proces een paar keer heeft doorlopen, is ze daarna waarschijnlijker sneller dan jij.
    Voor eenmalige werkzaamheden echter gaat dit juist wel op. Als het je meer tijd en energie kost om het aan een ander uit te leggen dan het zelf te doen en je weet dat het geen terugkerende taak is, doe het dan zelf.
  • Werkzaamheden waar jouw eigen expertise voor nodig is
    Jij bent niet voor niets de expert. Productontwikkeling bijvoorbeeld doe je zelf, want dat vind je het allerleukste aan je werk. Als dat niet het geval is, dan doe je het verkeerde werk en heb je een heel ander probleem. Denk hierbij ook aan het schrijven van inhoudelijke artikelen, schrijven van je nieuwsbrieven, etc.

Hoe werk je samen met een VA?

  • Asynchroon
    Klinkt moeilijk, maar is heel simpel. Je werkt synchroon met iemand samen als jullie allebei van 9 tot 5 op dezelfde werkplek zijn. Je werkt asynchroon samen als je communiceert met elkaar en ieder z’n eigen moment kan uitkiezen waarop berichten worden gelezen. Oftewel: e-mail, Facebook-berichten, Whatsapp, sms, whatever floats your boat. Alles onafhankelijk van tijd en locatie.
  • Doe het eerst zelf
    Zorg ervoor dat je de opdrachten die je geeft die onderdeel zijn van een proces, altijd zelf een keer hebt doorlopen. Jij weet dan exact wat de valkuilen zijn en waar ze op moet letten. Je hoeft het niet goed te kunnen, als je maar weet waar je het over hebt.
  • Controleer regelmatig
    Je kunt haar nog zo vertrouwen, maar communicatie is en blijft tricky. Jij denkt dat je iets duidelijk hebt uitgelegd, zij denkt dat ze het helemaal heeft begrepen en dan blijken de resultaten toch anders te zijn dan verwacht.
    Check in het begin echt alles. Hoe meer je ziet van waar ze goed in is en waar minder, hoe beter je weet wat je los kunt gaan laten en waar je extra op moet blijven letten.
    Blijf daarna nog steeds steekproefsgewijs checken. Niet omdat je haar niet vertrouwt, maar omdat je wilt weten wat er gebeurt in je bedrijf en of je mogelijk een workflow moet bijstellen. Jij ziet andere dingen dan je VA. Het is jouw bedrijf. Er is niks mis met iets checken. Micromanagement is weer een ander verhaal. Daar wordt niemand blij van.
  • Gebruik een vast systeem voor het doorgeven van opdrachten
    Je kan hier allerlei fancy online projectmanagementtools voor gebruiken, maar e-mail werkt prima. Ik hou het heel eenvoudig. Voor elke opdracht stuur ik een aparte e-mail. Meerdere opdrachten in dezelfde mail = veel geknoei, onduidelijkheid en garantie voor fouten.
    In de onderwerpregel staat in brackets hoeveel prioriteit/urgentie iets heeft (low, normal, high), dan de deadline en dan een samenvatting van de opdracht. Dat ziet er dan zo uit:
    [normal] [maandag] Vertalen productpagina X
    In de body van de e-mail zet ik de toelichting. Als er gebruik gemaakt moet worden van een workflow zet ik altijd de link naar de juiste Google Doc erbij.
    Nadat ik de opdracht heb verstuurd geef ik de e-mail (ik gebruik Gmail) het label ‘Wachten’. In mijn to-do-list staat een wekelijkse taak om alle e-mails met het label ‘Wachten’ te checken. Afhankelijk van de urgentie kun je een taak toevoegen aan je eigen to-do-list om hier op tijd achteraan te gaan of te vragen om een update.
  • Gebruik Google Docs
    Stuur geen Excel- of Word-bestanden heen en weer. Je wilt altijd het meest up-to-date bestand hebben, zeker met workflows. Hier vindt je enkele handige templates voor Google Docs.
  • Plan je werkzaamheden vooruit
    Check continu je eigen planningen en to-do-list. Geef je VA ruim de tijd om ergens aan te werken. Veel last-minute-opdrachten betekent meestal stress en dus fouten en slechtere kwaliteit. Niet alles is urgent. Ik houd deze graag aan: your lack of planning is not my emergency.
  • Geef je VA haar eigen inloggegevens
    Geef niet al je eigen wachtwoorden weg. Helemaal niet als je overal (ongeveer) hetzelfde wachtwoord voor gebruikt. (Sowieso een slecht plan.) Voor veel online diensten kun je je VA haar eigen inloggegevens geven. Bijkomend voordeel is dat als de samenwerking stopt, je gewoon haar account kunt verwijderen en niet overal je eigen wachtwoorden moet vervangen.
  • Evalueer
    In het begin elke maand, daarna om de paar maanden. Vraag haar hoe ze de samenwerking tot nu toe ervaart. Wat gaat goed, wat mist ze, wat kan beter?

