Productiviteit

Getting Things Done – wat het is

Getting Things Done van David Allen is het briljante stress- en timemanagement systeem van David Allen.

Laat me een paar dingen noemen die maken dat Getting Things Done zo’n goed systeem is en wat het voor jou zou kunnen doen.


CNN heeft een mooi artikel gepubliceerd over Getting Things Done (Engels). Je kunt het hier lezen.


Getting Things Done: waar is het voor nodig?

De meeste mensen die dit lezen, zijn op de één of andere manier kenniswerkers. Daarmee bedoel ik mensen die voornamelijk met hun hoofd werken. Wanneer je vroeger in een fabriek aan de lopende band stond, trok je werk duidelijk zichtbaar en voorgesorteerd aan je voorbij. Dat is voor kenniswerkers heel anders: kenniswerken gebeurt vrijwel compleet in je hoofd. En dat is een groot verschil.

Kenniswerk is relatief nieuw en vraagt om nieuwe methodes en manieren van denken. Tijdens je opleiding heb je veel inhoudelijks geleerd over je vak. Economen leren over cijfers, artsen over de juiste manier van opereren, managers over leidinggeven. Maar wie heeft op school geleerd hoe je je e-mail inbox zo snel mogelijk leegmaakt? Hoe je je agenda optimaal gebruikt? Hoe je prioriteiten stelt terwijl je elke dag een lawine aan nieuwe informatie krijgt?

Ik had daar al aardig wat over geleerd in de dagelijkse praktijk. In de loop van mijn leven heb ik één baan gehad. Daarna heb ik vier bedrijven opgericht en ben ik een hele serie non-profit initiatieven gestart. Ik heb mensen gecoached en gecounseled en heb bedrijven geholpen met het opzetten van strategieën en tactieken. Dat had ik allemaal niet kunnen doen, als ik niet al behoorlijk effectief en efficiënt werkte.

Maar Getting Things Done van David Allen gaf me nog een heleboel extra! Toen een vriend me het boek van David aanried, ging er een wereld voor me open. GTD, zoals het vaak wordt afgekort, is een compleet denksysteem voor kenniswerk. Het is meer dan een serie tips en trucs, het hele systeem staat stevig op een fundament van heldere principes. En net op het moment dat je denkt dat je het helemaal in de vingers hebt, kom je weer iets slims tegen, waardoor werken nóg leuker wordt.

Wat zijn de voordelen van Getting Things Done?

Ik zal een paar voordelen noemen, dingen die ik heb gezien in mijn eigen leven en werk toen ik dit begon toe te passen.

  • Het is flexibel. Het systeem lijdt niet aan het boekhouderssyndroom van sommige andere time-management systemen. Je hoeft niet van te voren eindeloos te puzzelen op een planning voor de hele week, die de dag erna tóch steeds weer wordt ingehaald door de feiten.
  • Je kunt het aanpassen aan hoe je zelf in elkaar zit. Sommige mensen zijn genieters van de geur van papier en inkt. Anderen zijn gadget-freaks die steeds kijken naar de nieuwste technologische snufjes. Ik ben allebei. Met Getting Things Done maakt het niet uit. Als je leert om consequent en snel goede beslissingen te nemen over alle informatie die je leven binnenkomt (en dat leer je van GTD), kun je de rest van het systeem handen en voeten geven op een manier die bij jou past.
  • Het werkt. Als je op Google zoekt, vind je ondertussen ruim 100 miljoen resultaten. Dat is niet voor niets. De meeste mensen die werkelijk met GTD aan het werk gaan, zijn er bijzonder tevreden over. Een relatief groot percentage van de GTD-ers is ronduit lyrisch over de voordelen die ze ervaren! Of ken jij een andere timemanagement systeem waar zoveel mensen uit zichzelf artikelen over schrijven?
  • Een leeg en helder hoofd is bijzonder aantrekkelijk. David beschrijft een methode om je hoofd leeg te krijgen. Het kost je een week of zes om zover te zijn, maar dan is de ervaring van een opgeruimd hoofd heel bijzonder. En dat zonder zweverig te worden – het gaat om hele praktische, alledaagse manieren van werken. Dingen opschrijven (op de goede plek), de juiste lijsten bijhouden (maar dan wel zo efficiënt mogelijk), dat soort activiteiten. Bij elkaar is het een geïntegreerd systeem voor grote opruiming.
  • Je wordt er betrouwbaarder van. Omdat je niets meer vergeet, wordt het makkelijker en leuker om met je samen te werken. Als jij iets belooft, kan ik er op rekenen dat je het ook werkelijk doet. Of dat je anders even contact zoekt om te heronderhandelen.
  • Getting Things Done dwingt je om in de werkelijke realiteit te leven. Dat is misschien even slikken, als je ziet hoeveel dingen er nog op je bordje liggen. Maar het is wel de enige manier om echt goede prioriteiten te stellen. Dat geeft je vervolgens ook de mogelijkheid om zinnig na te denken over de wat langere termijn. Waar wil je zijn over twee jaar? En hoe ga je dat doen?

Alles bij elkaar ben ik zéér tevreden en erg enthousiast over Getting Things Done. Het is in mijn geval zelfs wat uit de hand gelopen. Ik was zo blij met het systeem, dat ik wilde dat de mensen met wie ik samenwerk het ook zouden gaan gebruiken. Om dat voor elkaar te krijgen, ben ik gratis artikelen gaan schrijven op een weblog. Voor ik het wist lazen bedrijven als Hewlett-Packard en de Nederlandse Spoorwegen mee.

Toen ben ik maar een Nederlandstalige training gaan bouwen. Die geef ik nu alweer anderhalf jaar om je zo snel en effectief mogelijk de voordelen te laten merken van Getting Things Done. Tegenwoordig is het een ééndaagse training met een heel e-learning systeem erbij. Als lezer van Lifehacking krijg je de komende tijd een flinke korting op de meereffect training.

Ondertussen is de SDU bezig om een nieuwe Nederlandse vertaling uit te geven van het boek. Die nieuwe editie zou eind van dit jaar klaar moeten zijn.

Mijn conclusie — ook in Nederland geldt: met Getting Things Done van David Allen wordt werken een stuk leuker!

over de auteur

Taco Oosterkamp

Taco Oosterkamp is één van de mede-oprichters van Lifehacking.nl en de Nederlandse expert in tijd vrijmaken.

Nadat hij jarenlang het gezicht van Getting Things Done in Nederland was, traint en coacht hij tegenwoordig vooral ondernemers en managers om heel veel tijd vrij te maken voor belangrijke dingen, zoals strategie, innovatie en groei. Dat doet hij samen met collega-expert Marleen Kruyswijk in hun bedrijf Fridays Off!®. Op zijn website kun je ook zijn gratis e-book downloaden.

Taco spreekt regelmatig op allerlei seminars, conferenties en teamdagen en schrijft artikelen, boeken en columns.

Reageer

26 Reacties