Productiviteit

Een vol hoofd? Even leegmaken met een mindsweep

Iedere kenniswerker kent het vast: teveel ideeën, taken, projecten, boodschappen, ongeluisterde voicemails en het vage gevoel dat er verplichtingen te over zijn die uit de deadlines beginnen te lopen. Waar begin je dan? Het beste advies dat ik ooit las: als je in de put zit, houd dan in elk geval op met graven. Kortom, niet harder of sneller gaan werken maar een pas op de plaats. En een mindsweep is dan handig. Alles wat je moet en wilt doen dumpen, zodat je weer overzicht hebt. Eerst je mind leeg sweepen en dan pas verder nadenken over de precieze acties en prioritering.

The everything thing

Voor wie het gevoel van drukte niet kent is de verbeelding van Ze Frank over alles willen doen (the everything thing) erg beeldend, mét adviezen:

 

Verzamel

In Getting things done (verder: GTD) is een uitgangspunt dat je je hoofd gebruikt om over zaken te denken en niet aan zaken te denken (quote van David Allen). Je hoofd is goed in associëren, verbanden leggen, nieuwe combinaties maken, verhalen vormen maar doorgaans niet zo goed in onthouden wat je moet doen. De kans is groot als je probeert te onthouden dat je iemand nog moet bellen je er vaak aan denkt als het geen nut heeft en wellicht pas weer te laat nog eens aan denkt. Wie zijn hoofd wil gebruiken om veel te onthouden moet daar doorgaans veel energie in steken. Handiger is de onthoud-dingen te dumpen in een extern systeem, zoals een to do-boekje, een mooie Moleskine of een taken-/projectmanager zoals onder andere Nozbe.

In GTD noemen we de fase waarin je van alles wat je moet en wilt doen bij elkaar zet de verzamelfase. Dat kun je voortdurend doen: spreek een idee in in je voicerecorder, noteer iets in je boekje of stuur een mailtje naar jezelf (of je Evernote-inbox) met het supersnelle Captio. Iedereen heeft andere systemen en gewoonte maar belangrijk is dat je een plaats hebt waar alles te verzamelen is. Later neem je beslissingen en kies je wat je wanneer oppakt.

In nrc.next van 12 juli staat een artikel van Ellen de Bruin over concentratie en to-do lijstjes. Het werkt bevorderend voor de concentratie als je wat je moet doen, noteert en er een plan voor maakt. Wie nog iets moet doen en dat onthoudt, die scoort slechter op concentratie taken daarna. Een doel voor ogen hebben, leidt af behalve als er een uitvoeringsplan bij is.

Nadeel van het ‘lege hoofd’ is dat je makkelijk vergeet te taak te dóen. De rust van een ondergebrachte taak is zo groot dat het makkelijk is er niet meer aan te denken en dus heel de taak te vergeten. Als je er volkomen op vertrouwt dat de taak goed is ondergebracht moet je dus organiseren dat je er nog eens aan herinnerd wordt of dat je de taak weer ergens terugziet. Zie ook de uitkomsten van het aansprekend getitelde onderzoek Consider it done.

 

Even achter met verzamelen? Mindsweep!

David Allen gebruikt de term mindsweep (uitleg met oefeningen in een podcast of de mindsweep uitleg van 43folders) voor het leegmaken van je hoofd. Allerlei ideeën, verplichtingen, acties, taken, doelen noteer je op een plek waarvan je weet dat ze dan bewaard blijven en je ze weer terugziet om ze te verwerken. Immers, na het verzamelen van al die losse ideeën moet je ze op enig moment verwerken naar acties en projecten. Adviezen daarvoor vind je in deze blog over taken.

  • Ga er écht voor zitten, zodat je ook zeker weet dat alles wat je wil doen je weer te binnen schiet
  • Maak je geen zorgen over de precieze formulering, het vinden van de bijbehorende mails of telefoonnummers. Nu je de trigger hebt, zul je niet vergeten de actie later compleet te maken
  • Weersta de verleiding om alvast taken te doen. Verzamelen is eerst overzicht krijgen. Als je over de taken gaat beslissen, kun je de kleine taken (binnen twee minuten te doen) wel doen. Voor een mindsweep is de flow en het doordenken belangrijk
  • Wees niet bang te gedetailleerd of te veel te noteren. Neem later beslissingen over wat echt projecten en acties worden
  • Blader door je notitiesysteem, je agenda, je recente gebruikte telefoonnummers en je recente mails om te zien waar je allemaal mee bezig was
  • Gebruik een systeem dat vlot voor je werkt. Gebruik een mindmap, Evernote of pen en papier. Als je maar niet afgeleid wordt door de werking van het systeem. Vlot doorwerken is een pre
  • Als je in een project of een team werkt, kun je ook voor dat team een mindsweep doen. Een whiteboard, mindmap-programma delen of post its en een flip over kunnen allemaal nuttig zijn.

Voor degenen die graag een steun gebruiken zijn er de mindsweep triggerlists. Dat zijn lange lijsten met allerlei onderdelen van het leven waar mogelijk verplichtingen of taken uit voort komen:

Een lijst die niet van jezelf is geeft waarschijnlijk niet relevante categorieën maar wellicht ook verrassende categorieën. Uiteindelijk wil je waarschijnlijk een lijst maken die past bij de soort activiteiten waar voor jou verplichtingen uit voort komen.

 

Verwerken is beslissen

Na het uitgebreid achterhalen van alle ideeën, verplichtingen, projecten, acties, doelen, … is het zaak de grote lijst te verwerken. Vanaf dan is het een kwestie van beslissingen nemen. Daarover vind je meer in Begin bij het eind en dan bij het begin.

 

Doe jij aan mindsweeps? Hoe zorg jij dat wat je wil doen overzichtelijk blijft?

 

Foto van vaimoi op Flickr

over de auteur

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

8 Reacties