Beter onthouden in Evernote met een aparte Inbox

Evernote is het veel geprezen programma dat je helpt alles te onthouden. En zoals je ook in je eigen geheugen wel eens “er niet op kunt komen” kan dat ook met Evernote wel eens het geval zijn. Je weet zeker dat je een site, een tekst, een titel, een foto met een kaft van een boek hebt opgeslagen maar Evernote geeft het niet prijs, ondanks al je zoekcommando’s. Nadeel van opslaan blijft dat je op het moment dat je iets opslaat vooruit moet denken naar het moment dat je de notitie weer wil vinden en je moet afvragen hoe je dan zult zoeken. Hoe sla je notities vindbaar op? Een advies: gebruik een inbox om beter te taggen.

Even snel in Evernote opslaan …

Als ik in bijvoorbeeld Zite iets opsla of in een webbrowser een pagina clip, dan heb ik niet altijd het geduld het pop up scherm helemaal in te vullen.  Andere toepassingen, zoals sommige RSS readers slaan zelf direct op naar Evernote. De methode om mails naar Evenote te sturen biedt ook de optie tags toe te voegen maar een enkele keer weet ik die niet helemaal zeker (ook handig voor tovertype-afkortingen!).

Sla ik die notitie op zonder tags of de titel te checken, dan loop ik het risico die notitie niet meer terug te vinden. Heeft het artikel allerlei bijzondere termen erin, dan zal het zoeken wel lukken. Stel dat ik een pagina is over pecha kucha’s opsla en later een workshop Prezi ga verzorgen. Als de notitie geen tags heeft meegekregen en de tekst die ik heb opgeslagen bevat niet de woorden “prezi” of “presenteren”, dan moet ik er zelf aan denken dat pecha kucha iets met presenteren en Prezi te maken heeft. Makkelijker is het als ik die koppeling terugvind als ik op de eerste tag zoek. Kortom, tags en goede titels maken niet alleen het terugvinden van een notitie makkelijker maar zorgen voor verbanden tussen notities.

Inbox

Evernote heeft de mogelijkheid een notitieboek als standaardnotitieboek aan te wijzen waar notities standaard in op geslagen worden. Door een apart notitieboek te maken met als naam Inbox en dat aan te wijzen als standaard heb je een buffer tussen je echte notities en de nog-te-verwerken notities. Het notitieboek Inbox moet je dus iedere zoveel tijd verwerken, waarbij je dan de tijd neemt om na te denken over het beoogde notitieboek en de juiste titel en tags.

Binnen getting things done wordt ook een onderscheid gemaakt tussen het verzamelen van allerlei acties, ideeën, et cetera en het verwerken ervan door er beslissingen over te nemen.

Van Inbox naar …

Het voordeel van notities vanuit een Inbox verwerken is daarnaast dat je bewust  beslissingen neemt over notities. Zoals in de inleiding gezegd: je moet als je opslaat vooruit denken en nagaan hoe je in de toekomst deze notitie terug wil vinden. Enkele bewerkingen op de notities die mogelijk zijn.

  • Je voegt tags toe en kiest het juiste notitieboek. Je hebt Evernote open dus je kunt checken of de tags al gebruikt worden om te voorkomen dat je nét andere kiest (“presenteren” en “presentaties” en “presentations”)
  • Je kunt notities als actionable markeren door er een checkbox (ctrl-shift-C) in aan te geven. Ook als Evernote niet je GTD-systeem is, is het mogelijk dat je een notitie nog wil lezen, doormailen, in een tekst wil gebruiken, et cetera. Door in bijvoorbeeld de tag “hst2″ en de checkbox toe te voegen, kun je met de zoekopdracht “todo:false tag:hst2″ alle notities met hst2 als tag vinden die je nog niet afgevinkt hebt. Door te zoeken op “todo:false” vind je alle notities terug waar je bij het opslaan een actie in vermoedde
  • Je kunt tags toevoegen als “lezen” als je iets nog wil lezen of “bibliotheek” om als je in de bib bent je beoogde leeswerk weer te zien
  • Je kunt GTD-tags gebruiken als Evernote je GTD-systeem is
  • Je kunt voorkomen dat tags te algemeen zijn. Stel dat ik bij GTD als tag 105 notities heb, dan is die tag langzaam onbruikbaar geworden en moeten daar verfijningen bij, zoals “hof” (=horizons of focus) of “attention”  of “controle”. Met “tag:gtd tag:hof” wordt de treffer preciezer
  • Je kunt van notities een tickler file maken. De notities krijgen dan data die corresponderen met de momenten dat jij er een actie op moet nemen. Je kunt daarmee ook zorgen dat een bepaalde notitie die je per se in beeld wil hebben altijd bovenaan staat. Idoc heeft een aantal mooie toepassingen van Evernote op een rijtje gezet. op het Hij sorteert notities op de datum dat ze aangemaakt zijn. De notitie die in beeld moet blijven krijgt handmatig een datum in de verre toekomst en blijft zo bovenaan. Klik bij een nieuwe notitie op “Aangemaakt:”  en vul bijvoorbeeld 31/12/2012 in en de komende maanden heb je een notitie in beeld. Voor degenen die notities op titel sorteren kan een ! voor de titel helpen
  • Je kunt een link uit andere notities in de notitie opnemen om koppelingen te maken. Daarmee heb je in de notitie de herinnering dat er een gerelateerde notitie is

