Productiviteit

Nooit meer iets vergeten: Evernote

Informatie opslaan op elk device, in elke omgeving, online of offline, met volledige zoekfunctionaliteit. Dat is Evernote.

Hoe vaak gebeurt het niet dat je je iets bedenkt, iets ziet, iets hoort of iets leest wat je niet direct wilt ‘verwerken’ maar wilt opslaan voor een ander moment? Vaak gaat dat soort informatie verloren door de selectiviteit van het kortetermijn geheugen. Evernote biedt hiervoor een oplossing. Het is een systeem waar je dit soort zaken kunt ‘parkeren’.

Evernote werkt als volgt:

  1. Je ziet iets wat je wilt onthouden
  2. Je selecteert het (webpagina), spreekt het in (idee) of neemt een foto ervan (artikel/document etc)
  3. Nu stuur je het naar Evernote. Dit kan via e-mail, bijvoorbeeld via je mobiele telefoon met camera (je krijgt een apart e-mail adres) of via je browser. Evernote heeft een heel handige ‘bookmarklet’ die een popup genereert om te vragen in welke ‘map’ je het geselecteerde stukje tekst wilt opslaan
    Evernote Bookmarklet

    Uiteraard heeft Evernote ook clients (er zijn programma’s beschikbaar voor Windows, Mac, Windows Mobile en iPhone. Java versie is in ontwikkeling) waarin je direct je note kwijt kunt. Als laatste kan je ook nog direct via de web interface je note opslaan.

  4. Synchroniseer met de Evernote server zodat je nieuwe stukje informatie zowel op je lokale client als via de web-interface beschikaar is.

Mogelijkheden

Evernote laat je je informatie opslaan in ‘mappen’ of ‘notebooks’. Het systeem werkt met keywords en metatags zodat je zowel notebooks als stukjes informatie (notes) kunt ‘taggen’. Daarnaast geeft Evernote je de mogelijkheid om bepaalde notes te delen met anderen via een ‘publieke map’. Er zijn zelfs widgets of internet te vinden die een soort van mini-evernote op je homepage plaatsen waarin jouw publieke stukjes informatie zichtbaar zijn voor de rest van de wereld.

Ongetwijfeld een van de meest indrukwekkende functies van Evernote is de tekstherkenning. Evernote herkent teksten in opgeslagen foto’s en afbeeldingen en doet dit goed. Zelfs handgeschreven teksten kunnen herkend worden! Dit is de feitelijke kracht van het systeem; stel je leest een leuk artikel over waar mensen zich mee ontspannen. Je maakt er met de Smartphone een foto van en stuurt deze naar Evernote. Bij thuiskomst start je je Evernote client op, die direct gaat synchroniseren. Vervolgens type je in het zoekbalkje bijvoorbeeld ‘Slapen’ en met een geweldige animatie komt het artikel naar boven waarin zich het woord ‘slapen’ bevindt..

Evernote search

Toegang tot Evernote

Grofweg gezegd kan je Evernote op 2 manieren ‘gebruiken’: via de web 2.0-interface of via een client. Het voordeel van de client is dat alle informatie gesynchroniseerd is en dus ook offline beschikbaar. Bovendien biedt de client wat meer functionaliteit dan de web-interface. Het voordeel van de web-interface is (uiteraard) dat hij altijd toegankelijk is en dat hij dezelfde uitstekende tekstherkenning biedt als de client. Sterker nog, de tekst wordt op de Evernote server herkend en als meta-informatie tijdens het synchroniseren weer meegegeven aan de client.

Evernote biedt een aantal clients:

  • Mac client
  • Windows client
  • iPhone client
  • Java client is in ontwikkeling

Daarnaast heeft Evernote ook een mobiele versie van de web-interface ontwikkeld, geschikt voor de meeste telefoons. Ik gebruik hem prima op mijn N95. Naast de aparte client voor de iPhone is er ook een iPhone-versie van de web-interface ontwikkeld.

Evernote for iPhone

Ook nog leuk om te noemen is dat Evernote op de Mac volledig integreert met Spotlight en dat je direct vanuit de client foto’s met je iSight kan nemen. Heel handig voor visitekaartjes, adreswijzigingen etc die je niet binnen 2 minuten wilt / kunt invoeren.
Als je een stukje tekst oid kopieert (bijvoorbeeld uit een website of document) kan je dit door het handige menubalk ikoontje op de Mac ook direct in Evernote plaatsen.

