Het belang van een goede onderwerpregel

We maken het elkaar vaak niet gemakkelijk. Hoe vaak krijg jij mailtjes waarvan je uit de onderwerpregel met geen mogelijkheid kunt uitmaken waar ze over gaan? Zou het niet fijn zijn om voordat je een mailtje opent al een beetje een idee te hebben waarover het gaat?

Kijk eerst eens naar de onderstaande voorbeelden van onderwerpregels:

-Workshop
-Lifehacking Academy?
-Borrel?
-Actiepunten
-Programmaboekje LA
-Hulpvraag
-Ter info
-Spoed

Kijk nu eens naar de volgende onderwerpregels:

-Verzoek voor workshop Slimmer Werken in november ‘09
-Lifehacking academy in het najaar ook in Breda?
-15 oktober ‘s avonds borrel in Café de Minnaar?
-Actiepunten ledenvergadering 12 november jl
-Programmaboekje LA: kijk jij het voor vrijdag even na op fouten?
-Hulpvraag: weet jij hoe ik het beste met directeur Janssen in contact kan komen?
-Ter info: workshop-overzicht congres december
-Spoed: heb voor voor 16.00 uur je copy nodig voor de NNF nieuwsbrief

Aan de informatie in het bovenste rijtje onderwerpregels heb je niet zoveel. Het mailtje kan over van alles gaan. Bovendien kun je vele mailtjes verwachten  met dezelfde onderwerpregel (ter info, vraagje etc.) die een compleet verschillende inhoud kunnen hebben en van verschillende personen afkomstig kunnen zijn. Niet handig.
Als je een mailtje opent met het soort onderwerpregel als in het onderste rijtje weet je al voor je het mailtje opent wat je ongeveer kunt verwachten. Bovendien zie je in je inbox alle onderwerpregels, zodat als deze genoeg informatie bevatten je de meest urgente en belangrijke mails er snel uit kunt filteren als je weinig tijd hebt.

Als iedereen zich bewust zou worden van het belang van een goede onderwerpregel en even de tijd zou nemen om over een goede onderwerpregel na te denken zou dat tijdwinst opleveren en duidelijkheid en overzicht geven.

Zorg er dus voor dat de onderwerpregel duidelijk en concreet is.

Stel jezelf voordat je je email verstuurt de volgende vraag over je onderwerpregel: Snapt de ontvanger waar deze mail over gaat en wat er van hem verwacht wordt en binnen welke termijn?

Doe jezelf en anderen een plezier en begin daar vandaag mee.

Afbeelding 5

Tip: Verbeter de onduidelijke onderwerpregel van ontvangen emails die jij beantwoordt met een duidelijke onderwerpregel zodat als jij daar weer een reply op krijgt jij wel meteen weet waar het over gaat.

Vervolgens sluit je je reply op zo’n email af met een linkje naar dit artikel : ) het belang van een goede onderwerpregel’

P.S. Je kunt ook met je collega’s een aantal vaste termen/ afkortingen afspreken die je gebruikt in de onderwerpregel. Zie hiervoor het Artikel van Frank Meeuwsen  http://lifehacking.nl/kantoor-tips/efficient-gebruik-van-e-mail-subjects-en-prefixes/

Reacties

  1. Kasper zegt

    Wat betreft de tip: “Verbeter de onduidelijke onderwerpregel van ontvangen emails die jij beantwoordt met een duidelijke onderwerpregel zodat als jij daar weer een reply op krijgt jij wel meteen weet waar het over gaat.”

    Dat doe ik ook altijd, helaas wel jammer dat GMail het originele mailtje niet meer in de conversatie laat zien…

    Punt 2.
    Ik heb wel eens gedacht. Is de interface van een mail app niet gewoon verkeerd om. Zo vaak dat ik eerst een onderwerp in typ, om deze vervolgens weer te wijzigen, omdat ik toch meer in mijn content heb genoemd aan onderwerpen. Of dat ik tijdens het typen van m’n mail bedenk dat een (aantal) andere personen deze mail ook moeten krijgen.

