Productiviteit

Evernote Meetup #7 (Evernote voor GTD, 14 mei 2013)

Evernote Meetups zijn gratis toegankelijk en bedoeld om met elkaar kennis te delen over Evernote. De Evernote Meetup van vanavond staat in het teken van Evernote voor Getting Things Done (GTD). Getting Things Done is bekend bij de ongeveer 30 aanwezigen die op de avond van de halve finale van het songfestival 2013 naar Amersfoort zijn gekomen.

Zet de volgende data alvast in je agenda en schrijf je in op de Meetup (van ~19:30u – 21:15u)!

De Evernote Meetups worden georganiseerd via Permanent Beta. Permanent Beta organiseert nog veel meer interessante bijeenkomsten. Op dinsdag 2 juli 2013 is de tweede Permanent Beta Dag met meer mensen, informatie en inspiratie dan je aankunt… Volg de linkjes vanaf de Meetup voor het programma en de video’s van de eerste Permanent Beta Dag om te zien wat je kunt verwachten als je je inschrijft.

Aan de Evernote Meetups zijn op een vrijwillige kleine bijdrage voor koffie/thee geen kosten verbonden. De meetups worden gehouden bij Permanent Beta in het gebouw van het Ondernemersplaza van de KvK in Amersfoort (Printerweg 6). Dit is op loopafstand van station Amersfoort Schothorst en er is ruime, gratis, parkeergelegenheid én gratis Wifi! Zet de data dus direct even in je agenda en volg Permanent Beta op Meetup om op de hoogte te blijven van nieuwe meetups.

Martijn tipt dat op Lifehacking.nl veel artikelen te vinden zijn over slimmer werken en leven. Iets minder bekend is dat je onder het kopje Downloads gratis e-boeken kunt downloaden. Tijdsbesparende tip van Martijn: Lees de boeken niet zelf maar stuur ze door naar anderen. Vraag vervolgens na een tijdje naar de meest belangrijke tips.

Martijn inventariseert het kennis- en ervaringsniveau van de aanwezigen. 75% van de aanwezigen heeft het boek Getting Things Done van David Allen gelezen. Veel mensen gebruiken Evernote al, ook in zakelijk verband én op diverse apparaten (Windows, OSX, smartphone, tablet). Een meerderheid heeft een Evernote Premium account. Twee mensen gebruiken Evernote nog niet.

Een leuke anekdote van Martijn. Het boek “Getting Things Done” staat ook in Nederland al lange tijd tussen de bestsellers. De eerste Nederlandse vertaling sloeg de plank mis en kwam op een dumpplek terecht. Het ging al mis met de titel “Doe het nu” – iets wat juist níet de bedoeling is. Taco Oosterkamp (van de organisatie meereffect die GTD-trainingen in Nederland verzorgt) heeft samen met Martijn contact opgenomen met de uitgever en hen gelukkig weten te overtuigen en helpen met een betere vertaling van het boek. De titel van de Nederlandstalige versie is gewoon Getting Things Done.

Daan van Bergen van Videologic heeft de presentatie opgenomen. Er waren wat technische problemen dus we verwachten deze opname wat later.

Evernote voor Getting Things Done door Fokke Kooistra

Fokke Kooistra werkt al sinds 2008 met Evernote en heeft zelfs deelgenomen aan het beta-traject. Fokke werkt ook al tien jaar met Getting Things Done en brengt de materie inmiddels 4 jaar als trainer/coach over aan anderen. Fokke waarschuwt laaiend enthousiast te zijn over zowel Evernote als Getting Things Done. Vanavond wil Fokke ons overtuigen dat de combinatie GTD & Evernote briljant samenwerkt. Fokke werkt inmiddels vijf jaar volgens het systeem welke hij vanavond uitlegt en het bevalt hem nog steeds prima.

Fokke introduceert kort de basisprincipes van Getting Things Done en de grondslagen die aan de basis van zijn keuzes staan.

David Allen: “Your mind is for having ideas, not holding them.”

Evernote sluit perfect bij deze gedachte aan want alles wat je in je hoofd hebt zitten kun je er snel in kwijt. Zo voorkom je dat er ’s avonds op de bank of in bed dingen door je hoofd dwarrelen waar je nog iets mee moet. Doordat Evernote beschikbaar is op PC, laptop, smartphone en tablet kun je altijd en overal bij je notities – Evernote Premium-gebruikers kunnen de notities zelfs offline beschikbaar maken.

