Productiviteit

Als laatste de geadresseerde toevoegen in je mails

Geschreven door Arjan Broere

Je klikt verzenden of gebruikt de verzend-sneltoets en plots schiet je te binnen dat je de beloofde bijlage of link nog niet had toegevoegd. Of je bent druk bezig met tikken en op de een of andere manier weet je de mail te vroeg te verzenden. Per ongeluk de sneltoets voor verzenden gebruikt of mis geklikt met de muis, of iets raadselachtigs. Voorkom deze te vroeg verzonden mails door als laatste de geadresseerde toe te voegen. Wil je verzenden, dan lukt het niet aangezien er niemand is om aan te verzenden.

“Aan” als laatste

Door de gewoonte te ontwikkelen om altijd als laatste de geadresseerde(n) toe te voegen, maak je het onmogelijk een mail te verzenden zonder dat bewust te doen. Dan kan er nog van alles niet goed gaan maar het is een extra stap, die je kan dwingen nog een laatste check te doen.

Andere manieren om te snelle verzending te voorkomen:

  • werk off line en synchroniseer in een keer alle mail
  • maak een mailregel om mail die het woord “bijlage” of “attachment” bevat niet te verzenden als de mail geen bijlage bevat. Zie 175 Lifehackingtips voor die mailregel in Outlook
  • stuur bestanden vanuit de toepassing waar je ze in maakt, dan begin je met het te verzenden bestand (een van de redenen waarom Michael Sliwinsky werken vanaf een iPad handig vindt)

100 email hacks

Deze hack komt uit het e-boek 100 Email Hacks to make You an Inbox Zero Superhero van Sanebox. Een e-boek dat zeer de moeite waard is als het gaat om e-mailetiquette, handigheden als sneltoetsen en apps en diensten die je mail slimmer laten gebruiken.

Sanebox levert extra diensten voor jouw mail, die je helpen mail te managen. Zo kun je mail die je nog niet wilt hebben een poos op snooze zetten, waarschuwingen krijgen als bepaalde mensen mailen (zoals iemand waar je een afspraak mee hebt die wellicht iets verandert aan die afspraak), een schifting in mail die belangrijk en onbelangrijk is.

over de auteur

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

13 Reacties

  • Ik heb in Outlook een regel ingesteld die het verzenden van de mail met 1 minuut uitstelt. Meestal is dat voldoende om te beseffen dat een bijlage ontbreekt, een formulering niet juist zit…
    De mail blijft dan 1 minuut in je mailbox ‘Uitgaande mail’ zitten en kan nog bewerkt , aangevuld of verwijderd worden.
    Ik heb de regel toch gemiddeld een aantal keer per week nodig.

    Aangezien het te vroeg verzenden van een mail meestal voorafgegaan wordt door “OOOH SH…” noem ik deze regel de OH SHIT regel 🙂

    • Juist een leuke vraag. De geadresseerde weghalen kan (met shift-tab terug naar de velden) maar dat is wel gedoe als de geadresseerde niet in je contactenlijst staat of er veel contacten zijn. Off line werken en periodiek syncen of de 1 minutenregel van Peter (zie boven) kunnen wellicht helpen.

      • Hallo Arjan

        Ik gebruik Undo Send in gmail. Werkt goed. Misschien is dat wel een beter idee dan het adres op zijn laatst toevoegen. Ik ben eigenlijk wel benieuwd of er een oplossing is voor Outlook online (Hotmail) gebruikers.

    • Bij een reply to all email typ ik vaak een ‘x’ in het To of CC vak. Als ik de email te vroeg of per abuis verzend, protesteert Outlook dat hij de geadresseerde X niet kent / dat dit een ongeldig emailadres is. Werk perfect.

      Daarnaast heb ik al jaren de 1-minute delay regel aanstaan. Werkt perfect, veel collega’s hebben deze inmiddels ook ingesteld. Enige nadeel is dat wanneer je echt haast hebt, die minuut eeuwig lijkt te duren. Daarom heb ik een extra uitzonderingsregel toegevoegd: als het subject van de email drie spaties achter elkaar bevat, moet de email er meteen uit.

  • Een tip dit ik ooit gelezen heb maar eerlijk gezegd ook niet altijd toepas is een iets uitgebreidere versie van deze post. Vier stappen:
    1. begin met je attachments (dan kun je die niet vergeten).
    2. Schrijf de body van je mail
    3. Schrijf dan het subject (je hebt de tekst dan al geschreven dus subject kan nu een goede samenvatting van de body worden.
    4. Kies de ge-adresseerden. obv onderwerp en inhoud kun je de goede to: en cc: lijst kiezen.

  • Vaak beginnen mijn gedachten bij het opstellen van een mail met het benoemen van mijn publiek en daarmee dus ook de wijze van formulering of aanspreken van personen in het bericht.
    Om dat uit mijn gedachten te hebben maar niet het risico te lopen per ongeluk het bericht te vroeg te verzenden plaats ik consequent bij de geadresseerden een hekje ‘#’.
    Gebeurd het dan toch dat om onduidelijke reden gepoogd wordt het bericht te versturen, dan struikelt Outlook over het hekje en wordt het zenden afgebroken.