Evernote Mac Menubar

Ook aardig is de nieuwe feature waarbij foto’s die via de iPhone client worden gesynchroniseerd automatisch geotagging meekrijgen.

Voor meer informatie over de mogelijkheden van Evernote kijk hier.

Toepassingen

Naast bovengenoemde voorbeelden zijn er voor Evernote nog legio andere toepassingen te bedenken:

  • Interessante artikelen uit tijdschrift of krant
  • Straatnamen, bezienswaardigheden, auto’s, nummerborden, winkels
  • Ideeën (Evernote accepteert ook audio bestanden)
  • Websites, in plaats van bookmarken (dan komen ze vaak in de ‘grote bak’ terecht)
  • Screenshots (functionaliteit zit in de client)
  • PDF documenten worden ondersteund, dus die kan je er zo ‘in slepen’
  • Recepten, handleidingen, productinformatie etc etc (je kunt namelijk ook delen van website ‘clippen’ zodat je niet een hele webpagina hoeft te doorzoeken in Evernote)

Verbeterpunten

Ondanks het zeer innovatieve karakter van Evernote en de uitstekende uitvoering van het concept, blijft er altijd wat te wensen over. Zo is er nog geen client voor Symbian en kan je je Evernote informatie op de Mac enkel via Mail versturen, nog niet via Entourage of Outlook binnen een Parallels/Windows omgeving.

In de (wellicht verre) toekomst zou het ook mooi zijn als de opgeslagen audiofragmenten via stemherkenning op sleutelwoord doorzocht kunnen worden. Makkelijk om die ene opmerking tijdens de vergadering te achterhalen!

Kosten

Evernote is momenteel nog in beta en is gratis voor basis gebruik. Het enige verschil met de betaalde versie is de maandelijkse upload limiet die standaard op 40 MB staat. Voor de meeste mensen zal dit echter voldoende zijn. Als je dan toch meer wilt uploaden dan kost dit $ 45 per jaar. Je krijgt dan 500 MB upload ruimte en de advertenties bij je publieke notebook worden verwijderd.

Conclusie

Evernote is een geweldig systeem. Iedereen die wel eens wat vergeet of zaken multimediaal wil opslaan (vergeet niet dat je ook voice notes kan opslaan) heeft met Evernote een efficiënt verlengstuk van het brein gevonden. Je moet even wennen aan het gebruik ervan. Niet zozeer de gebruikersvriendelijkheid, dat zit wel goed, maar gewoon het feit dat je dus dingen gaat clippen/fotograferen/opslaan op deze manier. Ik gebruik het systeem nu een aantal maanden en ben eraan gewend geraakt. Sterker nog, het maakt voor mij een essentieel deel uit van mijn GTD proces, het is een aanvulling op mijn Moleskine, N95 en MacBook Pro.

Evernote website

Evernote is ook op Twitter te vinden met updates en tips.

over de auteur

Mischa Coster

Mischa is sinds 2001 zelfstandig mediapsycholoog en werkt samen met klanten en relaties aan vraagstukken op het raakvlak van online media, psychologie en techniek. Hij is gespecialiseerd in persuasion, het veranderen van gedrag met behulp van multimedia en internetcommunicatie via social media. Dit doet hij als adviseur voor zowel B2B als B2C omgevingen. Hij is bestuurslid van het platform NIMA Customer Insights, actief organizer in de TEDx community en mede-oprichter van en Director of Consulting bij Grey Matters, een organisatie waarin persuasion- en media-experts samen psychologisch onderzoek doen, publiceren en multidisciplinaire projecten uitvoeren waarbij gedragsbeïnvloeding centraal staat.

Reageer

42 Reacties

  • Ik heb mijn gehele administratie gedigitaliseerd met Evernote. Zeker een heel goed systeem. Alleen het OCR gedeelte laat te naar mijn idee te wensen over. Met ingescande documenten kan Evernote redelijk uit de voeten. Even een quote:

    ‘Evernote herkent teksten in opgeslagen foto’s en afbeeldingen en doet dit goed. Zelfs handgeschreven teksten kunnen herkend worden!’