David Allen: “If you don’t pay appropriate attention to what has your attention, it’ll take more of your attention than it deserves.”

Fokke wil zich zonder afleiding kunnen concentreren op de onderhanden taak.

Albert Einstein: “Everything should be made as simple as possible, but not simpler.”

Maak het systeem niet te complex. Het gaat niet om de tools maar om er lekker mee werken.

De opzet die Fokke demonstreerde is na te lezen op zijn blog.

Arjan Broere somde vorige maand in Het ultieme Getting Things Done-overzicht de meest belangrijke artikelen over GTD op dit blog op. Kijk ook eens naar de verzameling artikelen op de Startpagina GTD. Fokke wil de verschillende stappen zoals verzamelen, verwerken, organiseren etc zo soepel mogelijk inrichten in Evernote.

Basisinrichting Evernote voor Getting Things Done

Fokke werkt met een Mac. De principes werken ook onder Windows maar sommige sneltoetsen werken niet of zijn anders omdat de Evernote-clients verschillen.

Qua interface werkt Fokke met de lijstweergave, dus niet met fragmenten of thumbnails. De zichtbare kolommen heeft hij bewust ingesteld met de rechtermuisknop en op volgorde gezet.

Notitieboeken aanmaken voor Evernote voor Getting Things Done

Fokke werkt met 12 notitieboeken, sommige met een nummer als prefix in verband met sorteren:

  1. 1. Inbox: In dit Standaardnotitieboek komen alle notities in eerste instantie terecht.
  2. 2. Eerstvolgende acties: Per taak die Fokke de komende week uitvoert een notitie.
  3. 3. Projecten: Per project een notitie met eventueel als bijlage een mindmap of ander ondersteunend materiaal.
  4. 4. Wachten op: Per actie waarbij Fokke wacht op iemand anders een notitie.
  5. 5. Later / Misschien: Een platte lijst met ideeën – weer één per notitie.
  6. 6. Notities: Voor informatie die Fokke snel bij de hand wil hebben zoals checklists en gelezen/te lezen boeken.
  7. 7. XTadaa: Fokke bewaart hier de notities uit Eerstvolgende Acties die afgehandeld zijn en niet in het archief bewaard hoeven te worden. Motiverend om af en toe terug te kijken wat je allemaal hebt gedaan.
  8. 8. Meetings: In één notitie per aankomende vergadering ondersteunend materiaal voor die vergadering(en).
  9. @Leesstof: Materiaal om later te lezen op de iPhone of iPad. Binnen twee weken komt Fokke hier vervolgens aan toe. Voor belangrijk materiaal om te lezen maakt Fokke een notitie in Eerstvolgende Acties.
  10. @Onderweg: Een notitie per boodschappen om onderweg te halen.
  11. @Overleggen: Overlegpunten om te bespreken met andere mensen.
  12. Archief: Fokke gebruikt labels voor zo’n 20% van de gearchiveerde notities om deze notities gericht bij elkaar te kunnen vinden. Het A-Z archief zoals je dat vroeger in een ordner deed.

E-mail afhandelen met Evernote voor Getting Things Done

Fokke verzamelt alles in zijn standaard notitieboek Inbox om het verwerken als aparte stap uit te voeren. Zelfs als hij daarmee de notitie tweemaal onder ogen krijgt want het werkt veel sneller dan de onderwerpregel in het e-mailbericht aanpassen, zeker met de sneltoetsen die ik verderop beschrijf.

Fokke stuurt e-mails die hij niet direct afhandelt door naar Evernote om later mee aan de slag te gaan. In Evernote past hij het onderwerp aan zodat de titel van de notitie overeen komt met de taak zelf. Een voordeel van het gebruiken van Evernote in plaats van Outlook is dat e-mail en taken zo zijn gescheiden. Dat betekent dat je tijdens het werken aan je taken niet per ongeluk je nieuwe e-mail gaat lezen.

Indien nodig voegt Fokke een context toe aan de notitie (zoals Privé, R&D of Werk). Dat is dan het eerste deel van de titel van de notitie gevolgd door een dubbele punt. Het voordeel van deze losse manier van werken in plaats van labels is dat het niet uitmaakt als je per ongeluk een typefout maakt.

Eventuele deadlines noteert Fokke met een slash (/) als datum aan het einde van de titel. De datum staat daarnaast in de agenda van Fokke waar hij alles noteert wat op een specieke datum of tijd moet gebeuren.