Wat je nog meer moet weten

VA’s zijn altijd mensen die weinig weten van veel. Ze hebben overzicht, zien het grotere geheel, zijn extreem nieuwsgierig en hongerig voor nieuwe informatie en nieuwe prikkels. Dat is wat ze een goede VA maakt. Maar het is ook hun valkuil. Omdat ze zoveel talenten hebben (en meestal niet een specifieke expertise) kan het zomaar zijn dat ze een ander pad kiezen en stoppen als VA.

Dat maakt de workflows extra belangrijk. Je moet makkelijk de overgang kunnen maken en een nieuwe VA kunnen inwerken (liefst door je huidige VA). Zorg er in elk geval voor dat jij de spil blijft van je bedrijf, niet je VA. Zorg dat je overal vanaf weet, zodat niet je volledige bedrijf in elkaar dondert zodra je VA besluit te stoppen.

Hoe zijn jouw ervaringen met een Virtual Assistant?

over de auteur

Patty Golsteijn

Patty Golsteijn leert je als zelfstandig professional hoe te kappen met alle crap in je werk en je leven. Ze runt haar hele business online vanuit New York. Lees verder op minimalswitch.nl.

Reageer

19 Reacties

  • Goed en heel nuttig stuk! Ik heb wel op (voornamelijk) Amerikaanse sites Do’s & Don’ts en Tips&Trucs over VA’s gelezen, maar dit is het eerste dat ik op een Nederlandstalige site lees (ik heb niet uitgebreid gezocht).

    Bedankt hiervoor, Patty!

    • Graag gedaan Mirjam! Ik ben zelf ook nog steeds verbaasd dat er in Nederland niet een dienst zoals Zirtual is (zoals ikzelf nastreefde met Regelhelden). We hebben 1 miljoen zzp’ers, perfecte plek voor!

  • Hallo Patty,

    Wat een geweldig stuk heb je geschreven! Ik sluit me er 100% bij aan.

    Merk jij ook dat een VA in USA veel meer gebruikelijk is dan hier in Nederland? Ik merk dat veel Hollandse ondernemers toch heel terughoudend zijn om hun bedrijf uit handen te geven aan een buitenstaander.
    Genoeg marketing te doen!

    Met hartelijke groet,
    Willeke van den Heuvel
    MKB Bedrijfsondersteuning

    • Dankjewel Willeke! Fijn om te horen.

      Ja, hier in de VS is het veel gebruikelijker. Ik merkte dat toen ik drie jaar geleden begon, het echt nog heel erg nieuw was in Nederland. Als ik vroeg of mensen wisten wat een VA was, zeiden ze: “Die paperclip in Word toch?” Tja. Qua betekenis hebben we alvast wat gewonnen, maar inderdaad nog genoeg te doen!

  • Hoi Patty,

    Dank voor dit super goed en helder stuk! Ben het eens met alles wat je schrijft en uitlegt, zo ervaar ik het ook 🙂

    Ik ben in september 2013 de Academie voor Virtueel Assistenten begonnen om trainingen en opleidingen te kunnen bieden aan VA’s en geïnteresseerden in het vak. Inderdaad omdat er helemaal niets in NL was. En omdat ik veel vragen krijg van ondernemers die ondersteuning zoeken door iemand die hen echt kan helpen met het stroomlijnen van alle activiteiten. Iemand de ook echt weet waarover zij/hij praat.

    Op mijn website heb ik de mogelijkheid gecreëerd voor VA’s om zich te profileren zodat ondernemers ze hier kunnen vinden en rechtstreeks kunnen benaderen. VA’s vermelden ook welke diensten ze aanbieden en op welke niche ze zich richten. Een soort Zirtual maar dan gewoon vanuit de Academie voor VA’s!

    Groetjes,
    Petra

    • Dankje!

      Wat goed Petra! Daar word ik helemaal blij van. Website ziet er ook onwijs goed uit.

      Dit was ook een van de vele, vele ideeën die ik had voor Regelhelden. Ik was al begonnen met de Regelhelden Academy en had een e-course in eventorganisatie. Maar ja, te veel ideeën en te weinig focus (lees: heel veel projecten ernaast die er niks mee te maken hadden) waardoor het allemaal niet van de grond kwam zoals had gemoeten.