    Hiermee kan ik het absoluut niet mee eens zijn. Verschillende testen op kantoor hebben naar mijn idee uitgewezen dat dit niet echt het geval is. Ik heb alle secretaresses (met hun keurige handschrift) verschillende zinnen laten schrijven. Als hij 5% oppakt is dat veel.

    Een foto met m’n macbook pro (isight) hoef ik dus niet eens te proberen.

    Maar dat is ook het enige negatieve aspect. Dit heb ik opgelost door de ingescande documenten ook maar even door Adobe Prof. heen te gooien en de OCR in batch te doen.

    Verder is het een zeer mooi systeem dat elke maand weer wat beter lijkt te worden.

  • Tja die handgeschreven teksten zijn wat moeilijker. Daarom schreef ik ‘kunnen herkend worden’ 🙂 Gefotografeerde documenten (zelfs met iSight, vnl visitekaartjes) lukken heel aardig, ik krijg over het algemeen goede hits op de relevante zoektermen!

    Bedankt verder voor de tip over de Acrobat, dit zal er zeker voor zorgen dat de doorzoekbaarheid van je notes omhoog schiet!

    Ik kijk uit naar de volgende versie/verbetering/toevoeging van het systeem…

  • @Jelle als je zegt dat je je hele administratie hebt gedigitaliseerd met Evernote, hoe bedoel je dat? Zijn al je polissen, papieren, facturen etc in Evernote in mapjes te vinden?
    Het OCR heb je in een batch gedaan. Bedoel je dat je in één keer veel papieren hebt gescand of heb je een scanner waarbij je batchgewijs, zonder erbij te zitten, papieren kunt scannen?

  • @Frank:

    Als volgt:

    1) Simpelweg alle nietjes eruit, twee stapeltjes gemaakt: dubbelzijdig scannen en enkelzijdig, en onder de feedscanner op ’t werk. Deze scanner mailt alles naar m’n gmail account.

    2) Van Gmail gedownload in een mapje ‘ocr’ en dit mapje middels een batchverwerking in Adobe Prof. voorzien van OCR.

    3) In Evernote geimporteerd.

    De eerste keer was het even wat werk. Nu is het elke maand even bij houden. Als ik een stapeltje heb wat de moeite waard is ga ik ‘even aan het werk’.

    De papieren doe ik trouwens na het scannen (ongeordend) in een map met het opschrift ‘Inhoud ingescant’. Maar moet eerlijk zeggen dat ik die niet meer nodig heb gehad.

    Heb hier goed over nagedacht. Ook over het gebruik van Evernote. Want wat moet je als dit systeem toch geen lang leven beschoren is?

    Daarom heb ik als back-up alles wat uit Adobe prof. komt ook nog op de harde schijf staan. Dit is dan alles zo weer in een ander systeem te implementeren.

    Tags, datums, codes op de papieren voor het inscannen bleek achteraf, door het gebruik van OCR, niet nodig en zelfs niet handig.

    Ik hoop dat ik het zo goed heb uitgelegd.

  • Leuk artikel. Ik kende Evernote al van de VS-blogs die ik geregeld lees. Een overduidelijk nadeel waarover dit artikel met geen woord rept is dat er geen Evernote client voor Linux is.

  • @Jelle dank voor de uitleg, helemaal duidelijk! Ik heb zelf een simpele scanner en heb al gemerkt dat “even” wat scannen nou niet echt snel is gebeurd. Maar ik ga voor een deel van de administratie toch eens echt een poging wagen…

  • ik wil dat ook!! Ik heb wel een mooie scanner én de software (abby finereader prof), maar nu nog weten hoe ik ermee om moet gaan….

    Dit deel van Jelle: ‘Dit heb ik opgelost door de ingescande documenten ook maar even door Adobe Prof. heen te gooien en de OCR in batch te doen.’ begrijp ik niet. Moet ik dan mijn ingescande document inlezen met de software en opnieuw opslaan?

    Ik vind het wel een uitdaging, bedankt voor de tip!