Via het klembord of een map

Wat lastiger is het als je de optie alt-ctrl-v gebruikt om dat wat op je klembord staat als notitie in Evernote te dumpen (werkt vanuit elke omgeving binnen Windows). In dat geval gaat de notitie naar het notitieboek dat je open hebt in Evernote.

Wie een map van zijn desktop computer koppelt aan Evernote (auto import folders), zodat alles wat in die map opgeslagen wordt meteen naar Evernote gaat, die mist in die functie ook de mogelijkheid tags toe te voegen. Persoonlijk vind ik het goed genoeg dat die mappen gekoppeld zijn in Evernote aan een gelijknamige map. Daarmee zijn de bestanden doorgaans vindbaar genoeg.

Opruimen

Zoek periodiek op “-tag:*” om de ongetagde notities terug te vinden en alsnog aan projecten te koppelen of van tags te voorzien.

Verder

Er zijn al veel artikelen op Lifehacking verschenen over Evernote. Hier staan ze samengevat en de tag Evernote laat je verder zoeken. Daarnaast is er een ebook in de maak van Lifehackingauteurs. Van dat project kun je ambassadeur worden: join The early Elephants.

Wat zijn jouw slimme manieren om Evernote alles te laten herinneren?

Reacties

  1. zegt

    Evernote is voor mij een uitstekend systeem voor het opvangen en documenteren van alles dat je op internet tegenkomt. Ik kan het meestal ook wel weer goed vinden. En soms moet ik even zoeken, niet erg. Zelfs een voordeel want je ziet alles weer eens. Lijkt op bladeren en dat is nuttig.

    Wat ik lastig vind?
    1. dat actiepunten niet makkelijk samen te brengen zijn in 1 centraal systeem (Outlook, Google Tasks). je blijft overtypen of op 3 plekken kijken. Jammer. Ik zou het prima vinden als Evernote ook de centrale takenbox is maar dan moet het iets beter werken voor taken en ik vind op zich Gmail met taken erbij prima.
    2. het opbergen van worddocumenten etc lukt wel maar het terugvinden is lastig.

    Overigens: voor 1 project werkt het wel, maar als je 4 klussen tegelijk moet managen wordt het lastig.

    • Avatar van Arjan Broere zegt

      hi Frank,

      1. Idd, lastig als je op meerdere plaatsen acties hebt die aandacht vragen. Er zijn manieren om van Evernote je takensysteem te maken (zie artikel en comment van Herman hieronder). Je kunt ook consequent de acties in Outlook taken omzetten en Evernote alleen gebruiken als archief.

      2. Voorzie je de word-documenten niet van tags? Ik heb twee mappen gekoppeld aan Evernote. Die bestanden gaan direct naar EN zonder tags maar ik heb ze wel in een apart notebook.

  2. Avatar van Oskar van Rijswijk zegt

    Goede tips, Arjan! Zo’n Inbox is logisch, wanneer je conform de GTD-methode werkt. Zo doe ik het ook :-)

    De Tickler File vind ik op de beschreven manier onnodig ingewikkeld. Ik gebruik hiervoor labels (tags) in Evernote.

    Voor elke dag waarop ik een of meer notities in Evernote nodig heb geef ik een label met het formaat: YYMMDD. Zodra ik één notitie heb die ik op een specifieke datum nodig heb, maak ik het label voor die datum aan. Die labels staan vanzelf chronoligisch bovenin de rij labels.

    Voor het overzicht doe ik alle aangemaakte datum-labels op een stapeltje (stack) met de naam “43″. Dat label verwijst naar de vormgeving van een niet-digitale Tickler File: 43 mappen. Terzijde: stapeltjes zijn (nog) niet zichtbaar in de mobiele apps van Evernote, maar wel in de desktop versies.

