Productiviteit

Dertig seconden

Als je iemand in dertig seconden kunt uitleggen hoe jouw ordening van objecten is, zit je goed.

Mensen verzamelen veel, fysiek en elektronisch. En dat moet je allemaal slim opbergen en weer slim terugvinden. Richard Wurman gaf ooit de afkorting LATCH voor alle mogelijke ordeningen aan: Locatie, Alfabet, Tijd, Categorie en Hiërarchie. Sommige mensen gooien alles op een hoop en stellen dat je maar een slimme desktopzoekmachine moest gebruiken.

Om te weten of jouw persoonlijke ordening goed is, volgt hier een praktische aanbeveling. Leg een willekeurig iemand in minder dan dertig seconden uit waarom jij die indeling hebt gekozen. Als je dat lukt, heb je een goede indeling. Die uitleg moet je voor alle ordeningen kunnen geven: je e-mailfolders, je kasten, je directory met digitale foto’s, je financiële administratie thuis en zo meer.

Als jou dat niet lukt, vraag die ander dan waar hij het eerst aan zou beginnen voor een betere ordening. Vaak kijkt zo iemand echt anders tegen jouw verzameling aan. Ga eventueel samen aan de slag om alle ordeningen beter te maken (en gooi en passant veel, heel veel weg).

Bedenk ook dat je regelmatig kijkt of de gekozen indeling nog goed genoeg is. Zeker in bedrijfsmatige omgevingen wordt dat vergeten. Gezamenlijke elektronische ruimtes moeten onderhouden worden, juist omdat mensen met veel verschillende informatiegedragingen hier al hun gegevens vastleggen.

Verzamelen is op zichzelf al een leuke bezigheid. Bovendien ben je tijdens het verzamelen actief met je brein in de weer om ordening aan te brengen. Geestelijke fitness zogezegd. Postzegels verzamelen is zo’n gekke hobby nog niet.

over de auteur

Guus Pijpers

Guus Pijpers is Managing Director van Acuerdis. Hij helpt mensen hoe ze informatie effectief moeten inzetten en gebruiken.

Guus is auteur van meer dan 7 boeken en tientallen artikelen over het informatiegedrag van mensen. Zijn interesses zijn informatiegedrag van (top)managers, slimmer werken en leven met informatie, onze hersenen en de zachte kant van informatie. Zijn nieuwste Nederlandstalige boek, Het informatieparadijs – Slimmer Werken met minder informatie , is in juni 2011 verschenen bij Haystack .
Zijn nieuwste Engelstalige boek, Information Overload: A System for Better Managing Everyday Data, is in augustus 2010 wereldwijd verschenen bij John Wiley & Sons, New York.

Reageer

6 Reacties

  • Tja, al dat ordenen en opruimen kost ook tijd. Mijn idee is dat ik het sneller gevonden heb met een zoekmachine (bv. Google Desktops) dan het werken met folders, subfolders en slimme naamgeving van bestanden wat (opgeteld) ook veel tijd kost.

    Dit werkt natuurlijk alleen met digitale bestanden.

  • Ik heb alles (voor zover mogelijk) hierarchisch opgeborgen. Zowel mijn administratie als mijn digitale gegevens. Maar zelfs dan is het nog niet simpel. Je kunt vaak kiezen tussen wat iets _is_, of waarvoor het _gebruikt_ wordt.

    Ofwel, al je ebooks op een hoop, of juist alles voor een aktiviteit bij elkaar.

    Ik heb ook wel ’s zitten denken aan een document management systeem, waarbij je dan alles kunt annoteren, maar dat gaat echt te veel tijd kosten.

    Als iemand “de” oplossing heeft, dan hoor ik het graag! 😉

  • Ik ken mensen die alleen een enkele inbox hebben die dan ook vijftien kilometer lang is. Ik ken ook mensen die dagelijks strugglen en knokken en met eindeloos nieuwe fijnmazige indelingen en vele rules de boel in bedwang proberen te houden. Ik ben er geweest.