  • nog even deze nerd hier:

    Ik heb geprobeerd everclip te installeren. zoals op de site staat: klik met je rechtermuisknop en voeg toe als favoriet. Wat daarna komt werkt bij mij echter niet. Geen idee hoe ik iets toe kan voegen. Iemand een suggestie??

  • @Jelle Ik doe dit ook met mijn administratie. Ik heb alleen niet de volledige admin maar een subset ervan ‘belangrijk, handig om ook op andere lokaties te kunnen raadplegen’ in Evernote gestopt.

    @Martijn: Ik gebruik zelf een HP Laserjet 2840 all-in-one met automatisch document feeder voor ‘stapeltjes scanwerk’. Gaat prima!

    Wat betreft Batch Processing met OCR: Dit is een niet-standaard functie. Je moet hem zelf activeren door in Acrobat Professional onder het menu ‘Advanced’ en dan ‘Document Processing’ te kiezen voor ‘Batch Processing’ (sorry engelse versie).

    Vervolgens maak je een ‘New Sequence’ aan. Deze noem je ‘OCR’ en vervolgens kies je bij ‘Select Commands…’ voor de de optie ‘Recognize Text Using OCR’ onder het kopje ‘Document’. Deze voeg je toe (klik op de pijltjes in het midden zodat hij rechts verschijnt), daarna OK.

    Ik zou daarna wel bij de output optins nog even opgeven dat hij bijvoorbeeld een extra toevoeging ‘_OCR’ of iets dergelijks aan de bestandsnaam meegeeft omdat je anders je originele overschrijft.

    Als je klaar bent klik je in het ‘Batch Processing’ venster op de ‘OCR’ set en daarna op ‘Run Sequence’. Nu vraagt hij je welke PDF documenten je wilt tekstherkennen (wel even zorgen dat ze in hetzeflde mapje staan) en daar ga je!

    Hele rit, maar het is echt binnen 1 minuut gepiept. Ik ben nogal uitvoerig met mijn beschrijving 🙂

  • @Mees: Mac of PC? IE of FireFox? Je moet hem toevoegen aan je bookmarks of favorieten maar wel in de map die de inhoud van je snelkoppelingen balk bevat. Bij FF is dat de ‘Bookmarks Toolbar Folder’ en bij IE de ‘Links’ map. Als hij daarin staat ben je als het goed is klaar. Vervolgens ga je naar een website oid en klik je op die knop (snelkoppeling) en verschijnt er het Evernote popup scherm waarin je moet inloggen en vervolgens je informatie kunt opslaan.

    Hoop dat het lukt zo, succes!

    PS Als je ‘Bookmarks Toolbar Folder’ of ‘Links’ map redelijk vol zit kan het zijn dat je laatste toevoeging (deze Evernote clip) als het ware van de balk afvalt. In dit geval zie je meestal helemaal rechts in de balk nog een pijltje staan wat erop duidt dat er nog meer snelkoppelingen in de balk staan die er niet meer op passen.

  • @Misha: bedankt. Ik heb het aan de praat. Ik klik nu mijn favorieten in IE aan en daar ga ik naar de link met evernote. Als het anders moet hoor ik het graag. Ik ga het nu nog op mijn pda zetten. Leuk!

  • duh… weer wat geleerd. Ik begreep niet hoe je dat voor elkaar kreeg maar nu heb ik het door. De link in het mapje ‘koppelingen’ zetten en dan die werkbalk aanvinken bij beeld. Tss bedankt. Het is voor sommigen heeeel eenvoudig maar voor sommige anderen… 🙂

  • Ik heb vandaag ook Evernote eens geinstalleerd, maar het valt mij op dat de client de notes anders weergeeft dan de web-interface.
    Ik wil graag in de client ook thumnails.
    Of zie ik nu iets over het hoofd?
    Wie het weet mag het natuurlijk zeggen. 😉

  • @Verbal Jam: In de Mac client (weet niet welke je hebt) kan je kiezen voor lijstweergave, combi (thumbnail/details) en thumbnail. Die thumbnails kan je dan zo groot of klein maken als je zelf wil met de schuivbalk onderin het scherm.

    Wat betreft de Windows client weet ik niet, kan iemand helpen?