    Misschien is dit een idee als vormgeving voor het compose venster. Van boven naar beneden:
    Je wilt een document versturen. Dus (optie tot selecteren) attachments eerst.
    Of je wilt een bericht sturen. Het belangrijkste, de content, zo ver mogelijk bovenaan.
    Vervolgens de onderwerp regel. Je weet wat je hebt getypt, dus je kan het ‘perfecte’ onderwerp bepalen.
    Vervolgens voeg je je contact personen toe.

    Wat denken jullie ervan?

  2. Albert zegt

    Goed en duidelijk verhaal. Ben er zelf altijd wel bewust mee bezig. Enig nadeel kan zijn dat op basis van het onderwerp een mail niet meer wordt gelezen of slechts half. Elk voordeel…

  3. Johan zegt

    Sommige mensen zetten de hele email in het onderwerp. Ik weet niet of dat nu beter of slechter is dan een te summier onderwerp ;)

  4. Wouter zegt

    Erg goed punt Anja! Helemaal mee eens.
    Gelijk goeie oefening in ‘even verplaatsen in een ander’ en ‘wat wil ik hier eigenlijk mee bereiken’ ;)

  5. Coen zegt

    Wanneer is iets een onderwerp en wanneer is iets een samenvatting? Een te lange onderwerp regel kan ook afschrikken en verwarring wekken.

    Congresboekjes = onderwerp
    aanleveren format voor drukker van de congresboekjes = samenvatting

    “help” is geen goed onderwerp, maar “verzoek tot review” vind ik niets mis mee en is toch kort en bondig.

  6. Michiel zegt

    Ik probeer in het onderwerp altijd een aantal dingen te noemen waar ik zelf op zou filteren als ik het later terug zou moeten zoeken. In mijn geval van servicedeskfunctie dus bijvoorbeeld callnummers, of het er over gaat dat die aangemaakt, afgesloten of statusupdate heeft, enz.

    In mailtjes naar collega’s ook dingen als ter info, belangrijk, spoed… maar wel MET nog meer steekwoorden erachter, zodat ook duidelijk is wat er spoed heeft :-).

    En het onderwerp aanpassen is inderdaad ook wel nodig. Hoe vaak een klant in het mailtje over het “getest hebben van een oplossing” niet begint over het “ondekt nieuw probleem”. Zie het dan in je mailgeschiedenis later nog maar eens terug te vinden :-).

  7. Willem zegt

    Een handige tip van mijn kant.

    Begin de subject lijn met de titel van het project waar je aan werkt. bijv:

    Project X | actiepunten overleg 12 november jl.

    Als je dit consequent doet kun je ze met je rules afvangen en oppakken zodra je aan het project werkt

  8. zegt

    Ik had het al eens uitgelegd aan partners, medewerkers, en klanten waar ik veel mee samenwerk. Door deze post wordt dat nog iets handiger!

    Als je met klanten samenwerkt kan je beter niet afkorten. Klanten begrijpen het zelden in een keer als je niet op dagelijkse basis mailt.

  9. Jeannine zegt

    Je kunt bij je ingekomen berichten ook zelf de onderwerpregel wijzigen. Zo houd je in ieder geval het overzicht in je eigen inbox. Hoe werkt dat? In het geopende bericht, menu: ‘bewerken’, kies: ‘bericht bewerken’, nu kun je wijzigen en opslaan. Het aangepaste onderwerp verschijnt ook bij reply op die mail. Het kost niet meer werk dan het aanpassen van het onderwerp in een antwoordbericht en je hebt er zelf blijvend voordeel van.

  10. Niels zegt

    Ik ben het niet geheel eens met het artikel

    ik vind een subject als
    “Verzoek voor workshop Slimmer Werken in november ‘09″
    of
    “Hulpvraag: weet jij hoe ik het beste met directeur Janssen in contact kan komen?”
    veel te lang als onderwerp..

    een onderwerp is een ding, een woord(groep) of iets in die trant, niet een complete zin. Dat past meestal ook niet goed in de display van het emailprogramma en dan weet je nog niet waar het over gaat…

    ik vat het meestal in max 3 woorden samen. Kort en krachtig. :)

Trackbacks