Persoonlijk Productiviteit

De beste tips voor een volle inbox

Geschreven door Freerk Terpstra

Met dit schrijven geeft mijn Outlook aan dat ik 537 items (!) in mijn inbox heb, waarvan 70 ongelezen. Ik durf niet te kijken hoeveel mails er op de ‘actie’-lijst staan middels een vlaggetje. Gelukkig is er een eenvoudige methode om je volle inbox snel op te ruimen. Lees ook: Zo kun je een mail annuleren.

aaeaaqaaaaaaaal3aaaajdqzmznjngizlwi2mzutndq3ms1hodm2ltuym2m2ogq2otlkzq

Jarenlang heb ik mijn mail extreem goed bijgehouden, dankzij Getting Things Done, de 2 minuten regel en door gewoon veel aandacht te besteden. Ik heb er zelfs training in gegeven.

Al mijn goed bedoelde adviezen aan anderen ten spijt; het lukt me niet meer. Ik verslof. Verhelderend om het eens mee te maken hoe een cursist zich moet hebben gevoeld tijdens mijn trainingen.

En dat terwijl het eigenlijk heel simpel is: Opruimen en bijhouden.

Beginnen

Het opruimen kan snel, binnen een uur kan mijn hele mailbox leeg zijn. En het bijhouden is een kwestie van volharding. Morgen begin ik echt. Tenzij ik dan een blogpost schrijf over uitstelgedrag.

Voorkom een volle inbox

Voor wie bovenstaande herkenbaar is, hieronder een paar tips die ik vaak gebruik:

  1. Verwerk je mail regelmatig, op vaste tijden in blokken, neem er de tijd voor
  2. Lees een e-mail als het kan maar 1 keer (verwerk meteen, of maak er een actie van
  3. Is er een actie, en kan het binnen 2 minuten, doe het meteen
  4. Werk met actielijsten, de inbox van je mail is niet je actielijst
  5. Verwerk je mail niet op je telefoon, lange mails kan je niet gemakkelijk verwerken, korte mails kan je niet snel in een map plaatsen, hierdoor heb je later minder overzicht
  6. Bedenk goed of de mail die naar jou gestuurd wordt, ook echt een actie van jou vereist. Voel je vrij terug te mailen dat je daar geen tijd voor hebt.

En misschien de belangrijkste:

Ik heb gemerkt hoe meer e-mails je zelf stuurt, hoe meer e-mails je terug krijgt. Dus zelf minder mailen, is minder e-mails in je inbox.

Snel een volle bak leeg maken

Het is heel simpel, maak drie nieuwe mappen aan, en smijt elke mail, in één van deze mappen. Binnen 30 minuten gegarandeerd een lege inbox. Probeer de ‘Later/misschien’ zo vol mogelijk te krijgen, en ‘Belangrijk’ zo leeg mogelijk.

  1. Later/misschien
  2. Minder belangrijk
  3. Belangrijk

Werk daarna de ‘Belangrijk’ zo snel mogelijk weg, met korte antwoorden. Wat over blijft zijn e-mails waar echt een uitgebreid antwoord op nodig is, of waar meerdere of grotere acties uit komen. Plan in je agenda wanneer je dit gaat doen. Wacht daar niet te lang mee.

*Ik wil hierbij opmerken dat ik op alle belangrijke e-mails inmiddels gereageerd heb, wat er nu nog rest, moet voornamelijk nog verwerkt worden, of is minder relevant of kost veel tijd en moet ik inplannen*

over de auteur

Freerk Terpstra

Na mijn hbo bachelor communicatie (Inholland) heb ik communicatiewetenschap aan de UvA gestudeerd. Mijn bachelorscriptie bij Inholland ging over Het Nieuwe Werken en de mogelijkheid om online samen te werken in een virtuele organisatie. Bij de UvA ging mijn thesis over sociale media en de kansen voor bedrijven om dit goed in te zetten. Inmiddels werk ik als consultant bij Rapid Circle. Ik geef advies op het gebied van interne communicatie, met voornamelijk op het inzetten van online tools om de interne communicatie te verbeteren. Wij gebruiken daar Office 365 voor, met een belangrijke rol Sharepoint Online en Yammer.

De vrije tijd wordt gevuld met hardlopen, basketballen en het kijken van documentaires.

Volg me op Twitter en Google+.
Ik kan één kaarttruc

Reageer

2 Reacties

  • Helder verhaal. Maar met punt 4 ben ik het toch echt niet eens.
    Voor mij is mijn inbox mijn actielijst. Alle acties voeg ik hier aan toe m.b.v. een note-to-self. Dat geeft mij één lijst en dus één overzicht. Werkt voor mij beter dan een inbox en een actielijst. Dan heb je al weer 2 dingen die je bij moet houden.

  • Ik gebruik een tool (SymplyFile – Plugin voor Outlook) om mail direct na het versturen in de juiste mailbox te krijgen. Dat scheelt enorm bij het filen van je e-mail en zorgt er voor dat je niet alle verzonden e-mail. Ook het binnen gekomen bericht kan ik vaak met één klik in de juiste mailbox zetten.
    Ik vindt het een enorme besparing in tijd.