      Ik zou het nu helemaal anders aanpakken (kriebelt nog steeds), maar nu de focus op mijn huidige bedrijf waar ik 100 keer blijer van word, waarmee ik zelfstandig professionals leer hoe ze kunnen schrappen in hun ideeën. Haha.

      Dus ik ben blij dat iemand het nu wel goed heeft neergezet en dat dit beschikbaar is voor de VA’s in Nederland. Ik zal wel vaker naar je verwijzen vanaf nu. Ik heb je ook meteen even toegevoegd aan het lijstje hierboven!

      • Dank je wel Patty!!

        Jouw nieuwe bedrijf vind ik ook subliem!! Als je je niet focust op wat je werkelijk wilt neerzetten en doen, verzand je in alle leuke creatieve ideeën en bereik je ‘het’ uiteindelijk ook niet 😉 Veel succes!

      • Hoi Yannick,

        Wat goed dat je dit even meldt. Ik heb het systeem nogmaals getest maar het werkt wel goed. Ik zie ook geen bevestigingsmelding in het systeem waaruit blijkt dat je het formulier hebt ingevuld. Zou het kunnen dat je de 3 verplichte velden niet hebt ingevuld?
        – naam
        – email
        – organisatie
        Dan komt er idd een foutmelding tevoorschijn.

        Zodra je dat hebt ingevuld, krijg je een bevestigingsmail met link waarmee je in de database komt.

        En tja, die algemene voorwaarden horen er nou eenmaal bij als je onderneemt.

        Hopelijk wil je het nog eens proberen? En anders mail mij even via contact@academievirtueelassistent.nl

  • Mooi en zeer helder verhaal Patty!

    Met name het advies om vooraf goed na te denken over wat voor iemand je in wilt huren. Essentieel. En het gebeurt in Nederland nog veel te weinig.

    Er wordt nog veel gedacht ‘in inhuur van handjes’ en niet bewust gezocht naar de juiste kwaliteit voor het juiste werk of in de juiste situatie. Die match bepaalt de feitelijke meerwaarde.

    Groet,
    Renée van Dijk

    • Helemaal waar! Ik heb me er zelf zo vaak mee in vingers gesneden. Als VA zijnde, met mijn bedrijf en het matchen van mijn VA’s aan mijn klanten en met het zoeken naar nieuwe VA’s. Het is gewoon net alsof je een werknemer aanneemt, dus je moet gewoon goed nadenken over wat je wilt en wie je wilt.

  • Hi Patty,

    Wat een mooi artikel! Hoe meer aandacht voor VA’s, hoe beter 🙂 Ik kende je al van Regelhelden, jammer dat je gestopt bent! Hoewel je hart volgen natuurlijk altijd het beste is. Jouw visie van doen waar je goed in bent/van geniet en de rest uitbesteden deel ik helemaal! Daarom ben ik samen met Kristel Kuit Headroom Assistance begonnen.
    We merken dat ondernemers in Nederland nog sterk de neiging hebben alles zelf te doen, zelfs wanneer dit de business schaadt! Zonde! Met Headroom Assistance willen we het zo makkelijk mogelijk maken voor een ondernemer om een eigen Assistant te hebben. Ik zou het super leuk vinden je hier eens over te spreken en ook over je nieuwe cut the crap business. Ik zie op Twitter dat je de komende twee weken in NL bent. Wij zitten sinds kort in de Rockstart Community op de Herengracht 182, je bent altijd welkom voor een koffie.

    Veel succes met business. Groet!

    Céline

  • Wat een pakkend en scherp artikel over Virtual Assistants – het omvat zo’n beetje alles dat een beginnende VA-klant moet weten. 🙂

    Ik denk ook dat het erg waardevol zou zijn als er voor ondernemers cursussen over uitbesteden komen! Dat is al een kunst op zich, en veel ondernemers hebben toch dat extra zetje nodig omdat het anders te ‘onbekend’ is voor ze.

  • Klinkt goed, bedankt voor de handige tips!
    Een vriendin van mij werkt al als VA en het is inderdaad iets om over na te denken, ik denk dat het ondertussen al wat meer voorkomt in Nederland en België.

  • Hoi Patty, wat een geweldige blog. Ideaal om klanten over de drempel te trekken. Tips van iemand met ervaring, wat willen ze nog meer. Op het moment orienteer ik mij op het beginnan als VP/VA. Ik zou straks graag linken naar jouw blog bij twijfelende klanten, als je dat goed vind.
    Groet,
    Danielle Petit