Voor Wachten op mail maakt Fokke gebruik van de w-truc – alleen stuurt hij die door naar Evernote.

Papieren scannen naar Evernote

Fokke gebruikt de Fujitsu ScanSnap scanner om papier te digitaliseren naar Evernote. Lifehacking verkoopt de Fujitsu ScanSnap S13001, ook via de gemakkelijk te onthouden URL http://bit.ly/scannerkopen.

Tijdens Q&A informeerde iemand of het mogelijk is om een gescand document op basis van de inhoud automatisch te hernoemen en dán pas te importeren in Evernote. Dat kan op Mac OSX met Hazel maar is wat omslachtig en nog beperkt.

Projecten in Evernote

Alle gewenste uitkomsten die meer dan één actie vergen noemt David Allen een project. Volgens die definitie heb je dus veel meer projecten dan in gangbaar taalgebruik het geval is.

Een projectenlijst werkt als een prikkel om acties die stagneren zelf op gang te houden. In plaats van dat mensen je tijdens een vergadering een externe prikkel geven omdat je vergeten bent iets te doen.

Fokke legt geen relatie tussen een project en een eerstvolgende actie maar gebruikt de lijst puur als trigger om tijdens wekelijks onderhoud eerstvolgende acties aan te maken. Je zou eventueel iets kunnen met Notitiekoppelingen welke je via de rechtermuisknop aan kunt maken. Tip hierbij is dat je dat voor meerdere notities tegelijktijd kunt doen – je kunt dan een lijst met verwijzingen naar andere notities in een notitie plakken.

Fokke bewaart alleen de ondersteunende documenten die er toe doen in een projectnotitie en archiveert verouderde informatie. Tijdens het wekelijks onderhoud maakt Fokke voor concrete taken voor de eerstvolgende week een notitie aan in het notitieboek Eerstvolgende Acties.

Wat veel mensen niet weten is dat je in aan een notitie in Evernote bijlagen kunt koppelen. Denk aan mindmaps, spreadsheets, presentaties en tekstdocumenten. Deze kun je – met de desktop versies van Evernote – rechtstreeks vanuit Evernote openen en bewerken. Evernote bewaart vervolgens de bijgewerkte versie. Je hebt dankzij Evernote altijd een backup en je kunt er overal bij.

Vroeger was het kunnen bewaren van allerlei bestandsformaten een Evernote Premium functionaliteit, tegenwoordig kunnen ook gebruikers van Evernote Free alle soorten bijlagen toevoegen aan notities. Evernote Premium maakt Office-documenten vindbaar door ze te indexeren.

Tijdens Q&A werd geïnformeerd naar de hogere niveaus (Areas of focus) van David Allen. Fokke heeft hiervoor notities en een mind map, zoals David Allen schreef over zijn “My World Map”.

Gerelateerde notities in Evernote

Met gerelateerde notities zie je als Evernote Premium-gebruiker eerder aangemaakte notities die overeenkomsten hebben met de notitie waar je nu aan werkt. Hoe langer je met Evernote werkt hoe vaker dat leuke verrassingen oplevert zoals taken waar je je al eerder in hebt verdiept.

Gerelateerde notities zijn op het moment van schrijven beschikbaar in Evernote voor Mac. Onder Windows kun je de functionaliteit wel zien naast zoekopdrachten die je in bijvoorbeeld Google uitvoert. Installeer daarvoor in je webbrowser de Evernote webclipper.

Met Evernote Business stel je via de gerelateerde notities kennis beschikbaar aan collega’s.

Sneltoetsen voor Evernote

Fokke werkt snel in Evernote door gebruik te maken van sneltoetsen in plaats van slepen met de muis. Het voordeel is dat je je hand niet hoeft te verplaatsen van het toetsenbord naar de muis. En dat je vingers combinaties kunnen leren in tegenstelling tot het exact aanwijzen waarvoor je je extra moet concentreren op de cursor van de muis.

De sneltoetsen:

  • Evernote notitieboek openen: Cmd+J (OSX), | Alt+Shift+N (Windows)
  • Notitie verplaatsen: Ctrl+Apple/Cmd+M (OSX) | Alt+N, V, ENTER, N (Windows)
  • Notitietitel aanpassen: Cmd+L (OSX) | F2 (Windows)
  • Labels aanpassen: Cmd+’ (OSX) | Ctrl+Alt+T (Windows)

Onder het menu Bekijken kun je meer sneltoetsen vinden, bijvoorbeeld te switchen naar een weergave zoals notities, notitieboeken of atlas.

