Evernote Meetup #5 (Evernote voor ambtenaren en bestuurders, 25 maart 2013)

Evernote Meetups zijn gratis toegankelijk en bedoeld om met elkaar kennis te delen over Evernote. De Evernote Meetup van vanavond staat in het teken van Evernote voor ambtenaren en bestuurders. Helaas lukte het niet om vanavond een overheidsdienaar te vinden die een praatje kon houden over het gebruik van Evernote binnen de overheid. Er zijn tussen de ongeveer 10 aanwezigen voldoende experts aanwezig om tips & tricks uit te wisselen. Twee aanwezigen willen binnenkort Evernote toelichten tijdens een tooltime-sessie in de raadzaal, daarvoor was na vanavond ruim voldoende input!

Zet de volgende data alvast in je agenda en schrijf je in op de Meetup (van ~19:30u – 21:15u)!

De meetups worden gehouden bij Permanent Beta in het gebouw van het Ondernemersplaza van de KvK in Amersfoort (Printerweg 6). Dit is op loopafstand van station Amersfoort Schothorst en er is ruime, gratis, parkeergelegenheid. Zet bovenstaande data dus direct even in je agenda en volg Permanent Beta op Meetup om op de hoogte te blijven van meetups.

Google Keep, #operatiedenkraam en iPad stand

Martijn Aslander opende met een reactie op de actualiteit: Evernote vs Google Keep. Martijn verwacht eerder dat Evernote op termijn Google Docs kan vervangen. Daarnaast zal het Google geen goed doen dat ze vlak voor de lancering van Evernote Keep de aankondigden te stoppen met Google Reader. Evernote is met een handige thumbnailweergave van notities, (web)clippers, apps op alle belangrijke platformen en een goede API voor integratie met andere programma’s een heel stuk verder ontwikkeld.

Google Docs is wel praktisch voor het gelijktijdig samenwerken aan een spreadsheet of tekstdocument. Evernote synchroniseert veel minder vaak waardoor de kans op conflicterende wijzigingen groter is. De Evernote-gebruiker die de notitie het eerst op de server weet te wijzigen “wint”, bij de ander bewaart Evernote de notitie in een lokaal notitieboek met conflicterende notities.

Heeft iedereen het artikel “I’ve been using Evernote all wrong here’s why it’s actually amazing” gelezen? Het artikel legt uit dat hoe meer gegevens je in Evernote stopt, hoe krachtiger het wordt. Zet het breder in dan voor één specifieke toepassing en benut de (web)clipper. De kracht van Evernote is het archiveren van gegevens en ontsluiten daarvan.

Van het e-book Lifehacking met Evernote verschijnt snel een vierde en laatste update met daarin een heel hoofdstuk over de werking van de (web)clipper(s) van Evernote. ”

Los van Evernote maar goed voor brainstormen laat Martijn de nieuwe Edding 4090 Window Marker zien. Hiermee maak je van ramen een brainstormplek. Zie het als stoepkrijt voor het raam, het is gemakkelijk afwasbaar. Martijn laat de markers her en der achter, zoek op Twitter naar foto’s van #operatiedenkraam. Tip voor het eerste gebruik: de markeerstift een aantal keren langzaam op en neer drukken op een oppervlak op de vulling “naar voren” te halen.

Het driejarig bestaan van de Wooden iPad Stand is een mooi moment om het verhaal van het houten houdertje voor iPad nog eens te delen.

Wooden-iPad-Stand

Evernote Tips & tricks

We wisselen beurtelings tips uit waarbij we indien nodig stilstaan bij begrippen die nog niet bij iedereen bekend zijn.

Peter Ros legt aantekening snel vast met Captio. Met deze iPhone app kun je jezelf snel een mailtje sturen. Iedere Evernote-gebruiker heeft een speciaal e-mailadres waar je ook heen kunt mailen. Captio is vooral handig voor iPhone-gebruikers. Evernote heeft een widget voor Android waarmee je zo’n snelle knop naar Evernote op je startscherm kunt zetten die direct spraak kan digitaliseren naar tekst. Met IFTTT zet Peter artikelen die hij markeert met een ster door van Flipboard/Pocket naar Evernote.

Peter’s webdesign en marketing bedrijf Admium gebruikt Evernote voor de projectadministratie, inclusief offertes, voorbeelddocumenten, kun je vervangen door Evernote zodat iedereen altijd alle documenten bij de hand heeft.

Peter tipt dat Evernote gescande en handgeschreven tekst op afbeeldingen goed vindbaar maakt. Je hoeft notities niet perse van labels te voorzien en kunt vertrouwen op de zoekmachine, pile don’t file!