    Elke dag – wanneer ik ook de Inbox bewerkt – kijk ik even of er een datum-label van de datum van gisteren (of eerder) in mijn Evernote aanwezig is. Ik verwijder dan dat label en bekijk tegelijk of ik de daarmee gelabelde notities nog wel (al dan niet gewijzigd) wil bewaren en zo ja: met welke label(s). Zo blijft mijn Tickler File in Evernote altijd actueel, en chronolgisch op een rij met de dichtsnabije datum bovenaan.

    • Avatar van Arjan Broere zegt

      hi Oskar, ik gebruik geen tikcler file maar zoals jij het aanpakt is mooi. De hack met de datum (wat idd een beetje gerommel is) is vooral handig als je niet systematisch zoekt maar notities in beeld moet zien om ze niet te vergeten; een beetje een paardenmiddel dus ;-)

      Misschien een aparte blog waard die tickler file-aanpak? Ik ken het vooral van fysieke mappen

  3. Herman Karssen zegt

    Ik gebruik sinds een tijdje Evernote als mijn GTD tool op basis van TSW The Secret Weapon http://www.thesecretweapon.org/.
    Het mooie – maar soms lastig – aan Evernote is dat je het helemaal kunt inrichten naar je eigen behoeften.
    In mijn proces van werken met EN voor GTD heb ik diverse keren mijn tags vernoemd zodat ze beter gesorteerd werden. Wat ik nog wel steeds lastig vind is wanneer een notitieboek i.p.v. een tag en andersom.

    @Oskar; de mobiele versie op de iPhone geeft wel de notitieboeken als stack weer.

    • Avatar van Arjan Broere zegt

      hi Herman, Mooie aanpak, die Secret Weapon (je had m al eerder gepost maar zeker de video-uitleg is erg handig http://www.thesecretweapon.org.....te-for-tsw)

      Over de keuze notitieboek – tag staat veel op het EN-forum maar niks dat mij het idee geeft dat het het ultieme antwoord is. Ik houd het maar op alleen Notitieboeken voor grote projecten (> 1 jaar) en notitieboeken die gekoppeld zijn aan mappen van mijn dekstop. Verder vooral tags.
      Door een complexere zoekopdracht met meerdere tags op te slaan, is één klik voldoende voor de juiste selectie dus dan zijn die tags voor mij handiger.

      En idd de keuzevrijheid is mooi én lastig. Er zit veel in maar je moet het even eruit weten te halen ;-)

  4. zegt

    Arjan dank voor de uitleg.
    Ook ik heb een inbox in mijn evernote en deze gebruik ik als ik echt even geen tijd heb om te taggen of als ik het nog niet weet of er nog geen tag voor heb gemaakt. Daarnaast gebruik ik de inbox wanneer ik mobiel iets tegen kom en dat een beetje langzaam werkt.

    Ik gebruik echter evernote niet als mijn takenlijst. Een simpele reden is dat voor mij een task tijdelijk is welke ik dus naderhand niet meer nodig heb. Ik bewaar het resultaat van mijn taak vaak wel in evernote, maar de taak verwijder ik omdat ik die taak toch niet meer gebruik en zeker niet terug kijk naar mijn taken.

    Ik zou me echter wel kunnen voorstellen dat je taken wil terugkijken om een soort trackback te krijgen, maar dat heb ik nog niet eerder nodig gehad.

    • Avatar van Arjan Broere zegt

      Taken/GTD en Evernote blijft een verschil voor gebruikers. De een vindt het een rare combi en de ander heeft zijn EN erop ingesteld.

      Als een notitie alleen een taak is, dan wis ik ‘m. Ik weet dat sommige mensen de afgewerkte taken willen zien (tadaa) en kan me daar iets bij voorstellen, hoor. Als een notitie een interessante blog bevat én een actie, dan laat ik t voor wat het is.
      De zoekopdracht “todo:true” helpt om gedane taken te vinden en te kunnen wissen.

Trackbacks

  1. [...] Evernote heeft de mogelijkheid een notitieboek als standaardnotitieboek aan te wijzen waar notities standaard in op geslagen worden. Door een apart notitieboek te maken met als naam Inbox en dat aan te wijzen als standaard heb je een buffer tussen je echte notities en de nog-te-verwerken notities. Het notitieboek Inbox moet je dus iedere zoveel tijd verwerken, waarbij je dan de tijd neemt om na te denken over het beoogde notitieboek en de juiste titel en tags.  [...]