Op de Mac maakt Fokke tijdens het werken in andere applicaties snel nieuwe notities aan in Evernote met de app Alfred. Vanuit het venster van Alfred kun je snel applicatie starten en die direct aan het werk zetten. Zo maakt hij een notitie in het Evernote-notitieboek “Wachten op” vanuit Alfred aan met ‘wo Kees stuurt DVD’. Andere acties maken notities aan in de inbox (voor dingen die je te binnen schieten of die je hoort) en Later / Misschien en Eerstvolgende Acties om tijdens het wekelijks onderhoud snel notities aan te maken.

Het lijkt erop dat de Windows-applicatie Fingertips dit ook kan door de locale API van Evernote (enscript) aan te roepen.

Evernote voor Getting Things Done op smartphone en tablet

Op iPhone gebruikt Fokke de client van Evernote. Alleen voor het snel intypen van een notitie gebruikt Fokke de app QuickEver.

Op iPad werkt Fokke naast de Evernote client met Skitch en Penultimate.

Penultimate gebruikt Fokke om met een stylus op de iPad te schrijven tijdens een vergadering. Dat voelt na even oefenen net als papier en werkt beter voor creatieve processen. Aantekeningen maken op papier en deze inscannen of werken met Livescribe zou ook kunnen maar Penultimate is net iets sneller want direct gedigitaliseerd.

Tijdens de Q&A-ronde werden stylussen met een dunne punt genoemd, de Hand Stylus en Jot Pro.

Q&A

Aan het einde van de presentatie was er expliciet ruimte voor het stellen van vragen. De antwoorden op sommige vragen sloten zo mooi aan op de tekst dat ik die direct heb verwerkt.

Evernote en privacy

Volgens de traditie van de Evernote Meetups is er ook ditmaal vraag naar welke informatie je wel en niet in Evernote bewaart. Als je je gegevens liever niet in the cloud bewaart dan kun je gebruik maken van lokale notitieboeken in Evernote. De notities in die notitieboeken synchroniseert Evernote niet.

Voor het importeren van e-mailberichten moet je gebruik maken van een gesynchroniseerd notitieboek, de import verloopt via de servers van Evernote. Je kunt ervoor kiezen direct na het importeren de notitie te verplaatsen naar een lokaal notitieboek.

Een nadeel van lokale notitieboeken is dat je die alleen op de desbetreffende Evernote Desktop client ter beschikking hebt en dat Evernote de notities niet ïndexeert (je kunt er niet op zoeken).

Martijn Aslander tipt dat je in de desktop clients van Evernote platte tekst in notities kunt versleutelen met een wachtwoord. Selecteer de tekst en kies de optie uit het rechtermuisknopmenu.

Toepassing systeem Fokke met meerdere GTD-systemen naast elkaar

Hoe werkt het als je aparte GTD-systemen hanteert voor meerdere opdrachtgevers die allemaal andere e-mailomgevingen gebruiken? Of om de GTD-systemen voor werk en privé gescheiden te houden?

Fokke werkt met één GTD-systeem waarin hij werk en privé combineert. Met meerdere opdrachtgevers zou dat niet anders zijn. E-mailen naar Evernote vanuit al die andere e-mailomgevingen is dan juist handig, zo heb je notities weer op één plek staan.

Als je echt gescheiden systemen wilt toepassen dan kun je werken met meerdere Evernote-accounts. In de clients kun je snel schakelen tussen de verschillende accounts, er is zelfs een sneltoets voor. Als je Evernote Premium nodig hebt, dan heb je die waarschijnlijk ook op je andere accounts nodig.

Schijfruimte Evernote

Moet je je Evernote-account nooit opschonen qua schijfruimte?

Martijn Aslander vertelt dat zijn notities nu zo’n 3GB schijfruimte in gebruik nemen. Het werkt nog prima. Alleen de iPhone-client van Evernote struikelt erover.

Als workaround voor de performance van de Evernote iPhone client gebruikt Martijn de iPhone-client Clever HD (iPhone | iPad) die sowieso sneller is en meer rekening houdt met de eindgebruiker.