Martijn en Peter hebben een notitie met verlanglijstje uit Evernote ingesloten op hun website zodat dit gedeelte van de website eenvoudig te beheren is vanuit Evernote. Zie het verlanglijstje van Martijn Aslander of het verlanglijstje van Permanent Beta. Voor technici: het is een iframe.

Peter Joosten leerde o.a. raadsleden als trainer elektronisch vergaderstukken te lezen op iPad. Hij verwees altijd al door naar Evernote voor het bewaren van krantenknipsels die dan doorzoekbaar worden. Maar Evernote kan natuurlijk nog veel meer. Een communicatieafdeling zou een knipselkrant ter inzage beschikbaar kunnen stellen via Evernote.

Ook binnen de overheid is het handig om snel toegang tot documenten te hebben en deze te kunnen delen. Anders dan een netwerkschijf kun je gegevens in Evernote snel delen met mensen uit andere organisaties.

Zo komen we onder andere op het scannen van visitekaartjes met Evernote Hello. Evernote legt de ontmoeting vast, bewaart het kaartje in oorspronkelijk formaat, zet voor Premium-gebruikers de tekst op het kaartje om in gegevens van een contactpersoon en vult indien gewenst aan met informatie uit sociale profielen. We experimenteren ook even met Evernote Hello door de contactgegevens van alle aanwezigen als ontmoeting uit te wisselen.

Als je eerder gescande visitekaartjes hebt getagd dan kun je die specifiek doorzoeken met een geavanceerde zoekopdracht zoals: tag:visitekaartje jansen

We bespreken kort de voordelen van Dropbox ten opzichte van Evernote. Dropbox werkt prettig als je het document nog aan het bewerken bent. Google Docs werkt handig als je met die functionaliteiten uit de voeten kunt.

Welmoed Verhagen vertelt foto’s van dingen te maken om later iets mee te doen. Martijn tipt dat foto’s van een moderne smartphone best veel schijfruimte innemen. Dat betekent dat het versturen via 3G lang duurt en het datalimiet van je telecomprovider en Evernote-account verbruikt. Scans blijken veel minder schijfruimte in te nemen en zijn nog eens scherper ook! Sowieso een gouden tip want je digitaliseert ál je papier. ScanSnaps zijn prijzige maar erg fijne scanners. Ze kunnen ook dubbelzijdig scannen. David Bakker nam eerder een review van de Fujitsu ScanSnap S1100.

Zo komen we ook op de voordelen van Evernote Premium voor ~€5 per maand. Naast belangrijke voordelen zoals extra schijfruimte (ook ín een notitie), notitiegeschiedenis, offline notitieboeken en een pincode op een mobiel apparaat concluderen we vooral dat het helpt minder daaraan te hoeven denken. Evernote werkt gewoon wat prettiger en is het waard.

Welmoed twijfelt tussen het gebruik van Evernote of Pocket voor het later lezen van artikelen.

Verder gebruikt Welmoed Evernote als takenlijst voor het toepassen van Getting Things Done (GTD). Samen met een redacteur werkte ze in Evernote samen aan tekst voor de Psychologiekalender 2014. Ook de status van acties (wie doet wat) werd bijgehouden in Evernote.

Martijn vertelt dat Jeroen Hatenboer van de Gemeente Enschede fanatiek gebruik maakt van Evernote. Misschien is het iets om notulen beschikbaar te stellen via Evernote? Aanwezigen geven aan dat notuleren steeds vaker via video verloopt of al op de website worden gepubliceerd. Het lijkt erop dat de vindbaarheid nog wel verbeterd kan worden, notulen delen via eenOpenbaar notitieboek in Evernote lijkt daarom een meerwaarde te hebben.

Zo komen we op de vraag of ambtenaren gegevens kunnen verzamelen via Evernote. Tijdens het schrijven van het e-book Lifehacking met Evernote konden lezers taalfouten rapporteren via een formulier op de website. De auteurs kregen deze input via één Evernote-notitie binnen. Hiervoor werd gebruik gemaakt van WordPress met Gravity forms voor het formulier. Het formulier werd via e-mail verstuurd naar IFTTT die de inhoud aan een bestaande notitie toevoegde. De auteur die de feedback verwerkte koos voor de verwerkte tekst het lettertype Doorhalen.

Antoine Glerum vraagt of iemand ervaring heeft met LifeTopix. Dat was niet het geval, een van jullie misschien?

Trackbacks