    Ik heb na vele jaren een werkzame “good enough” oplossing gevonden waar ik al jaren zeer tevreden mee leef:

    Ik werk met Outlook/Exchange + nog wat pop en http mail accounts.

    Ik heb twee server-side rules die mij het gros van het werk uit handen nemen en mij een redelijk schone inbox verzorgen:

    1e rule: Sorteer alles naar intern/extern.
    Dit is de eerste rule, die alle binnenkomende mail sorteert naar twee inboxes: een inbox voor interne mail vanuit mijn eigen organisatie (van collegas dus), en een tweede inbox waar alle externe mail naartoe wordt verhuisd (meestal belangrijk na de filtering van de tweede onderstaande rule). Dit werkt om meerdere redenen echt perfect als eerste sortering.

    2e rule: Verplaats alle nieuwsbrieven en dergelijke.
    Op basis van afzenders-domein verplaatst deze rule alle frequente mailtjes van email-lijsten waar ik mij ooit op heb geabonneerd (of niet!) naar een subfolder “Lists”, onder de inbox voor externe mail.
    Natuurlijk sluipt er wel mail doorheen omdat de afzender slimmer is dan ik en juist om dit tegen te gaan een nieuwe afzendersdomein gebruikt, of omdat ik mij alweer op een-of-ander nieuwsbrief heb geabonneerd (of niet!). Dus deze rule vul ik aan met een folder “Lists (need rule)” waar ik ze gewoon met de muis neerplemp. Een paar keer per jaar actualizeer ik de domein lijst van mijn rule met deze nieuwe domeinen.

    De simpele aanpak met deze 2 rules werkt zeer effectief voor mij. Verder doe ik het dagelijks in weinig minuten met de hand en wel zo (en zelden meer):

    – Beide inboxes Intern en Extern hebben ieder een “Archiveer subfolder”. Daar gaat alles zodra het is afgehandeld. Windows of Google Desktop Search doen de rest…

    – Natuurlijk maak ik soms een subfolder voor een belangrijk project of issue waar ik relevante Intern en Extern mail verzamel, maar daar ben ik wel heel zuinig mee.

    – Mijn folder “Purchases en registrations” onder mijn extern Inbox is een archief voor alle mail betreffende website registraties, password herinneringen, bonnen, notas, boekingen, bestellingen, tracking enzovoorts. Hier heb ik nog wel twee belangrijke subfolders: “Travel Bookings Future” en “Travel Bookings Past”. Ik reis nu eenmaal veel.

    En hier doe ik het al jaren mee. En veel meer zal het niet worden want het werkt “good enough” voor mij.

    Overigens is wat mij betreft de ultieme oplossing het wachten op dat Microsoft het bedrijfe Zoot Software opkoopt.

    Groet,
    Nick

    P.s. ik moet bekennen dat ik in de afgelopen weken mijn “Purchases en Registrations” folder indeling wat karig begon te vinden; het gaat soms, steeds vaker, om echt geld en de vraag “is mijn internet bestelling geleverd?” of is het nooit geleverd en ben ik hem compleet vergeten nadat ik wel heb betaald!. Dus heb ik dat onderverdeeld in de volgende handmatig te onderhouden folders:

    – Purchases and Registrations (archief voor alles)
    +– 1. Tentative (offertes, nog niet beslist)
    +– 2. Pending (besteld en/of betaald: wacht op volgende stap, of levering)

    Eens kijken of dit werkt en de moeite loont of dat ik toch weer aan het doorslaan ben…

  • En ja, voor mij is de gouden rule: als er een scrollbar verschijnt in een van mijn twee inboxen (zelden) dan is het wel weer tijd om er aandacht aan te besteden: knopen doorhakken door of wel actie te ondernemen dan wel naar het archief (de vergetelheid) te slepen…