Aanvullend op Clever vertelt Martijn dat je met de app Clever Snap (Android, iPhone, iPad) snel foto’s kunt maken om door te sturen naar Evernote. De app heeft als voordeel dat je de foto snel kunt bijsnijden wat vooral handig is om een stuk tekst van een pagina te selecteren.

Webclipper voor iPhone / iPad

Is er een webclipper voor iPad?

De meest eenvoudige manier qua installatie is om een URL naar je Evernote e-mailadres te sturen in de body van het e-mailbericht. In je notitie in Evernote kun je die vervolgens aantikken. Vanuit de browser die dan opent kun je de hele pagina doorsturen naar een nieuwe notitie in Evernote.

Als je rechtstreeks vanuit de webbrowser Safari pagina’s door wilt kunnen sturen dan kun je een speciaal soort favoriet/bookmark toevoegen met wat Javascript-programmeercode – een bookmarklet. De site iOS Bookmarklet somt er aardig wat op (waaronder Evernote), maakt de installatie gemakkelijk én laat deze zien met een video.

Er zijn ook apps die het clippen ondersteunen door in de gaten te houden wat je op het klembord van iPhone of iPad zet, zoals EverClip (iPhone | iPad).

Koppeling tussen Evernote en Pocket

Kun je Pocket en Evernote koppelen?

Pocket is een applicatie die geoptimaliseerd is om artikelen of websites later te lezen of te bekijken. Je kunt URL’s snel doorsturen naar Pocket vanuit je webbrowser, Twitterclient of RSS-lezer. Pocket is beschikbaar in de webbrowser maar synchroniseert met clients op bijvoorbeeld iPhone, iPad en Android. Je artikelen zijn zo offline beschikbaar zodat je op een verloren moment snel iets bij kunt lezen. Pocket schrapt alle navigatie-elementen rondom een artikel.

Vanuit Pocket kun je artikelen die je hebt gelezen bewaren in Evernote zodat je ze later nog eens terug kunt vinden.

Met de tool IFTTT kun je triggeren op nieuwe, gelezen of favoriete artikelen in Pocket automatisch gelezen artikelen archiveren in Evernote en deze bewaren in Evernote.

Pocket heeft standaard een nette integratie met Evernote die in een pop-up naar het notitieboek en eventuele labels + opmerkingen vraagt. Deze handmatige mogelijkheid kun je gebruiken als je wat selectiever bent in wat je wilt bewaren.

IFTTT triggert de vraag of je afspraken in je agenda kunt maken op basis van een notitie in Evernote. De webservice Event noted. maakt van notities met het label event een afspraak aan in Google Calendar, de agenda app op iPhone/iPad of via iCal op Mac/Windows/Android.

E-boek Lifehacking met Evernote

In het e-boek Lifehacking met Evernote heb ik een aantal methodes voor het toepassen van Getting Things Done in Evernote samengevat, waaronder de methode van Fokke. De opzet van Fokke is eenvoudiger en minder foutgevoelig dan het populaire The Secret Weapon (TSW).

E-book Lifehacking met Evernote

Het e-boek staat boordevol andere informatie en is bedoeld als Nederlandstalig handboek Evernote. Zo vertelt het boek precies de verschillen tussen Evernote Free en Evernote Premium. De volgende greep uit de verschillen zijn deze avond aangestipt:

  • Opslagruimte: 60MB vs 1GB per maand
  • Gerelateerde notities in Evernote laten zien*
  • Aantekeningen maken in PDF-documenten met Evernote Skitch
  • Offline toegang tot notitieboeken
  • De notities die Evernote laat zien bij het zoeken in Google vallen niet onder Premium. Je krijgt ze door de Evernote-webclipper extensie voor jouw webbrowser te installeren.

Op de niet-officiële Evernote-groepen op Facebook en Google+ kun je terecht met vragen aan andere Nederlandstalige gebruikers.

Schrijf je meteen even in voor de volgende meetup op dinsdag 21 mei 2013 over de mogelijkheden van “Evernote voor het MKB en ZZP-ers”.

over de auteur

Patrick Mackaaij

Patrick Mackaaij deelt als blogger hier en op zijn weblog Eenmanierom.nl kennis over slimmer werken, timemanagement en Getting Things Done. Neem contact op met patrick@eenmanierom.nl als je efficiënter wilt werken of als je op basis van opbouwende kritiek de gebruikservaring van je product of dienst wilt optimaliseren.

Volg Patrick op Twitter, LinkedIn, Google+ of Facebook.

Reageer

16 Reacties