  • een nadeel van evernote lijkt de beperkte hoeveelheid opslagruimte te zijn op het web.
    bij dropbox is die opslagruimte stukken groter: 2 gb.
    zou het een mogelijke truuc zijn, om op een of andere wijze de map met evernotedata in de dropboxmap te zetten, om te profiteren van de grotere opslagcapaciteit?

  • had laatst mijn canadese neef en nichtjes op bezoek. kwam tot de conclusie dat amerikanen en canadezen bijna allemaal credit-cards gebruiken en dat nederlanders relatief onbekend zijn mket visa etc.

    ik wil graag premium-lid worden, maar ik wil daarvoor geen visa-kaart aanschaffen. gewoon ing-pasje.

    heeft iemand ervaring met dit probleem?

  • […] Evernote blijft een onderwerp dat vaak aangekaart wordt op lifehacking. We raken er niet over uitgeschreven! We kunnen dan ook nooit alle mogelijkheden in 1 blog krijgen. Er zijn zoveel verschillende manieren te bedenken om Evernote handig toe te passen in het dagelijks leven en voor iedereen is dit weer anders. Zoals bijvoorbeeld dit recept. In combinatie met andere programma’s zijn er nog meer hacks te bedenken. […]

  • […] Evernote Informatie opslaan op elk device, in elke omgeving, online of offline, met volledige zoekfunctionaliteit. Dat is Evernote.Hoe vaak gebeurt het niet dat je je iets bedenkt, iets ziet, iets hoort of iets leest wat je niet direct wilt ‘verwerken’ maar wilt opslaan voor een ander moment? Vaak gaat dat soort informatie verloren door de selectiviteit van het kortetermijn geheugen. Evernote biedt hiervoor een oplossing. Het is een systeem waar je dit soort zaken kunt ‘parkeren’. […]

  • […] Evernote laat je je informatie opslaan in ‘mappen’ of ‘notebooks’. Het systeem werkt met keywords en metatags zodat je zowel notebooks als stukjes informatie (notes) kunt ‘taggen’. Daarnaast geeft Evernote je de mogelijkheid om bepaalde notes te delen met anderen via een ‘publieke map’. Er zijn zelfs widgets of internet te vinden die een soort van mini-evernote op je homepage plaatsen waarin jouw publieke stukjes informatie zichtbaar zijn voor de rest van de wereld.   Ongetwijfeld een van de meest indrukwekkende functies van Evernote is de tekstherkenning. Evernote herkent teksten in opgeslagen foto’s en afbeeldingen en doet dit goed. Zelfs handgeschreven teksten kunnen herkend worden! Dit is de feitelijke kracht van het systeem; stel je leest een leuk artikel over waar mensen zich mee ontspannen. Je maakt er met de Smartphone een foto van en stuurt deze naar Evernote. Bij thuiskomst start je je Evernote client op, die direct gaat synchroniseren. Vervolgens type je in het zoekbalkje bijvoorbeeld ‘Slapen’ en met een geweldige animatie komt het artikel naar boven waarin zich het woord ‘slapen’ bevindt..  […]

  • […] Evernote laat je je informatie opslaan in ‘mappen’ of ‘notebooks’. Het systeem werkt met keywords en metatags zodat je zowel notebooks als stukjes informatie (notes) kunt ‘taggen’. Daarnaast geeft Evernote je de mogelijkheid om bepaalde notes te delen met anderen via een ‘publieke map’. Er zijn zelfs widgets of internet te vinden die een soort van mini-evernote op je homepage plaatsen waarin jouw publieke stukjes informatie zichtbaar zijn voor de rest van de wereld.   Ongetwijfeld een van de meest indrukwekkende functies van Evernote is de tekstherkenning. Evernote herkent teksten in opgeslagen foto’s en afbeeldingen en doet dit goed. Zelfs handgeschreven teksten kunnen herkend worden! Dit is de feitelijke kracht van het systeem; stel je leest een leuk artikel over waar mensen zich mee ontspannen. Je maakt er met de Smartphone een foto van en stuurt deze naar Evernote. Bij thuiskomst start je je Evernote client op, die direct gaat synchroniseren. Vervolgens type je in het zoekbalkje bijvoorbeeld ‘Slapen’ en met een geweldige animatie komt het artikel naar boven waarin zich het woord ‘slapen’ bevindt..  […]